檔案管理重要性和意義模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理重要性和意義，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

近年來，國家對衛生信息化建設非常重視。醫院檔案信息管理如何滿足醫院乃至社會各方面對醫院檔案信息利用的需求?如何根據醫院檔案形成規律和特點，建立實用共享的醫院檔案管理信息系統?這是我國各級各類醫院檔案管理部門目前普遍關注但又尚未解決的新課題。

1醫院綜合檔案管理現狀

1．1缺乏完善的檔案管理體系

目前，我國大部分醫院的綜合檔案管理制度相對不是很完善，各科室間缺乏有效溝通，應該歸檔的材料一般都由各部門自行保管，使得綜合檔案的管理工作不具備科學性、完整性，容易導致醫院檔案管理工作的滯后和混亂。

1．2檔案管理工作不被重視

不少醫院的綜合性檔案管理問題不受領導重視，是因為有些醫院管理者認為綜合檔案管理不能直接給醫院帶來經濟效益，且需要消耗大量資金，是可有可無的項目。缺乏領導重視和資金來源的直接后果就是造成檔案管理工作的落后和不規范［1］。

1．3檔案管理信息化水平不高

工作效率低下信息技術在醫院綜合檔案管理中的應用率還是比較低的，由于缺乏技術支持，致使不少珍貴資料難以保存下來［2］。因為資金投入不足，使得檔案管理者無錢購買相應的軟硬件設施，直接后果就是使用者無法在短時間之內迅速檢索到所需的資料。

2使用信息化管理醫院綜合性檔案的重要性

2．1檔案是醫院發展和建設的重要資源

檔案是醫院工作的重要資源，對醫院今后的發展和建設具有重要的指導意義。建立一套科學有體系的綜合檔案管理系統是提高整個醫院管理水平的基石。

2．2信息化是時展的必然趨勢

伴隨著計算機技術、信息技術和通訊技術的不斷發展，不少行業為了提高工作效率、經濟效益和社會效益，紛紛引進了信息化管理這一概念。同樣為了有效開發利用醫院的檔案資源，可以充分利用網絡資源，建立屬于自己的檔案數據庫。

2．3方便醫院職工及時獲取相關資訊

不僅僅是醫務工作人員，在醫院工作的每一名職工可以通過便捷的現代化網絡平臺，及時獲取各部門的通知、公告，可以加強職工對醫院的認知感。同時也可以為醫院職工的好人好事提供傳播途徑，以增加職工的工作使命感。

3建立健全醫院綜合檔案信息管理系統

3．1整合信息資源完善信息系統

檔案信息資源整合不是簡單的數據庫集合，而是對獨立的檔案信息資源系統中的功能結構進行類聚和重組，形成一個新的檔案信息資源體系，最終建立一個效率更高的系統模塊。目前，國際領先的技術結構是采用B/S結構(即Browser/Server———瀏覽器/服務器)，網絡辦公不再受地域限制，用戶端只需要單一的瀏覽器軟件，通過使用Internet的超文本、多媒體傳輸技術，就可以訪問文本、圖像、聲音等信息，完成網上信息查詢、打印、錄入等操作，具有系統負載輕，開放性好，系統維護升級方便等優點。

3．2合理設置綜合性檔案信息管理系統基礎模塊

醫院綜合檔案信息管理系統最重要的是模塊設置，大多數醫院的信息系統包括:醫療文書檔案、科研教學資料、醫療設備資料、人力資源資料和黨建、行政管理及其他信息資料這5大模塊。但是對于模塊內容的歸檔存在一定的難度，因為各部門職能不同，自身形成的文件和檔案類別有所差異。在運用計算機對各類文書檔案進行歸檔的時候，必須由專職人員嚴格按照統一的格式、標準進行分類輸入，確保信息系統的準確性、實用性［3］。

3．3加大資金投入配備基礎網絡通訊設備

醫院要真正實現綜合性檔案的開發利用和資源共享，必須要加大資金投入力度，配備基礎的網絡通訊設備，以醫院局域網為基礎，利用網絡傳遞運輸技術、通訊技術、掃描技術、多媒體技術、數據庫技術、數據壓縮與上傳技術等輔助手段，為醫院綜合性檔案信息化管理提供保障。檔案信息化建設勢在必行，為開創檔案管理工作的新局面創造良好的條件。以往對檔案管理所采取的傳統的手工管理模式已經不能滿足現下快速發展的社會需求，并且正在逐步被先進的應用計算機技術、網絡技術等信息化管理模式所取代。隨著信息化程度的穩步提升，醫院綜合性檔案管理工作也有著巨大的變化，檔案信息管理系統正逐漸步入規范化、科學化的時代。

