數字檔案管理論文模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇數字檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

除了基于計算機技術特性的檔案數據風險，數字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風險因素。由于我國檔案數字化建設是近些年才逐步發展起來的，因此，與之相關的法律、法規并不完善。在檔案數字化進程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應該有嚴格規范的程序管理、科學統一的標準體系和業務管理制度，而現實上卻并非如此。一般來說，檔案數據災難發生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數字檔案風險的成本較高，出于經濟方面的考慮，很難為了提高數字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統是多用戶、多管理的系統，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導致數字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權訪問等安全事故的發生。

1.2基于自然災害的檔案數據風險

對于那些突發的災難，如火災、雷電、水災、颶風、地震等，一旦發生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且幾乎沒有預見性，很難進行預防，因此，無論是對實體檔案還是數字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數字檔案安全管理策略

2.1構建行之有效的數字檔案安全管理機制

首先，要貫徹前端控制思想。在數字檔案安全預防措施中，前端控制是重要內容，實現事前預防、未雨綢繆，把災難控制在萌芽狀態。在建設數字檔案館的設計之初，就要對檔案館的抵御災難方面的設計重點考慮，并且合理制定數字檔案的操作規程，進一步完善應急預案、搶救預案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設備時，要選擇技術成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數字檔案存貯介質。對于檔案技術力量進行合理配置和儲備，不斷地對數字檔案運行環境進行優化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數字檔案保存和維護的穩定性。其次，要開展日常維護、災難備份、恢復和搶救等活動在內的全程管理。全程管理貫穿數字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數字檔案安全實現全程監測。最后，要對數字檔案安全管理機制進行后續監督和評價。劃定數字檔案安全評價系統的范圍，選擇適當的評價方法和評價指標，對有關數據進行收集、統計、分析，根據評價結果，不斷地進行改進，從而提高數字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強數字檔案管理的人力資源建設

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓制度，加強安全管理制度的培訓和考核。數字檔案是由人來進行管理的，因此提高檔案人員的個人素質、業務能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規章制度。對于管理操作數字檔案信息內容的檔案員，尤其要加強安全保障技術的培訓。

2.3采用安全有效的技術手段與措施

2.3.1對數字檔案進行異質轉換所謂數字檔案的異質轉換，就是把數字信號轉換成文字、圖像、聲音等信號，把數字檔案轉換成紙質檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質轉換或異質備份，對于重要的數字檔案，這是對其長期、安全防護的有效途徑。因為其脫離了數字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設備和技術，讀取方便，因此適合長期保存。經過異質轉換的檔案，脫離電子設備和環境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數字檔案進行遷移新型信息存取設備對舊型檔案載體的不完全兼容性導致了必須采取數字檔案遷移的措施。計算機設備和軟件正以飛快的速度進行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現在使用的設備就會被完全淘汰，不復生產，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設備進行儲備，用于遷移或載體轉換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉換設備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉換器，接口轉換設備可以有效延長舊型信息存取設備的生命周期。2.3.3對數字檔案進行同質備份建立由數據備份系統、備份數據處理系統和完善的災難恢復計劃組成的備份與恢復系統。天災人禍的發生難以預見，但是可以通過一系列措施，將災害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態備份和同步備份相結合的方式。靜態備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護當前系統的所有數據，適用于硬盤數據恢復、網絡數據恢復、數據庫修復等災難數據恢復。2.3.4加強信息安全新技術的應用數字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內容被非法用戶獲取。電子簽名技術和數據加密技術是保障檔案信息內容安全的有效手段。電子簽名技術能夠可靠地保證自形成時起，內容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術就是“數字簽章”；加密技術主要涉及加密、解密算法和密匙，數據加密技術可以保障數字檔案信息的安全性和保密性。

