合同歸檔管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇合同歸檔管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規范，合同檔案數量與日俱增，在不同領域發揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經驗，也存在一些需要探討的細節問題。下面以中國聯通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規律，有的合同在幾天或幾周內即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內容：合同檔案的內容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內容、性質、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統內合同的收集：對于通過合同管理系統進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環節，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環節和合同款的結算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。

1.3.2 系統外合同的收集：對于通過傳統方式簽訂的系統外合同，在合同簽字蓋章環節由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類。現行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規模、不同性質的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現行檔案分類大綱，按問題或機構將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現有分類方案的嚴整性，避免出現“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發利用工作，可借鑒文書檔案中的發文匯集管理模式，將合同及其相關文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續簽優惠條件等因素，根據設備的更新換代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結論性文件在前，依據性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現而使合同內容發生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統計；二是原有檔案有統一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關聯合同檔號及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。

2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設

3.1 合同管理系統中電子印章的技術處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統，通過系統審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統，也可能使用不同的系統，不太可能使用同一系統進行同一合同的審簽，合同簽署環節加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統中合同檔案的模塊設置。根據前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。

3.3 合同檔案的數字化管理。合同檔案的數字化管理即利用OCR、存儲、數據庫等技術手段，通過數據交換、轉存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉化為數字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享的工作機制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網絡版合同系統和檔案管理系統，通過建立聯網的系統間數據交換接口，實現已辦結合同數據自動轉換、存儲到檔案管理系統，直接實現合同檔案的數字化管理。

3.3.2 下載轉存數據。對于因經濟、技術等原因無法建立系統間數據交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統，以實現合同檔案的數字化管理。

3.3.3 掃描掛接數據。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數據掛接方式，實現合同檔案的數字化管理。

結語：SOX（薩班斯）內控檢查和內部審計越來越嚴格，對境內外上市企業合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規范化管理，有助于提升企業基礎管理水平。

參考文獻：

[1]袁俊玲.關于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張耘.合同檔案的特點及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

篇2

人和法人之間簽訂的以實現一定的經濟互惠利益為目的，明確了協議雙方各自的權利和義務，以及各自應負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經濟的發展，規范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規范化管理成為保證經濟有序發展的重要環節。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業時代的財富，大部分是由合同構成的”。首先，企業應當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經濟快速發展，以及世界大環境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環境下，企業管理者須順應時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業進行各種合作，取長補短，提高自身發展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產經營的過程中就要簽訂合同和協議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業維護自身權益的有效途徑，因此，企業應建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業任何一部分經濟活動都需要簽訂合同進行記載和規范，當運行過程中出現糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關合同的收集工作，主要是收集時間、收集內容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內容。形成一個合同檔案，其內容應該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內容和性質、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設立了單獨門類，并在系統中設置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序將其列入合同檔案中，確保合同檔案之間的聯系。4.變更、續簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內改變原有的合同內容的相關事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內容、發生的金額、責任人、經辦部門等信息，審批單應該一式三聯，在訂立合同以后，第一聯和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯交給財務部門作為記賬憑證；第三聯由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現代化信息技術，有助于對項目相關材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業自身提高檔案管理工作者的素質，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現對合同檔案的規范化管理。

【參考文獻】

篇3

1.提高了工作效率

城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化最為重要的作用便是，促進了工作效率的提高，同時也加強了信息的共享，推進了協同辦公的實現。通過無紙化歸檔鏈條，使各個環節均實現了無紙化的管理，如：可行性研究、項目概算、招投標、合約簽訂、合約履行、計量支付、變更與簽證、內部審計、項目決算、政府審計、概算回歸、項目后評價等，在此基礎上，對于文件的印發、通知與轉送等均得到了節省，同時，也實現了人力、物力與時間的節省，相關的工作人員可以利用電腦進行權限范圍內的查閱、修改、批注等，此時的歸檔與查找均具有便捷性與高效性，進而保證了工作效率的提高[1]。

2.促進了綠色環保

城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化不僅保證了工作的效率，還適應了綠色環保的要求。在網絡技術、計算機技術與信息技術的支持下，有效推進城市軌道交通無紙化合約檔案管理，紙質檔案的數量逐步減少，這樣做不僅節約紙張，保護了寶貴的森林資源，同時控制管理成本；最重要的目的是減少信息傳遞環節，提高辦公效率，這點對于當前軌道建設迎來新一輪建設的總體大環境下，顯得尤為關鍵，意義深遠。

