房地產檔案管理模板(10篇)

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篇1

中圖分類號：F293文獻標識碼： A

近年來隨著房地產業快速發展，房地產檔案管理的現代化建設也被提上日程。房地產企業檔案管理的內部環境和外部環境發生了許多變化，同時也出現了一些問題。房地產檔案的數量越來越大，門類越來越多，但是檔案管理的手段和方式卻很落后，嚴重影響了房地產檔案的利用和管理，導致檔案管理工作質量不高。過去的房地產檔案管理主要是被動型、封閉型和管理型，現在逐漸向科技型、開放型和服務型轉變。作為房地產行業的管理人員，如何實現這一轉變，怎樣實現檔案管理促進房地產業的健康發展是本文研究的問題。

一、房地產企業檔案管理的現狀分析

檔案管理本來是一項政策性和專業性很強的工作。在當今社會，正處在一個知識爆炸、信息迅猛增速的時代，房地產業也正處速發展的時期，因此，怎樣管好、用好房地產檔案對于當地資源的有效開發和房地產企業經營管理水平的提高有著非常重要的意義。

但是，在當前的新形勢下，一些房地產企業檔案管理工作還存在管理意識淡薄，對于一些檔案的收集范圍和保管的時間比較模糊，一些企業檔案盒資料存在歸檔不夠及時、收集不夠完整和齊全的現象。同時，房地產行業面對檔案管理門類的不斷增多，檔案數量的不斷加大，缺少一些檔案管理的措施。管理方法和手段的落后，導致房地產檔案管理水平不高，在一定程度上給檔案的保管和利用帶來一些麻煩。對于房地產行業的一些原始的資料，特別是一些房地產建設項目的原始檔案缺乏系統性和規范化的管理，一些房地產企業的領導存在對檔案認識不足的現象，做不到及時對資料收集、保管、整理和分類，這樣就會導致一些檔案在企業需要的時候找不到、資料丟失或者很難查找的現象。另外，房地產檔案的管理機制和管理體制不夠健全，存在對制度的認識程度不到位，理解不夠透徹的現象，不能充分發揮檔案的真正作用；缺少完善的保障體制和專門的檔案管理設施，還沒有形成一套完善的良性循環機制。這些問題的存在必然會影響到企業對資源的有效利用，制約了檔案管理工作的開展，不能夠有效發揮檔案的有效性和實用性，出現檔案管理工作和企業的經營管理互相脫節。

二、房地產檔案管理的創新途徑

為了有效的滿足房地產行業的高效化和現代化發展的內部需求，房地產檔案管理部門和檔案管理人員必須在認清房地產檔案管理現狀的基礎上，對一些傳統的管理機制和管理手段進行改革和創新，推動房地產檔案管理逐步走上現代化和信息化的軌道。

1、重視技術創新，加速房地產檔案管理手段的現代化進程。現代科技在實際工作中的作用越來越突出，檔案工作的技術創新也就越來越重要。要實現科技創新首先應深刻認識到科技知識在檔案工作中的重要性，向科學要效益，在現代化管理上下功夫其次，要改善工作中運用的工具、設施和手段，它包括微機、傳真、網絡等現代化的辦公工具及通信手段。檔案信息系統主要包括：建立檔案、檔案管理、交易審批、住房補貼申報、綜合查詢、統計分析、數據轉換、系統維護等功能模塊。該系統能全面反映房產的多種統計信息，并且要及時收集綜合各地住房檔案管理的實際要求，設計出多種版本（中心版、單位版）以適合各級房改機構以及大、中、小單位檔案管理的業務需要，實現全方位的信息交換，也能為上級部門的查詢、統計、分析以及決策提供依據。好的房地產檔案管理信息系統應該是建立在住房普查的基礎上的一套動態管理系統 ，能全面反映職工家庭、單位 、以及轄區住房的統計情況，能提供有效的數據處理和分析工具，能為正在實行的住房貨幣化分配、開放住房二級市場和建立新的住房供應體系提供服務。要建設本地域內高效的區域網和基礎數據庫，開發房地產交易登記系統做到所有資料能統存統取，隨查隨閱。

2、建立健全管理機制。首先要健全績效考評激勵機制。因缺乏有效激勵機制，房地產檔案管理人員的工作積極性和創造性不足。房地產檔案管理部門應當根據自身特點，創新激勵機制，將個人工作能力和業績作為考核的重要內容，并將考核評價結果與勞動報酬、職位晉升相聯系。根據能力素質按能定崗、按崗定責。根據職責難易度確定薪酬系數，按照實際業務量實施計件考核取酬，全面落實績效考評激勵機制。其次要建立崗位培訓機制。崗位培訓機制是實施檔案管理創新活動的人力資源保障。房地產檔案管理信息化是現代信息技術、科學管理方法在檔案管理領域的應用。檔案管理工作人員的綜合素質和專業技能直接影響著檔案管理與服務的質量和效率，因而，實現房地產檔案管理創新就必須建立崗位培訓機制，提高員工的專業理論知識、業務操作技能以及現代管理理念和技術。

3、改進房地產檔案管理的服務模式，促進檔案管理人員由被動型向服務型轉化。知識信息時代對房地產檔案資料的需求呈現大量化和多樣化，這就要求檔案管理工作人員轉變傳統 “坐店等客” 的被動式服務為需求為導向的主動式服務。在服務意識、服務態度、服務方式、服務機制上不斷完善和創新。增強房地產檔案宣傳服務力度，提高社會對房地產檔案的認知，開展多樣化的服務形式，以適應社會發展的客觀需要。

三、結論

總之，檔案是一個企業的歷史，是一個企業文化的傳承和載體，擔負著企業繼往開來、承前啟后的歷史重任，來源于民生、應該于民生，為人民的生產生活服務是檔案的最終使命。檔案的轉播和交流，不但豐富了人們的精神生活，還增進了人類的智慧。因此，房地產檔案管理要采取走出去、引進來的方式，不斷創新科技技術、創新管理模式，及時搜集工作中的第一手資料，積極主動的為利用者服務，我們的房地產檔案管理才能跟上時代的步伐，才能做到為民所用，為企業所用。