篇2

檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。

二、檔案數字化管理中容易產生的問題

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免

在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業能力

要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。

（三）制定標準化檔案管理工作規則

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。

篇3

人力資源檔案數字化管理是企業信息化管理的重要環節，對提高企業管理效率、穩定員工隊伍具有非常重要的現實意義。首先，HR檔案數字化管理有助于實現現代企業信息化。人力資源檔案的數字化管理是企業信息化建設的重要組成部分，員工薪酬、績效考核等資料能夠為企業經營提供重要數據信息，能夠有助于企業實現信息化管理，更為科學地經營和管理。其次，數字化管理能相對安全有效地保存檔案資料。傳統檔案資料多為紙制品，長久保持對于儲藏室的空氣濕度和溫度有一定的嚴格要求，而且還要定期做防蟲防腐處理。但數字化管理模式下，HR檔案資料可以轉換成數字信息，并且可以刻錄到先進的移動硬盤或固態硬盤中長久保存，偶爾遭遇火災或水災等非人為因素影響，即便原件損壞或遺失，也不會使寶貴的檔案資料全盤消失。而且備份資料同時被毀的幾率較低，因此數字化管理能夠相對安全有效地保存檔案資料。再者，人力資源檔案數字化管理有利于提高工作效率和管理水平。傳統的手工管理模式效率低下，失誤率也較高，而檔案資料數字化管理能夠使檔案的存儲、查詢、借閱建立在快速、高效、穩定的基礎上，促進HR檔案管理的標準化和規范化。以往企事業單位查詢一份人事檔案，需要較多的時間翻查資料庫，而且要辦理相關的借閱和歸還手續，但實現數字化管理后，擁有相應權限的管理者或員工，在企業內網或相關資料庫上就可進行查閱，降低了申請查閱時間，突破了上班時間的限制，提高工作效率的同時，降低了檔案信息損壞、磨損或遺失的概率。最后，人力資源檔案數字化管理有助于量化管理，為管理決策提供可靠依據。人力資源檔案的信息管理為用人單位用人提供了綜合分析和決策的依據。企業績效考核的相關數據檔案可以幫助管理者發掘效率提升空間，為企業提升和任免提供可靠的參考數據。既能對已有人才資源進行綜合的定性分析，也能夠實現定量篩選，以實現人才合理的利用，達到個體選優，群體的整體優化組合。在保存的大量檔案信息中，為企業管理和決策提供了可靠的數據信息，成為企業決策的助手和參謀。

2.人力資源檔案數字化管理面臨的問題。

當前企事業單位人力資源檔案管理數字化主要面臨以下難題：首先，檔案數量巨大難以快速電子化。當前，我國很多企事業單位已經實現了財務信息化和溝通信息化，但由于大中型企業的員工數量多，年代資料積累豐富，使得數量巨大的人力資源檔案難以快速數字化。而中小企業常常受限于網絡、通訊設備等成本因素，也很少實現人力資源檔案數字化管理。其次，難以保證HR檔案資料的安全性。由于所有人力資源檔案的查閱都在網上進行，其檔案原始資料被外部黑客或經濟間諜竊取的機會就會增加。部分企事業單位仍然未意識到網絡安全的重要性，其網絡系統的采購設備和網絡服務供應商都沒有嚴格的限制要求，導致黑客和經濟間諜可以較為輕松地潛入公司數字檔案資料庫竊取情報。而部分企事業單位的員工警惕性也較低，對于賬戶信息保存不當，原始密碼或登錄密碼設置非常隨意，增加了數字檔案的管理風險，比如2014年湖南冷水江市工資條泄密事件，直接反映了員工對于信息安全的忽視。