二、城市軌道交通合約檔案管理無紙化的不足

1.在存儲方面

隨著科學技術的快速發展，存儲技術有著較快的更新速度，雖然現有的存儲介質擁有良好的保險系數，但它也極易被淘汰，一旦新的格式不能對其進行支持，則會影響現有文檔的正常讀取。同時，在無紙化合約檔案管理過程中，電子媒介受諸多因素的影響極易出現質變，具體的影響因素有化學因素或者物理因素等，一旦電子媒介出現問題，則會出現文件無法打開的問題，此時的合約檔案管理存在一定存儲隱患。

2.在安全方面

電子文檔的安全性是重要的，它得到了人們的廣泛關注，主要是由于電子檔案極易被竊取。在無紙化管理過程中，竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對合約檔案中重要檔案進行竊取；同時合約檔案管理人員的離職，也會為別有用心的人員提供可乘之機，對重要的資料進行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關鍵信息出現泄漏、刪除或者流失等均會造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對電子檔案文檔的違法利用，要求無紙化合約檔案管理要積極利用法律法規，在此基礎上，才能夠提高其安全性與保密性。

3.在轉換方面

城市軌道交通合約檔案管理的無紙化不能完全替代紙質檔案，主要是由于無紙化檔案建設仍處于摸索階段，各個單位與部門均保留著紙質檔案管理，同時政府對于無紙化辦公的支持力度較弱，進而制約著無紙化檔案管理工作的開展。傳統檔案和現代檔案二者的轉換需要合理的協調與科學的規劃。目前，在實際檔案管理過程中，仍需要借助紙質形式進行打印，通過管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實性。

三、城市軌道交通合約檔案管理實現無紙化的對策

1.提供無紙化管理的平臺

城市軌道交通合約檔案管理實現無紙化，需要為實際工作的開展提供可靠的類似于萬方數據知識平臺的大數據平臺架構，通過此平臺，檔案使用人員可以根據自身的權限，對權限范圍內的檔案資料進行有效的利用，此時保證了資料信息的共享性與利用率。同時，無紙化檔案管理平臺的構建，為政府與企業無紙化檔案管理工作的開展提供了可靠的保障，使其具備了一定的可行性與可操作性。

2.構建檔案信息安全機制

城市軌道交通合約檔案在實行無紙化管理過程中，為了保證檔案的安全性與可靠性，要構建相應的信息安全機制，該機制主要包括兩方面內容，一方面為提高信息的安全利用，另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機制的建議要具有層次性與清晰性，對于檔案信息的存儲、遷移與校驗等均要在完善的信息安全機制下運作，對于檔案信息的查看與調用，要對不同級別的人員制定不同的管理規定，每級人員均要擁有各自的權限。同時安全管理要關注硬件與軟件兩個內容，前者主要有服務器與計算機，要保證其高質量；后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護。同時，為了保證重要檔案信息的安全，要注重備份工作，此時的備份可以選用二級備份或者多級備份，如：大型服務器雙備份。

3.提高檔案人員的綜合素質

城市軌道交通合約檔案無紙化管理過程中，檔案管理人員扮演著重要的角色，要通過教育與培訓，促進相關人員綜合素質的提高。具體的培訓內容有法律法規的學習、業務知識的掌握及職業道德素養的形成，通過系統的、全面的學習，管理人員的檔案管理意識將不斷增強，并根據相關的法律法規展開工作，以此保證了管理的合法性，同時在健全的知識體系下，檔案管理的信息化、數字化與網絡化管理將逐漸實現，進而傳統的檔案管理轉型將更加成功與高效[3]。

篇4

關鍵詞 軌道交通行業；綜合檔案；檔案管理；一體化管理

在信息時代的沖擊下，軌道交通行業綜合檔案管理工作面臨一些問題，需要檔案管理人員追求創新，通過實施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。

一、軌道交通行業綜合檔案管理面臨的主要問題

（一）綜合檔案管理的實踐比理論要少。從總體上看，自我國開始進行檔案一體化管理的理論研究與實踐以來，實踐工作就遠遠少于理論研究工作[1]。在實際的運作過程中，軌道交通行業的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒有意識到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業檔案管理在信息時代的必然選擇。

（二）在建設信息資源網站方面存在不足。軌道交通行業實行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業目前對于綜合檔案一體化管理的認識存在不足，加上綜合檔案的網絡聯合平臺建設本身面臨著巨大的困難，導致我國軌道交通行業的綜合檔案一體化管理實踐中的信息資源網站建設跟國外信息網站中信息資源的集中程度相去甚遠，且信息檢索也不夠快捷和方便。