參考文獻：

[1] 李安. 淺談房地產檔案的數字信息化管理[J]. 價值工程. 2010(12)

篇2

在我國房地產產業飛速發展的信息時代，商品房市場發展迅速。而另一方面，以直管房、自管房、廉租房、經濟適用房等為主保障房工作則相對滯后。要改變這一局面，需要全面實現房地產管理信息化。要達成這一目標，首先要實現房地產檔案管理的信息化，開發完善的房地產信息檔案管理系統。房產檔案管理系統應具備以下功能：一是共享檔案信息業務管理與利用的信息；二是強大的檢索、查詢、排序；三是數字檔案信息的瀏覽與下載；四是具備完善、科學的安全機制， 實現高度安全下的信息開放性；五是符合Internet/Intranet發展潮流，對檔案信息的獲取方式不受時間和地域限制，能實現自我發展、自我完善、可塑的管理平臺。系統的具體設計應從以下幾方面入手。

1 房地產檔案信息采集的標準化

房地產檔案信息的著錄與索引要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案著錄規則》，以及其他相關法律法規進行。此外，需要由主管部門對其進行規范化，制定相關的行為規范和規章制度。通過明確的規范化，保證我國房地產檔案信息采集的合規性。另一方面，要嚴格把關信息來源，避免系統管理和維護過程中信息出現失真，隨時確保檔案信息真實、正確。

2 標準化的房地產檔案信息進行數字化處理

應通過計算機、掃描儀等現代化設備把檔案信息數字化，進而為檔案信息的存儲、查詢、管理打下數據基礎。要想合理開發、利用檔案信息，在設計房地產檔案管理模塊時，必須對房產檔案內容進行科學分類。總的來說，需要數字化處理房地產檔案信息信息主要有4種類型：房地產的基本信息、房地產的初始信息、房地產的交易信息、房地產的限制信息。通過對這類涉及房地產所在的位置、戶主、交易情況、特別的事項等信息的數字化轉換、數字形態儲存處理，可以高效率、低成本地管理房地產檔案信息，節約管理的成本。

3 系統開發數據庫的選擇

易于操作、管理的房地產檔案管理系統需要經濟、有效的數據庫系統。數據庫系統選擇正確與否，是房地產檔案管理系統開發成功的關鍵。目前，比較常用的數據庫有Oracle、SQL server、Access、My SQL、Sybase、Fox pro等。根據各地實際情況，數據庫的選擇應以以下原則進行。

3.1 按需求選擇

一般來說，數據庫需要完成的任務有支持Web、事務處理、文本搜索和復制，等等。在事務處理方面，Oracle較有優勢，其次是微軟的SQL Server。在支持Web應用程序方面，My SQL數據庫的表現較好。在復制和群集功能上，My SQL的單向復制功能雖然非常易用，但是，My SQL群集功能的可應用性則不甚理想。原則上，數據庫的選擇主要是根據其功能是否可以很好地支持系統的應用程序。若是以閱讀數據庫為主的Web應用，My SQL無疑是最佳選擇，而處理復雜事項則要考慮使用Oracle或SQL Server。從房地產檔案管理的特點來看，考慮其系統數據的復雜性要求數據庫系統具有龐大的數據處理的功能等因素，建議房地產檔案管理系統開發選擇SQL Server數據庫。

3.2 按易用性和管理需要選擇

開源數據庫的管理主要是以命令行工具來實現，雖然其也擁有一些圖形工具，但與自帶的圖形管理工具的Oracle等商業數據庫相比，不夠靈活、穩定。另外，圖形化管理方面，微軟的SQL Server管理工具擁有自身的終端平臺，并不是基于瀏覽器。這一設計便于它完成一些Web瀏覽器所不能實現的強大功能。實踐表明，Oracle在事務處理方面具有領先優勢；My SQL對支持Web應用程序較其他數據庫更好，單向復制功能更為簡單易用。應根據實際情況選擇這種兩種數據庫中的一個，達到有針對性的系統最優設計。

4 房地產檔案信息管理系統協同性處理

房地產檔案信息管理系統并不是一個獨立的系統工程，而是與其他的管理系統存在著密切的聯系的，只有處理好眾多相關系統之間的協調性，實現管理的有序化，才能保證在構建房地產檔案信息管理系統中存在的失誤越來越少，并且對于分散保存于各系統中的信息只有在共享中才能發揮各自的協調作用。房地產檔案信息管理系統的開發需要使其與房產登記審批軟件、房產地理管理、自動計費制證、房改數據系統和網上抵押等系統緊密結合并兼容，只有使這些系統內的部分協調一致，才能使開發出的管理系統更好地發其揮應有的作用。

5 房地產檔案信息化管理系統網絡化

網絡化管理的主要改變表現在載體與服務方式方面，不會改變房地產檔案的內容、性質。

房地產檔案信息管理系統網絡化，一方面可以實現房地產檔案信息日常管理的網絡化，即通過利用網絡技術，可使房地產檔案一經確定在網上即可對其進行綜合利用，另一方面，該系統可全面實現檔案服務的網絡化，使查詢者能較方便地利用計算機網絡查詢到其所需信息和內容。房地產檔案信息管理系統是一個龐大的系統工程，對其進行網絡化管理相對應之處的傳統方式的管理最突出的表現，就在于一切管理都使用網絡技術進行控制。借助于網絡平臺可以實現其管理系統的功能，方便人們對于信息的查詢、檢索、瀏覽、下載等功能。

6 結語

總之，如果要發揮房地產檔案管理信息系統在房地產掛了你全過程中的作用，構建合理、有效的房地產檔案信息管理系統勢在必行，構建該系統的過程中需要圍繞著上述內容開展工作，并不斷完善，保障房地產檔案信息管理系統的快速構建和實現。

參考文獻

[1]張淼.房地產檔案信息化管理[J].蘭臺內外，2009（02）.

[2]李.淺談房地產檔案信息化建設[J].科技資訊，2011（29）.

