個人檔案的重要性模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇個人檔案的重要性，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

個人健康檔案形成者，主要指醫院、社區衛生服務機構、社會健康服務機構等。檔案內容，個人健康檔案不僅包括個人在醫院看病時候所用的病歷，還包括與個體健康有關在醫療、保健等過程中產生的更廣義信息資料。檔案的形式，主要有圖、檔、卡、冊、表。檔案的本質即個人在醫療、保健等個人健康管理活動中形成原始的歷史記錄，它是醫療保健過程順利進行的依據。個人健康檔案，就是個人身心健康（健康狀態、亞健康狀態的疾病預防與保護、非健康狀態的疾病治療等）過程的規范、科學記錄。它是以個人健康為核心、貫穿整個生命過程、涵蓋各種健康相關因素、實現信息多渠道動態收集、管理，滿足個人自身需要和健康管理的具有查考利用價值的不同載體和形式的歷史記錄。由此可見，個人健康檔案是個人自我保健過程中不可缺少的醫學資料，它記錄了每個人疾病的發生、發展、治療和轉歸的過程。建立健全公民個人健康檔案對完善我國公共衛生和醫療服務體系、加強疾病防治和預防保健等工作具有重要意義。

二、個人健康檔案的內容與獨特性

1、個人健康檔案的內容

個人健康檔案不僅包括個人在醫院看病時候所用的病歷，還包括與個體健康有關在醫療、保健等過程中產生的更廣義信息資料。個人健康檔案可由個人基本信息、基本記錄和專項檔案等部分組成。個人基本信息包括姓名、年齡、性別、身份證號、職業、工作單位、教育程度、婚姻、民族等；基本記錄即個人健康行為記錄：如家族史、吸煙、飲酒、就醫行為以及個人各種化驗及輔助檢查記錄、預防性記錄等；專項檔案指特殊疾患流程，是指對某一問題的進展情況進行跟蹤隨訪的動態觀察記錄。包括癥狀、體征、用藥、轉會診結果等。

2、個人健康檔案的獨特性

2.1內容的全面性與形式的多樣性。個人健康檔案不是簡單地將紙質病歷記載的各項內容輸入電腦，還記載了居民平時生活中的點滴健康相關信息，在任何時間、任何地點收集個人健康檔案，不僅能記錄病史、診斷治療情況可以完成以個人健康為中心的信息集成，而且也是在醫療過程中形成的所有文字、數據、圖表、影像等資料的有機整合。個人健康檔案的形式多種多樣，它以圖、卡、檔、表、冊等形式出現。

2.2內容變化的動態性。一份完整的個人健康檔案記錄了個體從出生到死亡過程中在各個健康狀態下的所有生命體征的變化以及客觀反映疾病病情、檢查、診斷、治療情況及其轉歸的全過程記錄。它是一個動態連續且全面的記錄過程，并通過各種形式詳細地記錄健康信息的變化，從而為將來的醫療保健以及健康管理過程提供完整的醫療診斷依據。

2.3檢索使用的方便性與靈活性。傳統意義上的查閱檔案，必須是要先通過查找索引，找到相關索引一層層進入后才能進行翻閱，這不僅速度慢，勞動繁瑣，而且檢索的查全性和查準性又無法得到保證。個人健康檔案以個人為單位，以特有的數據格式集中存儲，有利于迅速檢索查詢、調用處理各種信息，為科學研究、臨床提供全面可靠的資料，大大提高了檔案的利用效率。

2.4內容的保密性。由于個人健康檔案記錄了大量的涉及個人隱私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就顯得很高。個人健康檔案涉及的隱私信息主要有注冊信息，包括姓名、年齡、性別、身份證號、職業等，有對于個人健康有關的某一問題的跟蹤動態觀察記錄，如就醫行為等，還有用戶的潛在信息，即基于個人信息從中發掘出來的潛在信息。

三、進一步建立健全個人健康檔案管理制度

1、建立完善的管理流程和機制

首先是完善個人健康檔案的收集制度。個人要有自我保健意識，盡可能地將與自身健康相關的所有記錄全面、妥善地保管起來。各個衛生服務機構，如醫院、社區衛生服務中心、社會健康服務機構等要形成制度，從個人出生開始建立健康檔案，把個人健康資料納入各個醫療保健機構的檔案管理流程中。其次要確定個人健康檔案管理機構。個人健康檔案是個人健康情況的原始記錄，具有從屬性與唯一性，其歸屬權屬于個人所有。醫院等健康機構在受聘管理的期限內，負有形成。收集、歸檔和妥善管理的職責，嚴禁健康檔案的散失。要根據有關規定在一定期限內做好個人健康檔案的交接工作，保證檔案資料的完整性與延續性。再次是不斷探索好的管理方法和經驗，培養一支高素質、業務能力強的檔案管理人員隊伍，高校快捷地提供利用服務，最大限度地提高個人健康檔案的利用價值。

2、個人隱私安全與保護問題

篇2

學校成立教學教研領導小組，保證學校工作正常、有序開展。

組長：

副組長：

成員：

下設辦公室，辦公室設在教務處，由石會來校長具體負責。

二、組織學習提高認識

縣教學評估之后，我校先后組織包科領導、教研組長會，科任教師會，再次學習了《評估標準解讀》和“教師個人檔案具體要求”。每位教師對評估內容有了深層次的認識。石校長通報了教學評估中存在的問題，各位領導和老師通過學習認識到教學評估在學校工作中的重要性。

