銀行檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇銀行檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

在認真學習《檔案法》和《檔案管理條例》的基礎上，按照上級行要求，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，認真按照檔案管理的有關規定和要求，結合分行特點，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立比較系統完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發生，實現檔案管理的規范化、程序化和制度化。

二是進一步提高檔案管理服務水平。

在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力抓好業務基礎建設，通過強調、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內容不斷得到豐富和充實。并將按照正規庫房標準配備相應設施，以確保檔案工作的正常開展，確保檔案實體的安全。

三是進一步提高檔案保密意識。

篇2

近年來,隨著基層人民銀行會計工作整體水平的不斷提高,會計檔案管理工作得到了明顯加強,檔案的查證、依據和史料作用發揮更加突出。但是,當前基層人民銀行會計檔案管理工作仍存在著資源消耗大、查詢調閱不規范、管理難度大,磁介質、光介質檔案因系統升級而失效等問題,應加以關注和不斷改進完善。

一、當前人民銀行基層行會計檔案管理的現狀

目前,基層人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監督和檔案管理等部門,基本職責分工如下:一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案,由會計檔案專管員保管;辦理會計檔案的調閱、銷毀工作;將達到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規定予以管理。三是按會計基本制度的規定,由分管行領導審批,會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。

目前,會計檔案的保存有紙介質、磁介質、光介質三種物理形式,保存的主要形式和管理重點仍然是紙介質檔案,磁介質及光介質會計檔案的保管期限與相應的紙介質會計檔案相同;無明確期限規定的磁介質、光介質會計檔案,比照類似會計檔案進行管理,比如同城電子支付系統備份數據,基層行比照會計核算系統日終備份數據要求保存30天。基層人民銀行會計檔案的日常管理規定和流程主要有以下幾個方面:

1.會計檔案的保管。各種物理形式的會計檔案均由會計部門檔案專管員負責保管,采用紙介質以外形式保存的會計檔案,仍同時保存一份紙介質的會計檔案。

對紙介質會計檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會計檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質會計檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會計檔案一直由會計部門管理;部分行將會計檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會計檔案移交行檔案室,但仍由會計部門負責管理。

對磁介質會計檔案的保管要求:堅持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質會計檔案管理的實際操作中普遍存在一些問題。比如,個別行核算系統數據未做到雙備份,個別行備份磁介質、光介質數據未進行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運行全國支票影像交換系統以來的會計核算系統備份數據刻錄到光盤中,做到數據雙備份。

2.會計檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴格按照會計檔案管理的規定辦理會計檔案的查閱工作。嚴格建立并執行會計檔案查閱的審批、登記制度。會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據,以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外,均為紙介質會計檔案。

3.會計檔案的復制。目前,個別行對紙介質會計檔案的復制只存在一種情況,即為了能夠在規定的期限內有效保存會計檔案,對目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存。磁介質會計檔案的復制由于各行會計部門應用系統的操作環境不同,復制所有磁介質檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個月復制1次。

4.會計檔案的銷毀。會計檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質會計檔案,有的行存在部分已超過保存期的磁介質會計檔案(如會計核算系統月終備份數據),但未進行過銷毀。各行銷毀紙介質會計檔案系按照《中國人民銀行會計基本制度》的規定,報上級行批準后自行銷毀,即縣支行報地市中心支行批準后自行銷毀,地市中心支行報省會城市中心支行批準后銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理工作中存在的問題

1.現行的會計檔案管理制度滯后,不能適應形勢發展需要。目前人民銀行會計檔案管理執行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,該制度與1987年頒發的《中國人民銀行會計制度(試行本)》的管理規定相比,內容相差無幾,并未在其中對會計檔案有專門的指導條款。但隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的迅猛發展,人民銀行會計資料的內容、形式也發生了較大的變化,使部分會計檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規章予以規范指導。

2.會計檔案管理部門分散,統一管理流于形式。據調查,目前基層人民銀行會計檔案雖然大部分已由事后監督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監督部門,沒有實行檔案管理部門統一管理,在調閱資料時也是由事后監督部門管理,以致會計檔案與全行檔案的統一管理流于形式。在這種管理現狀下,容易造成會計檔案入檔不及時、歸類不正確、登記不完整,內部人員調閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會計檔案遺失的風險;容易造成組柜管理或個人管理,使一部分會計檔案出現漏檔現象。同時,會計檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理條件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達到檔案管理“四防”、“四無”的基本標準。