作者簡介

篇3

第二條本辦法適用于城市規劃區國有土地范圍內房地產權屬檔案的管理。

第三條房地產權屬檔案是城市房地產行政主管部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，是城市建設檔案的組成部分。

第四條國務院建設行政主管部門負責全國城市房地產權屬檔案管理工作；

省、自治區人民政府建設行政主管部門負責本行政區域內的房地產權屬檔案的管理工作。

直轄市、市、縣人民政府房地產行政主管部門負責本行政區域內的房地產權屬檔案的具體管理工作。

房地產權屬檔案管理業務上受同級城建檔案管理部門的監督和指導。

第五條市（縣）人民政府房地產行政主管部門應當根據房地產權屬檔案管理工作的需要，建立房地產權屬檔案管理機構，配備專職檔案管理人員，健全工作制度，配備必要的安全保護設施，確保房地產權屬檔案的完整、準確、安全和有效利用。

第六條從事房地產權屬檔案管理的工作人員經過業務培訓后，方可上崗。

第二章房地產權屬檔案的收集、整理和歸檔

第七條房地產權屬登記管理部門應當建立健全房地產權屬文件材料的收集、整理、歸檔制度。

第八條下列文件材料屬于房地產權屬檔案的歸檔范圍：

一、房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件:

（一）房地產權利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人人的身份證明、授權委托書等；

（二）建設工程規劃許可證，建設用地規劃許可證，土地使用權證書或者土地來源證明，房屋拆遷批件及補償安置協議書，聯建或者統建合同，翻改擴建及固定資產投資批準文件，房屋竣工驗收有關材料等；

（三）房地產買賣合同書、房產繼承書、房產贈與書、房產析產協議書、房產交換協議書、房地產調撥憑證、有關房產轉移的上級批件、有關房產的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等；

（四）設定房地產他項權利的有關合同、文件等。

二、房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖；房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。

三、房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，包括房產登記申請書、收件收據存根、權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產稅費收據存根等。

四、反映和記載房地產權屬狀況的信息資料，包括統計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。

五、其他有關房地產權屬的文件資料，包括房地產權屬凍結文件、房屋權屬代管文件、歷史形成的各種房地產權證、契證、賬、冊、表、卡等。

第九條每件（宗）房地產權屬登記工作完成后，權屬登記人員應當及時將整理好的權屬文件材料，經權屬登記負責人審查后，送交房地產權屬檔案管理機構立卷歸檔。任何單位和個人都不得將房地產權屬文件材料據為已有或者拒不歸檔。國家規定不得歸檔的材料，禁止歸檔。

第十條歸檔的有關房地產權屬的資料，應當是原件；原件已存城市建設檔案館或者經房地產管理部門批準認定的，可以是復印、復制件。復印、復制件應當由經辦人與原件校對、簽章，并注明校對日期及原件的存放處。

第十一條歸檔的房地產權屬資料，應當做到書寫材料合乎標準、字跡工整、內容規范、圖形清晰、數據準確、符合檔案保護的要求。

第十二條房地產權屬檔案管理機構應當按照檔案管理的規定對歸檔的各種房地產權屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔。

第三章房地產權屬檔案的管理

第十三條房地產權屬檔案管理機構對歸檔的房地產權屬文件材料應當及時進行登記、整理、分類編目、劃分密級、編制檢索工具。

第十四條房地產權屬檔案應當以丘為單元建檔。丘號的編定按照國家《房產測量規范》標準執行。

第十五條房地產權屬檔案應當以房地產權利人（即權屬單元）為宗立卷。卷內文件排列，應當按照房地產權屬變化、產權文件形成時間及權屬文件主次關系為序。

第十六條房地產權屬檔案管理機構應當掌握房地產權屬變化情況，及時補充有關權屬檔案材料，保持房地產權屬檔案與房地產權屬現狀的一致。

第十七條房地產權屬檔案管理人員應當嚴格執行權屬檔案管理的有關規定，不得擅自修改房地產權屬檔案。確需變更和修改的，應當經房地產權屬登記機關批準，按照規定程序進行。

第十八條房地產權屬檔案應當妥善保存，定期檢查和鑒定。對破損或者變質的檔案，應當及時修復；檔案毀損或者丟失，應當采取補救措施。未經批準，任何人不得以任何借口擅自銷毀房地產權屬檔案。

第十九條保管房地產權屬檔案應當配備符合設計規范的專用庫房，并按照國家《檔案庫房技術管理暫行規定》實施管理。

第二十條房地產權屬檔案管理應當逐步采用新技術、新設備，實現管理現代化。

第二十一條房地產權屬檔案管理機構應當與城市建設檔案管理機構密切聯系，加強信息溝通，逐步實現檔案信息共享。

第二十二條房地產權屬檔案管理機構的隸屬關系及檔案管理人員發生變動，應當及時辦理房地產權屬檔案的交接手續。

第二十三條房屋自然滅失或者依法被拆除后，房地產權屬檔案管理機構應當自檔案整理歸檔完畢之日起15日內書面通知城市建設檔案館。

第四章房地產權屬檔案的利用

第二十四條房地產權屬檔案管理機構應當充分利用現有的房地產權屬檔案，及時為房地產權屬登記、房地產交易、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規劃、城市建設等各項工作提供服務。

第二十五條房地產權屬檔案管理機構應當嚴格執行國家檔案管理的保密規定，防止房地產權屬檔案的散失、泄密；定期對房地產權屬檔案的密級進行審查，根據有關規定，及時調整密級。

第二十六條查閱、抄錄和復制房地產權屬檔案材料應當履行審批手續，并登記備案。

涉及軍事機密和其他保密的房地產權屬檔案，以及向境外團體和個人提供的房地產權屬檔案應當按照國家安全、保密等有關規定保管和利用。

第二十七條向社會提供利用房地產權屬檔案，可以按照國家有關規定，實行有償服務。

第五章法律責任

第二十八條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府房地產行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：

（一）損毀、丟失房地產權屬檔案的；

（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產權屬檔案的；

（三）涂改、偽造房地產權屬檔案的；

（四）擅自出賣或者轉讓房地產權屬檔案的；

（五）違反本辦法第九條規定，不按照規定歸檔的；

（六）檔案管理工作人員，造成房地產權屬檔案損失的。

第二十九條違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及本辦法的規定，造成房地產權屬檔案損失的，由縣級以上人民政府房地產行政主管部門根據損失檔案的價值，責令賠償損失。

