檔案管理的優勢模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的優勢，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊伍，自行流動到中外合資企業、合作企業、獨資企業、集體所有制企業和私營企業工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現的一種新情況。所以在當今社會，流動人員檔案管理不同于傳統的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。因此,傳統的人事檔案管理制度已經不適應新形勢下流動人員檔案管理的需要。

當今的檔案流動不斷向多極化方向發展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經濟和社會的快速發展，流動人員人事檔案管理的發展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎上產生的人事制都適應了社會主義市場經濟發展的需要，突破了計劃經濟體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發端是人才流動的發端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計劃經濟下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務工作始終是各地人才中心的最主要業務，無論從服務結構還是收入結構上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發展是人才市場發展的平臺，從目前正在實踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務，到方興未艾的人才派遣等新業務，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發展。我們可以大膽預想，下步人才市場業務的發展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。

縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變萬化離不開檔案其穩固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據可用。據相關調查表統計，目前社會接收流動人員檔案出現了四大熱點：一是圍繞落實當地政府政策推進形成的熱點，如近幾年的事業單位改制企業，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業生檔案大量增加形成的熱點，如因為本地人員在外地工作，外地戶口遷不進的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業生的人事檔案集中存放在人才服務中心占總數70%；三是為落實政策，鼓勵機關、事業、衛生、學校等干部、科技人員下海創業，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創業的人事檔案占總數10%；四是鼓勵大學生進行多渠道選派優秀大學生到村任職，村官的人事檔案占總數5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務的空間。從檔案相關調查數據顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統的人事工作服務對象從機關、事業單位、不分配的大中專畢業生拓展到了外省及本市的外資企業、民營企業等非國有企業的所有人才，進行雙向流動，選擇了適應改革需要自愿接受服務的其他單位，可以看出，人事檔案流動強、調動頻繁，服務空間大大提高。

然而，從現階段的人事制度改革的進程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應該將關注力放在討論如何強化它的手段。因為流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現實意義。但是，我們在上述內容也提到流動人員檔案管理不同于傳統的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體，自2000年以來，各行各業、機關事業單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關系托管發展為一系列社會化的人事服務，查檔內容涵蓋了流動人員的轉正定級、檔案工資核算、工齡計算、高校畢業生就業接收手續等多項業務，服務對象逐步擴大、服務領域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經濟改革進程中的新產物，也必定隨著市場經濟建設的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實現手段更新和服務能力的提升，為需求者提供動態真實的原始資料，更為需求者提供科學信用的評價分析，實現人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發它在市場經濟中應有的勃勃生機，必須要拓寬視野，開辟新領域才能提升它存在的價值，因此，我們應當不斷尋求服務方式的創新并需要有關上級部門的明確支持和統一指導。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責；二是按照現代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據國際通用的原則加強職業分類和崗位分類形成規范的職業管理制度。

總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經濟建設的進程而產生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實質是人事管理關系的實現，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發展，它推動了人事制度改革的深化，促進了人才資源的市場化配置，并對經濟社會發展產生了深遠的影響。流動人員人事檔案管理是現代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項工作做好。

參考文獻：

[1]李明.妥善處理流動人員檔案的滯留[J].檔案管理,2011,4.

篇2

中圖分類號：G256 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0320-01

引言：隨著信息化的不斷發展，檔案部門對數字化管理的重視程度有很大的提升。但是在實施檔案數字化管理的過程中還存在一些問題，影響檔案管理的準確性。

一、檔案數字化管理

在對檔案數字化管理進行深入研究中，了解到這種檔案管理方式能夠彌補傳統檔案管理上存在的不足，將傳統紙質檔案轉化成信息化檔案，不僅僅能夠提升管理的便利性，還能保證檔案安全性和嚴密性，減少檔案泄密現象，維護單位整體利益。而且現在各個行業實施的檔案數字化管理還具備分散性和多元性的特點，能夠將檔案以數據的方式儲存在互聯網中，保證資源共享的實施，有效提升檔案的使用效率。

二、檔案數字化管理的優勢

傳統檔案大多數是紙質檔案，這種檔案不僅保管困難，其自身安全性也比較低。而且不同檔案在儲存過程中還要進行檔案立卷處理，很多行業在進行檔案立卷時，自身具備的檔案材料較為零散，而且檔案管理人員對這些零散的材料并不能做出準確的判斷，這些情況會使得檔案立卷質量下降，影響單位檔案立卷制度的全面落實。