3.會計檔案管理未與核算系統升級同步,磁介質檔案調閱難度大。大部分磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的,調閱磁介質會計檔案需要在特定的、舊的運行環境中進行。但是,隨著應用系統版本的升級、換代、更新,部分磁介質會計檔案已無法調閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。

4.內部保密管理制度與司法執行存在矛盾,會計檔案密級管理難度大。為了防止會計檔案丟失和泄密,中國人民銀行頒布的《銀行會計檔案管理辦法》規定,各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。此規定在實際操作中的執行難度較大。如司法部門在執行公務時,強制將會計憑證調出,如果不同意將按妨礙執行公務處理,給檔案管理帶來困難。

5.會計檔案監督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會計檔案是會計工作檢查的一項內容,但在部分基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時,壘面、簿宴核對是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監督管理的漏洞。

三、改進基層人民銀行會計檔案管理工作的意見建議

1.出臺專門的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,進一步完善會計檔案管理制度。一是依據會計檔案管理工作的變化和新形勢的需求,制定統一的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,及時對相關管理規定予以修訂和完善,有效解決現有的會計檔案管理規定多分散在多個會計制度及業務管理辦法中而不便于查閱的問題,切實加強人民銀行系統的會計檔案管理。二是明確會計檔案管理的對象和范圍。現有會計檔案管理存在多處空白點,比如在會計檔案保存的物理形式上對光介質會計檔案的管理是一個空白點,同時需要對磁介質、光介質的有效性進行界定,并明確銷毀方式,切實防止管理漏洞。三是明確管理職責。要求無論是紙介質會計檔案,還是磁介質、光介質會計檔案,都要嚴格按照會計檔案管理的有關規定入檔、歸類、調閱和銷毀,切實保證會計檔案的安全,達到“四防”、“四無”標準。

2.不斷改進現行的會計檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應明確基層人民銀行紙介質會計檔案應由本單位檔案管理部門統一管理。不斷改進磁介質、光介質的備份、調閱、管理方式,使磁介質、光介質會計檔案的調閱盡可能不受特定應用環境的限制,實行雙備份,堅持異地保管,定期復制,防止磁化及老化。三是要進一步完善全國支票影像交換系統(IAS)中相關檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會計檔案電子化管理系統的現實情況下,可采取過渡形式,對IAS系統的查詢和歸檔功能進行完善,實現IAS系統多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統計、查詢結果集中顯示、保存查詢結果等功能,為建立獨立的會計檔案電子化管理系統積累經驗。

3.切實加大會計檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環節。對會計檔案管理工作的檢查,要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔的及時全面性,以及簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查,確保會計檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失和泄密。

4.完善司法部門調閱會計檔案審批制度,進一步加強基層人民銀行會計檔案的保密管理。首先,要加強檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識,確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;其次,要完善司法部門調閱登記制度,強化查閱登記審批和復印、復制的過程監督,明確使用期限和要求,有效防止會計信息不泄密;再就是要加強與司法部門的溝通聯系,進一步規范司法執行中的人民銀行會計信息管理,確保中央銀行的信息安全。

參考文獻:

[1] 董安家. 淺談人民幣銀行結算賬戶檔案管理[J]. 內蒙古金融研究, 2009, (06) :70

篇3

當前，有關基層人民銀行的會計檔案管理部門，主要包含了會計、事后監督和檔案管理等部門：對于會計部門而言，主要是按照會計制度的要求裝訂會計檔案、辦理有關會計檔案的調閱及銷毀工作以及將達到某一時限的會計檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會計部門移交的會計檔案，并依據有關規定對會計檔案進行管理；事后監督部門，主要是按照會計制度的規定，由各分層行領導進行審批。

一、基層人民銀行會計檔案管理現狀分析

自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。

當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。

對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式

當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。

與此同時，由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾，會計檔案管理存在風險

為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。”這一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突，這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時，就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管，內部管理制度執行的不嚴格，就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。

(三)會計檔案制度制定不完善，有關會計檔案監督不到位

在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言，會計檔案屬于其中一項最為基本的內容，但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實施檢查的比較少，結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。

會計檔案制度制定不完善，主要表現在：一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確，但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定：“事后監督產生的文檔資料，由事后監督中心按照檔案管理規定保管。”由于上述制度、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定，基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象，造成會計監管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能，由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責的側重點不同，管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同，涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議