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1.1 信息化風險問題

互聯網的迅速發展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數據不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產檔案管理工作存在一定的信息化風險。

1.2 投資風險問題

投資風險也是影響房地產檔案管理工作的一項重要的因素，房地產企業一般考慮到運行過程中可能發生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現協調平衡，就會很容易產生投資風險。比如在實行網絡檔案建設的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。

1.3 知識產權風險問題

現今階段，房地產檔案管理在信息化建設下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發到知識產權問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現篡改以及丟失的情況，房地產檔案管理互聯網制度還并不完善，與檔案有關數據信息在分享參考時，知識產權風險問題就會產生。

1.4 人員素質有待提高

互聯網信息化的發展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術的應用不廣泛，不具備信息技術操作能力，當前在房地產企業中，既能夠掌握房地產業務又能夠運用互聯網技術的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經常會出現失誤，檔案管理不到位，給房地產企業帶來了不利的影響。

1.5 缺乏檔案管理重視

在房地產企業中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產檔案的管理工作即文件復制粘貼，進行簡單的統計，并不是房地產登記所重要的工作，也無法對登記產生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產企業對檔案管理缺乏認識，從而出現了各種風險，給檔案管理工作產生了不好的因素，影響了企業的發展。

1.6 檔案管理技術手段較為落后

在市場經濟體制下，房地產檔案管理離不開互聯網信息系統，但部分房地產企業檔案管理部門在信息系統開發方面還存著不足，無法實現規范化、科學化，由于技術方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯網自動化技術比較滯后，無法對信息系統的各個功能進行更新，還有計算機設備也沒有及時的更換，使得信息系統在房地產檔案管理方面得不到很好的發揮，還有部分房地產企業沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續著傳統的紙質檔案激勵，沒有運用先進的技術手段，限制了檔案管理工作的進展。

2 房地產檔案管理風險的應對策略

2.1 房產檔案抵御風險的能力

房地產企業應加強房產檔案管理，最大限度的避免風險的產生，應對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質記錄檔案，與此同時也應采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產生。

2.2 完善信息?c資料檢索體系

為了使房地產企業檔案資料的完整性，應對其進行全面的核對，對檔案的內容要認真的核對，確保檔案的內容與現實所要記錄的內容一致，如果發現檔案內容存在問題，不符合實際的情況，應及時的采取調整，按照一定的程序對檔案采取分類編目，創建案卷號、文號等多方面目錄，設置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。

2.3 健全檔案管理體系

房地產檔案信息至關重要，應不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監督，對從中所發現的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規范化。

2.4 提高工作人員的素質

房地產企業應加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術方面的培訓，使其能夠精通互聯網信息技術，提高人員的職責意識。強調應要求人員學會使用計算機上技術對房地產登記信息統計，合理的對房地產資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業應加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。

2.5 做好房地產檔案的風險評估工作

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近年來，房產市場不發展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現了房地產檔案的促進社會發展功能。隨著計算機網絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現檔案管理數字化，這也是檔案管理發展的必然方向。

1 現階段我國房地產檔案管理數字化的任務

1.1 形成數字化管理思維

我國住房制度改革日漸深化，房地產檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產檔案管理工作轉型，管理模式已經由封閉型轉管理模式轉變為開放型管理模式。在新形勢下，房地產檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變。基于此，要適應社會的發展，將數字化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成數字化管理思維。

1.2 明確各構建階段的內容與任務

數字化管理檔案館是房地產檔案管理發展的必然方向，體現在檔案管理的每一個管理環節當中。研究表明，房地產數字化檔案館的構建分成不同的發展階段：

（1）檔案館業務自動化管理階段，充分利用現代化信息技術實現各業務環節的自動化管理。

（2）館藏檔案的數字化發展階段，完善網絡，通過檔案館局域網和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現資料和信息的共享網，實現由紙質文檔向數字化信息數據的轉換與保存。

（3）數字房地產檔案館的網絡化建設階段會將各檔案館的聯網，全面數字化。

1.3 制定與長期堅持構建原則

實踐證明，改革與創新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產檔案管理數字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統籌規劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導向，應用促發展，明確構建目的、房地產檔案管理數字化的服務對，以及為什么要構建數字化檔案管理.

（3）整合資源，機制創新，注意現有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內容及創新，使管理數字化有效實現。

（4）防管結合，保障安全，構建數字化房地產檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。

2 我國房地產檔案管理數字化的策略

直管公房等保障房是我國房地產檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產檔案管理數字化的策略中的重點。

2.1 建立健全各項規章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。

2.2 加強檔案數字化工作

首先，數字化是現代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調查和搜集，對房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內容。最后，保證檔案資料內容清晰，排序也符合規定；數字化后，還應對信息質量進行檢查。

2.3 實行紙質檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數字化是檔案工作中的新內容、新發展，有許多問題需要解決：如數字化檔案中信息歸納問題、檔案的執行憑證問題、數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規范化問題，等等。因此，必須在相當時間內，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。

2.4 加強前期資料的收集

據我國相關法律規定，房產檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發揮憑證作用時出現證據無效和證據不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發現錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。

2.5 注重人才的培養

從直管公房等保障房檔案管理未來發展來看，只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現代化發展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業管理能力的復合型人才隊伍，實現直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經濟的發展，積極面對挑戰，解決問題。房產檔案數字化的實現減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺

為了支持直管公房等保障房檔案管理數字化的有效、高效，還應積極建設信息系統管理平臺，應做到以下幾點：

（1）以網絡全程監控，實行申請調查、審核登記、批準發放等保障房申購程序的全面監管。

（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。

（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。

（4）實行數據自定義管理，開通業務提醒，提倡業務流程查詢，時限控制系統。

（5）建立資源共享系統，加強與其他相關房產管理機構的溝通聯系。

參考文獻

[1]朱志明.住房保障檔案管理的問題分析及對策措施[J].中國管理信息化，2014（05）.

[2]玄藝.蘭論房產檔案室的數字化建設[J].中華教育周刊，2003（6）.