而目前各個行業實施的檔案數字化管理能夠有效解決上述問題，并且檔案數字化管理受到時間和空間限制較小，能夠降低檔案查閱時間。對于檔案數字化管理來說，在進行檔案查詢時，可以按照檔案編碼在互聯網上找到相關檔案，在節省檔案查詢時間的同時，也降低了檔案管理人員的工作難度。對于機密性檔案還可以通過互聯網對檔案進行加密處理，在沒有密碼前提下，無關人員不能對加密檔案進行查閱，這從很大程度上保證了檔案文件的安全性和嚴密性。

另外傳統檔案還會受到保存期的限制，如果需要查詢時間較長的檔案，需要經過很多程序才能查詢相應檔案。而信息化檔案并不會受到保存期的限制，查詢相關歷史性檔案只需要利用計算機檢索功能，其能夠有效減少檔案查詢消耗的時間，提升檔案查詢的便利性。在查詢檔案時，計算機回到檔案進行深化處理，有效提升檔案質量和全面性。

三、檔案數字化管理的弊端

（一）電子文件的不安全因素，影響對他的長期保存電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出性優點，但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得更困難。

（二）檔案信息沒有被充分利用。由于一些檔案管理人員對于電子化檔案以及數字化管理的認識不夠全面，且在技術方面也存在一定的不足之處，導致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對檔案進行管理，檔案的搜索與使用工作沒有通過計算機進行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見的檔案管理上，并沒有意識到網絡中眾多檔案資源所存在的價值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時，檔案管理人員對于計算機的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計算機對檔案文字進行錄入和編輯，并沒有將數字化管理的功能全部開發出來，浪費了大量的人力與物力。

（三）檔案存儲的載體存在一定的束縛性。使用數字化模式對檔案進行管理，就需要將所有紙質檔案電子化，并會將電子檔案存放在固定的硬件儲存器之中，這就直接增加了硬件設備的重要性，但硬件的儲存容量畢竟有限，且升級換代速度極高，一旦需要對存儲的載體進行更換時，原有的一些文件很容易會出現讀取限制、軟件不兼容等問題的出現，造成管理部門不得不使用大量的時間與資金對原有的設備與軟件進行保存。而且電子檔案的數據一旦受到病毒的入侵，很容易造成數據丟失等后果，對檔案中信息的安全性造成了極大的影響。

（四）辦公自動化與檔案管理系統不兼容。目前部分城市各部門應用的管理軟件都不相同，如人事部應用中國石油人力資源管理系統，財務部門財務資產管理系統，以及機關部室使用OA辦公平臺等，各自為政，按照自己部門的特點開發及使用。檔案部門使用的檔案信息管理系統，則是按照檔案現代化管理標準設計的。由于這些管理系統設計單位不同，軟件環境差異較大，形成的數據難以轉換，無法進行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數據的收集和錄入還停留在原始管理水平上。

四、實施數字化檔案管理的策略

（一）與多部門進行聯合，保證信息共享的有效實施檔

案管理部門要與相關部門之間進行有效的聯合，建立健全的檔案管理系統，要對檔案管理進行總體設計和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統一各部門的計算機管理系統，避免出現檔案無法讀取的情況發生。而且，各部門要制定明確的規章制度，對于每天的重要信息都要進行文字錄入，并上傳到檔案管理系統之中，系統可以使用雙服務器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對檔案查看的權限進行密碼設置，提升資源共享的安全水平。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統

針對企事業單位中辦公自動化系統和數字化檔案管理系統充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現現有的財務系統、OA辦公系統、人事管理等系統的無縫集成。針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存的而問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存。以及根據數字檔案的特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度。

其中最為關鍵的是電子檔案安全管理制度。檔案作一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。他既包括硬件的安全管理也包括軟件的安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因為溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內數據不被非法訪問、修改和破壞。

（三）提升檔案管理人員專業能力，實施高效管理

數字化檔案管理并不是單一對檔案進行電子化處理，同時還要建立自動立卷等快捷管理系統，這就對管理人員的專業能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準確對檔案信息進行整理、分類，同時還要掌握較好的計算機使用技術，使其能夠靈活對計算機進行操作。相關部門要對檔案管理人員進行專業的培訓，加強他們對于數字化管理的意識與信息保密意識，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠為檔案數字化管理模式的順利開展提供一定的助益。

五、結束語

目前，我國在檔案數字化管理的道路上仍然處于技術開發階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實現信息共享，建設完整的檔案數字化管理系統仍然是行I發展的重要目標。