(一)嚴格會計檔案統一管理，明確管理部門責任劃分

針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上，對檔案管理部門的職責進行明確的劃分，依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先，為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監督，集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管，定期對會計檔案進行復制，由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔，不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計檔案管理工作，不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習，在掌握基本規定要求的基礎上，嚴格按照規章制度操作，嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規范會計檔案交接、歸檔操作，嚴格會計檔案查閱手續，庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際，不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂，明確自身職責，積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人，對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。

(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實加大會計檔案的檢查力度

為切實的強化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應積極的強化自身的制度建設。首先，針對《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位，這一管理弊端，應積極的將有關事后監督資料劃歸到會計資料的管理范疇中，并及時的對事后監管部門在實施監管的過程中產生的主要監督資料保管期限進行及時的明確；其次，針對會計檔案管理工作中的檢查，應積極的從有關檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面化的監督與管理，以實現會計檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調閱會計檔案審批制度進行有效的完善，不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育，還應對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升，以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計信息的安全管理，就應加強與司法部門之間的溝通與聯系，積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施，進行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

(三)盡快制定人民銀行會計檔案管理實施辦法，明確會計檔案管理職責

為確保會計檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應根據《中華人民共和國檔案法》、財政部和國家檔案局印發的《會計檔案管理辦法》的規定，結合本系統實際情況制訂科學、合理、規范、操作性強的會計檔案管理實施辦法，并切實貫徹實行。還應應在實施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環節，還有利于立卷、歸檔、復制、查閱、移交等各環節的統一和規范。

切實加大會計檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環節。對會計檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查，確保會計檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴防毀損、散失和泄密。針對磁介質會計檔案的調閱可能受到特定應用環境的限制，可通過積極的改進磁介質、光介質等措施，以及強化有關會計檔案管理資料的調閱、備份等管理方式，實行雙備份，異地保管，避免因會計檔案的磁化、老化造成會計檔案管理實效等問題。

參考文獻：

[1]馬曉芳.略論銀行信貸檔案管理工作[J].云南檔案,2010,(03).

[2]杜鴻,梁萍.新時期檔案管理的特點與思路探析[J].人才資源開發,2010,(03).

[3]惠洪霞.電算化環境下企業會計檔案管理的對策[J].蘭臺內外,2010,(01).

篇4

    二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

    當前,人民銀行在實施會計檔案管理中,主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展,對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。

    (一)會計檔案管理部門分散,統一管理流于形式

    當前,基層人民銀行在實施會計檔案管理時,盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督,盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理,這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下,就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會計檔案入檔不及時,存在檔案遺失的風險;二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理,這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制;四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理,這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題,就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。與此同時,由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化,結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中,一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的,那么在實施磁介質的調閱中,就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱,這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

    (二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾,會計檔案管理存在風險

    為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》,對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。”這一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突,這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時,就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時,由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題,導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管,內部管理制度執行的不嚴格,就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。

    (三)會計檔案制度制定不完善,有關會計檔案監督不到位

    在目前運作的會計檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言,會計檔案屬于其中一項最為基本的內容,但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題,實施檢查的比較少,結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。會計檔案制度制定不完善,主要表現在:一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中,涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確,但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定:“事后監督產生的文檔資料,由事后監督中心按照檔案管理規定保管。”由于上述制度、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定,基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象,造成會計監管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能,由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門,工作職責的側重點不同,管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同,涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

    三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議

    (一)嚴格會計檔案統一管理,明確管理部門責任劃分

    針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上,對檔案管理部門的職責進行明確的劃分,依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先,為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題,建議逐步實施“集中監督,集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管,定期對會計檔案進行復制,由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔,不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個管理部門,因此各部門要高度重視會計檔案管理工作,不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習,在掌握基本規定要求的基礎上,嚴格按照規章制度操作,嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規范會計檔案交接、歸檔操作,嚴格會計檔案查閱手續,庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際,不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂,明確自身職責,積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人,對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。

    (二)完善基層人民銀行的制度管理,切實加大會計檔案的檢查力度

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商業銀行檔案管理的重要性

商業銀行的檔案是指“商業銀行在經營管理等各項活動中直接形成的，并按一定規律集中保存起來以備考查的具有物理載體的歷史記錄”。按照不同種類，商業銀行檔案可以分為如下兩種：