[3]黃禹康.關于房地產檔案館信息化建設的調查與思考[J].中國房地產，2004（04）.

作者簡介

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所謂的房地產檔案就是房產管理部門對房地產活動形成過程中的價值相對較高的文字、卡片、圖冊等材料進行的登記管理，通過這些材料的登記從而實現真實記錄房地產登記活動形成過程的目的，并將其作為依據，以便于利用其處理后期城市建設發展過程中因為征地拆遷等出現的各種經濟糾紛。但是就目前而言房地產檔案管理工作實施過程并沒有取得預期的效果，必須采取積極有效的措施進一步完善相關的工作，才能促進其工作效率的提高。

一、房地產檔案管理存在的問題

1.房地產檔案信息化建設不成熟

信息化、技術化是房地產信息管理所采用的主要手段，這些先進技術手段的應用，已經取代了傳統手工管理檔案的方式。利用信息技術構建完善的房地產數字化信息管理系統，從而實現建立房地產檔案信息化建設的目的。但是由于目前仍然存在著信息化管理模式和手工管理模式并用的現象，從而為檔案信息管理埋下了安全隱患。

2.房地產檔案管理法制觀念缺失

如果沒有健全的法律法規作為房地產檔案管理的后盾的話，那么房地產檔案管理工作在開展的過程中必然會出現各種各樣的問題。而這些問題的出現就會導致檔案管理無法可依、相關制度無法落實的現象，長此以往就會導致檔案管理出現丟失或者缺損的情況，從而為房地產檔案管理工作的開展造成嚴重的影響。

3.房地產檔案工作人員素質較低

工作人員的綜合素質是影響檔案管理效率的關鍵因素。在檔案管理工作開展的過程中，大多數工作人員都沒有進行專業化的培訓，而這些非專業人員采用的檔案管理工作方式也就導致了檔案管理工作缺乏科學性。檔案管理不僅多樣化，工作量還較大，管理方式不科學的話就會因為管理工作過程中的失誤而造成嚴重的損失。

二、有效提升房地產檔案管理質量的有效對策

1.加強房地產檔案管理的基礎性工作

社會的進步和發展也為房地產檔案管理的發展提供了新的機遇，而數字化檔案管理正是其必然的發展方向。由于房地產檔案管理的專業性和技術性相對較強，因此管理人員必須在實際工作的過程中，不斷地提高房地產清理、鑒定、檢查的質量，才能從根本上確保房地產檔案信息資料的完整性和有效性。也就是說只有確保房地產檔案材料內容的清晰度和順序，才能確保數字化房地產檔案質量的不斷提高。

2.完善房地產檔案管理的信息化建設

導致目前房地產檔案管理漏洞較多的主要原因是檔案管理的發展脫離了社會的發展，其在實際工作開展的過程中無法滿足社會經濟發展的步伐，就造成了房地產檔案在管理過程中出現了很多漏洞。為了徹底改變這一現狀，促進房地產檔案管理工作效率的提高，必須積極的運用先進的管理手段和技術設備，嚴格的按照科學規范的操作流程進行房地產檔案的管理，才能從根本上降低房地產檔案管理過程中出現的錯誤。此外，必須進一步加強房地產檔案管理人員技能培訓的力度，促進房地產檔案管理人員知識和技能的提高，才能確保房地產檔案管理符合社會發展的要求。

3.加強我國房地產檔案法律制度的建設

由于目前房地產檔案管理信息的開放程度相對較低，因此必須及時的制定相關的法律法規，進一步加強房地產市場信息的管理措施，嚴格的按照要求開展房地產檔案管理、材料使用、檔案核對等各方面工作，同時逐步地完善房地產檔案管理的相關制度，才能在不斷優化房地產市場供求關系的過程中，促進房地產檔案管理效率的不斷提高。

4.提升房地產檔案工作人員的素質

所有參與房地產檔案管理工作的工作人員，不僅要具有良好的政治素質，同時也必須具備高尚的思想素質、政治責任心以及法制觀念，掌握國家制定的與房地產檔案管理工作相關的各項法律法規、政策，才能促進房地產檔案管理工作效率的提高。同時在實際工作的過程中，必須具備熟練運用計算機、通訊技術、網絡知識、軟件設備維護等技能，進一步加強房地產檔案管理人員綜合素質和業務技能的培訓力度，才能確保房地產檔案信息的搜集、整理、存儲工作的順利開展，從而發揮出房地產檔案管理在社會發展過程中的積極作用。

三、結語

總而言之，筆者經過深入的研究房地產檔案管理目前存在的問題后發現，隨著房地產行業的迅速發展，房地產產權登記管理工作在房地產檔案管理工作開展過程中發揮的作用已經越來越重要，為了適應現代社會經濟發展和市場的需要，只有利用現代化、科學化的手段迅速的建立健全并完善房地產檔案管理的相關制度和措施，才能從根本上促進房地產檔案管理工作效率的穩步提高。

作者:張冉 單位:赤峰市房屋交易產權管理中心

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檔案管理在房地產管理中具有非常重要的作用，可以為后期的工作提供詳實的原始資料，也可以為一些重要的決策提供參考。但是，在傳統的檔案管理中，由于手段比較落后，效率比較低，因此，造成一些重要的信息丟失或者遺漏。計算機信息技術的出現和迅速發展，為我們提高檔案管理工作水平、全面收集有關信息、提高檔案資料利用率提供了良好的契機和技術支撐。目前，信息技術已經逐步得到房地長行業檔案管理部門的重視和開發利用，在當前形勢下，充分認識加快實現房地產檔案管理信息化建設的重要性，采取切實可行的措施搞好房地產檔案管理已經成為房地產行業和有關部門的一個重要課題，同時，也是社會各界的強烈需求。