參考文獻

1陳文德．醫院綜合檔案管理的現狀及對策［J］．產業觀察，2015，(8):171．

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對于社保檔案而言，是人們生活的基本保障。因此加強社保檔案管理非常重要，其重要性主要體現在如下幾個方面：

（一）熟悉檔案，合理利用檔案。隨著產業逐漸優化及調整，不斷提高整體技術含量，接收和管理是檔案人員高度重視的檔案管理，社保檔案人員在管理中轉變觀念，搞清社保檔案內涵關系與保存意義，要做到細致入微、有條不紊。

（二）記載參保人員原始信息資源。社保檔案主要內容包含參保人個人文字信息及數據圖表，以及參加社保人員或者單位圖像資料等。因具備專業性、數據性、真實性以及科學性的特征，還能夠證明參保的真實記錄和重要憑證，用于和社保有關單位和機構，或者給用人單位和參保人員直接調用原始信息資源，提供重要的參考和使用價值。

（三）是社保視野的基礎。在國家相關社保檔案管理的有關法則規定中，對不同情況下的設備檔案明確了具體的管理年限，按照相關管理期限，最低不能夠低于十年。各種明確規定、詳細分類，均充分體現出現階段我國重視社保事業的程度。

（四）發揮社保檔案管理的基本職責。社保業務檔案屬于國家檔案系統資源中重要的組成部分，必須要加強對社保檔案管理重要性的認識，按照計劃分步驟組織實施，加強社保檔案管理是經辦機構具備的基本職責，主要體現出社保保險經辦水平與經辦能力，才能更好維護參加社保對象者的合法權益，從而加快經辦管理工作的規范化和標準化，才能夠促進社會保險事業持續發展。

（五）確保保險計劃實施效果。事實上社保涉及方面比較多，幾乎涉及到經濟、政治、社會及法律等各個方面，可以說涉及到各個領域，也涉及到各個交叉領域，而且社保保險涉及內容比較復雜，而且涉及到勞動者切實利益，所以社保檔案管理對加強社會保險計劃實施效果具有決定性作用，對實現社保目標具有重要意義。

二、 加強社保檔案管理策略

從前面分析來看，社保檔案管理對社保事業發展具有重要意義。因此，加強社保檔案管理是社保事業發展所需。

（一）加強檔案管理隊伍建設。檔案管理好壞都是由管理人員所定，因此加強管理隊伍建設至關重要。而且社保檔案具備動態性，內容非常豐富，需要進行詳細的評估、管理及分析，要求相關管理人員具有更高的素質。同時，要做好社保管理，還必須要加強檔案行政管理和社保部門間的合作，因此要組織有關人員進行培訓，高度重視社保檔案專業管理隊伍的建設，培養高素質高技能復合型人才，不但要精通檔案管理的業務，還必須要精通計算機，給社保檔案事業發展提供人才保障。而且還要建立完善的用人機制，為滿足不斷發展的檔案管理工作所需，應該通過有效的培訓方式，提高管理人員的資質，培養管理隊伍鉆研業務及愛崗敬業的創造性、積極性和主動性。

（二）加快社保檔案管理一體化進程。社保檔案管理的一體化就是從檔案工作和社保文書的全局出發，實現從制發社會文件到歸檔管理這個過程的管理，將處理檔案文件和檔案管理融合一體。也就是把現有社保檔案文件產生、歸檔以及檔案管理形成一個管理系統，采用統一的工作制度、方法及程序。

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一、現行醫院檔案管理中存在的問題

一是檔案管理意識不強。絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式，大多數檔案人員都是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來的，對檔案工作精力投入不足，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。因此會嚴重影響了檔案管理水平。

二是檔案管理人員業務水平不高。 在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

三是管理制度不健全，檔案收集效率不高，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

四是檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發，造成檔案保管不符合標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后。

二、加強鄉鎮醫院檔案管理的對策

一是加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。醫院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔民醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

二是領導重視是檔案目標管理的關鍵。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展; 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