一管理類檔案

商業銀行管理類檔案是相較于業務檔案而言的檔案中，包括但不限于黨政檔案、人事檔案、文件文書檔案等，主要記錄著商業銀行企業內部管理的動作、流程、結果等情況，記載著商業銀行營業活動以外的日常運轉情況。一般情況下，商業銀行管理類檔案具有專門的部門和人員進行管理，例如人事檔案一般有人力資源部或者人事勞資部管理。

二業務檔案

商業銀行中業務檔案是指商業銀行在其業務發展中形成的檔案。之后，中國的銀行允佳桿俜⒄梗商業銀行如雨后春算般成立，并發展壯大，業務范圍從最開始的開立結算賬戶、存款、取款、匯款、貸款等基礎業務逐步發展，為適應我國社會主義經濟發展的要求和與國際接軌的需要，商業銀行業務已經涵蓋貴金屬業務、理財業務、移民義務、發行債券業務等衍生業務。商業銀行業務檔案包括但不限于會計結算證、資產業務、負債業務和其他非結算、信貸業務發生過程中的憑證、合同、協議等。業務檔案能夠反映商業銀行相關業務的全貌，它真實、全面的記錄了商業銀行從事相關金融業務的全過程。商業銀行業務檔案的管理工作，就是在對商業銀行日常經營活動過程中產生的業務檔案按照“建、歸、管、用”四個步驟執行的產物。其重要性主要體現在一家商業銀行傳承業務經營思路、企業文化、業務特色以及對未來戰略、打法的制定上。其必要性分為兩個方面，一是對于商業銀行自身的需要，即業務檔案的有效管理能夠保護商業銀行自身的合法權益以及員工的合法權益，為商業銀行健康發展保駕護航；另一方面是對于社會經濟發展起到增加銀行信用、促進商業信用提高的作用，從而更好的服務各經濟主體，履行社會責任。

從“結繩”、“刻契”，到“壁畫”、“雕刻”，再到紙的發明，隨著生產工具的不斷進步，檔案也飛速發展。其作用和價值從一允嫉摹氨4婕鍬肌⒏ㄖ記憶”的功能，也逐步演變成多功能、多用途的實用性科學。當今社會，檔案涉及每個領域，特別在某些領域尤為突出重要，比如商業銀行，業務檔案是商業銀行特有的、也是最重要的檔案品種，它是商業銀行在經營過程中產生的包括但不限于會計憑證、業務合同、交易對手基礎材料、回執、搜記錄等整理形成的檔案，業務檔案的建檔、歸檔在商業銀行中被要求以紙質檔案為基礎，影像和電子檔案則根據實際需要以搭配的方式保存，因此即使是在流程中以電子形式出現的材料，也必須打印歸檔，形成完整的業務檔案。

銀行檔案管理的意義

商業銀行無論發展到任何時候，檔案資料都具有核心作用。商業銀行檔案資料記載著商業銀行日常內部行政運轉以及商業銀行相關經營活動的全部過程。商業銀行檔案管理工作的質量高低，直接影響著機構內部運轉的效率以及經營活動的健康發展，最終決定一家商業銀行在市場的競爭能力。所以研究商業銀行檔案管理的工作對于目前商業銀行所處的環境而言是非常必要的。

商業銀行作為我國社會主義經濟體系中的重要組成部分，其良好的運作將對我國社會經濟發展起到有力的推動作用，要發揮中國經濟劑和助推器的作用，商業銀行必須要配合市場經濟規律改變自身業務特點。要配合規律就必須有準確的自身定位，這必須依托于過往的發展經驗。而銀行業務檔案記錄著這家銀行從成立之日起，從無到有，不斷發展壯大的過程，規范業務檔案管理不僅可以為銀行轉型提供有力的決策意見，也更能夠規避發展過程中重蹈覆轍。