參考文獻

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1轉變觀念，提高認識

現代醫院的管理中，病歷檔案的管理十分重要。我國對病歷檔案管理人員的配置有很高的要求，要求三級以上醫院要具備100張床位，3名病案管理人員，并且每增加50張床位就要增加1名病案管理人員。可是近年來，隨著醫療事業的發展，醫療機構中的病歷檔案管理工作相對于往年仍不是很理想，在實際工作中，也經常會有很多問題出現，比如對病歷檔案的管理工作經常會被分配為后勤管理，原因是沒有對病歷檔案管理引起足夠的重視，在一些規模較大的醫院的管理中，僅僅只有不到10人的檔案管理人員，這種編制不足而又人員短缺的狀況，就使病歷檔案管理工作的開展受到了阻礙。面對這種情況的出現，就要及時想到解決問題的方法，那么就要求醫院的領導能夠充分認識到病例檔案管理工作的重要性，然后再根據醫院的實際情況來開展相應的檔案管理工作，并在醫院的管理制度中增加此項內容，把檔案管理工作放在醫院的重點位置。醫院可以采取成立病歷檔案管理領導小組的方法，成立有主管領導帶頭、醫務科和護士部、信息科等部門參加的形式，這樣可以總體提高病案管理的水平。根據相關的醫療事故處理條例規定，要求醫院要聯系實際，在醫院的崗位設置中明確檔案管理人員的崗位，并完善病歷檔案的收集、整理以及借閱采取相應的管理制度，讓各項制度具有可行性，加快病歷檔案管理工作規范化和制度化的發展。

2規范病歷書寫行為，強化病歷檔案內涵

病歷檔案主要是由醫護人員編制的醫療記錄，醫療記錄應該具有客觀性和真實性，是根據病人的客觀病情進行演變而來的決策過程，同時這也反映了醫務人員是否具有良好的臨床思維。在現實工作中，經常會出現一些醫務人員思想態度不端正或是沒有工作責任心的問題，同時病歷也存在對病情記錄不詳細、對病人的體格檢查不全面的現象，嚴重時還出現病歷內容不符合事實的情況。那么，面對這些情況的發生，醫院應該經常性地組織開展各種各樣的病歷質量教育活動，將醫院的病歷質量體制進行完善和健全，充分發揮醫療機制小組的作用，能把病歷質量和個人的利益進行結合，從而讓整體質量得到加強。醫務人員在病歷的書寫過程中，要用科學和嚴謹的態度，做到規范使用醫學術語，做到字跡工整，表述清晰，語句通順，在記錄后還要進行認真合理的檢查，按照真實的檢查結果整理；其次是對法律意識進行強化，病歷檔案是具有法律效力的一種文書形式，在書寫過程中一定要拒絕涂改和偽造，或是銷毀的現象，確保病歷檔案的真實性和完整性，讓醫患雙方的利益都得到保證，從而提升醫療質量，在最大限度上減少醫療糾紛事件的發生。醫務人員要樹立標準化的意識，嚴格按照衛生部的《病例書寫規范》的要求，將書寫要點完全掌握，提高病歷書寫的質量，促進病案的建設，使醫療服務占據更高效的優勢。

3重視人員素質建設

病歷管理人員的素質直接影響到病案的管理水平。病案的管理并不是簡單地對文案的整理，也是將醫院的管理和檔案的管理進行計算統計的復雜性工作。當下，隨著新時代的發展，信息技術水平的提高，醫療機構中的病案管理工作開展仍然不盡人意，病案管理人員的編制技術不專業，錄入等工作沒有進行檔案的編研，沒有進行相應的信息開發與利用。并且病案管理隊伍梯隊有不合理性的特征，年齡偏大很難適應信息建設的步伐。所以，為了使病案管理水平得到提高，就要對病案管理人員進行相關的培養，并納入醫院人才培養計劃當中，增加人員編制，對病案的日常工作進行認真管理，用科學和系統的手法進行開發和利用，從本質上避免“重藏輕用”的現象，從而使醫院的病案管理人才結構得到改善。這種加強人員培養的方式，融入了專業教育與繼續教育，對在職病案管理人員得到專業的深造和學習，如果能夠讓學員有更多外出培訓的機會，開拓知識面，能夠使知識不斷創新，能夠加強對病案管理人員的醫德教育，不斷使其思想境界得到提升，就能夠成功有效地抵制醫療行業不良風氣。