一、檔案管理信息化建設的重要意義

在房地產檔案管理中搞好信息化建設，具有以下幾方面的重要意義：一是能夠切實發揮檔案管理部門的服務職能。管理檔案的目的就是利用檔案，當我們采用先進的計算機技術對檔案進行管理以后，與傳統的檔案管理方式相比，檢索的速度會大大提高，更方便人們查閱檔案，有利于檔案管理部門職能的充分發揮。二是計算機檔案管理系統信息容量比較大，方便檔案資料的攜帶和保存，同時，可以提高檔案的保密性，延長檔案資料的使用壽命。三是實現房地產檔案信息化管理可以降低檔案管理成本，節約房地產檔案管理部門的資金。傳統的檔案管理模式中，檔案的日常維護和管理工作比較繁重，需要投入大量的人力、物力和財力，但是，在實現信息化以后，主要依靠計算機系統存儲信息，可以大幅度地節約人力、物力和財力的投入。因此，加快實現房地產檔案信息化是實現房地產管理科學化、標準化、規范化的前提和保障，是信息化社會對檔案管理部門提出的適應當前形勢發展的、新的、更高的要求。

二、信息化建設基礎工作分析

在我國當前的房地產管理部門，一項重要的工作就是進行房屋產權產籍檔案的管理，但是，總體上來看，管理的方式還比較落后，不能適應新形勢的需求，由于受到條件的限制，大量的歷史積壓信息不能及時得到處理。為了完善信息庫建設，避免原始信息的丟失，需要及時錄入有關信息，當然，要做好這項工作，需要投入一定的人力、物力、財力來完成信息錄入工作，因此，首先要在人力、物力和財力各方面為房地產檔案信息化建設提供必要的物質和人力資源保障。同時，我國的房地產信息化系統還處在研發的初級階段，系統本身還不夠完善，功能還不夠健全，一些問題會在系統投入到具體實踐中以后，逐步體現出來，因此，房地產檔案系統的開發是一個逐步完善的過程，要考慮到在具體研究、開發、利用中堅持循序漸進的方法，在代價較低的情況下，盡快為房地產檔案管理部門構造一個科學地軟件系統模型，通過調查研究盡快全面掌握用戶的客觀需求，在此基礎上對管理系統進行不斷更新和完善，盡可能地實現系統應該具備的所有功能，在使用過程中，要依據自己的工作需要，對管理系統進行研究和升級。

三、管理系統應實現的功能

隨著房地產市場的日漸活躍和有關政策的頒布實施，我們所構建的房地產信息查詢系統應該實現以下三方面的功能：一是為滿足房地產交易市場對有關信息的查詢，首先應該實現房地產信息系統的查詢功能，堅持方便、準確、快捷、易于操作等原則，最大限度地滿足客戶查詢方面的需求；二是要滿足房地產管理部門對相關資料進行管理的需要，讓信息系統所儲存的相關信息服務于房地產管理工作，確保整個系統服務職能的發揮。在系統構建過程中，要以房產檔案管理系統為中心，逐步研究開發出以檔案管理系統為基礎的房屋權屬登記系統、房屋交易系統、房屋測繪系統等相關應用管理系統，通過局域網或者互聯網實現資源共享，進而構建一個以房地產管理部門為中心的、能夠最大限度地方便群眾、提高相關部門辦事效率的服務系統；三是對資源進行信息化管理的同時，還應該實現房地產檔案管理系統對惡意攻擊等破壞性活動的防御功能。以確保系統的信息不遭受損壞，充分發揮系統信息的安全，對于一些違法的行為和外界的攻擊系統能夠主動進行控制，并能做到有效防御有可能引起信息丟失和破壞的事情發生。

四、實現檔案管理系統功能的思路

結合以上的分析，我們為了提高房地產檔案的管理水平，必須加快信息化建設的進程，在認識房地產檔案信息化建設重要性的基礎上，做好必要的基礎性工作，利用當前先進的信息化技術，結合房地產檔案管理的工作實際，設計出來一個能夠實現查詢功能、滿足房地產檔案管理需求、可以實現自身防御功能的信息化管理系統。為實現房地產檔案管理系統的各項功能，我們提出以下思路：

（一）、打造人性化的工作軟件平臺。在整個系統中，數據庫是儲存檔案管理相關數據、運用數據進行操作的基礎，要能夠實現對錄入數據的具體運算，也就是在系統收到錄入的數據以后，能夠合理地進行儲存，自動進行數據的分發，按照一定的標準進行運算。隨著計算機技術的不斷發展，能夠實現數據庫基本功能的計算機語言很多，我們應該選擇比較常用的計算機語言，為用戶和管理者構建一個人性化、科學化、準確化的工作軟件平臺，并做好相關維護和升級工作。

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信息化管理的投人使用，無論是對于任何方面內容的管理與利用都起到了促進作用，并且這種管理是便利的、高效率的，所以在建設檔案管理過程，服務廣大群眾是首要任務，從利民的角度出發，房地產業與時俱進，健康發展的根本就是建立安全、完善的檔案信息化系統，根據實際發展需要，把群眾的私益落在實處，切實為群眾服務，因為人民的利益高于一切。

1.2提高房地產管理水平的需要

近幾年來，房地產部門的業務量與日俱增，相應的被記錄到房地產檔案的內容也成倍增加。隨著檔案信息化管理的進程，文件掃描、光盤存儲的發展，網絡查詢管理已提上議事日程，要建立完善的房產檔案信息管理系統，把檔案管理人員從繁重的檔案管理勞動中解放出來，減輕他們的工作壓力因此，利用信息技術來管理房地產檔案已成為解決產權產籍現代管理的迫切任務。

1.3強化經濟社會建設的需要

根據反映房地產情況的房地產檔案，可以用于為市政公用工程建設、房屋拆遷、舊房屋維修及裝修、城市建設規劃和基礎設施管理處的土地等方面提供信息，政府相關部門使用房產檔案信息管理系統，以房產檔案作為憑據，解決出現在城市建設城市建設現代化的諸多問題，對加強經濟社會建設發展意義重大。

2.房地產檔案信息化管理要求

2.1加強檔案信息資源建設

檔案信息資源可分為目錄數據、原數據、對象數據。可通過編寫接口程序從房地產業務系統中接受目錄數據和原數據；還可以對紙質檔案進行數據化掃描，采集對象數據，將對象數據經過條碼設定后自動上載到文件服務器的相應位置，與目錄數據和原數據關聯存儲。建立檔案信息管理系統，完善檔案收集、檢索系統，以便于方便查閱。通過掃描儀、數碼相機將有關資料輸人房地產檔案系統，建立起完備的數據庫。由于房產抵押、交易的不同業務特點，要求了檢索系統的多角度。