三、明確分工逐層落實

學校和各包科領導、教研組長層層把關，要求每位教師明確各自職責，規范個人檔案資料和教學教研工作。

1、學校檔案：檔案細目按5大項22小項整理，貼新標簽，成體系。在此基礎上，學校將在新學期初提高標準，把教學常規抓到位，力求使教學管理、課程管理、教學條件、校本研修和評價研究等各項檔案更加完善。

2、個人檔案：每位專任教師設檔案盒，貼標簽存櫥。按評估標準細目順序裝個人材料。學校下發“宏潤中學個人檔案整理須知”規范個人檔案。包科領導、教研組長負責檢查本組教師個人檔案，做到：①教育敘事、教學設計規范化。②學習筆記專業化。③聽評課記錄過程化（表頭，時間填寫整齊，旁批、總結反思詳實）。教務處安排專人抽查個人檔案，發現問題及時改正。

篇3

關鍵詞：

大學生個人檔案信息；云計算；信息安全；高校信息素養教育

一、云計算下大學生個人檔案信息安全維護的意義

（一）大學生個人檔案信息的詮釋

在網絡與大數據時代，隨著云計算（cloudcomputing）技術被逐漸推廣運用，與檔案有關的云數據服務平臺的運營者時常從高校內的檔案管理部門與其他職能部門處獲取到海量的大學生個人信息，進而將信息加以管理，由此形成個人檔案信息。按照歐盟數據保護工作組的《關于公共部門信息和私人數據保護的意見》以及美國國家檔案館（NARA）的相關文件的界定，大學生個人檔案信息（personalarchiveinformation）通常包括他們的個人情況（如姓名、家庭狀況）以及在校表現情況（如學習成績、獎懲情況、誠信記錄）等。[1]

（二）信息安全的意義及云計算下的安全風險

信息安全的維護是個人檔案信息管理與利用活動所應當遵循的重要準則。一般地，信息安全包括如下要素：一是完整性與真實性（Integrity）；二是保密性（Confidentiality）；三是可用性（Availability）。個人檔案信息需要被作為個體（如大學生）與組織（如校外企業）的利用者所獲取，以此來滿足他們的個性化需求（譬如大學生通過獲取自己和他人的信息來滿足就業和升學等發展需求，又如企業通過獲取信息來為大學生提供營利）。[2]然而云計算環境在提高了信息管理與利用效率的同時，也大大地增加了信息被篡改與披露的幾率，由此大學生個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全屬性被損害，前述問題已在實證資料得到了清晰的反映。[3]

二、國外安全維護經驗的借鑒

美國、俄羅斯與歐盟的高校均培養學生在信息管理和利用當中所應具備的素質，其經驗值得被我國高校借鑒。美國美國圖書館協會和教育傳播與技術委員會為在校大學生制定了九條信息素養標準，其中最主要的標準就是信息技術的培養以及相關知識的獲取；美國大學與研究圖書館協會（ACRL）等機構以及華盛頓大學與密蘇里堪薩斯大學等高校依據前述標準，進一步制定了大學生信息素養的若干項執行標準與效果指標，其中最主要的一項即為，大學生能夠熟練地獲取與分析信息進而創造新信息。[4]近年來美國高校開始注重培養大學生的信息安全意識與道德，這體現在了該國檔案工作者協會（SAA）制定的行業自律規范當中。[5]

（二）俄羅斯與歐盟

根據實施于2015年1月的《俄聯邦關鍵網絡基礎設施安全方案》，高校教育者應當首先對大學生進行信息道德與意識的培養，在此前提下才向大學生傳授關于獲取與利用信息的知識與技能。為貫徹這一方針，該國聯邦政府在《俄羅斯教育現代化構想》中，將高校信息素養教育劃分為三個階段：第一階段主要培育學生的信息安全意識與信息道德；第二階段的主要任務是組織學生互動和參與；第三階段才是引導學生通過合理運用信息知識與技能來進行創新。[6]歐盟委員會數據保護工作組在于2014年修訂的《數據保護指令》第一章中也做了類似要求。

（三）比較和取精

通過比較我們不難發現，美國、俄羅斯與歐盟都全面地規劃了信息意識、道德、知識以及能力等方面的教育工作。不同的是，美國多數高校偏重于滿足可用性這一信息安全屬性的要求，而俄羅斯與歐盟的高校則更注重滿足信息完整性、真實性與保密性等要求。

三、以高校信息素養教育來維護信息安全的基本思路

（一）首先促使大學生維護信息的完整性、真實性與保密性，在此前提下引導他們實現信息的可用性

在云計算環境下，大學生個人檔案信息處于完整、真實與保密狀態是它得以被有效獲取與利用的前提。因為，按照科斯的解說，產權的清晰界定能夠促進人們對個人檔案信息資源的開發與利用。大學生應當是該信息的產權的最終享有者；[7](p140)另一方面，個人檔案信息的完整性、真實性與保密性體現著大學生的尊嚴與自由等基本人格價值。

（二）通過層次化的教育規劃，體現信息安全各要素的重要性差異

大學生通過信息安全意識的培養，得以維護信息的真實性與保密性；同時大學生通過接受信息道德教育，自覺避免對他人信息真實性與保密性的破壞。由此我國宜重點借鑒前述歐盟與俄羅斯經驗，將對大學生信息安全意識與信息素養的培育置于基礎與首要地位。