4強化病案管理硬件建設

紙質病案的問題一直很嚴重，雖然可以將病歷的首頁輸入到電腦當中進行保存，但是他本身所占的庫存和歸檔的工作程序還是沒有改變，這就使得大量的病案隨著醫療業務的快速發展而產生，造成了庫房擁擠或是安全性差的困難。想要實現病案管理的科學化，就要加大資金的投入，使現代化技術和設備能夠更新，從而提高病案管理工作的效率。隨著科學技術的普及和推廣，HIS系統的應用和電子病歷的推廣，推動了病案電子儲備配置和一些必備軟件設施的順利實施。所以，完善病歷檔案的掛歷系統，使防盜監控設置和溫濕度自動條調控系統等的壽命得到延長，才能夠使病案保持一定的完整性與安全性。

5結語

在醫院的病歷檔案中，只有將檔案管理體系進行逐步的完善，才能夠發揮醫院病例信息樞紐的作用，病歷檔案的管理工作在病歷檔案的開發和傳播、創新中，都發揮著重要的作用。加強對醫院病歷檔案管理工作的優化，使醫院的服務職能得到更好的發揮。

參考文獻

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二、改革企業人事檔案管理工作的必要性

本文認為之所以強調改革企業人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個方面密不可分的：

（一）知識經濟時代的必然要求

對人事檔案管理的認識不斷加深以及重視度不斷提升的現象是與世界經濟發展到以知識經濟為主導的階段這一社會經濟背景是分不開的。知識經濟是指一種經濟增長主要依賴于知識的生產、擴散和應用的經濟形態。在這樣一種經濟形態下，知識積累是經濟增長的源泉，而知識的積累和技術的進步則主要依靠人力資本。于是知識經濟背景下，人力資源管理便成為最受關注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數據和信息的材料便成為管理者們關注的重點所在。

（二）實現企業全面管理的重要方面

企業管理不僅僅是生產和經營這些看得見的價值創造部門。企業的員工也是企業存續和發展的重要基石。特別是技術和知識密集型行業，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業的員工，為企業創造更多的知識財富也是企業管理者需要倍加關注的問題。而隨著勞動力市場的不斷自由化，員工的流動性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場經濟環境下人員的優化配置，能夠更好地促進人力資源的優化利用；另一方面，企業在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現象時有發生。這些都不利于企業對員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對于實現企業全面管理也是有利的，只有這樣，企業才能更有針對性聘任、培養滿足自己發展目標的員工，提高企業員工的總體質量。

（三）增強企業市場競爭力的有力手段

知識經濟時代，知識和人才是財富創造的源泉。那么在市場經濟下，企業保持競爭力的一個有力手段便是人才的管理。結合企業的發展方向和目標，有針對性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業員工和人才的管理建立其一個制度化的體系都是企業人才管理的重要方面。因而，做好企業人事管理工作，對于企業有效利用人才資源，實現自身的長足發展，增強和保持市場競爭力的重要手段。

三、改革企業人事檔案管理工作的幾個原則

在分析企業人事檔案管理工作優化改革的具體路徑之前，應當首先明確整個人事檔案管理工作的總體原則。本文認為，改革企業的人事檔案管理體制應當堅持以下原則：

（一）服務為導向的原則

檔案資料是記載個人基本信息、整體素質和能力以及社會履歷的重要資料。既是個人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認識和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業人事檔案的管理過程中，從整個檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現為用人單位和個人服務的原則。保證為用人單位提供真實、完整、有效的檔案信息，也為個人提供向用人單位展示自身素質和能力的素材，同時注意保護個人基本信息和隱私不被泄露和不當使用。

（二）保證檔案內容完整、準確的原則

考慮到人事檔案在企業全面管理的重要性，檔案內容的完整準確對于企業和個人來說都是至關重要，否則檔案資料的利用價值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個人的全部基本信息，并且全面反映一個人履歷變化的過程，不能出現前后矛盾的現象。準確性要求是指檔案資料內容準確無誤、不存在模糊不清、無法確認的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價值才能得到保證。

（三）實行統一和標準化的檔案管理原則

因為人員流動的頻繁，檔案資料會在多個單位之間流轉，為了更加便利有效的管理，便需要有一個統一和標準化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環節實現標準化和規范化。