2.2實現檔案資源共享

建立數字化檔案館，一是要建立檔案信息數據化，應建立館藏檔案的數據庫，在此基礎上逐步完善。二是要實現檔案全文數字化，這是建立數字檔案的基礎。三是對檔案信息資源進行二次開發，建立多種形式的檔案信息體系，根據檔案信息，可以做多方面的研究和編研。

2.3提高房地產管理體系的安全性

系統的安全性是指保護系統硬件和軟件系統免遭人為破壞和病毒侵害。系統的安全問題包括：保密、檔案數據安全、系統運行的安全。檔案管理部門要嚴格把握用戶的使用權限，相應部門只能存取相關的數據，對于核心數據庫采用“集中管理、分散使用”的方法。所有用?艫姆夢嗜ㄏ蓿?都要在檔案管理部門申請。

3.優化和完善房地產檔案的信息化管理的辦法

3.1制定和完善信息化管理的相關規章制度

有規矩才能成方圓，只有建立合理、完善的房地產檔案信息化管理制度，才能夠保證信息化管理工作的有序進行。具體包括：制定檔案的查閱和借用制度、制定與檔案相關的保密制度、復制制度以及銷毀制度等等。只有通過這些制度的建立和完善，才能夠保證房地產檔案管理為房地產信息使用者提供高質量的服務，同時，也能為房地產檔案的利用提供良好的環境，有利于房地產行業的健康可持續發展。

3.2建立完善的房地產檔案信息管理系統

這一措施要求我們對當下的數據處理系統進行全面的分析，查找不足，采取相應的技術措施進行彌補，從而建立起較為完善的檔案資料管理和數據處理系統，從而對房地產相關信息進行全方位的分析，保障和維護房地產市場的穩定。

3.3加強人才隊伍培養。

房地產檔案管理現代化進程和房地產檔案工作者科技素質密不可分。房地產檔案管理現代化的重中之重就是要有一支既精通房地產管理業務又熟悉計算機信息技術為主體的專業隊伍。因此，具有理論、文化、科學技術等多學科、多領域知識是信息化時代對房地產檔案工作人員的要求。一方面，大力提高房地產檔案工作者使用信息技術的能力，另一方面是要全面系統的掌握檔案信息技術知識，掌握計算機技術操作技能。同時還要掌握好傳統檔案的數字化處理技術，學會利用計算機網絡檔案信息，實現電子檔案的網絡歸檔。為了提高房地產檔案管理人員使用信息技術的能力，同時還要創造條件讓他們走出去學習先進地區的檔案管理經驗。

3.4加強各系統部門間的協作效能

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進入新世紀以來各項科技發展迅速，信息技術、網絡技術等新興技術開始廣泛的運用于社會生產生活當中，很多企業在這個過程中不僅提升了生產能力，還增強了企業管理活動的效率。為了有效解決當前房地產檔案管理中信息增長快、總量大、更新頻繁等問題，相關部門應當強化新科技的運用，針對房地產檔案管理工作應當構建完善的信息系統。

一、標準化采集房地產檔案信息

房地產檔案信息系采集標準指的是實體檔案管理向信息檔案管理轉化過程中遵守的業務規范和技術標準。在檔案信息采集標準化中需要根據《檔案法》及《云南省房地產檔案管理技術規程》和其他相關法律進行檔案信息的著錄、編目。政府相關部門還應當進行相關辦事條例及規章制度的制定，讓我國房地產檔案管理工作在明確規范的指導下實現有序發展。另外，應當嚴格控制信息來源，確保系統信息的真實性，讓使用者能夠獲得準確、真實的房地產檔案信息。

二、房地產檔案數字化處理

在進行房地產檔案信息管理模塊的設計時，應當科學分類房地產檔案內容，根據將檔案信息通過掃描儀等設備生成數字化信息，之后進行綜合管理、存儲查詢等工作活動就可據此展開。通常而言，實際當中有四類信息需要進行數字化處理，它們分別是：房地產限制信息；交易房地產信息、房地產最初信息、房地產基本信息。通過數字形態存儲、數字轉化處理交易情況、戶主、房地產所在位置等信息，能夠實現房地產檔案信息管理質量和管理效率的有效提升，進而達到節約人力、物力的目的。

三、選擇系統開發數據庫

通常而言只有具備了經濟有效的數據庫系統，房地產檔案信息管理系統才能夠更加便于操作和管理，而房地產檔案信息管理系統開發的成效也與選擇數據庫系統是否合適息息相關。現階段，比較常用的數據庫系統包括Sybase、access、SQLserve，在選擇數據庫的過程中應當遵循以下原則：充分考慮需求內容，通常情況下復制、支持WEB、完成事務處理是數據庫的主要任務。實際當中在事務處理方面表現優異的是Oracle，在支持web和復制等任務方面MySQL表現良好，MySQL具有更加簡單易用的單向復制功能，關注其功能是否可以較好的支持系統應用程序是數據庫選擇的主要標準。由于房地產檔案信息管理系統數據庫中具有非常復雜的數據，所以應當選擇具有龐大數據處理功能的數據庫系統。所以筆者認為應當將SQLserver作為我國房地產檔案信息管理系統開發的主要對象。

四、協同處理房地產檔案信息管理系統

房地產檔案信息管理系統并不是孤立的，它和很多相關系統的聯系都非常緊密。要想達到降低房地產檔案信息管理系統中錯誤的目標，就應當通過科學設置眾多科學系統之間協調關系推動有序化管理。通常來說，房地產測量數據庫、商品房備案系統、房改數據系統、網上抵押系統、房產登記審批軟件系統、自動計費制證系統、房產管理地理系統和房地產檔案信息管理系統的結合、兼容、共享都應當被考慮進房地產檔案信息管理系統的開發中，進而推動房地產檔案信息管理系統正常運行。