銀行檔案管理的現狀分析

1，業務檔案由于保管不規范、人員流動大，管理人員檔案意識薄弱等因素，造成檔案保管的不規范問題人的因素主要包括專業技能缺乏，主觀意識淡薄。首先，商業銀行業務檔案管理的人員都是業務客戶經理兼職的，在目前市場競爭非常惡劣的情況下，商業銀行更多采取的是“份額占比、擴大規模、增加利潤”的態度，行業內普遍“全民參戰”，都背上相關經營指標任務，因此迫于壓力和行業內宣傳主導的影響，即使是專業從事檔案管理的職員也因“任務”的壓力，從而減少了自我業務技能的學習和提升，淡化了檔案管理的意識。其次，從事檔案管理工作的職員幾乎沒有檔案專業從業經歷或專業學習經歷，技能水平底子薄”，更多采取摸著石頭過河的辦法。再次，檔案管理從事人員相對不固定，基本限于一種抓著誰是誰的情況，導致沒有延續性。最后，商業銀行針對檔案管理培訓較少，檔案管理人員學習機會不多，此外由于領導的不重視，專業從事檔案管理工作的職員缺乏升職加薪的機會

2，現行商業銀行檔案管理體制存在的問題機制的因素主要包括制度的建立、制度的執行以及執行的監督。制度的原因主要包括商業銀行自身擁有完善的檔案管理制度，但隨著層級的逐步下推，認識并且執行這些制度的人即成為鳳毛麟角，很多從事檔案管理人員甚至不知道本行存在一套檔案管理制度，現行的檔案管理方法不過是老員工口口相傳，市經驗之談，似乎是又回到了沒有文字的時代。同時在執行過程中，由于沒有監督機制，形成了“你查我改，你走我照舊”的游擊狀態。因此制度的執行力度與執行的監督是機制中的核心問題。

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在實行銀行檔案集約化之前，為了加強內控防范風險，銀行需要將主要業務的檔案都建立相關制度規范，并且要求從分散化的檔案管理模式慢慢向專人管理專庫分設檔案室的模式發展。各個業務部門不僅要管理好相關檔案，還要對對應業務線的檔案管理負責指導和檢查。通過對管理機制及其流程來看，可以發現存在各條業務線多頭指導、各自為政的情況，綜合檔案室沒有充分發揮其統籌管理的作用。從管理的成本角度進行分析，以條線實施小集中進行檔案管理會在一定程度上浪費或重復配置資源，這種做法明顯不夠經濟。因此，要實現真正意義上的檔案大集中管理，要求管理層高度重視檔案管理工作，并且還需要人力資源部門對流程整合和機構、人員配置方面的問題給予一定幫助，還有財務管理部門應該確保集約化所需庫房等硬件設施的經費支持，以上所述都是銀行檔案實現集約化管理的基本要求，下文將對銀行如何實現檔案集約化管理的目標提出幾點建議：

一、對如何實現銀行檔案集約化管理進行相關分析

（一）因地制宜，從實際出發

為了豐富檔案集約化管理的內涵，在不斷深化對集約化管理的認識和實踐下，逐步地將集約化管理發展成一項系統性的工程。中國銀行在十多年前早已嘗試開展這項工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業務檔案在內的各類檔案全部實施集中保管的方案，在制定了相應的規避風險制度的同時，對庫房安保人員的管理也制定了相關策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無法采取統一的管理模式，只能夠自上而下地進行分類規劃并指導，注重因地制宜，從實際出發[1]。積極倡導各行不斷探索、大膽實踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。

（二）調解矛盾，統籌規劃

在銀行檔案種類越來越豐富的情況下，其中幾類主要業務檔案先后被歸入全行規范管理的范圍，形成了一個部門牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門主導，而是多個業務部門共同管理的復雜局面。在實現集約化的目標指引下，科學合理對各部門進行分工是十分必要的，還應該健全溝通協調機制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對全局統籌規劃、并且將時效性低、簡單的檔案資料整合納入電子化管理。

（三）集約高效，簡約高能

允許分行采取不同的實施模式，這就要求在集約的管理基礎上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據各行具體情況進行集約化管理。例如，可以建立不同區域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫房在使用前期時空置的成本；還可以推行“一城一庫”的管理模式，合理規劃，同城集中；還可以選擇專租賃業化庫房或是外包整個檔案管理服務；還可以根據檔案的種類對庫房和裝具的類型進行合理安排，比如說預先做好數字化處理、調閱次數相對不多的檔案就可以選擇倉儲式庫房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡約高能”為目標，為持續提高檔案集約化管理的水平而努力。

二、集約化管理的具體內容與實施重點

（一）以中國銀行為榜樣，做到“應歸盡歸”