（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業工程檔案、行政檔案等有機結合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國軌道交通行業綜合檔案一體化管理工作的實踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導致一些用戶在利用軌道交通行業的綜合檔案時態度不佳，得不到人性化的服務。

二、軌道交通行業綜合檔案一體化管理對策

（一）鼓勵開展軌道交通行業綜合檔案一體化管理的實踐探索。針對軌道交通行業綜合檔案一體化管理實踐少于理論研究的問題，應鼓勵軌道交通行業的各個檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實踐活動。一是要大力宣傳軌道交通行業工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時樹立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應從軌道交通行業企業的領導層著手，爭取自上而下轉變對綜合檔案一體化管理的思想認識，重新樹立綜合檔案組織管理理念，把領導的消極態度轉變成積極態度，形成充分利用網絡、計算機、信息等技術，從本質上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業實踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協調的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對軌道交通行業成立綜合檔案一體化管理的協調機制，從而科學管理其工程檔案、行政檔案等，并及時分析綜合檔案一體化管理環節產生的矛盾和問題，采取科學的手段解決問題，承擔起綜合檔案一體化管理的職責。

（二）建立健全軌道交通行業綜合檔案一體化管理的網絡平臺。從當下我國軌道交通行業綜合檔案一體化管理的實踐情況來看，建立健全一體化管理的網絡平臺迫在眉睫。在網絡信息環境下，傳遞信息、交流信息的時間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經在全社會范圍內實現了共享[2]。所以，構建通用的、兼容的網絡平臺，構建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網站，在網絡上有效整合軌道交通行業的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會、為用戶提供服務，從而充分發揮出軌道交通行業綜合檔案的經濟效益、社會效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網絡平臺，軌道交通行業才能更好地實施綜合檔案一體化管理。

（三）通過創新綜合檔案一體化管理體制來加強研究用戶需求。一體化管理創新主要體現在一體化建設與軌道交通企業經營發展的戰略目標的雙重引導下，通過利用集成管理機制和協同、統一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應資金、設備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進行集中和統一，最終實現對檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優化組合、合理搭配，并對檔案資源進行統一的開發和利用，以順應信息化時代對軌道交通行業市場競爭提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業就應實踐一體化管理體制，通過對用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開展調查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務方式，爭取為用戶提供開放的、現代化的服務，采用網絡技術、計算機技術、設備等增強軌道交通行業檔案管理部門的信息集散能力、反應能力、處理能力，從而提高各個檔案管理部門的服務質量，為綜合檔案用戶提供人性化服務。同時，軌道交通行業檔案管理部門及人員通過研究用戶對工程檔案、行政檔案等信息的服務需求，能準確地定位各自的服務對象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業檔案一體化管理現實意義的體現。

篇5

跟痛癥主要是指跟骨跖面由于慢性損傷所引起的疼痛,常伴有跟骨結節部前緣骨刺。跟痛癥多發于40～60歲的中年和老年人。《諸病源候論》:“夫勞傷之人,腎氣虛損,而腎主腰腳…”治療上益采取補益肝腎,活血化瘀。

筆者采用當歸雞血藤湯加穴位針灸治療跟痛癥38例,療效滿意,現報道如下。

1　資料與方法:

1.1　一般資料男27例,女11例;年齡最大者65歲,最小者48歲,平均41.5歲;左側發病者24例,右側發病者14例;病程最長者3年,最短者25天,平均1.1年。

1.2　診斷要點

1.2.1　起病緩慢,多為一側發病。

1.2.2　晨起患足疼痛明顯,活動后疼痛緩解,活動過久疼痛加重。

1.2.3　局部無明顯紅腫,跟骨結節處壓痛。

1.2.4　x線片常與臨床癥狀不相符,在鑒別診斷上有重要意義,跟骨側位x線片可見有骨刺或增厚的骨膜。

1.3治療方法

1.3.1　中藥治療:當歸雞血藤湯方藥組成:當歸30g,白芍30-60g,雞血藤15g,丹參30g,延胡索15g,五靈脂10g,威靈仙15g,制川草烏各10g,木瓜15g,黃芪30g,羊藿30g,川牛膝30g。上藥加水1000ml,濃煎取汁,分2次溫服,1天1劑。