五、房地產檔案信息管理系統的網絡化

實際房地產檔案信息管理系統中，網絡化管理不會影響房地產檔案的性質和內容，只有載體形式和服務方式發生了改變。實現房地產檔案信息管理系統的網絡化發展，不僅能夠推動房地產檔案信息管理工作的網絡化發展，減少對原始檔案的使用次數，延長資料的使用壽命，當今社會在獲取較為注重時間的，傳統的房地產檔案已經根本不能滿足人們的需求。所以，信息通過網絡綜合應用確定的檔案資料，還能夠推動檔案服務網絡化的實現，這種情況下使用者查詢了解相關信息和內容通過計算機網絡便可以實現，消除了地點和時間的限制。房地產檔案信息管理系統規模龐大，與傳統管理方式相比網絡化管理是通過網絡技術控制實現的。房地產檔案信息管理系統的功能可以通過網絡平臺得以實現，進而為人們下載、瀏覽、檢索、查詢信息提供便利。隨著房地產業的快速發展利用房地產檔案的人越來越多，為了便利查閱，提高工作效率，及時更新信息為城市建設提供優質服務。

綜上所述，為了提升房地產檔案信息管理的成效，責任部門應當也必須構建滿足檔案信息管理工作需要的信息化系統。該系統應當實現共享檔案信息業務利用和管理涉及的信息資源、瀏覽和下載數字檔案信息文件、安全運行機制能夠保證開放下的信息安全。本文分析了新形勢下構建房地產管理信息系統的策略，以求為提升我國房地產檔案信息管理水平貢獻綿力。但是本文仍存在一定局限，希望行業人員能夠加強重視，通過構建科學、完善的檔案信息管理系統推動檔案管理工作的發展。

參考文獻

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一、新形勢下房地產檔案的特點

（1）法律憑據性。房產檔案是政府職能部門依照法律規定，代表國家對房地產所有權及相關權利進行登記、確認和規范的管理活動中所形成的，是房地產行政管理法定職責的體現物，能夠合法地證明權利人與房屋土地之間權利關系的原始憑證，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據。（2）動態性。房地產檔案與其它門類檔案相比，其鮮明的特點在于它的動態性。主要有兩方面的原因：一方面是房地產本身發生了變化，例如舊城改造、城市規劃、房屋拆除產權滅失等；另一方面是房屋外部條件的變化引起房地產的變化，包括房地產買賣、交換、贈與、繼承、劃撥、轉讓、分割、合并、裁決等原因致使權屬轉移變更。房地產檔案的動態性決定了必須對房地產檔案實行動態管理，以保證房地產權利現狀的一致性和現勢性。（3）區域性。法律明確規定一個行政區劃的房地產發證機關只能有一家。房地產檔案管理的基本原則是屬地管理。而每一宗房地產權屬狀況的記錄和管理都是唯一的，在一個地區中的房地產檔案處于獨占和壟斷地位，房地產檔案管理是否科學合理，將直接影響到該地區房地產市場的管理秩序和發展進程。

二、房地產檔案管理現代化的含義和優點

房地產檔案管理現代化的含義：房地產檔案管理運用現代科學技術手段和方法，達到優化的過程。隨著科學技術的發展，以計算機技術為核心的現代信息處理技術正在深入到房地產檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統手段正在發生變化，逐漸向采用現代先進技術手段過渡。隨著計算機技術應用的不斷深入，房地產檔案管理無紙化將成為可能，這就是電子檔案的面世。電子檔案有其特性：數字化的信息形態，對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等。這些特性又決定了電子檔案長期保存的困難性；在整理和開發利用中的嚴重不安全性。因此必須同時借助于新型介質和現代信息處理而形成的檔案如機讀檔案、音像檔案等，并對它們的歸檔、整理、編目、保管和利用，也須采用相應的現代化技術。

三、加強房地產檔案管理的具體措施

（1）要建立完善的檔案信息化管理系統。隨著計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等在檔案管理中越來越廣泛地加以應用，利用計算機、縮微機、掃描儀、互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，不僅方便快捷地進行檔案錄用、檢索、匯總，更能做到收集文件完整齊全、系統科學、優質精煉、及時迅速。（2）強化房地產檔案的信息化管理。具備了完善的檔案信息化管理系統以后，還要強化信息化的管理。在檔案的建立、檔案的管理、交易及審批、綜合調查、統計匯總、數據的變換、系統的維護等方面加強管理。使檔案變化與房地產的變更信息相一致，能準確、全面地反映出房產的各種相關的統計數據及信息，力爭設計出不同的版本，使信息交換得以全方位發展。要建設有關的基礎數據庫和區域網，開發有關房地產交易、記錄及有關業務方面的應用軟件，以便實現資料能存取統一，隨時查閱。（3）加強不同形式、不同種類檔案的收集工作。舊的檔案管理模式往往是文書檔案多而專門檔案、信息化檔案較少，從而導致檔案散亂，因檔案問題而導致的糾紛不斷發生。因此，要對房地產檔案內容門類不齊全、結構不合理、成份不充實，難以滿足企業的需求的問題進行加強整頓。這就要求，對現有的房地產檔案進行及時的調整和接收尤其對于各房地產企業存在的不同形式、不同類型的檔案。在收集此類檔案時，要注明這些檔案反映的時間、工程、地點。（4）檔案收集工作要實現規范化、科學化。檔案收集工作方面的歸檔原則、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求等都要有詳細的說明。例如：商品房銷售明碼標價書；商品房認購書；住房公積金專項政策性貸款申請審批表；處理合同糾紛的民事調解書、判決書；房地產權證復印件；權屬人身份證復印件；歸檔的文件材料必須做到完整、準確、系統，字跡工整清晰，簽字等手續完備，便于長期保存。房產檔案，以簽訂《商品房買賣合同》時間為準，區分所屬年度；房產檔案整理的要求，與企業管理檔案整理要求基本相同；房產檔案的編號，按公司制定的《檔案分類編號方案》執行等等，從而使檔案收集工作有章可循，有法可依，并逐步走上規范化、科學化的軌道。

總之，作為一名房地產檔案管理人員，只有不斷提高認識，加強業務學習，充分利用現代化的管理手段，才能提高自身的管理水平，才能使房地產檔案管理工作更好地為城市建設服務。

參 考 文 獻