檔案管理的覆蓋面積應該包括銀行各項業務一切有保存價值的文件資料，保證重要檔案的“應歸盡歸” [2]。在中國銀行《檔案分類規則》中，對于檔案分類和歸檔要求都有明確的規范，并對集約化收集和管理工作的范圍也有詳細的介紹。因此，各行可以以中國銀行為榜樣，爭取對稱和同步其各項經營活動和業務發展所產生的信息。

（二）完善檔案集約化管理模式和構架

明確集約化管理的職能，健全相關機構，對管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構架。現階段二級分行以下已經開始不設檔案管理單位，這是檔案管理構架逐漸扁平化的結果。因此，對于各一級、二級分行在不同階段分步驟實現全部集中管理檔案實體的目標給予鼓勵，條件相對較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對各業務分檔案室的職能和相關人員進行整合，并設置檔案管理中心，對于所有檔案進行集中、專業、規范的管理。這樣一來，不僅可以減少管理層級，還能夠對風險進行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

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在推進檔案集約化管理的進程中，要充分發揮其專業、集中、仔細的管理優勢，在優化資源配置的同時，爭取降低成本，從而實現提高管理效能的目的。所以，推進檔案管理的集約化也可以說是貫徹落實“科學發展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續發展，真正為提高銀行核心競爭力做出一定貢獻。

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創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。當前，在知識經濟環境下，檔案事業應加強創新、提升水平。筆者認為，應該從思想觀念、理論知識、技術管理、管理制度、服務意識五個方面探索檔案管理事業的創新因素。

一是檔案管理的思想觀念創新。當今時代，是一個創新的時代。檔案工作要創新，就必須解放思想，轉變觀念，敢于創新。要善于用新的思維，研究新的情況，解決新的問題，積累新的經驗，形成新的認識，指導新的實踐。隨著改革開放的深入，檔案工作實現了幾個重大轉變，即由主要為政治服務，轉變為既為政治服務，又為經濟建設、教學科研、編史修志服務；由相對封閉，主要為黨政機關服務轉變為面向社會，全面開放；由被動接待利用轉變為主動開發檔案信息資源，調整工作思路，從根本上轉變觀念，形成與市場經濟相適應的思想觀念，把工作重點轉移到為建設社會主義市場經濟服務上來，為知識經濟服務上來，以思想觀念上的跨越求得工作上的突破。

二是檔案管理的理論知識創新。隨著形勢的發展，特別是計算機、無紙檔案、電子文件的出現，給整個檔案學理論帶來革命性變化。目前，我們應用計算機管理檔案主要是用計算機建立檔案數據庫，生成目錄、卷內目錄、專題目錄等，整個管理還是模擬手工操作，隨著計算機檢索功能的健全，案卷目錄、全引目錄，都將失去作用，甚至案卷號、目錄號都有不存在的可能。電子文件的出現，也將給人們的工作和生活帶來巨大的變化。電子文件不同于紙質文件，它具有依賴性、易更改性等多種特點。這些知識對于我們來說都比較陌生，要掌握和利用它，必須不斷學習，不斷創新，否則就無法跟上飛速發展的時代步伐。

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（一）婚姻登記檔案構建對象具有特定性。婚姻登記檔案的形成，主要體現在婚姻登記部門的各項工作內容與工作流程中，比如結婚登記、補辦婚姻登記、離婚登記中所構建、形成的，其檔案構建所涉及到的主要對象為具有或是曾經具有婚姻關系的人，不論是結婚，補辦，或是離婚，檔案構建對象均為“一對”，絕不可能為一個單獨的個體對象，也不可能如同人事檔案或其他檔案一般，為每一個人單獨建檔。

（二）婚姻登記檔案的內容具有專指性。婚姻登記檔案是一種專門性的檔案，它是婚姻活動主體在結婚、補辦或是離婚過程中所形成的，檔案中所包含的內容，通常都是針對當事人的婚姻狀況而收集、整理的各類信息、資料。這些資料的來源有可能是當事人自身所出示的材料，也有可能是法院副本材料，或是婚姻登記部門在處理當事人事宜的過程當中所累積、形成的材料。所有這些材料，都是當事人的實際婚姻狀況，除此之外的內容都不會牽涉到，所以具有非常強的專指性。