1.3.2　針灸治療:取昆侖,仆參,太溪,水泉,三陰交,丘墟用補法,隔日1次。10次為1個療程。

2　治療效果

38例經1-2個療程治療,痊愈(癥狀體征完全消失,能正常工作和生活)28例,治愈率達73.6%;顯效(癥狀基本消失)6例,約占15.7%;進步(癥狀和體征較治療前有改善)4例,約占10.7%。治愈的28例經6月～1年隨訪,未見復發。

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一、各單位所使用的公用公房宿舍，都是低租金制。其修繕保養費不足部份，由市財政局補貼。補貼數應按一九六二年至一九年三年來撥出修繕補貼平均數，統一撥給市房管局掌握用作宿舍房屋的修理，各單位歷年積存未用的租金，應在房屋統管的同時全數移交市房管局。

二、在房屋統管后，住在公房宿舍的干部（包括職工）仍按一九五五年省人民委員會規定的宿舍租金標準繳納房租不變，并由各單位按月匯集轉交市房管局。所收公房宿舍租金仍按舊例不納房地產稅。

三、各單位原租入市房產公司或私人的房屋作宿舍，而又只按公用公房宿舍租金標準向住戶收取房租，其租金差額過去由市財局撥款或在本單位房屋宿舍租金收入中撥補的，在統一管理后，一律由市財局統一撥交各單位直接繳交。至于包干單位的租金差額，按市財局規定由包干單位在包干經費項下支付，不得在用本單位所收公房宿舍租金補貼。

四、原住公房宿舍的干部，過去享受水、電補貼的，仍按省人委規定辦理，由原單位負責。

五、房屋統一管理后，市房管局委托房產公司設立廣州市房產公司機關用房管理所（下簡稱管理所）負責市屬各級單位所單位所使用的宿舍房屋的維修保養和管理工作，管理所要配備作風正派，有一定業務水平的人員和維修工人。對于市委、市人委、市公安局三個單位，管理所可選派常駐的管理員和維修工人，及時做好房屋維修工作。這些派駐人員受管理所和駐在單位雙重領導。

六、統一管理后，各單位對所使用的房屋，仍應注意進行經常性的安全檢查；　需要修理的，要及時向統管部門反映。管理所應根據“以租養房”的原則，對房屋進行及時的維修，合理養護，保證房屋安全，逐步地適當改善房屋住用條件。

七、統一管理后，各單位原使用的公用公房宿舍的使用權不變，零星空出的房間，可由原單位調劑分配。但宿舍已由幾個單位干部穿插居住，原單位不愿意管理的，可移交管理所直接管理，空房分配權屬管理所。

八、干部調動后，調入單位應盡量安排新來同志住房，如調入單位未能解決其住房的，其所住的宿舍原單位不得迫遷或采取加租等辦法進行變相迫遷，如調入單位已安排住房，則應服從住房調整，不得諸多挑擇。

九、在房屋統管后，各單位應停止向房產公司或私房業主租入房屋作單位宿舍。如確實需要的，應先報市財政局批準撥補貼款后，才能租用。

十、市委、市人委、市公安局、市稅局及各區區委、區人委等包干單位，由于今年的經費指標，已由市財局分配給他們包干。其公房宿舍所收租金如不足支付修繕費時，在一九六五年度內由有關單位協助解決。從一九六六年起，上述包干單位的修繕補貼款仍按第一條規定辦理。

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一、引言

隨著高校對教學科研設備的投入不斷加大，教學科研水平的不斷提高，高校所購的教學科研進口儀器設備不斷增多，只有加強對進口設備的合同管理才能使采購合同更加規范、有效，才能保證高校所引入的進口設備的質量、服務，通過對進口設備合同的有效管理，不僅能夠將購置風險降至最低，還能有效的實現高校內部設備的管理，保證高校進口設備引入資金的合理使用，發揮設備的最大效益。

二、加強進口設備合同管理的必要性

一般情況下，高校進口設備合同管理分為合同前期準備工作、合同簽訂工作、合同執行工作、合同歸檔工作、特殊事件處理工作五部分。進口設備合同管理能夠保證在引入進口設備前期明確相關的規章制度，使進口設備采購過程滿足相應的條款，從而使供需雙方需求協調一致，使簽訂內容更加合理有效，并讓雙方能夠根據合同內容履行相應的職責，防止違約情況發生[1]。進口設備合同管理是動態的，是貫穿于高校進口設備采購過程和使用過程中一項不可缺少的工作，加強設備合同管理能夠使高校和供應設備單位訂立并履行合同，不僅能夠保證高校的權益，更有利于高校合同管理工作的順利實施。