四、改革企業人事檔案管理工作的具體路徑

在改革總體原則的指導下，本文認為應從以下幾個具體方面出發，具體實現企業人事檔案管理制度優化目標，包括：

首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認為政府人事管理部門才是個人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯誤觀念。毫無疑問，相比較各個用人單位主要是企業，政府人事部門對于企業人事檔案的利用和利害關系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權限交給企業自身，既有利于企業自身對人員的管理，也有利于促進企業改進管理方法和制度實現人事檔案管理工作的優化。其次，建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務相關主體、確保檔案內容完整、準確以及實現檔案管理工作統一標準化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環節都明確具體的操作規范和目標要求，并且明確崗位職責，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學性。再次，重視檔案管理的人才隊伍建設，提高整個檔案管理工作隊伍的業務能力和工作素質。不僅要強化職業道德和行業文化知識教育，提高相關人員的政治素質和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務能力，增強其對現代技術手段和管理理念等專業知識的掌握程度。最后，借助信息化技術，實現檔案管理工作的全面信息化。計算機和信息技術的已經深入整個社會管理的方方面面。實踐也證明，信息技術能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實現管理目標。企業在人事檔案管理的信息化過程不能僅僅是進行簡單的電腦錄入和輸出，應當結合企業的不同管理目標，對人事檔案進行全面的處理和利用。

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關鍵詞：國有企業 人事檔案管理

國有企業人事檔案管理存在的問題

國有企業人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識不強。國有企業普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業把精力和資金主要投向生產經營、產品銷售、樹立企業形象上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導致了國有企業人事檔案管理工作不健全，缺乏科學性、先進性，利用率低，且仍有很多國有企業的人事檔案管理還停留在經營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

國有企業人事檔案內容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應新形勢的發展。檔案記載的個人歷史材料較多，現實材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業績的材料卻沒有收集進來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整、統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。隨著我國社會主義人才市場的完善，國有企業的用人機制更加靈活，短期招聘、勞務用工的情況紛紛出現，國有企業往往忽視這些人員的檔案材料管理。

國有企業人事檔案管理不適應新時期的發展要求。在數字化、網絡化、信息共享的社會中，國有企業人事檔案的管理手段明顯落后，不適應現代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性，導致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位。有的企業違反規定，把人事檔案當成普通郵件寄送，不通過機要交通轉遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發展，也不利于國有企業人事檔案的規范化管理。

國有企業人事檔案管理的改革和發展

（一）對國有企業人事檔案進行信息化管理

傳統的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優質的檔案利用服務是檔案工作發展的必然趨勢。國有企業人事檔案部門要努力創造條件，實現檔案信息管理現代化，促進檔案信息的開發，提高人事檔案的利用價值和工作效率。將國有企業的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網絡以及優秀人才庫，利用計算機對人事檔案進行信息儲存，對于正式職工、短期聘用人員、勞務人員等分別進行編號并且管理，從而方便查找。

（二）對國有企業人事檔案進行動態管理

在人事檔案的收集上要及時、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；人事檔案的借閱應注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應及時、準確、全面，尤其應注意對人事檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。建立企業的優秀人才庫，對于各類具有專業技能證書及資質的職工，分類錄入到優秀人才庫中，這樣使國有企業在選拔和任用員工的時候，更高效便捷，從而充分發揮人事檔案的作用。

（三）電子文件的整理與歸檔工作

做好電子文件的整理歸檔是提供企業人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現，特別是企業信息網絡的應用，對企業檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉變和管理模式的變革，也是提高企業檔案管理水平，充分發揮企業檔案信息效用的極好機遇。電子文件的運用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計算機網絡進行，大大提高檔案管理工作的質量和效益。

（四）加強對國有企業人事管理人員的培訓

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中圖分類號：TU198文獻標識碼： A

建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

總之，當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

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利用信息技術進行檔案管理不僅為用戶了解和使用其檔案信息提供了便利，也加強了對檔案的保存，提高了檔案管理工作的效率。詳細分析其具體作用，我認為主要體現在以下幾個方面：

首先，使檔案信息中的傳遞量和服務對象大大增加。實施信息化管理以后，利用數字信息進行檔案管理，因為數字信息使用的空間小，傳遞過程中不會受空間的限制，再利用計算機網絡通訊等科技手段的支持，用于存儲和管理數字信息的服務器的數量會明顯增加，服務對象的范圍也更加廣泛。

其次，信息化管理的使用充分延續了使用時間，能讓檔案信息全天候為用戶服務，并且通過網絡對檔案信息進行檢索更加方便快捷，為每個用戶提供其個性化檔案信息的了解和查詢。

最后，利用信息化技術對檔案進行管理，可以實現檔案信息資源共享。利用網絡技術進行檔案信息的輸送和傳遞優勢更明顯，查閱者不僅可以自己利用互聯網直接進行查閱，還可以把電子檔案下載到自己的電腦上，不用反復往返檔案室進行查閱，這就讓用戶和從事檔案管理的工作人員節約了大量時間，還能方便異地查詢，使檔案信息的利用效率得以有效提高。

