檔案管理技術模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理技術，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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論文摘要：以編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則為例，探討研究了如何加強供電企業技術檔案管理，以更好地服務企業中心工作。

論文關鍵詞：技術檔案;管理：服務;供電企業

檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在供電企業加快實現“一強三優”現代企業的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。筆者認為，在信息社會化和社會信息化不斷發展的今天，作為供電企業的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發，為企業的科學發展提供經過提煉、深層次高質量的檔案產品，創造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領域，實現檔案信息服務的新目標，歸根結底一句話，就是要把技術檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業的中心工作。

一、技術檔案管理是企業檔案管理的主要業務

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。

企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。

一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

創造最佳的經濟效益，促進企業科學穩定持續發展，是市場經濟條件下企業的中心工作，也就是我們常說的“經濟工作是企業的中心工作”。技術檔案盡管不是企業的核心經濟業務，但是它對于企業的核心經濟業務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經濟的大環境中，管好用好檔案，對資源開發的作用尤為明顯。企業的檔案管理工作要想更好地服務于企業的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。

筆者在本文中就加強技術檔案管理，服務企業中心工作這一課題，并結合編制供電企業輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。

二、編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段

近年來，供電系統電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業技術檔案管理中占據頭等地位，受到國家相關部門和國家電網公司的高度重視。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法、國家電網公司優質工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，電網建設、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現工程項目檔案的規劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結底還是要實現為企業經濟發展這一中心工作服務的根本目的。

編制電網建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。

1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

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電子檔案不同于傳統的紙質檔案和實物檔案，它有自己的獨特特征：（1）電子檔案的不穩定性，其主要是存儲在磁介質上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質容易受到震動、磁信號的影響，載體結構稍微變化，就有可能造成數據的丟失和破壞，這對電子檔案保存的環境有嚴格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設備來進行，需要相關的軟硬件設備來進行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時還要保存其專門的閱讀設備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對設備和技術的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設備和軟件，還需要統一標準，標準不健全、不統一，容易出現在其他設備和環境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進行載體互換。

2 電子檔案管理的難點

2.1 檔案數據的不兼容性。數字檔案產生的途徑很多，有辦公檔案、數據檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產生這些檔案的管理系統和應用程序也不一樣。這樣產生的各種各樣的非結構化數據在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級后也有可能不兼容或者丟失數據。這種不兼容性給數字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數據庫文件，各種各樣的數字檔案資源容易出現重復，數字文件的易復制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會不定期地修改，這樣就會造成備份的不統一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數據的冗余，不利于數據的長期維護，容易造成數據不統一。

2.3 數字檔案信息之間的聯系弱。很多數字檔案是相對孤立的，缺少相對的聯系，導致系統沒有辦法識別兩份電子檔案的聯系和區別。在保證電子檔案安全的同時，強化檔案關聯共享。這種數字檔案的獨立性容易產生大量的數據孤島，如果文件的擴展名被修改或者丟失，該文件所關聯的程序則會失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術研究

電子檔案的管理技術主要分為原生電子檔案歸檔技術和數字化檔案歸檔技術兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產生的電子文件，又具有一定的保存價值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術主要有：在線數據收割技術、網絡數字資源鏡像、白色檔案轉換技術、fedora檔案存貯系統等。

（1）在線數據收割技術：利用開源的原理，采用自動收割技術下載整個網絡空間，對其進行抽取和標引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學聯合開發和使用該項技術，目前已經應用到奧地利數字圖書館和網絡學習空間。（2）網絡數字資源鏡像技術：這種技術主要運用主題和事件的方式對網絡資源進行選擇，并形成檔案資源的元數據，包括對多媒體和超文本的采集、標引、存貯并使用，最后運用人工編目的方式，為每份檔案創建一條目錄。美國國會圖書館開展的MINERVA項目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉換技術：這種技術主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數字檔案的結構而采用的方法，即對原生的電子檔案逐步地仿真和轉化，由黑色檔案（原始檔案）經過保密加工和災難恢復等工作，轉換成灰色檔案，最后再經過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統：這是一套基于linux操作系統的管理軟件。其允許數據的錄入、刪除和修改，通過這個系統可以實現原生數字檔案館藏資源建設，主要由弗吉尼亞大學、赫爾大學、斯坦福大學、耶魯大學和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統實現電子檔案的評價和初審，可以實現檔案的病毒檢測、自動生成檔案清單和信息包，并形成相關的檔案訪問權限。同時fedora還有數字對象存儲庫，并配有數字檔案的采集和標引系統，主要由英國惠康圖書館開發，包含對不同標準的元數據重新創建、整理和組織，并開發了元數據自動提取和實施方案。

3.2 數字化檔案歸檔技術。數字化檔案主要是指將紙質檔案數字化后形成的檔案，這種檔案的優點是使用的過程中不會對檔案本體造成損壞，并且方便多人同時使用。主要有頁面自動分析技術、檔案數字化技術、多媒體數字檔案技術、3D激光掃描技術。