二、信息安全背景下HR檔案數字化的實現路徑

由于信息安全是影響檔案數字化的重要因素之一，因此本文建議實現人力資源管理的實現途徑如下：首先，在保證安全第一位的背景下開發人力資源管理系統。管理平臺可以通過Web搭建，或者通過內部局域網建立人力資源檔案管理系統，重點是與企業財務管理系統等實現類似的權限管理策略，以保證內部信息安全。企業內部信息系統也需建立防火墻，以防御外部攻擊。其次，建立人才信息管理數據庫。人力資源已經成為現代企業最為重要的無形資產，準確的人才匹配能夠極大地提高人力資源的價值，避免造成人才流失和人力成本浪費。因此本文建議在HR檔案數字化管理中建立適合企業需求的人才數據庫，將檔案資料中的人才信息統一納入數據庫中。通過人才數據庫，可以預先設定內部招聘和崗位管理的自動統計分析和崗位匹配，以快速確定應聘人員要求和工作要求，并在人才招聘的過程中，以現有的優秀員工樣本作為參照樣本選取更為合適的應聘者，以實現高效招聘和培訓。企業還可以通過網絡平臺實現網絡視頻面試，降低異地招聘的成本，擴大招聘半徑，以完善企業員工隊伍的結構。第三，建立崗位信息管理模塊。企業現有的崗位信息不但包括工作內容、工作資質要求等信息，還應當包括崗位輪換等重要信息，特別是在化工等有毒有害企業，崗位輪換提醒設置可以避免人為失誤導致的嚴重的工傷事故。在提高工作效率的同時，可以更為準確地估計崗位的設置和價值相關性，也使崗位設置管理和崗位價值管理更符合現代企業管理理念。第四，建立績效考核信息管理模塊。績效考核的具體指標和信息不但能夠反映出員工的工作狀態和效率，還可以反映出整個工作鏈條上工作效率和合作水平。績效考核的數據信息也可以成為采購等部分的重要參考信息，特別是一線操作工的壞件率等信息，不但可以反映出員工的熟練程度，也可以在一定時期內反映出原材料的質量合格率等，為企業管理和決策提供重要的參考數據。第五，建立薪酬管理模塊。員工的薪酬信息是企業的重要核心機密，有競爭力的薪酬可以穩定員工的效率，提高員工的忠誠度，激發員工的工作積極性，而薪酬信息的統計和分析也可以成為企業人力資源戰略甚至企業戰略的重要參考數據，數字化管理的薪酬檔案能夠更為準確地篩選和分析數據，因此人力資源檔案數字化管理將為管理者和決策者提供更有價值的數據資料。

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二、電子檔案的存儲與備份

電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩定，隨時都可能有意外情況出現，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據技術的發展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數據庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統的安全和穩定。需要合理有效的備份網絡備份、系統備份和數據庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統的安全性和穩定性方可以得到保證，如果有意外情況出現，借助于備份信息，系統就可以得到有效恢復。

三、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統數據時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優勢給充分體現出來。和傳統的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數據庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢瀏覽電子原件內各種動態數據信息等等。

篇5

會計檔案是重要的經濟檔案,隨著會計電算化技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代,由傳統意思上的檔案變為了信息化檔案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等

1.2表現形式的特殊性

傳統的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質形式保存,可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用,對計算機系統的依賴性很強,但記錄信息量大,占用空間小,數據查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。

1.4保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質十分精密,電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環境要求較高。

2會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會計信息化條件下,會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據相關法律法規和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權限,在會計電子檔案管理中負有不同職責,采取不相容職責相分離措施,嚴格崗位責任制,加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應遠離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔,還要定期進行檢查,定期進行復制,以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據,保證數據的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施,即使數據丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數據,保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕,只接入財務系統內部局域網,與Internet互聯網物理斷開,同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質,必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數據被破壞。