（三）婚姻登記檔案具有保密性。在婚姻登記檔案的內容中，包括了許多當事人的個人信息內容，而這些信息內容都是當事人的隱私，具有保密性。如果由于某些特殊情況，需要對檔案進行利用，則必須嚴格遵守相關規章制度，防止當事人的個人隱私受到侵犯，確保婚姻登記檔案利用的合法性。另外，與其他檔案管理有所不同，婚姻登記檔案沒有分段的“時長”或者“年限”概念，所有婚姻登記檔案管理的年限都是統一的。

二、目前婚姻登記檔案管理工作中存在的主要問題

（一）領導重視不夠，檔案意識不強。婚姻登記檔案不同于其他文書檔案，也不能納入年度或階段性發展規劃，具體相對獨立性。從近年來很多當事人檔案丟失或無從查證等事件上來看，大部分領導對此重視不夠，對婚姻檔案與每個人的密切關系的認識更是不到位，已嚴重影響婚姻檔案的健康發展。

（二）管理機制不完善，基礎設施不健全。在調研中發現，很多地區基層單位的檔案室沒有專人管理，管理制度不健全，管理設施落后。有的單位沒有獨立的檔案室，有的檔案室和其他辦公室混雜在一起，雜亂無章。有的即使設立單獨檔案室，但沒有配備必要的防火、防盜等硬件措施;有的查閱制度不完善，具有一定隨意性。

（三）人員素質不高，業務水平有限。在基層單位，大多管理檔案工作的人員都是兼職，沒有時間系統學習檔案管理知識，檔案管理業務不熟，對檔案管理的重要性也認識不足，以往出現的結婚證與身份證名字不同等問題，給當事人生活帶去很多“麻煩”，這也是必須加強婚姻檔案管理的原因之一。

三、做好婚姻登記檔案管理的幾點建議

（一）建陣地、強基礎，有力保障檔案管理工作。婚姻檔案是重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項基礎管理工作，是開展婚姻信息服務工作的總依據和總中樞。各地婚登處始終堅持把檔案工作作為一項十分重要的基礎工作來抓，堅持“以人為本，為民服務”的宗旨開展工作。進一步增加對婚姻登記檔案管理的投入力度，納入單位年度財政預算，使得婚姻登記檔案管理工作能夠得到充足的人力、物力、財力保障。要設定專門的檔案室，將婚姻登記檔案分類存放，確定專人負責檔案管理工作，制定檔案管理和查閱的各項規章制度。

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電子檔案主要有著以下的層面的特點。首先電子檔案具有存儲空間小的特點，即電子檔案一般存在于移動或者固定的存在載體中，主要利用計算機磁盤，或者應用應硬盤進行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點，存儲信息量大的特點，還是比較于傳統的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調用等，這對于檔案管理人員的專業素質也提出了較高地要求。總的來說，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內容，不斷地分析其特點，根據其特點進行進行管理策略的提出，提升其管理層面的實效性，積極意義十分深遠。

二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析

上文中對于電子檔案的特點進行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優勢，但是在管理過程中，以及管理技術層面有著新的要求。根據電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進服務發展，對于全市健康事業發展有著積極作用。

1、應用信息化平臺開展檔案管理

當前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機進行保存，或者是應用存儲硬盤進行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進檔案管理的質量，積極應用信息技術，開展平臺化的檔案管理模式十分關鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據工作建立相應的系統，系統對于各個檔案進行歸檔，分類，形成相應的目錄，對于各個檔案的信息進行存儲。例如，根據存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進行劃分，然后按照已經劃分好的類別，直接進行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應的信息能夠完備地進行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應的窗口，填寫相應的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進性記錄，然后進行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應用信息化平臺[3]，進行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進行資料的調取，不用像直接利用計算機磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調取，還可以不斷地引入新技術，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網絡接入的狀態下應用，并且通過技術手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統，更加規范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統檔案有著較大的差別，為了適應今后大量電子檔案出現的趨勢，建立相應的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規范化的開展，對于實效性的提升十分關鍵，主要有著以下層面的體現。首先，建立適應于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關信息進行規定，對于文件大小，類型進行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應的歸檔制度，應當高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標準，使得制度更加適應工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統檔案管理有著較大的區別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關鍵的[4]。其一，應當定期地對于音像與圖片檔案進行檢查，及時地發現存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應的物理環境也要進行制度層面的建立，對于光，磁等環境要素進行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關鍵的，因此應當建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責任人之間做好相應的工作移交。總的來說，制度的建立，能夠有效地規范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進了檔案管理的規范化發展，應當引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業素質