（1）頁面自動分析技術，即在數字化的過程中，自動對檔案的信息資源進行采集和標引，該技術首先對圖像進行預處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號、標題和文本等，最后進行文字的識別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術。（2）檔案數字化技術，主要包括紙質檔案的初始轉換，數據的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數據加載方式，自動創建頁面級，手動創建文章即元數據的方式，采用SGML DTD（標記通用語言――文件形態定義）來反映，英國的曼徹斯特大學學者正在開發這種模式的歸檔技術。（3）多媒體數字檔案技術，這種技術主要研究了音頻檔案信號轉換的波段分析和恢復、信號提取、副本保存等關鍵技術，采用半自動的方式從視頻和音頻中提取元數據以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對比來對數字資源進行識別，這樣減少了數字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學在對這項技術進行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術。（4）3D激光掃描技術，這樣技術對實物檔案數字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲和開放使用，目前研究這項技術的主要有斯坦福大學、加州大學和中國科技大學，已經取得了初步的成果。

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隨著科學技術的飛速發展，檔案的數字化處理技術多種多樣，包括掃描技術、模數轉換技術、網絡存儲技術、數據壓縮技術等多樣化的技術手段。例如網絡存儲的應用可以說從網絡信息技術誕生的那天就已經開始，應用的領域隨著信息技術的發展而不斷增加。

一、掃描技術

掃描加工是館藏中紙質、照片、縮微品等檔案轉變為數字化信息的主要方法，數字掃描儀是進行數字化處理的主要工具。在選擇和使用掃描儀時，需要了解掃描儀的工作原理、分類方法、技術指標等，以實現對掃描設備的正確選擇和科學使用。

1、掃描儀工作基本原理。

掃描儀是數字信息采集設備。是一種集光學、機械及電子一體化的高科技產品，是把傳統的模擬影像轉化為數字影像的設備。

掃描儀通過對原稿進行光學掃描，將光學圖像傳送到廣電轉換器中變為模擬電信號，又將模擬電信號變換成數字電信號，并通過計算機接口傳至計算機中。在掃描儀獲取圖像的過程中，有兩個原件起到關鍵作用：一個是CCD，它將光信號轉換成電信號；另一個是A/D變換器，它將模擬電信號變為數字電信號。這兩個元件的性能和技術指標直接影響掃描儀的工作質量。掃描儀的工作方式主要有反射式和透射式兩種。

大多數平板掃描儀采用反射式掃描原理。在掃描儀內部，有一個步進電動機驅動的可移動拖架，拖架上有光源、反射鏡片、透鏡和CCD光敏元件等。掃描時，原稿固定不動，拖架移動，其上的光源隨拖架移動，光線照射到正面向下的原稿上，其過程類似復印機。圖片反射回來的光線通過反射鏡片反射到透鏡上，經過透鏡的聚焦，投影到CCD廣電耦合元件上，經過廣電轉換形成電信號，然后進行譯碼，講數字信號輸出。采用透射式掃描原理的掃描儀一般有兩類，一類是專用的膠片掃描儀，另一類是混合式掃描儀。掃描儀與計算機之間的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB較為常用。

2、掃描儀技術指標。

掃描分辨率、掃描精度、色彩位數、灰度級、掃描幅面、掃描速度、兼容性、接口形式等都是選擇和使用掃描儀時應重點考慮的技術指標。

掃描分辨率（dpi）主要是指掃描儀CCD的光學分辨率，是決定掃描清晰度的主要參數指標。dpi的數值越大，掃描的清晰度就越高。色彩位數用以表明掃描儀在識別色彩方面的能力和能夠描述的顏色范圍，它決定了顏色還原的真實程度，色彩位數越大，掃描的效果就越好、越逼真，掃描過程中的失真就越少。灰度級是掃描儀從純黑到純白之間平滑過渡的能力。灰度級位數越大，相對來說掃描結果的層次就越豐富、效果越好。掃描幅面是指掃描儀所能掃描的紙張大小，一般有A4、A4+、A3等。

二、模數轉換技術

聲像檔案的數字化過程與紙質檔案完全不同，這是因為傳統的聲響都采用模擬的磁帶、錄音帶、錄像帶來保存，必須通過模擬到數字轉換才能實現數字化。

模數轉換是將模擬輸入信號轉換成二進制數字信息的一種技術，主要包括采樣、保持、量化和編程四個過程，實現這些過程的技術很多，并采用這些技術研制出各種轉換設備和系統，在開展聲響檔案數字化過程中必須了解和熟練掌握浙西額設備的功能、性能和操作規程。

模擬聲像檔案數字化的核心過程既是要完成聲響檔案的數據采集與數字化轉存，實現聲像檔案從模擬數據向數字信息的轉化。這個過程主要依靠模擬聲像資料播放機、數模轉換線、視頻采集卡、影響工作站等設備搭建的聲像數模轉換系統完成。聲像數據的數字化轉換過程是實時的，即一個小時的模擬聲像資料轉化為數字格式同樣需要一個小時。