2.2維護性

在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個問題也是極其復雜和困難的,那就是會計信息化檔案的維護工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識,還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬件知識。培養高素質的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提,一方面,要對在職的會計檔案管理人員進行繼續教育培訓,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才,逐步改變業務人員隊伍專業結構單一的現狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。在保證存儲數據穩定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質。現在數據的存儲一般應以光盤存儲為主,因為光盤作為一種光存儲介質,其存儲容量大,DVD光盤甚至可達4GB到8GB,而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低等特點。第三是不同版本財務軟件的存儲。由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺,也會導致財務軟件版本的不斷變化,對于不同版本的財務軟件,在存儲其會計檔案時,一定要將其對應的財務軟件一并存儲,以防止因為在不同的財務軟件版本下會計數據結構的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產生某些意料外的錯誤,影響會計信息系統檔案的再利用。第四是財務軟件的選擇。在財務軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發公司是否具有開發財務軟件的資格和能力。此外,還應注意財務軟件的兼容性,在軟件更新換代后能不能兼容以前版本的財務數據,能否查詢瀏覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現有軟件調用會計信息系統檔案時,要注意操作時間與會計期間的不同,即在查賬和用賬進行系統注冊時,需以系統時間進行注冊;當調用歷史檔案時,再修改會計期間的會計年份和會計月份,以查詢相應的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發展與升級,許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件,面臨淘汰,但新的計算機又不能運行老的軟件,無法查詢過去的會計信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應在計算機軟硬件更換的時候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關說明文檔一并存檔,以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。

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國土資源檔案具有較高的專業性，而且檔案種類之間本身具有相對復雜的關系，而且還會涉及到一系列的流程，如果沒有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混亂。從國土資源的復雜性特點來說，數字化管理能夠將數據庫轉化成知識庫，利用智能化系統進行專家分析，因此，能夠對復雜的國土資源檔案資料進行綜合分析，實現流程化管理，可以極大地提升國土資源檔案的管理效能。

（二）數字化管理能夠適用國土資源易變更性特點

國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現信息變化。特別是當前我國經濟快速發展，城鎮化建設速度不斷加快，地籍信息經常會出現改變。如采用傳統的手工管理模式顯然會對很多檔案資料進行追溯性修改，而在數字化管理模式下，利用智能化的信息系統，將相關的信息統一搜索出來，并統一進行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數字化管理能夠輕松應對國土資源信息容易變更的問題。

（三）數字化管理能夠適用國土資源完整性特點

國土資源檔案是一個系統性的資源集合，很多資源并不是獨立信息個體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個完整性資源，因此如果某一個資源信息出現缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監督作用。在傳統的手工管理模式下，這種完整性特點成為國土資源檔案管理難以解決的難題，一旦出現某一個信息變更，就需要追溯這個資源的所有相關性信息，并對此進行修改。但是在數字化管理模式下，這種相關性的建立已經通過數據庫完成，因此很容易輕松調用并進行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。

二、推進國土資源檔案數字化管理的主要措施

（一）改變觀念充分認識數字化管理的重要作用

只有充分認識到數字化管理在國土資源檔案管理方面的適用性，就能夠有利于改變相關領導的思想觀念，在推進國土資源檔案管理的數字化過程中，必須要有相關的領導進行推動才能夠實施，因為國土資源本身的復雜性會涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數據庫系統中，就難以轉化成知識庫，從而實現高效的系統化管理。所以只有所有領導摒棄門戶之見，轉變觀念，將國土資源檔案信息統一收集被納入到數據庫系統中，并在日常的工作中使用數字化管理系統，才能夠有效提升國土資源管理效率。

（二）制定實施計劃分步實施

首先要明白國土資源檔案數字化管理的難度，這是一個系統性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時還需要相關人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實施過程中要通過制定完善的實施計劃著手。然后再進一步落實資金、實施單位和基礎設施構建、人才培訓和意識培養等一系列工作。接著當數字化管理系統搭建完成之后，就需要組織相關的人員對傳統的國土信息資源，如紙質檔案、錄像帶資料等進行手工錄入和數字化轉換，并且在錄入數據庫系統時，需要對數據內容進行嚴格審核，確保在數字化轉換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。

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數字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現觀念的轉變，適應新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經歷了城建檔案工作從依靠經濟行政手段向依法管理的轉變，檔案實體管理向信息管理的轉變，檔案管理手段由手工向技術的轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念轉變了，就能推進檔案管理和服務工作的順利開展。