（三）分階段地實施規劃，以應對在大學不同階段里信息安全所面臨的不同風險

高校需要分階段地幫助大學生獲取知識和能力。按照美國教育學家A.S.Pardard闡發的通識教育（generaleducation）理論，大學生剛入學時就需要了解相關個人檔案信息管理的基本知識（如信息的內涵、特征、信息安全的重要性、各安全要素的具體要求），這些知識的獲取不太可能危及大學生個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全屬性；[8]但是大學生往往需要在高年級才能深度學習有關知識并提升能力。由于這些活動難免會影響到信息真實性、完整性與保密性的維護，信息學家稱之為“增值利用”。[9](p288-311)

四、基本思路下的具體安全維護措施

（一）為維護信息的完整性、真實性與保密性，對大學生開展以信息安全意識與信息道德為主要內容的基礎素養教育。

為滿足個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全要素的要求，高校需要開展以下方面的基礎信息素養教育工作：第一，培育大學生的信息安全意識。第二，培養大學生的信息道德。第三，向大學生傳授有關個人檔案信息管理的基本知識。

（二）為滿足信息的可用性要求，向大學生傳授信息知識并幫助其提升相關能力。

高校有必要向大學生傳授如下知識：第一，信息管理與利用對大學生發展的作用。第二，大學生獲得他人個人檔案信息的合法途徑以及在利用信息時中所享有的權利。大學生需要了解自己在利用他人信息時，應當如何處理自己作為利用者所享有的權利與本人的初始權利之間的潛在沖突；[7](p115)第三，信息管理與利用的具體手段。

五、結語

在數字與網絡時代，個人檔案信息安全的充分維護不能僅僅依靠對作為信息本人的大學生進行信息素養教育。在信息管理學與新制度經濟學視野中，檔案管理者與立法者還需要通過合理的制度安排，設定管理和利用者在收集、歸檔、傳輸和分析信息中應當遵循的制度規范，從而督促他們改變自身片面追求管理和利用效率而損害信息安全要素的不良偏好。在信息安全維護中，制度與信息素養教育是功能互補、相輔相成的。而對于如何協調發揮二者的作用，則尚需進一步探討。

作者：李儀 秦祖偉 祝順欣 單位：重慶三峽學院東南大學

參考文獻：

[1]齊愛民.數據權、數據的確立與大數據保護的基本原則[J].蘇州大學學報,2015,(1).

[2]王世偉.論信息安全、網絡安全、網絡空間安全[J].中國圖書館學報,2015,(2).

[3]羅軍,李靈風.公民檔案利用權利發展歷程研究[J].檔案與建設,2014,(11).

[4]杜玉霞.美國信息素養教育與研究的啟示[J].電化教育研究,2005,(10).

[5]李儀,張娟.個人檔案信息共享的規制措施研究[J].檔案管理,2015(3).

[6]肖秋會.俄羅斯信息法研究綜述[J].中國圖書館學報,2013,(6).

[7][德]柯武剛,史曼飛著,韓朝華譯.制度經濟學——社會秩序與公共政策[M].北京：商務印書館,2000.

篇4

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業生檔案的內容與特點

1、學生檔案的內容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業證書發放登記表，畢業去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表等。

2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節性或準季節性的。隨著高校事業的發展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。

3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內，便于加強對學生在校時學籍、業績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統注入文字信息。

二、高校畢業生檔案管理中存在的問題

（一）畢業生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經濟的發展，一些畢業生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業于私營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。

（二）檔案管理不規范

檔案管理部門只照搬規定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業生檔案管理工作的思路及對策

（一）提高對畢業生檔案管理工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高畢業生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時保管。

（二）加強對畢業生檔案的科學規范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現材料，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。

三是要實行專門統一管理。建立專門的畢業生檔案庫，將所有畢業生的檔案統一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規范的管理。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理

篇5

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2011）12-0290-01

隨著我國人事制度改革的不斷深入，人事檔案的作用也變得日益重要，尤其是對于社會失業人員更是如此。社會失業人員因其失去了正常的工作及收入，因此成為令人關注的社會弱勢群體。2010年3月5日上午9時，指出：改革收入分配制度。合理的收入分配制度是社會公平正義的重要體現。我們不僅要通過發展經濟，把社會財富這個“蛋糕”做大，也要通過合理的收入分配制度把“蛋糕”分好。要堅持和完善按勞分配為主體、多種分配方式并存的分配制度，兼顧效率與公平，走共同富裕的道路。這里所謂的公平和正義主要是指要加強社會對弱勢群體的關注，因此，對于檔案管理而言，就必須要加強失業人員的檔案管理，努力促進勞動就業服務。

失業人員的檔案管理有其獨特性，如果處理不當很可能導致連鎖反應，增加社會不穩定因素。對于失業人員的檔案管理，要著重記載其工作中的思想品質、工作作風、業務能力、工作表現、考核業績、工資待遇等等。加強失業人員的檔案管理工作，對于改善民生、促進公平和實現社會主義和諧社會的健康、可持續發展都具有相當重要的意義。