2 利用信息化進行檔案管理的工作中存在的安全隱患問題

2.1 實施信息化進行管理的過程存在安全威脅

檔案采用信息化的管理手段進行管理以后，實現了信息的網絡查詢和網絡傳遞，這就為信息的安全帶來了很大的隱患，尤其是一些機密的檔案信息，容易被一些別有用心的人在網絡上進行偽造、竊取或篡改，這種情況的存在，為我們的檔案管理工作帶來了很多麻煩。同時，由于計算機網絡病毒的影響，致使一些檔案信息在網絡上被病毒侵襲，致使檔案信息中的資料容易被外泄。另外，保存檔案信息的計算機都有一定的使用壽命，再加上軟件平臺的一些因素，如果采取的處理方法不妥，都容易導致電子信息檔案受到損失。

2.2 檔案信息本身存在著一定的安全隱患

在傳統的檔案管理工作中，普遍存在的都是紙質檔案，這些紙質檔案上邊都有領導的簽字和單位的蓋章，很容易鑒別檔案的合法性和真實性，自從實施信息化進行管理以后，這些電子數字檔案很容易被復制和修改，這些都會對檔案的合法性和真實性帶來不利影響，使檔案信息的安全面臨著很大的威脅。

2.3 人為的操作失誤造成安全隱患

在電子信息進行生成和管理的過程中，檔案管理人員自身素質較低，安全意識缺乏以及工作時的粗心大意，都會引起操作失誤，直接導致電子檔案信息遺漏和丟失；另外，由于操作過程中的失誤，對操作口令的選擇缺乏謹慎認真，或者與別人“共享”自己檔案信息的賬號和密碼，這些行為都會直接影響電子檔案信息的安全，使檔案信息存在被盜竊或者被泄露的隱患。

3 采用有效措施解決對檔案實施信息化管理過程中存在的安全隱患

電子檔案的產生對檔案管理工作產生的影響是巨大的，但其存在的安全隱患也不容忽視。為了避免這些安全隱患，使電子檔案呈現出更多積極的影響，我們必須要采取有力的措施進行改進。

3.1 提升檔案管理工作人員的素質水平及安全意識

在對電子檔案的安全問題進行解決時，首先應注意的就是人為的因素，這也是最容易防范的一個方面。因此我們有關部門一定要注意對檔案管理的工作人員定期進行相關知識的學習與培訓，加強他們對檔案有關保密法規的學習，讓他們能時刻具有安全憂患意識，提高其自身的專業素質。另外，要加強對這些工作人員的安全管理，進一步完善安全管理方面的制度，對檔案管理人員有一個制約。同時，還要在這些管理部門經常開展計算機、互聯網和信息化管理等方面的先進的科技知識的培訓，引入更多的高科技人才參與檔案的信息化管理，提高管理人員的綜合能力，讓他們能在電子檔案的管理中及時發現問題并有效解?Q問題，機智的應對檔案管理過程中遇到的安全威脅，從而保證檔案信息的管理系統正常運轉。

3.2 為檔案的信息化管理建立健全的保障體系

為檔案的信息化管理建立健全的保障體系，是提高檔案服務素質，保障檔案信息安全存在的一個重要手段。首先，我們應該讓管理信息的有關程序更優化，聘請專業水平高的科技人員編訂專用的管理程序，以確保管理程序的安全性；其次，在這些管理系統中安裝正版的殺毒軟件定期查殺病毒，避免系統遭受病毒感染；第三，不能忽視對紙質檔案的管理，紙質檔案是最基本、最可靠、最原始的檔案信息的記錄，這是電子檔案所不能替代的，兩者必須要互相依存。

3.3 采取專業的技術措施保障各環節的安全

專業的技術防范手段是保障電子檔案安全最直接、最有效的方式，在對檔案進行信息化管理過程中可采取的科技手段主要有以下幾種：

首先是對檔案信息采取加密技術。對數據進行加密，使電子檔案信息變成密文，這樣檔案信息只有輸入密鑰以后才可打開，顯示信息的內容，這樣的信息相對來說不容易被非法竊取和閱讀。

其次，在電子檔案管理中實施簽署技術。這種技術主要包括證書式的簽名和手寫式的簽名，采取這種技術以后，不僅能證明文件確實出自作者之手，而且文件內容也不容易被被人改動。