轉變工作內容和工作目標

在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設傳統紙質檔案館，轉變為建立一個多元化的、適應發展需求的數字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數字化檔案的管理能力，具備數字化信息的處理能力，具備數字化信息的傳輸能力的數字城建檔案館成為當前城建檔案館的工作目標。

保障技術人員的需求

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一、數字化檔案的收集它不同于以往的紙質檔案收集,對于數字化文件,如果簡單照般以往的管理方式,出現了問題可能是無法挽回的。數字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數字化文件的內容、背景等信息的完整性,使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環境等信息被丟失或破壞掉。數字化文件和檔案的一體化管理是數字化檔案歸檔管理的根本方式。數字化檔案的收集手段主要通過計算機網絡管理來完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網絡再轉發一份到檔案館即可。

二、數字化檔案的保管由于數字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器以及光、磁盤存儲,極小空間可存放大量的數字文件。它主要包括數字檔案設備安全和信息安全兩方面。設備安全應當在設備制造、系統安裝和應用軟件配置時考慮,主要是抵御自然災害、突發事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數字檔案的可讀性和可利用性,對設備更新情況進行跟蹤,在出現不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數字文件轉換到新載體上。同時,防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網絡環境中,更應注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題。降低數字檔案對設備的依賴性。由于技術發展太快及設備的依賴性過強,所以應以一種超脫于各種設備的方式存儲數字檔案,以統一而且簡單的格式存儲,使數字檔案不再依賴于原來的數據庫,降低設備和軟件頻繁更新帶來的不利影響,這樣才能有利于長久保管。

三、數字化檔案的利用檔案資源數據格式的統一是資源網絡化的保障條件。統一的數據格式和標準是檔案信息網上歸檔和用戶調閱的基礎,也是實現網上檔案資源高度共享的基礎。檔案信息利用必須規范化、標準化,搞好標準化,才有現代化,這是經過實踐取得的重要經驗。要統一著錄的原則、項目的格式,規范檔案信息各站點的管理模式、工作程序、數據格式和網絡規則,實現檔案信息網絡的標準化運行。在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會服務,這是檔案部門獲得高質量技術支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網絡化必須有一個完善的軟硬件技術環境,在硬件方面:計算機、傳真機、電話、終端服務器、交換器、調制解調器、縮微機和光盤、光纖傳輸系統、微波網、衛星線路等上網運行的各種設備,這些硬件設備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數據庫、數據保密體系和組織管理體系以及應用軟件等,這需要有一支技術過硬,具備軟件開發、程序操作和檔案管理專業人員的有機結合,才有可能實現。網絡安全是影響計算機檔案管理的主要問題。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。構成對計算機網絡系統的安全威脅主要有:黑客入侵、計算機病毒的侵入、保密信息泄露和修改網絡的關鍵數據等。針對以上問題,我們必須運用科技手段,提高檔案信息網絡的安全性，主要措施如下：

（一）、建立有紙化和無紙化結合的信息庫。解決受病毒感染或網絡本身問題可能造成的信息毀滅。開發網絡電子文件的歸檔管理程序,使上網信息及時、完整、安全地保存下來,防止相關信息丟失。

（二）、訪問控制,保證計算機網絡系統運行安全。對利用者權限的充分限制是檔案信息入網的先決條件,對網上能查閱的檔案首先要分公開的、內部的。這樣,讓查詢者在任何地點、任何一網的計算機上,都能查到權限范圍內的檔案信息。

（三）、做好數據庫備份工作,保證信息安全。應對系統數據做到定期進行備份。對比較大的數據庫采用雙機備份,多介質多份備份。重要的備份要有備忘記錄。

（四）、預防病毒,防止網絡系統遭受侵害。采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的。我們要在計算機系統上安裝防毒軟件并經常升級,另外,不允許隨便使用外來磁盤、光盤等,必須使用時應嚴格進行病毒檢測,在確認無病毒后方可使用。