一、失業人員檔案管理的現狀分析

首先，用人單位不夠重視，因此存在相當數量的拋檔現象。大多數的企業單位輕視檔案的重要性。參加招聘的單位往往只看應聘人員的個人簡歷，而對詳細的個人檔案望而卻步、束之高閣。簽訂勞動合同之后，用人單位也僅是根據雇員在本單位的工作能力、工作業績等各方面的綜合表現來對其進行考核，所建立的也只是臨時性的檔案。因此，基于管理成本等各方面的因素，用人單位也不愿意接受雇員的檔案，更不愿為其建檔。這就導致了雇員往往工作了好多年，但其個人檔案卻是一片空白。尤其是那些效益不好或者瀕臨倒閉的企業，拋棄檔案等現象更是屢見不鮮。再加之管理人員對雇員檔案的漠不關心，就造成了越來越多的所謂的“死檔”。

其次，流動人員斷檔的現象嚴重。隨著經濟發展的深入，就業的流動性加強，很多檔案并沒有隨著個人工作地點而流動。于是，個人檔案留予原單位，新的工作單位也保存接受雇員之后的檔案記錄，這樣就造成了越來越多的斷檔現象。

再次，失業人員檔案管理的普遍不規范。鑒于失業人員本身的流動性大的特征，致使其檔案管理一直不被自己及其所在單位重視，導致個人檔案記錄斷斷續續。單位本身的管理也很不規范，不能全面地了解雇員的工作經歷、工傷情況、工作性質等等，這對于其計算工齡、定級、工資調整、辦理養老保險等等都極為不利。

二、加強失業人員科學的檔案管理

如上所述失業人員檔案管理的現狀存在諸多的問題，因此加強失業人員科學的檔案管理已經迫在眉睫。針對這種情況，必須建立統一的人事檔案管理制度，對失業人員的認識檔案進行科學有效的管理。具體可以從以下幾方面入手：

1.加強失業人員自身對檔案作用的認識。人事檔案作為記錄個人的工作經歷、政治水平、工作能力等內容的文件資料，對個人評鑒起到至關重要的參考作用。對于繼續就業的失業人員來說更是如此，它不僅能反映一個人的工作經歷，而且對于計算工齡、工資定級、辦理養老保險、離退休等都是必不可少的證明材料。因此，對于個人來講，一定要確立重視自身的檔案的意識，妥善保管并盡力完善自己的檔案材料。這樣才能盡量避免因為檔案的缺失或者不健全而造成的損失，并且有利于促進自身就業的合理性和針對性。

2.成立統一的人事檔案管理中心。將現行的人才交流機構以及就業管理機構的檔案管理職能獨立出來，成立由政府統一管理的人事檔案管理中心。這樣才能集中、科學管理從業尤其是失業人員的人事檔案，保證檔案管理的統一性、連貫性、公正性和科學性。

3.將失業人員的人事檔案管理納入到社會公共管理服務的范疇，支出專門經費用于人事檔案的管理。這樣才能保證人事檔案管理的源頭活水，確保人事檔案管理改革的可行性。

篇6

隨著計算機技術的發展和以及網絡安全的進步，檔案的管理逐漸向數據化方向發展，起初因為計算機的不安全性和網絡的未知性很多檔案管理機構不敢使用計算機進行檔案處理，后來意識到計算機有著很高的便捷性，逐漸的從傳統檔案形式到數據化檔案形式開始轉變，并逐漸形成一種風潮。但是隨著一些重要檔案也用于數據化管理，數據化檔案管理的安全性又受到不少人士的質疑。所以要做好相應的數據化檔案的保密工作。

1 做好數據化檔案的前期準備工作

做好檔案的管理工作就要把檔案進行實現的分類。數據化檔案按照檔案的保密性質可分為，一般檔案、秘密檔案、機密檔案、絕密檔案。按照檔案的網絡連接又可分為互聯網檔案、局域網檔案、專線檔案、不聯網檔案。這些檔案越往上的安全登記越高，同時如果造成泄密，所造成的影響也就越大。所以要按照相應的檔案等級建立其相應的安全保護措施。

1.1 建立專門的檔案管理部門

檔案管理應該是獨立的部門，同時應該具有獨立的檔案管理辦公室，這是檔案管理的一個基礎之一。在檔案管理部門內部安裝相應的監控，同時一定要對其辦公室的出口，包括窗戶等進行監控，用時對相應的資料存儲設備也進行監控。同時監控的視頻窗口應該在監控室的一個醒目的地方，能幫助值班人員隨時的查看。另外根據相應的檔案的重要性，還可以使用相應生物體征識別的方式精心設置門鎖，一般多采用指紋職別的方式，但是指紋容易被復制，所以一般采用門卡、密碼、指紋等多種方式進行多重的方式防止數據的防盜。有些檔案是依靠局域網和專線等方式進行相應的數據傳遞的，但是針對于長距離布線的安全性一直是檔案工作的一個難點問題，如果讓不法分子找到了傳遞數據的專線就可能造成相應的檔案失竊的問題，但是可以利用數據加密的方式，保護檔案的安全性，數據加密是重要檔案的一個關鍵手段之一，它的特點就是就是讓他人竊取到了相應的檔案文件也不能對其檔案的內容進行解讀，隨著信息技術的發展所以檔案就更難以被破譯。檔案的安全保護系數最重要的就是與檔案的機要程度是相關的，如果一個重要的文件被放置于互聯網上，那么多完美的預防措施也沒有相應得作用，因為互聯網的漏洞過多。另外一個不怎在重要的文件，比如一些沒有什么價值的文章等，如果采用采用嚴密的保護，這明顯不利于檔案部門的管理，同時也支出了很多本可以省下的費用。對一般性檔案，因為被竊取后獲利小，很多非法人員是不愿意進行攻擊和竊取的，因為本身竊取檔案的行為就面臨著被逮捕的風險，并且非法人員竊取檔案也是需要一定的經費和時間的，所以對于一般檔案，做好監控工作和網絡的維護即可，不必如此大費周章，浪費大量資金。