篇8

檔案的形成需依據兩個關鍵的決定因素，即某人參與社會活動且同時伴有原始記錄的生成。無論是對于我國國家機構、單位或社會團體，還是對于個人，我們每天都在參與社會活動，與自己活動相關的語言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個人檔案形成的主要內容。近年來，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質量直接影響了辦學，為此，工作進展中出現的一系列問題應得到管理者的重視，從而為有效推進檔案管理工作的進程探討出相適應的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據有關文獻指出，高校的教學、管理以及科學研究均為檔案形成的條件，這三項活動對高校檔案管理工作的發展具有尤為深遠的現實意義。此三項活動為高校檔案管理工作的持續進行奠定了基礎，在其影響之下，高校的教學研究有數據可依，且為教學改革提供必要依據，因此，高校檔案的形成離不開教學、管理及科學研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實際的材料，為教學評估與評價提供原始數據，為教職員工宣傳教學教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運作是高校教學教育得以持續發展的先決條件，具有促進作用。回顧性分析，隨著我國進入法治社會后，社會制度得意進步與發展，人們的法制意識及觀念得到加強，人們為解決問題不再使用隨意且無科學依據的處理手段，漸漸養成依據規章制度辦事、解決社會問題的良好觀念。對于高校而言，檔案真實反映高校教學研究與依法治理學校，為教職員工定期商討辦學治理提供依據，對工作的進行具有查看并考究的價值，意義十分巨大。檔案就好比如會計憑證，具有權威性、真實性，為高校教學建設、科學研究、教學質量評估與評價、師生管理等各個管理項目的開展提供參考數據。高校檔案管理工作是否得以正常運轉，需同時滿足：高校所有項目的管理工作中產生的有關文件需符合實際，文件的建立需規范，內容需真實，這是檔案形成的最基本要求。高質量的高校管理工作是高成效檔案管理質量的主要保障，檔案管理工作的不斷優化，能加快高校管理工作進程，提升辦學水平與質量。學生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學生畢業走向社會尋找工作提供原始數據信息，是最言簡意賅的自我介紹，能在短時間內讓面試單位抓住個人信息的要點，為盡快做出擇員奠定基礎。

2.我國高校檔案管理工作普遍存在的問題

隨著我國高校檔案管理工作發展迅速，規模不斷擴大，進而獲取了卓有成效的效益。展望我國高校檔案管理的發展趨勢，因其接受西方先進管理理念的沖擊，發展進程日新月異，在高校各項管理工作中都充分體現了自己巨大的影響力，但同時也出現了一些限制發展的問題。經我國高校檔案管理工作研究者多年來的探討，總結出幾個尤為突出的問題，即：高校沒有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創新且應用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學目標、辦學歷程、辦學理念等不盡相同，導致我國全國高校的檔案管理工作尚未全面形成統一，部分高校沒有重視檔案管理工作，管理缺乏科學的理念與實踐行動，因長期持有檔案管理不屬于經濟效益類的工作、形式上好壞對學校的經濟指標沒有任何影響的錯誤管理理念，管理者并沒有正確認識檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識。因高校管理者對檔案管理工作缺乏應有的意識，導致高校的教學教育、科學研究以及編史修志難以發展，其相關影響因素可以歸結為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數據流失嚴重致使信息不全、收集的材料過于片面、統計數據缺乏必要的精準度。

2.2管理手段缺乏創新及信息殘缺

我國經濟發展提高了高校辦學構建的能力，運用于檔案管理工作中的方法與技術呈現多元化，且不斷進步。目前，我國高校已普遍利用計算機技術對檔案管理工作進行作業，大大降低了管理者的工作強度，進而提高效率。雖然我國早已實現了人機一體化檔案管理的工作局面，但因我國利用網絡技術檔案管理的起步相對于西方國家較晚，與國外先進的管理技術進行比較，仍有待于完善并提高。我國大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運作機理采用計算機管理系統對檔案進行分析、采用計算機的運行機制對檔案文件進行編制，但用于檔案數據管理的文庫多以條目數據管理庫為主，缺少照片、光盤、縮微及錄音等全文數據庫。此外，多媒體數據庫僅僅占應用文庫中的較小使用空間，使高校檔案形式過于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀下，我國的現代技術尚且落后于西方國家，難以實現高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學教育事業的發展進程。

2.3檔案管理者專業素質低下

因檔案管理屬于專業層次、技術層次都相對于較高的政策性工作，對管理者的專業素質要求極高。為使管理者能掌控這項工作，首先要求管理者具有正確的工作態度及良好的心理素質，同時應具備良好的思想道德修養及專業素質。因大部分高校對檔案管理工作缺乏應有的關注力度，致使其沒有重視管理者的培訓、再教育等項目活動，所以檔案管理人員的專業水平往往不高，從而影響了檔案管理質量[2]。尤其是我國處于新世紀階段時，因高校普遍利用計算機系統對檔案管理工作進行統一作業，檔案管理者習慣于人機一體化的工作模式，致使其在工作過程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設