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二、音像檔案數字化技術要求

（一）技術步驟為了實現音像檔案數字化管理，就需要技術的支撐。在電子計算機技術高速發展的今天，計算機的應用已走進千家萬戶。再加上國家對檔案事業的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環境合作的開展等等，為音像檔案數字化管理提供了技術支持。以下步驟是關于音像檔案數字化管理的具體操作步驟。第一，數字化采集。數字化采集是指將傳統介質、傳統信號經過計算機軟件的處理，生產數字化媒體數據，并保存在數字化媒體介質上，如：硬盤、數據路磁帶、光盤等。第二，編目信息標引。在將各類音像檔案入庫之前必須經過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統，能將無序的信息變為有序的資源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數據檢索。標好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關的查詢條件，使用者能快速、準確、全面的找到想要的資料。第四，數據下載。如果有需要，可以向系統提出下載的請求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進大家的生活，不會蒙上歷史的灰塵。第五，存儲管理，互聯網及其系統，工作人員能夠輕松監控整個儲存系統中的數據情況，便于管理。

（二）音像檔案數字化管理面臨的問題雖然音像檔案數字化管理有諸多的優勢，也是歷史進程中的必然，但是我國音像檔案數字化發展明顯滯后，除了一些電視臺和極少數的檔案館開展了音像檔案數字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術方面的不過關，另一部分是由于國家發展中的資金不到位，各個地方的發展不平衡，還有的就是對音像檔案數字化沒有引起足夠的重視。

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技術

以“軟件”作為核心概念，提供了一個綜合性商業平臺，有效實現了對互聯網各項服務的訂閱。該技術特點如下：1）跨平臺。能夠同時支持開放式互聯網標準及有關協議；2）互操作性良好。支持20種以上的語言環境，幾乎所有語言均能采用.Net環境；3）可操作性強。.Net語言首先利用所選語言環境加以編譯，利用JustInTime即時編譯器將其轉換為可識別代碼，實現了不同平臺下的可操作性；4）.Net技術通過運行過程中加強資源對象的管理，確保了其安全性；5）.Net環境對常用服務，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通過Internet標準及相關協議的支持，可以及時獲取遠程服務器有關信息，實現了應用界面的遠程交互性。本文系統設計采用的是.NET應用體系架構，所采用的開發工具為。主要負責在.NETFramework平臺中進行數據存儲，以便通過該平臺進行分布式數據共享應用程序的構建。利用新型數據訪問技術，將數據訪問同數據查看、操縱等相互分離。

2XML技術

XML同HTML具有一定的相似之處，但XML更關注內容結構表示及組織，不僅僅局限于對布局的描述，也關注數據傳輸流程及其處理。XML屬于語言范疇，同SGML屬于子集和父集之間的關系，且其能利用自身可擴展、可移植等特點，在不同領域中得到應用，滿足用戶的不同應用需求，并實現有效的互動，具有安全、穩定、實用性、互動性強等諸多優點。當前，XML技術的應用領域極廣，主要包括：1）屬于標準化的數據格式；2）以結構、內容、數據源分離等為依據，相同的XML可采用不同方法；3）XML無需依賴某些應用，因而適用于多種應用平臺間異構數據的整合、交換；4）XML網絡服務可通過分布式計算，實現由局域網到互聯網之間的有效延伸，為多種資源、應用、數據庫及網站之間搭建了無縫連接的橋梁。

技術

負責.NETFramework平臺的數據存儲，以便在該平臺中構建分布式數據共享程序。對于的Web應用程序而言，其中各組件間并無相互連接的情況。瀏覽器通過服務器發出相應的請求頁面，經處理后發送到該頁面，服務器不再同瀏覽器連接，直至下次請求發生。若組件間需進行數據共享，必須將二者連接，或需要在組件間設計能夠傳遞數據的方式。由此采用了開展數據訪問，是通過有節制使用連接的結構作為中心加以設計的，應用程序同數據庫相連的時間只夠對數據進行獲取或更新。由于數據庫并未為多數空閑連接所占用，因此，能夠為更多的用戶提供良好的服務。由此可見，該技術與XML的結合，使得其在環境中的數據操作更高效、更便捷。