1.2 完善相關法制

對于檔案的管理我國與之相關的兩部法律《保密法》和《檔案法》，但是這兩部法律有著一定的局限性，因為在其中檔案的價值難以被認定，所以經常造成相應的盜取檔案人員的判罰不公，同時檔案管理中國家的檔案被劃分相應等級，但對于相應的私企中檔案沒有一個明確的分級，同時檔案的性質比較難以界定。比如有食品企業，它對其他企業的產品進行調查，并評測消費者滿意度，同時建立一個完善的相關企業資料檔案。這種檔案是可以控制該行業發展的形勢，以及未來產品發展方向的。是競爭企業十分想要的檔案資料，但是這類的檔案在國家的法律檔案規定中，沒有相應的地位，在被竊取后維權也得不到應有的賠償。因此這就造成相應的檔案的重要性與法律規定的性質嚴重不符的現象。同時有些檔案的價值并不高，反而受到特別重要的保護，其中比較突出的就是學生個人檔案，學生個人檔案主要記載了學生的成績，和各個學期教師的相關評語，因為這個個人檔案最后會進入企業領導的手里，所以在檔案中很多教師都盡量的好評，即使有犯錯誤行為也不進行填寫，所以檔案的實際價值很低，但是個人檔案卻屬于國家秘密檔案的范疇中，個人信息的確屬于一種重要的信息，但是學生檔案的有效信息過少，所以可以適當的放寬學生檔案制度，然后采取一種簡單的檔案形式，減少相應的檔案減少工作。同時檔案的保護應該向一種更加準確，更加合理的方向上發展，改變檔案的分類的不公平制度，另外要加大退盜取企業檔案的處罰力度，然后對企業損失能夠做出合理的估算，幫助企業維護自身的合法利益。

2 遵循檔案數字化管理工作流程，引入有效監理制度

檔案數字化管理過程中，存在文件丟失或者泄漏的問題，但對于很多企業來說，部分檔案的保管十分重要，關系著公司重大事件決策，如投標方案，如果不妥善保存，被其他公司竊取，會給企業帶來嚴重的經濟損失，在檔案數字化管理過程中，應引入“第三方”監理制度。

2.1 細化檔案數字化管理程序細化檔案數字化管理程序，確保環節之間的緊密聯系性，遵循科學的管理方法和理念，嚴格規范每一份檔案的進出。數字化檔案管理主要依托計算機和互聯網，資料的進出具有一定隨意性，因此在文件需要被查閱或傳送時，必須做好相關保密措施，多維度審查借閱單位的資格，當文件被“返檔”時，應仔細核查文件是否缺失或整改，如果出現此類現象，應馬上報告管理層并追蹤借閱者，提高檔案數字化管理工作的效率。

2.2 確定監理單位與監理人在檔案數字化管理過程中，可以引入有效的監理制度，主要包括以下三個部分，首先，選擇合適的監理單位，管理部門應考核單位資質、成立時間和工作成果，結合檔案數字化管理工作量、工作人員等方面因素，通過比較分析等方式，綜合選擇最合適的監理單位。

結束語

在檔案的數據化過程中，檔案管理迎來了很多新的調整，但是數據化帶來的相應優點要更大于缺點，數據化的缺點就是增加了資料出現意外和被盜取風險，所以要控制這種風險就要學會相應的檔案管理方法。在提高檔案安全性的過程中，首先要認知到檔案本身的重要程度，然后根據檔案的程度選擇檔案安全管理的設備還有網絡模式。然后積極維護設備和網絡的安全。另一方面，國家應該加快相關法律的完善，加大偷盜檔案的處罰。在企業和有關檔案管理部門中應該加強人員的素質，提高檔案管理能力，多個方面出發就能減少檔案泄露的現象。

參考文獻

篇7

每個人的人事檔案，重要性和身份證幾乎相當，個人檔案記載著一個人的學歷、工作經歷、、工作表現等，表明一個人的一生人事檔案關系。畢業后要定級轉正、申報職稱、辦理養老保險，以及職務晉級、婚姻等有關證明，都要用個人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數年的檔案，大學生畢業后往往兩三年不理會檔案，也不來辦任何手續，“往年這種情況很多，但近年來勞動合同簽訂的要求提高，簽合同必須有檔案跟隨，所以反而促進了檔案的流動。”市人社局工作人員介紹，但找不到檔案的馬大哈依然不少，畢業后忙于工作，等到用檔案的時候卻總也找不到，尤其是一些畢業生丟失了報到證，增加了尋找檔案的難度。此外，網上簽約信息也能提供方向指引，但某些公司手續不全導致信息有遺漏，有時候也幫不上忙。另外，一些高校為了方便畢業生，按照畢業生提供的單位、城市信息寄送檔案，可畢業生突然又換了工作，將寄送檔案的事情拋在腦后，等尋找的時候增加了難度。許多大學生畢業后工作不穩定，為圖方便將檔案留在自己手中，最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會自動跟人走，對其漠不關心，最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關負責人提醒畢業生應根據自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業或是合資企業工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規單位管理，在外地工作的學生也應將檔案轉移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。