三、網絡存儲技術

檔案信息化將產生大量的數字化檔案信息，不僅需要用海量存儲設備進行存儲備份，更需要提供數字化檔案信息的網絡化服務利用，折舊需要借助于網絡在線存儲技術以獲得更可靠的存儲，提供更快速的訪問。

主機與網絡存儲系統之間的連接方式有多重，主要有在線存儲、近線存儲和離線存儲。磁盤陣列與服務器之間的直接連接就是采用在線存儲方式，存取速度快，成本高，適合高速數據存取的應用場合；光盤庫與主機之間采用近線存儲方式，存取速度中等，成本合理，適合于對在線訪問速度要求不高的檔案館、圖書館等；磁帶庫、脫機存儲設備是采用離線存儲方式，平均存取速度較低，成本也較低，適合大規模后備備份或者用以保密數據的保管和訪問等。

存儲設備與網絡的連接標準也有多種方式，主要有SCSI連接、光纖、3GIO、InfiniBand等。SCSI連接和光纖連接是檔案館中通常使用的連接方式。

四、數據壓縮技術

在進行檔案信息化時，設計各種類型的數字化檔案信息，有文本、圖形、圖像、聲音、影像及其他多媒體信息等，不同的文件采用不同的格式進行存儲。另外，由于數字化檔案信息的數據量較大，對系統的存儲能力和網絡傳輸能力造成很大的壓力，通常采用壓縮技術來環節這些矛盾。

通過使用各種壓縮技術把文件和數據的存儲容量減小，以壓縮形式存儲和傳輸，在利用時再解壓縮，這樣既節約了存儲空間，又提高了網絡的數據傳輸效率。數據壓縮方法種類繁多，通常可分為無損壓縮和有損壓縮兩種類型。無損壓縮利用數據的統計冗余進行壓縮，可完全恢復原始數據而不引入任何失真，但壓縮率收到數據冗余度的理論限制，一般為2：1到5：1。這類方法廣泛用于文本數據、程序和特殊應用場合的圖像數據（如指紋圖像、醫學圖像等）的壓縮。由于壓縮比的限制，僅適用無損壓縮方法不可能解決圖像和數字視頻的存儲和傳輸問題。

由于可以幫助減少如硬盤空間與連接帶寬這樣的昂貴資源的消耗，所以壓縮非常重要，然而壓縮需要消耗信息處理資源，這也可能是費用昂貴的。所以數據壓縮機制的設計需要在壓縮能力、失真度、所需計算資源以及其它需要考慮的不同因素之間進行折衷。

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以前，常用的檔案都是紙質形式，因此在檔案管理時對于紙質的耐久程度有著很高的標準，后來逐漸發展起來的電子檔案，硬盤、光盤、磁帶等也成為了新的檔案存儲介質。載體的差異下，檔案管理也不盡相同，在檔案的硬件備份中，光盤、磁性物質等作為主要的載體，各載體之間是存在差異的，磁性物質容易產生靜電反應，那么會影響到其本身磁粉的掉落，從而容易丟失所對應檔案的信息，甚至于造成無法恢復的嚴重后果；對于光盤，在存儲電子檔案上算常用載體，但也會由于性能的不穩定而出現一定的問題。總而言之，載體的差異都會對檔案管理帶來多多少少的影響，因此，我們應該結合檔案管理的實際情況，采用相適應的保護技術對檔案進行合理的管理，以確保更有效地保護檔案。

2.環境差異下的檔案管理

載體的差異，從而使得檔案管理也存在著各式各樣的保護技術，然而載體差異的重要原因主要是來源于環境的差異，溫度的高低、濕度的大小都是會對載體的性能有著不同程度的影響。載體發生的反應可能會因溫度、濕度的不同而發生一定的差異，從而對檔案的損壞也有一定程度上的差別。溫度過高、過低，都是不利的環境因素，都有可能成為電子檔案存儲媒介膨脹或收縮的原因。因此，在檔案管理時，應該嚴格地控制好一定的溫度、濕度，以減少外界環境對于存儲介質的影響，以延長檔案使用時間。

3.技術保護差異下的檔案管理

檔案的信息化管理，不僅與載體、環境之間有著密切的關聯，在技術保護上也存在很多的區別。目前，對于電子檔案常用的管理方法主要是建立相應的備份機制，備份主要有完全備份、增量備份、差異備份三種形式，而每種備份都各有千秋，在檔案管理的技術保護上都有很大的貢獻。例如：完全備份主要是對于檔案進行完整性的復制，可以形成一份檔案的副本，在檔案數據缺失的情況以最快速度成功還原檔案信息；而增量備份的側重點主要是在檔案數據發生變化時才進行，其雖不能一次性還原所有數據，但是卻可以大大地減少了備份過程中的時間；最后是差異備份，差異備份與增量備份極為相似，僅僅不同的是差異備份針對上一次完全備份的，可以說是既改進了完全備份和增量備份的不足，又充分地發揮備份的效用，是一種很靈活的檔案保護技術。