4WebServices技術

該技術為異構網絡程序提供了一種有效的分布式計算方法，可運行于經因特網連接下的應用集成。該技術標準規范擁有獨立性的編程語言及軟硬件平臺，服務商為透明狀態。WebService是建立在標準技術基礎上的，其可被視為一個部署部件，其在網絡環境下實現時需要建立在XML基礎上，并在互聯網、SOAP協議下進行遠程調用。利用XML技術，該技術能夠提供WSDL語言，經包裝服務、集成的描述，找到能夠在互聯網提供服務的相關企業或機構所出具的信息，利用HTTP，結合SOAP協議，對WebService進行訪問。

二系統結構功能的設計與實現

1基于.NET的體系架構

本文系統采用的是基于.NET平臺的開發環境，主要包括三層：1）表現層。該層用以在用戶瀏覽器中對用戶界面進行顯示。該層需要通過適當的形式，對業務層所發送信息進行顯示，同時，負責獲取用戶所輸入的數據信息，并對數據進行校驗，將其發送給業務層；2）業務層，包括外觀層與邏輯層，屬于整個體系架構的分層中介，也是最關鍵一層。該層負責為表現層提供其所需的業務功能，也負責提供調用該函數數據訪問層所提供的訪問功能；3）數據訪問層。該層位于系統底部，用以實現同數據庫之間的互動，即數據的檢索、插入、修改、刪除等功能，以便為業務層提供相應的服務。

2功能模塊的設計

系統包括四大功能模塊：1）用戶登陸模塊。用戶通過該模塊登陸系統，并進行維護或管理操作，需要對訪問權限進行設定，以保障系統的安全性；2）檔案管理模塊。該模塊負責進行檔案的搜索，目錄的添加、修改與刪除，同時，為便于日后查看，會將所有變更操作記錄在日志之中，以便對檔案信息進行有效管理；3）數據管理模塊。該模塊主要負責數據的備份與維護；4）系統管理模塊。主要為系統管理員提供操作權限，如密碼、日志、用戶、參數的管理，檔案信息的鑒定與銷毀，用戶的退出、注銷或切換。

3系統主要功能的實現

1）登錄功能的實現。系統登錄模塊屬于系統的入口，只有具有權限的用戶方可進入系統中，即用戶名、密碼均正確方可使用該系統。用戶在登陸過程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同數據庫進行連接，連接之后發送相應的SQL語句，對用戶信息進行獲取，再對比所返回的DataSet數據、權限信息等，確保用戶能夠成功登陸權限頁面，對于無權限用戶，則登陸錯誤。2）增加檔案信息。在系統界面中，對添加檔案信息列表進行點擊，即可成功進入界面，可上傳所需添加的檔案圖片、掃描件等材料，上傳后應對檔案管理截面瀏覽選項進行點擊，并對所上傳資料進行查閱。3）編輯檔案信息。進入檔案信息編輯界面，加載信息模板，通過指向XML架構的Schema，判斷模組控件是否對應，若對應，則可對文字、關鍵詞、智能標簽、任務窗口進行編輯，若不對應，則直接退出。4）檔案信息的查詢。檔案信息查詢的實現主要是利用包括所有Document類型的對象，顯示于控制臺上，采用類、特征對表、列進行替代，采用類名對表進行代替，利用特征對列進行代替，在關聯對象間展開查詢。5）打印功能的實現。系統是否能夠打印也十分重要，由于電子檔案管理系統所需打印的信息頗多。因此，本文系統編寫了打印接口，利用一個打印基類實現該接口，為各個打印編寫相應的工具類，對這些基類進行繼承，由于各個打印難以完全保持一致，有些打印需進行特別處理，因此，可利用重寫該基類，實現對于特殊效果的打印。這樣有助于對打印工具類進行集中性管理，以便后續打印表單較多時，對系統進行擴展，無需修改系統框架即可實現。