二、大學生畢業生檔案去向

畢業生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時存放到了學校。各類方式存檔都有其獨具之處的，具體存放哪里需要依照各地實際情況或者未來歸劃來實行。新的單位，高校畢業學生將《就業協議書》交給將要畢業學校，由學校人事部門統一到畢業學生人社部門辦理畢業學生就業派遣證。需要轉移戶口的高校畢業學生，還應該持就業派遣證、畢業證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉遷證。如果需要辦理手續的，由畢業學校一起拿到人才交流中心，經整理、核對，符合要求的，整理完手續齊全存檔。要辦理戶口的，持手續齊全存檔、復印畢業證、戶口準遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個人檔案，或本人自愿做一個不受約束自由職業者，可以把你個人檔案存在各地人才交流中心，優點是去留隨便，而且晉級、評職稱、各種保險等不缺，由于人才交流中心只管個人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時不會因為檔案轉交困難而受到限制。缺點是人個和新的用人單位只能簽定勞動合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因為你可能隨時走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關的證明時，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會浪費你的時間；還有每一年都應該交一定的檔案存入費。

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干部人事檔案是個人經歷的記錄，是對個人思想品德、業務能力和工作情況的反映。它是各級組織歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個重要依據，也是維護干部個人某些合法權益的重要憑證。干部人事檔案規范性既包括檔案內部材料填寫規范、材料真實和完整，也包括干部檔案分類、編碼、目錄等外在形式符合統一規范。當前某些干部人事檔案存在材料不全、涂改造假、分類不明等不規范現象，影響了檔案作用的發揮，也損害了干部人事檔案的權威性。當下促進干部人事檔案規范性，有利于維護干部人事檔案的嚴肅性和公信力，充分發揮干部人事檔案在人事工作中的重要基礎性作用。干部人事檔案主要包括十大類材料：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學歷職稱材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免等材料以及其他對考察了解干部有參考價值的材料。干部人事檔案中的大部分材料都是組織及各部門有意識形成的歸檔材料，在材料形成之初就確定了它的歸檔性，做好材料的審核和保存工作并且做到及時歸檔是各相關部門義不容辭的責任。從干部人事檔案的豐富內容來看，干部人事檔案材料的形成涉及多個部門，“干部人事檔案收集歸檔規定的檔案材料內容，一部分是在學校形成學生檔案，有一部分是組織人事部門形成的，也有各級部門單位形成的材料。材料形成單位不統一，材料分散在各地、各部門。”[1]因此，實現干部人事檔案的規范性，就必須加強各個部門的協作。

1組織人事部門

組織人事部門是干部人事檔案材料形成的主體部門，涉及干部人事檔案材料的多個方面。首先，《干部履歷表》是組織部要求干部填寫的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、黨團關系、學歷、工作經歷、獎懲情況、親屬關系等基本信息。因為《干部履歷表》最后要經過基層組織審核蓋章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房產公證必須需要《干部履歷表》中的親屬關系證明才能辦理，這從側面說明了它的重要性。但是，隨著單位干部的不斷增多，目前很多組織人事部門對于《干部履歷表》的審核工作并沒有做到細致到位，很多重要信息如出生時間、工作時間等與其他材料記載不一致的情況時有發生。因此，各級組織人事部門要切實發揮審核的職責，確保《干部履歷表》內容的真實性。此外，自1999年全國統一填寫過一次《干部履歷表》之后，便沒有統一填寫過，經過十多年的時間，很多干部的黨團關系、工作和學習經歷、職稱、父母、配偶和子女信息可能都發生了較大變化，長時間的信息滯后性影響了干部人事檔案的利用。鑒于此，各組織部門應形成一種機制，每隔幾年就及時組織和敦促本單位人員嚴格按照規范填寫《干部履歷表》，保證檔案信息的及時更新。其次，工資變動表格是人事部門必須嚴謹制作完成的重要材料，它涉及每個人的切身利益。大學生的畢業生轉正考核定級表是證明大學生參加工作時間和干部身份的有力證據，而在當今的干部檔案審核工作中發現很多人的檔案中都沒有這張表格，對于確定工齡造成了困擾。完整的工資變動表也可以從側面體現在不同單位的工作時間、級別及待遇等變化，是維護個人合法權益的重要保障。各級人事部門要切實做好工資表制作工作，記錄好工資變動情況，尤其要做好入職和離職的工資表，并及時歸檔。再次，招工登記表、聘用合同、入伍登記表、轉干審批表、任免表等都是個人經歷的重要記錄，是確定工作時間、工作內容及干部身份等事項的關鍵證據，如果這些檔案材料不完整或沒有歸入個人的檔案，那么個人的這些履歷就很難得到證明，要想重新證明這些履歷可能要大費周折。比如，當年有過“上山下鄉”的知青經歷的人，檔案中缺少了知青下鄉審批表，后來國家政策規定知青經歷算工齡，他們要想證明這段經歷，就必須到當地進行證明，如果當地的戶籍檔案等相關檔案沒有保存好，而且一些當事人也聯系不到的話，就很難證明他們的知青經歷。組織人事部門的檔案工作關系到每個人的切身利益，組織人事部門必須切實提高檔案意識，重視檔案工作，把相關文件材料做規范，保存好并及時將檔案材料移交到干部人事檔案管理部門。同時，組織人事部門也要加強對個人在重視干部人事檔案方面的教育，讓本單位職工充分認識到自身檔案的重要性，如實規范填寫相關表格材料，并及時將個人取得的相關資格證書、獎勵證書等復印件交組織存檔管理。