三、加強進口設備合同管理的策略

為了使進口設備合同管理工作發揮更大的作用，下面提出六項加強進口設備合同管理的策略。

1.構建完善的進口設備合同管理制度。要保證進口設備合同管理工作能夠有效開展，首先要構建完善的進口設備合同管理制度，這就要求高校做好以下幾方面的工作：一是重視進口設備合同管理工作；二是制定有針對性的合同管理辦法；三是完善進口設備合同檔案管理。同時高校管理部門應該結合儀器設備采購工作特點，建立相應的進口設備采購和進口設備合同管理部門，讓專門人員進行高校合同管理工作[2]。其中進口設備管理制度不僅要包括詳細的管理流程、管理工作主要內容、管理規范，還要包括對工作人員的管理要求，保證工作人員能夠實現進口設備合同管理的規范化。

2.增加進口設備合同管理工作人員業務培訓。在具備詳細、系統的管理制度后，就要有效提高高校進口設備合同管理工作人員的業務水平和工作能力，高校要為進口設備合同管理人員提供更加專業、系統的培訓，使工作人員能夠在了解進口設備管理工作重要性的同時，掌握到更多的合同管理理論知識，并通過高校提供的實踐培訓機會，將掌握到的理論知識運用到實際工作中，從而提升自身的業務水平，使工作人員能夠將工作做得更好、更到位。

3.完善進口設備合同管理流程。在高校進口設備合同管理工作中，合同管理流程起著決定性的作用，保證合同管理流程能夠按照前期準備工作、合同簽訂、合同執行、合同歸檔順序進行，其中每一項工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不斷完善每一項合同管理內容，保證在前期準備工作時能夠大致確定合同中涉及的內容，在合同簽訂過程中，要仔細核對合同內容，避免出現漏項、條約不嚴謹等問題，同時在執行過程中，高校應該有效的使用進口設備合同，保證自身權益，最后在做合同歸檔時，相關工作人員應該及時并按照高校合同管理規范進行歸檔工作。

4.實現進口設備合同管理信息化。現階段，隨著信息技術的快速發展，在各個行業中得到了良好的使用，特別是在高校管理進口設備合同時，實現信息化能夠實現進口設備合同的更優管理。推進高校進口設備合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加對合同管理人員的信息化培訓，使合同管理者能夠掌握基礎的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是構建完善的進口設備合同管理信息化制度，使工作人員能夠有章可循，同時在規章制度的指導下更好的完成信息化管理中每一項細化工作；三是支持與鼓勵合同管理人員進行合同信息統計、整理、分析與提取工作，及時發現信息化管理過程中存在的不足并盡快解決，使高校進口設備合同管理模式更加完善。

5.加強進口設備合同歸檔管理。合同歸檔管理工作是高校合同管理工作中的一項重要內容，合同歸檔工作的順利進行不僅能夠提高高校合同管理工作效率，更能夠保證高校進口設備的維護權益[3]。加強進口設備合同檔案管理工作，就要在提高工作人員工作能力的基礎上，實現合同管理的信息化，同時，要結合高校進口設備引進情況制定適合的管理方式，使合同歸檔管理工作效率更高。6.及時處理特殊事件，預防進口設備合同違約。在進口設備引入期間及合同管理期間難免會發生一些特殊事件，當發生特殊事件時，高校設備管理工作者應該及時處理事故，防止發生進口設備合同違約問題，避免給高校帶來經濟損失。高校進口設備合同管理人員應該做好以下幾方面工作：一是及時分析當前本校進口設備合同執行情況，對合同中存在的一些履行期限條款不明、售后服務包含不明的情況與供應商協調解決；二是制定相應對策，在簽訂合同前，實現合同內容的細化，做好預防進口設備合同違約工作。

四、進口設備合同管理的注意事項

由于高校進口設備在引進過程中關系著學校的權益，因此，進口設備合同管理工作十分重要，在管理過程中要注意以下管理事項：一是前期準備工作中的詳細程度和人員業務能力，重視人員在進行前期管理工作中能夠按照相應的合同管理制度開展工作，保證工作人員工作的規范化；二是在合同簽訂過程中的注意事項，合同簽訂中的條約影響著高校在日后履行合同的權益，因此，在簽訂合同過程中，高校應該注意合同條約的完整性和詳細性，保證供應商能夠為高校提供更優質的售后服務；三是進口設備合同執行工作中的注意事項，主要包括設備的驗收、付款、免稅業務以及監督審核工作，這些工作保證了高校的權益，因此高校應該注意在合同執行中的注意事項；四是進口設備合同歸檔工作，合同歸檔是合同管理中的最后一項工作，同時也是合同管理中的最基礎、最重要的一項工作，只有將合同進行正確的歸檔，才能保證合同的有效性，當發生問題時才能夠最有效的履行合同。