二、檔案技術保護的建議

紙質檔案逐步成為電子檔案的取代物，這是歷史發展必然的結果，那么相對的，電子檔案技術保護也必然是一個繼承與發展的過程。在檔案管理過程中，如何采取相應的技術保護，也是眾多研究者討論的問題，以下針對檔案保護提出兩個方面的建議，以供相關人員參考。

1.完善檔案技術保護措施

不管是紙質檔案還是電子檔案，在檔案管理上都同樣存在著如何保護的困難，特別是電子檔案這一新型存儲方式的保護更加成為研究的重點。電子檔案的便捷、靈敏都使得有利于各項業務的順利開展，因此在檔案技術保護措施上，相關人員也在不斷地研究新的技術，新的方法，以完善檔案技術保護措施，進一步強化檔案管理的建設。

2.培育專門檔案管理人才

由于檔案信息化建設的到來，信息化技術更新之快更想而知，而對于新型檔案管理問題的出現，除了有相應的技術作為基礎，另外專門的檔案管理人員也是必不可少的，因為這方面人才的缺乏會導致檔案信息化管理的滯后，所以加大力度培育專門檔案管理人才，讓他們都投身于檔案管理與保護的工作中去，這讓會使得檔案管理取得更好的成效。

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二、加強工程技術檔案管理的措施

（一）規范工程技術檔案管理模式。1.管理機制。相關單位應完善技術檔案管理制度，對其檔案需要管理的內容進行規范。是否能夠規范檔案管理制度，與檔案管理質量和進程有直接關系。為了有效推進檔案管理工作走向制度化、規范化，可通過完善檔案規章制度、建立檔案工作標準來提高檔案管理水平。2.工作程序。在檔案管理的工作中，應對工作程序進行規范化，使得工作更加有秩序，不至于混亂。所以，在日常工作中，應對技術資料進行集中收集，并通過分類進行整理，使得檔案資料越來越全面，同時對技術資料應妥善管理，存檔的過程中應以查找方便為主要原則。存檔的過程中，確保檔案的完整性，規范化管理工程技術檔案資料。3.交接工作。檔案管理工作不可避免有離職或調職的情況，這時就涉及檔案交接，應按照相關程序進行交接。首先確保在平時工作中，及時規整檔案，不要有遺漏或丟失的情況。在檔案交接的過程中，明確雙方所承擔的責任，認真執行每一個文件的交接。在整理檔案的過程中，應以文件規律進行整理，理清文件之間的關系，根據原有基礎，進行日后的檔案管理工作。在整理歸檔文件的過程中，應確保案卷清楚的進行分類，將標題、標目、編號等明確的標注，為日后檢索工作做基礎。同時對整理好的檔案按照順序存入檔案柜，確保順序與標注的一致。（二）工程技術檔案管理信息化。工程技術檔案管理是一項系統工程，在管理工程技術檔案的過程中，需要根據相關制度有條不紊地進行管理，可選用現代化的管理辦法進行檔案管理。近些年來，計算機技術不斷地成熟與發展，大數據已應用在各個領域中，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已不能滿足當今時代的需要，應使用計算機信息技術對技術檔案進行管理。為檔案室配備計算機、路由器、復印機、掃描儀等硬件設施，同時引進相應的軟件系統，創建獨立的檔案管理平臺。使用最先進的計算機信息技術，對大量的數據進行儲存，很多檔案可通過電子形式進行存檔，解決空間限制的同時，方便了日后檔案查閱，在對檔案的統計和分類過程中，也可通過計算機軟件來完成，既減輕檔案管理工作人員工作負擔，工程技術檔案的管理效率也得到了大幅度提升。（三）定期培訓檔案管理人員。隨著近些年來國家城市化建設政策的不斷推進，建筑行業也得到了迅速的發展，技術檔案的管理工作也越來越受到相關人員的重視。所以，應提高工程技術檔案管理人員的綜合素質。應對其服務水平、質量與意識進行訓練，讓每一個檔案管理人員都能充分地認識到工程技術檔案管理工作的重要意義，將自身的服務水平及質量有效提升，為工程技術檔案管理工作更好地服務。同時，應隨著時代的進步，更新檔案管理理念，從根本上提高認識，不斷地學習有關檔案管理的法律法規，熟練掌握相關部門對檔案管理的規定，并在日常工作中，嚴格遵守、靈活運用。

三、總結

總而言之，在整個建筑施工的管理過程中，工程技術檔案管理是非常重要的一部分，技術檔案是工程竣工驗收的必備資料之一，同時也是維修、使用、改建的最原始資料。所以在日常的工程技術檔案管理中，應提高對技術檔案管理工作的認識，使用多種管理手段，達到檔案資料規范化、信息化、全面化，并妥善地進行管理，利用計算機大數據技術，有效提升工程技術檔案管理效率。