2高校學生工作管理部門

學籍檔案是干部人事檔案至關重要的一部分，報考登記表、成績表、畢業生登記表、學位授予表等都是證明干部本人從錄取到畢業學歷學位真實性的必要條件，報考登記表記錄了報考錄取信息，成績表記錄了學業情況，畢業生登記表記錄了畢業信息，學位授予表記錄了學位獲得情況，任何一份材料的缺失都會影響當事人學歷學位的完整性，高校學生工作管理部門務必規范設計學籍材料，認真做好學籍檔案的歸檔工作。從當前的干部人事檔案工作實踐來講，干部人事檔案中學位授予表缺失的情況比較常見，有些高校在工作中沒有意識到學位授予表的重要性，尤其是在本科生的學位授予中沒有制作這一張表格，也就更談不上將學位授予表歸入個人檔案了。而從干部人事檔案的規范性來講，如果只有畢業生登記表而沒有學位授予表，就代表當事人只取得了畢業證書而沒有取得學位證書，這就對那些本來共同取得畢業證和學位證的人的學歷學位信息造成了缺失和破壞，也使得組織在考察個人時無法將取得單證的人和取得雙證的人區分開來，影響了干部人事檔案的利用。高校學生工作管理部門所保管的學生檔案是干部人事檔案的前身，高校學生工作相關部門一方面必須參考和借鑒其他高校的經驗，合理規范地設計學籍材料，使之在放入檔案時能夠完整全面地記錄學生的學籍信息；另一方面必須在學生畢業時將其所有的相關歸檔材料歸入個人檔案，并按照轉遞地址及時進行郵寄。高校學生工作管理部門規范地做好學生檔案的工作，能夠為干部人事檔案規范化打下良好的基礎。

3干部人事檔案管理部門

干部人事檔案管理部門是主管部門，也是協調其他各個部門的關鍵部門，對外要主動加強與各檔案材料相關部門的溝通聯系，加強對各單位兼職檔案管理員的培訓，做好溝通和培訓工作；對內要加強自身的學習和管理，不斷提升業務素質。

3.1接收新檔案時把好檢查關

干部人事檔案管理部門在接收新檔案時，應該認真核查檔案目錄與檔案材料的對應情況，如發現有缺失的情況及時向檔案原來的管理部門聯系查找，避免因時間過長而難以查找的麻煩。再者，干部人事檔案管理部門要安排專人發函補材料，新接收的檔案目錄與內容雖然對應，但仍有缺失的材料，不能因為不是本部門造成的材料缺失就放任不管，而是要增強敬業精神，本著檔案現在歸我單位管理就將其規范化管理的態度，及時發函到檔案材料的出處單位進行補充，保證每一卷干部人事檔案的材料都齊全完整。

3.2接收檔案材料時做好登記工作

干部人事檔案材料的產生處于一個動態的過程，檔案隨著個人社會實踐活動的不斷變化而增加新的材料，“干部人事檔案會隨著干部身份的確立而確立，會隨著干部職務的變化、干部經歷的豐富而不斷增加新的內容，即使干部退休了，還會有工資、獎勵、處分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事檔案材料產生的動態性也決定了收集檔案材料始終處于動態的過程中，為了保證檔案材料在歸檔和接收時交接明確，要做好接收材料的登記工作，歸檔人和接收人均需簽字并注明時間，這樣可以做到有據可查，如果出現材料丟失的現象可以明確責任人，追究其相關責任，防止推諉扯皮的現象，同時也可以從側面增強檔案管理人的責任感，使其妥善保管好檔案材料。檔案材料移交和接受過程的規范化有利于保障干部人事檔案材料的完整性。

3.3材料放入檔案時做到及時仔細

檔案材料在收到之后，如果不及時分別放入個人檔案，會造成材料堆積難以查找的問題，為了干部人事檔案利用起來能夠高效便捷，管理部門應該在收到散材料后定期及時地將材料歸入個人檔案。在放檔案材料時要認真核查檔案材料的份數以及當事人的姓名、出生日期等基本信息，防止檔案材料錯放問題的發生。

3.4整理檔案做到標準規范

整理干部人事檔案時，要認真對待每一個環節。首先，要認真鑒定材料的真偽，在碰到復制件時尤其要注意查看是否加蓋原出處或組織人事部門的公章，對于不符合歸檔要求的文件材料要進行補辦或重辦，對于多余的材料要抽出。其次，要嚴格按照干部人事檔案的十大類進行材料的分類，并且在每頁材料上編寫頁碼，在每份材料的右上角編寫序號，字跡大小適中工整。再者，在對檔案材料進行打孔時，要細致翻看材料中每一頁的頁邊距是否足夠，防止打孔打到材料內容上的現象。總之，整理干部人事檔案要嚴格按照中央組織部印發的《干部檔案工作條例》的要求，真正做到“認真鑒定、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條例、精煉、實用的要求。”我國人力資源豐富，隨著市場經濟的發展，人員流動情況越來越多，隨之而來的干部檔案轉遞工作也越來越頻繁。如果干部檔案在某個單位時不規范，干部工作幾經變動之后，也會為后面的單位整理檔案帶來麻煩。人員流動加速，對干部檔案的完整性和規范性提出了更大的挑戰，這就需要全國各級單位都要切實做好干部檔案工作。只有這樣，從本單位寄出的干部檔案到新單位才可以很容易地上架，從外單位寄來的檔案也可以很輕松地被利用起來，彼此之間可以省去很多麻煩，提高工作效率。因此，各級相關部門，要增強檔案意識，充分認識干部人事檔案工作的重要性，切實加強領導，自上而下從源頭上將保證干部人事檔案規范性落到實處。