我國早已步入信息化高科技時代，隨著計算機與網絡的進步與發展，近年來數字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業奠定了基礎，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術在我國高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應用于工作中的方法得到了改進，不斷與國際接軌[3]。因科學技術的進步能帶動社會的發展，進而也影響了高校檔案管理工作的進程，高校應充分利用我國信息化高端技術的優勢對檔案進行有效且科學、合理的管理，借助信息化時代為檔案管理提供各種切實可行的技術全面提高管理工作的水平與質量。現階段應用于檔案管理工作中的信息化技術呈現多元化，例如，為完善檔案管理儲存工作，高校可加大設備的投入力度，利用網絡與監控技術相結合的信息化技術對已整理好的檔案進行保管；利用信息化時代的數字化、光線技術提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機單一管理，其后是連貫管理，利用網絡覆蓋面寬廣的特點對單機管理進行整合，依次對檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進行整合管理，統一采用網絡進行管理。

3.2提高檔案信息資源開發力度

經檔案管理研究人員總結，提高檔案信息資源開發力度需滿足于以下兩點：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項目的開發與投入使用奠定基礎，因而，檔案管理者應著重于信息資源的開發，合理的控制開展力度與進程，為高校上層階級利用檔案材料提供有力保障。研究證實，檔案存放館與檔案立卷部門應相互協調工作，明確各自的工作責任并堅守職責，杜絕一切對檔案立卷與儲存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現不完整的機率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實施各項管理項目提供依據[4]。例如，高校定期進行教學教育評估與評價工作離不開對檔案信息的查閱，學校上層決策者利用檔案分析即將實施的管理項目是否與檔案中記載的相類似的項目存在共同點，以便于及時進行修整，研討出具有創新性的管理項目。（2）為實現檔案管理面向可持續方向進行發展，檔案管理者采用編寫與每一期、每一屆檔案相對應的參考資料進行劃分類別，為使用者帶來便捷，避免重復查閱，從而提高上層階級的查閱速率。

4.結語

以上論述，高校檔案管理作為學校重要的工作內容之一，應不斷總結管理過程中預期將出現的問題，對問題進行分析，為解決相關問題提供切實有效的對策。充分利用目前高新信息化技術，對檔案管理工作實行信息化建設，實現檔案管理與時俱進的發展局面。

參考文獻：

[1]周波.淺談高校檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技信息，2010，03（11）：105-106.

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中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現代化建設的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質等方面入手，不斷優化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好發展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎，在隨著信息化的技術不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：

（一）檔案數字化進程緩慢。在檔案整體的結構上的不足檔案數字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業務檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質為主，在當今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發展，這樣的管理模式已經與當前的發展不相適應，在整體的結構上的優勢愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規范。在管理上操作不規范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎的設施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發展起到很好的促進參考的作用。

（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領導經常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現狀表明，從正規術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統分類方法，如數字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務質量不均衡，造成了檔案工作發展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優化管理的必要性

（一）優化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業務發展中存在的問題是圖書館發展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發展的真正目標。

（二）檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統，實現標準化和規范化的管理，充分發揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質量打下堅實的基礎。

三、圖書館檔案優化管理的措施

（一）優化完善圖書館檔案管理機制。科學規劃圖書館檔案管理機制，優化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協調多方工作進行系統優化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規范的符合法律的發展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。

（二）加強檔案數字化建設，建立圖書管理數據庫。所謂圖書管理數據庫管理系統，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現共享檔案信息管理系統的文件。在今天加速全球化的進程中，實現數據庫管 理系統也使得文件管理從傳統到紙質載體轉變為電子載體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數據處理，有效開展圖書業務管理，共同實現圖書管理信息的協調 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業務素質。圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業務經驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應盡量保持其工作的穩定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現代信息技術，精通圖書館檔案管理系統。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質，不斷轉變其工作觀念，以適應現代社會發展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅 性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。

隨著社會的發展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠對于組織機構 的可持續的發展有著最為基礎的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創新發展能夠對于自身的水平得到有效的提高，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現代化的體現出來。

參考文獻：

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中圖分類號： G271文獻標識碼：A

一、建筑工程檔案資料的內容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降位移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

二、建筑工程檔案的特點

1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。

3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

3.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

三、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

四、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

結 語

當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

【參考文獻】

[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年版。

[2]劉家真《電子文件管理理論與實踐》[M]，科學出版社，2003年版。