作者:李偉 單位:國家新聞出版廣電總局五四二臺

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企業作為生產型企業，追求經濟效益和社會價值最大化，重視經營管理和生產管理是正常情況，但技術管理作為企業管理的重要一環，對于企業經營和生產活動有著積極的正面作用，同樣不應該被忽視。技術檔案管理作為技術管理的一個重要組成部分，工作內容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報不明顯，這些特點給生產管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產任務重、人力資源有限的企業，同時由于技術檔案管理可能出現的前人栽樹、后人乘涼的工作效應，造成企業管理者對該項工作有意無意的回避。

1.2技術檔案管理不規范

技術檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產管理和專業技術經驗，而具備這樣經驗的人員往往又是企業生產骨干，不可能投入過多精力在技術檔案管理工作中，這就造成了技術檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經驗不足技術檔案管理不夠規范，技術檔案內容缺失或者關鍵參數不準確。另外，即使是生產技術管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應的技術支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術檔案規范性的重要誘因。

1.3技術檔案管理缺乏連續性

技術檔案管理貫穿企業的設計、建設、安裝、調試、生產到后期檢修、技術改造各個階段，很難保證原有技術檔案管理人員工作崗位和工作職責不發生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔技術檔案管理的主要責任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規范與全面，也會因為前任與繼任管理人員理念、能力和對該項工作投入度不同等各種原因造成該項工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費。同時，由于企業生產活動中各個階段的工作任務的不同，對于技術檔案管理來說，如果缺乏有效的指導或者規劃也會造成技術檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現。

2對于技術檔案管理中存在問題的應對措施

針對技術檔案管理中主要存在的問題，應該進行有針對性的整改，強化管理意識和制度建設，形成符合企業自身特色的技術檔案管理體系。

2.1加強技術檔案管理意識

首先需要肯定技術檔案在企業經營和生產活動中具有不可或缺的作用，技術檔案具有原始性和憑證性的特點，一旦技術檔案管理不到位造成資料缺失或者技術檔案管理工作中斷將對企業造成不可預測的損失。其次，將技術檔案管理作為生產技術管理工作的一項重要內容，定期進行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強化技術檔案管理重要性宣貫，使得生產人員自覺加入到技術檔案管理體系中來，高質量完成技術檔案建設、管理工作。

2.2規范技術檔案管理體系

技術檔案管理體系的規范，首先需要明確技術檔案管理人員的職責和工作流程，保證技術檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規范和生產管理人員的需求，形成符合企業特色的技術檔案管理體系，明確技術檔案內容、格式、檢索關鍵條目等內容，保證技術檔案更新的時效性、形式的規范性，規避因人員變動或者企業經營氛圍改變造成技術檔案內容的疏漏以及質量下降。

2.3實現技術檔案跟蹤管理

考慮到技術檔案管理貫穿企業全過程，建立并形成技術檔案跟蹤管理制度就顯得至關重要了，建立以節點性工作為考核點，技術檔案管理目標和任務完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術檔案管理銜接不到位、企業經營情況發生變化影響技術檔案管理工作開展等不利情況發生的可能。同時，對技術檔案管理人員工作開展情況進行有效監督和指導，也是推動技術檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術檔案管理系統

要實現技術檔案的全過程高效管理，就要求生產管理人員必須在項目前期對于技術檔案管理工作開展有明確的思路和計劃，并在技術檔案建立初期甚至更早就明確檔案內容、格式、檔案變更程序以及如何實現技術檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術檔案的格式

技術檔案的格式主要用于規范技術檔案的建立和定點存放以及檢索關鍵條目，應類別區分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標識、頁碼等有效統一）等相關內容。通過規范技術檔案的格式，可以讓技術檔案管理人員在整理技術檔案時可以保證技術檔案的完成質量和更完整、更有效地存放技術檔案以及實現對于技術檔案檢索效率。

3.2技術檔案的變更程序

技術檔案變更程序是在技術檔案內容或者格式發生變化，由技術檔案管理人員完成的對技術檔案的更改手續。為保證技術檔案的一貫性，除非技術檔案存在重大缺陷或者生產業務需求進行較大變動的情況下不對技術檔案格式進行調整，而對內容的修改也應在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.3技術檔案的跟蹤管理

針對企業生產各個階段的實際情況，制定技術檔案的跟蹤管理制度。例如在設計階段完成項目科研報告、審批文件、設計資料等技術資料的收集以及對于技術檔案管理架構和流程的實現，在建設與安裝階段完成設計資料變更、合同與技術協議、到貨清單和設備廠家提供的設備說明書等技術資料的收集，調試階段完成調試報告、設計變更資料的收集以及項目竣工資料整理，生產階段完成機組性能參數、試驗記錄、工藝記錄、生產過程控制系統備份數據和日常運維相關資料收集以及對現有技術檔案調整工作，檢修和技術改造階段完成檢修記錄、設備變更記錄、項目技術方案、技術措施等相關資料收集以及對于技術檔案的補充工作。保證各階段工作任務的有效落實，是技術檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術檔案管理系統，關鍵是抓好貫穿整個技術檔案管理的管理人員。首先，應強化技術檔案管理人員的責任意識，讓他們充分認識技術檔案在生產建設、工程設計和技術改造工作中的重要作用，明確自己的責任和義務，才能更好地完成技術檔案管理工作任務。其次，賦予技術檔案管理人員足夠的權利，可以調動技術檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術檔案管理工作順利開展。最后，設立技術檔案管理督管和獎懲機制，讓技術檔案管理人員在監督下工作，保證工作進度和完成質量。