參考文獻

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1對高職院校學生檔案的正確認識

第一，學生檔案是學院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應用價值。第二，隨著高職院校建校規模的擴大，招生人數增加，在教育體制改革的大背景下，學生應征入伍、出國留學、考公務員及就業渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學校管理好學生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學改革，提高教學質量和教學管理水平，以及對高職教育質量和學生素質的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學生檔案是高職院校評估的一項重要內容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學校教學歷史，反映學校教學工作全貌，記錄學校人才培養的全過程，在人才培養水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學生檔案中記載著學生在各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業生的轉正定級、工齡計算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設、管理、使用好學生檔案是高職院校應盡的義務。

2高職院校學生檔案管理存在的問題

當前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學管理以及招生就業上。在學生檔案管理方面還存在管理不夠嚴格、程序不夠規范、制度不夠完善等問題。

2.1檔案管理意識不強。高職院校的人才培養方式與高校有著一定的區別，往往注重學生技能的培養和實踐能力的提高，對學生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料，出現問題存在互相推諉的現象。大多數畢業生對畢業離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風，很多學生為提升自己的就業競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。

2.2檔案材料內容不齊全。學生檔案歸檔材料應包含：學生登記表、學籍登記表、獎勵處分材料、軍訓成績、入黨和入團相關材料、學年評語表、計劃內學生高考成績單、家庭情況調查表、體檢表及相關材料。多數高職院校在學生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達不到真實、完整、規范的要求，全面反映學生素質的客觀材料不完善，多主觀評價的內容，反映學生成長軌跡的客觀材料不足，對學生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質、組織能力、團隊協作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關注的信息。

2.3檔案管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學的檔案管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂或缺失。

3加強高職院校檔案管理的措施

3.1建立健全規章制度。為加強和規范檔案管理工作，各院校應根據自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證檔案工作規范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度，創造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學生檔案管理工作規范化、制度化，學院應當設立專門的學生檔案管理部門，制定相應的管理規章制度和崗位職責制度，且要把這種規章制度和崗位責任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學生檔案的管理工作。各系（部）都應至少有一個專門負責學生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學生檔案的完整性。

3.2增強檔案意識，宣傳引導畢業生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進其檔案意識的提高。另一方面，增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與檔案的管理和維護。讓學生認識到個人檔案的重要性，因此，自覺重視檔案材料的填寫，能如實填寫檔案內容，且書寫清楚、格式規范，檔案制成材料符合要求。引導畢業生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生。另外，對于高職畢業生的檔案，高職院校要做好檔案轉遞工作，人力資源市場和公共就業服務機構需要加大對高職畢業生的服務力度，為畢業生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續、職稱評定等服務，其中對未就業高校畢業生，可以適當減、免收檔案托管等費用。

參考文獻：

[1]杜君芳.簡析高職院校學生檔案的管理[J].濱州職業學院學報，2008，（04）.

[2]呂文花.高職學生檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界.2008，（05）.

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二、高職院校學生檔案管理存在的問題

當前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學管理以及招生就業上。在學生檔案管理方面還存在管理不夠嚴格、程序不夠規范、制度不夠完善等問題。

（1）檔案管理意識不強。高職院校的人才培養方式與高校有著一定的區別，往往注重學生技能的培養和實踐能力的提高，對學生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料，出現問題存在互相推諉的現象。大多數畢業生對畢業離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風，很多學生為提升自己的就業競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。

（2）檔案材料內容不齊全。學生檔案歸檔材料應包含：學生登記表、學籍登記表、獎勵處分材料、軍訓成績、入黨和入團相關材料、學年評語表、計劃內學生高考成績單、家庭情r調查表、體檢表及相關材料。多數高職院校在學生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達不到真實、完整、規范的要求，全面反映學生素質的客觀材料不完善，多主觀評價的內容，反映學生成長軌跡的客觀材料不足，對學生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質、組織能力、團隊協作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關注的信息。

（3）管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學的檔案管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂或缺失。

三、加強高職院校檔案管理的措施

（1）建立健全規章制度。為加強和規范檔案管理工作，各院校應根據自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證檔案工作規范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度，創造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學生檔案管理工作規范化、制度化，學院應當設立專門的學生檔案管理部門，制定相應的管理規章制度和崗位職責制度，且要把這種規章制度和崗位責任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學生檔案的管理工作。各系（部）都應至少有一個專門負責學生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學生檔案的完整性。

（2）增強檔案意識，宣傳引導畢業生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進其檔案意識的提高。另一方面，增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與檔案的管理和維護。引導畢業生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生。另外，對于高職畢業生的檔案，高職院校要做好檔案轉遞工作，人力資源市場和公共就業服務機構需要加大對高職畢業生的服務力度，為畢業生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續、職稱評定等服務，其中對未就業高校畢業生，可以適當減、免收檔案托管等費用。