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1、 火葬有關費用高于土葬罰款有關費用

近年來，四川省瀘州市納溪區法院先后到轄區內的合面、上馬、打古等鎮進行違反殯葬管理案件的執行，執行中收集了大量的群眾意見，大多數同志對殯葬改革表示理解。但要求政府結合當地實際情況和農民的承受能力，制定適合農民選擇的路子。納溪法院從選擇執行的三個鄉鎮來看，均是納溪邊遠鄉鎮，距火葬地路程較遠。以打古、合面為例，暫不考慮運一具尸體到最近的公路邊的費用，單從尸體裝車運至火葬場車費大約600元，進場火化費、購骨灰盒等費用，大約在1000－1500元。親屬、生前好友前往送行，按30人計算往返一次車費約600元，火化一具尸體所需費用3000元左右。而當地鎮政府對違規土葬者罰款僅500元。群眾說：“火葬我們經濟承受不了，土葬又要罰款，比較下來，選擇土葬罰款500元還合算點”！

2、 行政機關行政處罰力度加大

2002年以來，納溪地區行政機關加大了對違反《四川省殯葬管理條例》事件的處罰力度，對以往未處罰的、當年新發生的，通過調查立案后都予以處罰。納溪法院2002年度受理并審查非訴執行案件263件，其中殯葬處罰類案件75件。2003年截至5月底受理并審查非訴執行案382件，殯葬處罰類案件113件，與去年同期相比上升223％。同時，行政機關利用法律武器保護自己的合法權益意識增強，行政機關在處罰行政相對人以后，對行政相對人既不在法定期限內申請復議或向人民法院起訴的；對行政處罰決定生效后，又拒不履行行政處罰決定；以前行政機關傾向于上門做思想工作，感化被處罰人自覺履行義務，而現在對上門做工作無效的，則直接向人民法院申請非訴執行，未繼續反復做工作，導致殯葬處罰類非訴執行案件數量上升。

3、陳規陋習束縛殯改步伐

破除土葬陳規陋習，節約每一寸土地，是造福子孫后代的大事。執行中發現，在納溪區的大部份農村，群眾按照幾千年來的傳統習俗，都習慣于土葬。有部分群眾及少數干部受傳統思想束縛，封建意識濃厚，觀念陳舊，對殯葬的認識模糊，甚至有的認為火葬是不忠不孝之舉，對《四川省殯葬管理條例》不理解。顯而易見，思想問題是推行殯改中最大的拌腳石，導致案件數上升。

4、 群眾自覺履行法律義務的意識不強

經調查，死者死后，家屬在接受行政機關的行政處罰后，有50%的家屬以經濟困難為由拒絕交納罰款，卻有錢大辦喪事、宴請賓客，請道士進行封建迷信活動。

5、混淆土地使用權

農村實行聯產承包責任制后，部分農民對土地權屬不明確，認為利用自己承包土地葬墳，并沒有侵犯他人或集體的利益，混淆了土地使用權與土地所有權的關系，成為推行殯改的一障礙，導致案件數上升。

6、《殯葬管理條例》貫徹措施不到位

《殯葬管理條例》實施以來，政府部門利用報刊、電臺、標語等方式進行宣傳，注重形式、輕視具體措施的落實，強調處罰力度，忽視處罰結果，導致處罰決定形同虛設，未達到預期目的。

二、降低違反殯葬管理行政處罰非訴案件的對策

為維護和監督行政機關的行政行為，保障行政機關的權威，維護當事人的合法權益，特提出以下建議：

1、 建立行政配套保障機制，確保《條例》的實施

《殯葬管理條例》能否順利實施，經濟問題是一個事關群眾切身利益的問題。廣大人民群眾在進行火葬與土葬所需費用進行比較后，得出結論，實行火葬費用更高。如果對超過部分費用由政府承擔，對財力不足的政府亦甚感困難，要解決好這個問題，建議對費用進行分解：一是降低有關收費標準。二是設置專項補貼基金，聚集財力，主要途徑是群眾籌資和政府補貼，以此完善保障機制。三是有關部門禁止大辦喪事，對違規者進行教育和處罰，凈化殯葬環境。

2、 一步加大宣傳力度

對群眾不理解的或有誤解的，分門別類進行深入宣傳，讓殯改政策家喻戶曉，從思想上、源頭上掃除殯改障礙。