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2在構建檔案信息管理系統中的應用

為了提高管理效率，可以開發多種現代化技術集于一身的檔案信息管理系統，可以將電子信息技術大量應用其中。可以使用InternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構建后臺數據庫。很多管理系統都是模塊化的，這些系統同樣大量的應用了電子信息技術，運用電子信息技術將各個模塊的功能緊密連接起來，形成一個完整的信息管理系統。因此，在檔案管理工作中，信息技術是無處不在的，而信息技術也有效促進了信息化檔案管理的發展。

3在備份恢復中的應用

電子檔案是以計算機數據的形式存在的，因此同樣會發生丟失、損壞等問題，目前計算機病毒、軟件等問題帶來了嚴重的網絡安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會引發嚴重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢必要使用信息技術備份電子檔案，發生意外情況則要恢復檔案。一般的備份恢復包括幾個部分，如軟件備份、硬件備份和恢復計劃等，要完成備份需要使用應用軟件、系統軟件以及驅動等，現在一般用硬盤保存備份，硬盤容量大、價格低，恢復速度較快，體積小易于保存。

4推動信息化檔案管理的進一步發展

可以從以下幾個方面著手：首先要將紙質檔案電子化，調查結果顯示，已經有軟件開發商開發出了一種系統，實現將圖文資料批量數字化，簡單來說，就是將紙質文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時可以檢索關鍵字或者關鍵詞；第二，電子檔案要進行歸檔保護，環境會對電子檔案產生一定程度的影響，因此對電子檔案要進行定期維護和檢測，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護、拷貝、使用等都要嚴格記錄；第三，加強電子檔案的安全管理，對管理人員要進行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現的安全問題，針對可能出現的問題，制定完善的安全防范措施。

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在計算機技術的支持下，中小學通過電子檔案管理系統可以實現檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進行匯總的檔案現在只需要一位工作人員加上計算機的支持就可以完成。從這方面看，計算機技術同時又促進了中小學檔案管理工作量的減化以及人力成本的節約。

2計算機技術在中小學檔案管理中的實際運用

計算機技術與中小學檔案管理工作的結合改革了檔案管理的內容，提高了檔案管理的效率，使整個校園的檔案管理工作獲得了進一步的完善。因此，針對計算機技術對于中小學檔案管理工作的作用，在此著重探討計算機技術在中小學檔案管理中的實際運用，以探索計算機技術在實際工作中運用的可行性。

2.1對檔案管理工作內容開展數字化模式變革

由于中小學在日常的管理工作中普遍會涉及非常多的紙質文件，因此開展檔案管理工作時往往會忽視數字化檔案的建立工作。而隨著現代化管理模式的開展，日常管理工作中產生的很多檔案都可以采用數字化模式規范、整潔的保存下來，例如學校發展歷史的記錄、學生管理工作的記錄、教師科研成果、學生學習成果等等。同時檔案管理的目錄也可以在計算機技術的幫助下由原來的紙質目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進行管理。完成這些工作的跟進才能使中小學檔案管理工作真正實現現代化、信息化。

2.2自動化管理系統的引入

計算機技術對于檔案管理工作的支持，是通過相關管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發揮好計算機技術的作用，中小學管理部門必須根據自己的需求，聘請專業的團隊為自己設計合理的信息管理系統，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動化管理系統的引入會造成學校管理成本暫時性的提高，但是數字化工作開展后，人力成本長期性的節約以及工作效率長期性的提高都會給學校帶來巨大的補償。

2.3規范計算機技術在檔案管理工作中的每一步內容

計算機技術的應用可以融入整個檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學校都可以通過計算機進行便捷化的操作。但是在實際使用過程中，學校要注意技術使用的規范以及相關權限的設置。由于計算機技術的便捷化，檔案管理相關人員在數據錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內容或者忽視了格式的設置。因此，辦公系統中要設置相關的系統規則，規范電子檔案數據的錄入。同時在數字化的技術支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學校要明確各方面的權利，通過客戶端的管理將實際的權限設置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴肅性和規范性。

2.4定期開展技術培訓與系統維護

計算機技術給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術來支持。因此在引進計算機技術的同時，學校應加強對于檔案管理人員的技術培訓，尤其是在信息系統操作方面的技術指導。由于傳統檔案管理工作的復雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀偏大的人員負責，或者由部分教師兼職。在開展技術培訓時，往往由于部分人員沒有計算機基礎，造成整個培訓工作很難順利開展。因此，學校要適時調整工作人員的崗位，為現代化的檔案管理工作提供人力資源和技術支持。學校也應當高度重視軟件的維護與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關系到學校歷史的記錄以及相關工作證據的保存，因此檔案數據庫以及操作系統的維護工作至關重要。學校要與相關企業建立緊密的合作關系，通過企業的技術支持定期對整個電子檔案管理系統進行維護，保障檔案管理工作的有效開展。