五、結語

總之，進口設備引進和管理是高校管理中一項重要的工作，只有加強進口設備合同管理才能有效的實現對高校進口設備的質量控制，保證設備的使用質量和進口設備在出現一些問題時的售后服務工作，關系到高校采購進口設備的權益。做好相應的進口設備合同管理工作，不僅需要設備采購部門的細心與配合，更需要高校領導和相關負責人的重視與支持，保證高校進口設備合同管理工作能夠發揮重要的作用，保障高校權益。

作者:賴力斌 單位:貴州大學實驗室與設備管理處

參考文獻：

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發展社會主義市場經濟要求依法辦事和自由競爭。通過合同來進行規范市場行為同時體現了市場經濟的這兩項重要特點。訂立合同最基本的依據就是《合同法》，此外還有其他法律來約束合同的訂立，如《建筑法》、《招標投標法》，因此合同管理體現了依法治企理念。同時，合同的最大特點就是，在不違反強制性規范的同時，最大限度的體現當事人的意思自治。因此，合同管理是企業順應市場經濟發展、依法治企的大趨勢。

現代企業自身發展的要求

合同管理貫穿項目管理的始終，是業主、承包商與市場連接的橋梁與紐帶，工程施工、監理和驗收的重要法律依據。強化合同管理，有利于建設項目的質量控制、投資控制、進度控制，有利于提高業主與承包商的履約率，同時實現雙方當事人利益，促進企業、行業發展。

規范市場主體行為的需要

合同管理的全過程都明確界定了市場主體雙方的基本權利和義務，是各方行使權利、履行義務的重要基礎，同時也是正確處理項目實施過程中出現的各種違約與索賠等糾紛的重要依據。市場活動中不斷涌現誠信危機、不正當競爭等危害市場經濟發展，主要是企業管理者法律意識淡薄，合同管理弱化的結果。強化合同管理，使市場主體時刻受到合同管理的約束，按照約定履行義務、處理糾紛，起到規范市場主體和整頓市場的積極作用。

合同管理體系的構建

合同管理體系是指以相關法律為基礎，以合同為管理對象，以合同管理組織為管理主體，依據雙方簽訂的合同，建立嚴格履行合同職責和義務的評審、實施、履約評價和持續改進的體系。

（一）確定合同管理組織及其職責

合同管理貫穿項目的全過程，包括從項目的前期調研、談判、合同評審和簽訂，到中期的合同履行、變更和監督，再到后期的項目總結與評價等全部工作。因此，必須是全員參與。全員參與有兩層含義：一是全體員工都應該具備合同意識，具備按照合同辦事的意識；二是各業務部門都應參與合同管理的分工協作。全員參與要求明確企業內部合同管理的各參與方，包括各職能部門和專業負責人的權責，打破條塊分割，清晰劃分工作界面，確保各部門發揮優勢、分工合作、緊密結合，協力做好合同管理工作。

合同管理在全員參與的基礎上有歸口管理部門。企業應建立獨立的、與企業其他職能部門平行的合同管理部門，并配備專職合同管理人員。在實踐中，許多大中型企業都已經建立了法律事務機構，因合同以法律為基礎，因此將合同管理集中于法律事務部門，一般稱為合同部。合同部的重要職能就是推進合同管理工作的專業化、制度化、科學化、規范化、標準化與信息化。

（二）建立健全合同管理制度

1、前期參與制度

在簽署合同前，合同管理人員要參與到項目的招標投標、合同談判等工作，就合同相關事宜提供專業支持并進行合規審查。合規審查包括營業范圍、資質審查、履約能力調研、招標投標文件的審核、權利義務劃分，風險分析等諸多內容。

對于招標文件的審核是承包商應進行的工作。審核招標文件，首先要審核招標文件是否符合簽訂合同的各項原則，是否符合國家有關的法律法規的規定。只有這樣，才能確保投標單位在公平、公正、競爭、有序的前提下進行投標。其次要審核其內容，確保企業自身條件能滿足招標文件的需要，確保招標文件響應招標要求。對于模糊不不清的地方要進行澄清。招標單位的澄清文件、會議紀要、其他補充文件以及后來的中標通知書都將成為合同的組成部分，但最重要的是進行招標文件中的合同條件的審核和分析。

權利義務的劃分在合同管理的前期談判工作中至關重要。任何一方主體都要預防相對方憑借自身優勢或市場地位，在合同中明顯加重對方責任、免除自身責任、排除對方主要權利的顯失公平條款。

分析風險、明確風險承擔責任也是合同管理的重要內容之一。項目執行過程中的各種風險是客觀存在的，對于這些風險，既不能完全預見和把握，也不能在執行中完全避免。為了盡量減少風險，避免由于風險造成的損失和爭執，業主在招標文件中應盡可能提供充足的資料，制定明確的合同條款和規范，承包方則應認真研究招標文件，仔細地分析和估計可能出現的風險，謹慎編制投標文件。

2、合同范本編制與管理

如果一個企業沒有一個標準化的合同范本庫，每個項目都要臨時編寫將耗費巨大的人力和財力，而且還可能耽誤工程進度。

由此可見，通過編制企業自己的合同范本，可以大大提高合同草擬和合同談判的質量和效率，促進全面防范風險制度的構建，推進企業標準化建設，并對外樹立良好的企業形象。

在擬定合同文本的內容時，合同管理人員必須對工程現狀進行深入調研，使擬定合同具有預見性，并且要對合同進行細致分析，避免所擬定的條款出現歧義。擬定合同文本要把握以下要點：明確訂立時間和優先順序；約定價款和工作時限；明確組成合同文件的解釋順序；重視索賠條款的擬定。合同初稿擬定后，要進行合法性分析及完備性分析。同時要確保構成合同的各種文件齊全、合同條款齊全、合同用詞準確、對項目可能出現的不清情況有足夠的預見性。

3、合同的評審、審批、簽訂管理

合同的評審是指合同審查人員對合同初稿進行全面審閱和審查，提出修改建議的過程。合同評審要堅持以下原則：（1）合法性原則；（2）公平性原則；（3）風險性原則；（4）可行性原則。

合同的審批是由企業相關職能部門和負責人按照一定的流程，在各自的權限與職責范圍內對合同進行審核與批準。任何合同都必須經過合同部的評審，未經評審的合同不得提交審批。合同的審批流程具體包括：（1）具體業務負責人審批；（2）企業職能部門審批；（3）項目主任審批；（4）企業領導審批。

合同經過合同部的評審、負責人的審批就進入簽訂階段，也就是進行合同的正式簽署。合同的簽訂需要兩個條件：一是合同審批表，合同審批表是合同評審與審批流程形成的紙質痕跡，是確認合同經過評審和審批的依據；二是授權委托書，是法定代表人授權代表代表企業簽署合同。合同審批表和授權委托書都是后期進行合同歸檔的內容。

4、合同的履行與動態管理

合同的履行跟蹤與動態管理是合同管理的重要組成部分，也是實現項目管理的關鍵點，因此在合同簽訂后，要及時跟蹤合同的履行，進行動態管理，合同的履行主要把握以下幾點：

（1）重視現場簽證。簽證必須按照合同條款進行。如果發生變更，要格外謹慎，尤其要重視設計和施工圖變更，此類簽證只需對變更或修正的項目進行簽認，未發生變更的圖紙無需重復簽認。

（2）及時記錄、收集、和整理各種文件資料。一是現場記錄，包括現場施工日志、施工報告、業主和工程師的指令和往來信件、出勤情況、設備材料使用報表、中間驗收記錄、事故記錄、現場會議記錄、施工進度記錄等；二是財務報表，包括施工進度款報表、會計總賬、財務審批報告等。

（3）進度動態管理。在合同履行中，要隨時把握進度的變化，運用圖標、線路等編制方法編制出實際工期。將實際工期與計劃工期進行比較對照，如果出現偏差要及時分析，找出原因，及時更正，加強控制措施，確保最終的實際工期與計劃工期偏離不是太大。同時，根據偏差原因做好索賠工作。

（4）質量動態分析。工程質量是關鍵，質量管理也應該是動態管理，時刻跟蹤質量變化，避免偏離合同規定的質量標準。

5、合同的歸檔制度

合同管理不只是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理，合同的歸檔也是合同管理的重要內容。合同管理歸檔制度不僅使企業文件資料的保管與歸檔工作統一管理，而且是處理經濟糾紛、切實維護企業自身合法權益的有效憑證。

合同文本、有關合同的修改、補充、變更、中止、解除的協議、法定代表人授權委托書、合同審批表等合同文件都應列入合同歸檔的范疇。各項文件內容都應確保其完整性，其中合同文本的完整性應包括：合同中約定的“合同文件”范圍以及合同附件、合同附錄等。