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2、進一步做好新形勢下技術電臺檔案管理工作

2.1要做好檔案資料管理工作

隨著時代的發展特別是電子信息技術的進步，許多檔案資料的介質從傳統紙質文件逐漸向紙質與光盤、硬盤復合轉變，記載的內容從簡單的文字向文字與音視頻并存轉變。特別是技術檔案，這種轉變的趨勢更加明顯。檔案管理工作要主動適應這種變化，積極創新工作辦法，加強對這些復合檔案資料的管理工作。一是對傳統紙質介質的管理，在按照傳統方法做好對紙質介質檔案管理的同時，也應當適應時代的進步，加強對傳統紙質檔案的電子化工作。比如，對于一些文件資料、技術圖紙等，可以通過掃描的辦法錄成電子圖像進行歸檔；對于一些零散的，無需保持原貌的文件，則可以通過文字轉換輸入的方法形成新的Doc文檔或圖表進行歸檔保存。二是對于現在新產生的電子檔案，主要是借鑒傳統檔案管理理念，在電腦上對其進行歸檔。同時，由于電子檔案介質的脆弱性，要注意加強對光盤、硬盤等介質的保管，定期進行備份存儲，確保安全。

2.2要對檔案管理建章立制

制度是確保工作有序開展的前提，在檔案管理領域也是如此。因此，一是要結合技術電臺工作實際，對現有的檔案管理工作制度進行完善，讓檔案管理工作從源頭到終端都有章可循，同時要對收集整理、日常保管、借閱使用等工作的流程進行細化完善，讓所有職工對檔案管理工作流程都有明確的理解，這樣也能提高他們對檔案管理工作的配合程度。二是要對新的電子科技檔案的管理制定制度。應該說，電子檔案在生成與保護方面還是存在很大的區別的，比如在程序版本、存檔格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明確，將造成電子檔案管理工作的混亂，這就要求對電子科技檔案的管理采用與紙質檔案不一樣的制度來對這些情況進行規范。

2.3要加強檔案管理隊伍建設

檔案管理工作是一項涉及面廣、專業程度和精細化程度都很高的工作，而技術檔案又因為其的特殊性，對管理人員的要求更高，這就要求電臺要建立一支高素質的檔案管理工作人才隊伍。一是既要有專職的檔案管理人員，又要有兼職的技術檔案管理人員，各司其職，各負其責，確保技術檔案的準確性、完整性和有效性。二是要加強對檔案管理人員的教育和培訓，提高檔案人員對檔案工作、保密工作、技術工作的認識，提高檔案管理工作人員在現代信息社會條件下電子檔案管理的業務水平，增強檔案管理人員的政治覺悟和職業道德，增強檔案管理人員的責任心，確保檔案資料安全可靠。

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中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）181-0027-02

計算機的發明及應用不僅改變了人類生存方式，在辦公方面達到了高效化；重點是已實現人與機器之間的交互，降低了人類勞動量、運算量。依據現在檔案管理革新后的計算機技術應用情況，可以看到檔案利用率得到了顯著提升，檔案管理工作實踐基本完成查詢、分享、快速應用等功能；為檔案管理工作帶來便利的同時，推進了服務方面的品質化發展。

1 基于計算機技術的檔案管理

自實現檔案管理的信息化以來，諸多不同類型的管理系統（如以Delphi、SOA、APS為基礎的系統）不斷被開發與廣泛應用；而且，在通訊接口、多設備關等方面均獲得了較好發展。在技術利用率不斷提高之下，檔案管理自身也實現了基于計算機技術的管理質量提升。比如，利用計算機技術所攜帶的“新思維”促使檔案管理實踐，不斷適應、調整、轉變管理策略、優化管理方案。根據現階段經驗可以觀察到，在信息資源的整合與利用方面有長足進步；同時，技術管理工作也在不斷推進，尤其是在檔案管理服務方面，出現了一些創新元素。以下就從這些新經驗出發，討論進一步促進基于計算機技術的檔案管理措施。