合同歸檔不止是所有合同文件的簡單整理，每一份合同都應當獨立建檔并編號，并做好合同歸檔的臺帳工作，確保合同歸檔制度意義的充分實現。

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前言

在當今這個社會，很多的財富都是由合同構成的，現代企業的經營離不開合同，合同不僅是進行經濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，因而這一過程中的長時間流轉會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發都應到場，根據合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候對合同進行編號登記使其成為合同檔案的憑據，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關的文件如催告函件等也應該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析，在合同審批的過程中應該填寫合同審批單，審批單應由經辦部門填寫，記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息，并實行一式三聯的統一格式，附合同文本一并辦理審批流轉，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執行文件。筆者所在的企業，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目。《國家重大建設項目要求與檔案整理規范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規范性附錄中均有規定，可以參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監控保管，把人們從繁重單調的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統。從實現合同檔案管理數字化、建立數字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關鍵的環節。筆者所在的企業根據規定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協議書、保函與其它。

3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業檔案工作規范》中規定“企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責；企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對齊全、準確和形成質量負責；專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質量負責。”據此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1季度內向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作

在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。筆者所在的企業就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統計分析，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統計未歸檔合同清單，發與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業一部分的需要，但在合同檔案工作中，發現仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經辦人及時移交檔案，合同經辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經辦人負責合同歸檔有關文件的收集和初步整理，合同部門設立專職檔案人員負責合同檔案的規范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關有關情況，利于理解合同檔案的系統性。專職檔案人員保持相對穩定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。

2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1個月內向檔案部門移交規定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發現合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統合同管理模塊中加入檔案人員節點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關聯，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調閱與該合同相關的文檔，及時掌握合同執行情況。

6、加強合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據合同的的性質、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經常指定同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案。如今企業的合同數目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發，傳統的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業認證工作，建立專業化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強其有關業務部門的聯系

檔案部門要發揮主觀性配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業務部門的檔案意識，同時應該明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，并根據不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報和督促。

6.2檔案管理部門要實行合同安全統一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統計未歸檔合同清單，同時發與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。

6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

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一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經把合同檔案單純設置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設置，查找方便。

后發制人：如合同數量不是很多、比較零散時，可不單獨設置模塊，將其歸入對應門類便可；如合同數量較多也相對集中，最好另設一個模塊單獨管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統中建立合同數據庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯系，維護其完整性和系統性，又實現了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統，將相應的條目或者數字檔案放到對應的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應入其相關行政管理類、經營管理類。國家檔案局已經出臺了企業檔案實體分類整理規則，應該依照規則結合本企業實際貫徹執行。作為企業，國家為之出臺的分類暫行規則，是本單位制訂分類方案的基本依據。企業應該以此為基本框架，結合單位實際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應歸入相應類別，并區分不同價值來保持文件間有機聯系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內容歸入相關類別即可。如合同檔案再單設一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應的主管職能部門、規章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經區分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當。

郭東升：在企業檔案整理中，同一類目的合同數量多，應該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設類。屬于不同類目的合同，應該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據關鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨設類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統管理模式來約束它。對于產生合同數量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應根據具體情況具體對待。機關事業單位往往合同比較少，大都依據《規則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業單位，往往企業合同比較多，可把合同單獨設為一類，便于更好地為企業服務。比如，我們為一民營企業指導，在幫助其制訂分類方案時發現，企業的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關規則、規定，但得到了企業的認可。

Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區分開，我單位采用的是“復印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產權檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設類，屬于不同類目的合同，應歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統、特殊單位，就應單獨設置類目對合同檔案進行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應該根據實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產技術管理類、產品類、設備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數量比較多，可專門劃為一類；如數量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關，則放入該項目檔案之中，這還是傳統的管理手段。如實現了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標簽而已。如找某個檔案，通過標題、編號、年度、責任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內容相關的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現實的合同管理問題。要求匯總全部合同目錄，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓曉華：據了解，有些單位對部分應歸檔的合同、協議、房屋產權文件等經濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經辦人或單位負責人手中，甚至還有的認為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關口，確保合同協議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經辦部門專（兼）職資料員負責對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發生合同糾紛，承辦人員應將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結構中，用數字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內容；（3）填寫檔號章里的內容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統一年度統一保管期限檔案裝一盒，數量多的可以分盒裝，但是件號保持連續；（2）每一盒內部合同檔案裝盒順序：卷內備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。