2 基于計算機技術的檔案管理促進措施

2.1 信息資源整合利用

基于計算機技術的檔案管理，最大功效體現在“數據化”方面。以此為路徑已初步實現檔案管理及檔案資源方面的信息化，建立了不同類型的數據庫；需要完善的地方在于將各類信息資源加以整合。比如，現階段基于計算機技術的應用系統構建完成后，能夠實現各項操作，滿足查詢、數據分享、快速傳遞等基本要求。然而，通過分析發現，基于系統平臺的信息資源整合率偏低。建議實踐過程中，增加各個數據庫之間的資源整合利用。比如，通過“數據收集與分析”，增加一個數據運算功能統計信息資源的利用頻率；從而對現有系統資源進行優化、區分，將查詢顯示方面的彈出功能效果加以提升。信息資源的整合及利用，還體現在權限用戶的地域限制；為了方便需要增加數據分級，利用數據庫開放一部分文獻資料；權限設置中也需要將信息資源對等安排，增加對應性提升利用方面的針對性；強化技術管理，提高技術工具間的融合，也是促進信息資源利用的一個重要途徑。比如，在檔案管理各個流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技術管理推進措施

檔案管理在技術管理層面，能夠滿足風險預防要求，并借助計算機相關技術的培訓提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全預防，未能增加進一步優化技術管理訓練；因而，建議嘗試針對專業軟件制作培訓。比如，選取HTML課程培訓，既可以使檔案管理人員、工作人員了解系統平臺制作原理及相關技術；也可以使其在工作經驗基礎上，按照適用程度實踐一些頁面創設，為系統進一步更新提供素材。以查詢為例，現在的大多系統在這個方面很難實現細致內容查詢；如輸入關鍵詞后，彈出的信息資源往往過多，說明技術工具的應用過于泛化；因而，應該在技術管理中增加“針對性”檢索技術功能，根據內部權限的專業知識，實踐專門化的全稱查詢等；達到直接輸出對應信息，提高技術功效；同時，通過頁面重新設計，使其與上述功能保持一致。

以升級為主導方向，應該在基于計算機技術檔案管理中引入系統評估。比如，利用調查問卷方法、技術顧問咨詢方法、問題收集改進方法等開展技術管理實踐；前提是針對現階段不同機構使用的系統，按照具體操作流程設置對應評估指標，并按照綜合評估結果實施改進。從經驗分析，需增加計算機與其它媒介工具的連接；比如，除了一般的掃描之外，可以建設內部網絡、增加專門化的數據交流平臺；納入類似YY的聊天工具，讓內部人員可以增加課程培訓、技術處理經驗分享、數據交流等。另外，將技術管理推進――信息資源整合利用――創新服務管理進行有效關聯；使其形成以技術管理中心，提高資源利用與服務創新方法。比如，嘗試從檔案類型、性質方面以分析材料的方法切入，再制作契合度較高的系統。再如，增加技術監督措施，利用“技術之眼”之類的工具功能植入，預防潛在的多次拷貝，增加一個下載、導出后無法進行復制的下載頁面等。

2.3 創新服務管理

基于計算機技術的檔案管理，要求實現多種設備連接，并將各種資源進行整合利用。所以形成了一個新系統，且要求與其功能匹配的服務創新。比如，多個部門需要到檔案管理室進行信息查詢、提檔，會受到時間、地域方面的限制；因此，在服務方面需要從資源利用效率、技術管理層面增加“網絡建設”。與一般的計算機網絡不同，它需要以類似系統網絡賬號設置等形式，達到可傳輸的權限開放；創新服務管理還需要增加技術人員在信息更新、頁面完善、入口等便利化設計等方面的服務內容；并且，根據檔案管理的相關入檔、存檔、提檔、銷毀等信息更新，及時做出信息反饋、聲明、通告等。在新形式的技術化檔案管理中，重點需要突出“更新”，并根據不同部門及其需要，設計多個對接式入口為其提供便利；在導出、下載方面，需要在各個部門做好保密工作，而要完成這項任務，除了技術支持之外，還需從服務方面著手將其轉變成一個符合多個部門需求的形式，減少重復工作。

根據目前對計算機技術工具的應用觀察，服務層面可借助“互聯網+”思維的“融合路徑”在多個新媒介工具間選取PC端，以及移動終端兩個路徑；在PC端利用技術算機的開發技術，選用VC++語言嘗試實踐關于該機構的檔案管理App開發；然后，在計算機與智能手機兩個端口實施接口連接，提高兩者間的應用對接。這種技術開發路徑既是服務創新的一個方面，也屬于服務創新體系獲得升級優化的前提保障。建議對我國圖書館方面的微信公眾號平臺開發經驗進行一些資料搜集與研究，在此基礎上提高轉用率；最好采用平移方法提高開發效率，節省各項資源，降低開發成本。檔案管理實踐表明，目前應用計算機技術實踐創新服務方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以開拓思路，運用正在深化與融合的技術工具之便，構建一個圍繞檔案服務的新體系，將一般的技術服務，轉渡到服務體系方面的全面更新。

3 結論

通過上文初步分析能夠理解基于計算機技術的檔案管理，其重要的價值除了以技術為主的功能體現之外，思維轉化與應用也非常關鍵。因而，在未來的檔案管理工作深化過程中，可以借助其思維路徑，將計算機技術應用后帶來的檔案管理整體變動進行關聯式研究。既可以促進現階段成果的利用，也可以在研究基礎上不斷提升技術管理之外的“內容管理”，完善我國檔案管理體系。

參考文獻