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關鍵詞公路施工企業檔案重要性問題對策

對于公路施工企業來說，檔案管理工作具有十分重要的意義，但是實際工作中，公路施工企業檔案管理中依然存在諸多問題，亟待采取針對性措施加以解決。

一、檔案管理對公路施工企業的重要性

檔案管理工作對于公路施工企業具有重要意義，主要表現在以下三個方面。

（一）有利于提升企業的人力資源的利用水平

企業檔案管理的一個重要方面是人事檔案的管理，而人事檔案的管理是人力資源管理工作開展的基礎。公路施工企I在競爭的環境下，必須充分做好本單位的人力資源管理工作，才能夠招引人才，在競爭中保持競爭力。企業檔案管理中必須格外注重人事檔案的管理。

（二）有利于提升企業的核心競爭力

隨著公路施工企業的增加，公路施工企業之間的競爭在不斷加劇。競爭已經逐步從成本方面向著企業核心競爭力方面過渡。在企業核心競爭力的形成過程中，檔案管理工作具有重要作用。公路施工企業檔案記錄了企業過往一個階段的經營成果，通過對檔案的分析，可以找出企業生產經營過程中存在的不足、主要經驗，進一步提出針對性措施改正不足和繼續發揮經驗做法的威力，從而提升企業的競爭力。

（三）有利于提升企業的管理水平

企業的管理涉及眾多的方面，不僅涉及企業的財務管理、生產經營管理、營銷管理等方方面面，當然也包含企業的檔案管理。企業管理的各個方面是相互影響的，一個方面的不足都會削弱企業的整體管理水平。一個企業整體管理水平的高低往往不是由最強的一個方面決定，而是由最弱的一個方面決定。提升公路施工企業的檔案管理水平，有助于提升企業整體的管理水平。

二、公路施工企業檔案管理中存在的問題

目前，我國公路施工企業的檔案管理中依然存在著諸多的問題，主要包括以下三個方面。

（一）對檔案管理重視程度不夠

雖然檔案管理對于公路施工企業來說具有十分重要的意義，但是很多公路施工企業對于檔案管理的重視程度依然不足，很多認施工企業的主要工作就是保證公路施工的進度，對于檔案管理類的服務性的而工作投入的精力較少，從而導致企業檔案管理水平較低，檔案管理對于企業的重要性無法發揮。

（二）檔案管理制度不健全

公路施工企業的工作地點具有很大的流動性，尤其是對于一線的施工部門而言，這就對公路施工企業的檔案管理提出了更高的要求，客觀上要求公路施工企業必須建立健全完善的檔案管理制度，同時必須嚴格執行相關制度。實際工作中，很多公路施工企業的檔案管理制度依然不健全，影響了企業檔案管理水平的提高。

（三）檔案管理信息化滯后

公路施工企業的檔案涉及大量的技術資料，如果不能夠運用信息化手段，對所有的檔案資料進行整理也不是一件容易的事情。但是許多公路施工企業在檔案信息管理中的信息化建設要遠遠落后于檔案管理以及項目運作的需要，很多公路施工企業檔案管理信息化建設依然較低。

三、提升公路施工企業檔案管理工作水平的對策

公路施工企業的檔案管理對于公路施工企業來說具有十分重要的意義，公路施工企業應該針對檔案管理中存在的問題，著力從以下三個方面加以解決。

（一）進一步提高對檔案管理工作的重視

公路施工企業的領導必須高度重視公路檔案管理工作，充分認識檔案管理的重要性，對檔案管理給予更大的支持，投入更大的人力與物力，挑選認真負責、綜合素質高、專業的人才從事檔案管理工作。同時，必須通過加大宣傳的方式提高企業內部員工對于檔案管理工作的重視，便于檔案管理工作獲得更多的支持。

（二）進一步完善檔案管理制度

良好的制度能夠使得檔案管理各項工作開展都能夠在相關制度的規范下有序進行。公路施工企業要根據檔案法及工作實際，制定適合本單位的檔案管理制度，要保證制度具有可操作性，同時，必須加強制度的執行監督，確保制度落實到位。

（三）進一步加強檔案管理信息化建設

公路施工企業檔案管理的信息化不僅僅涉及到硬件方面的信息化，還涉及到軟件方面。公路施工企業應側重于軟件方面的建設。公路施工企業應根據企業的實際情況引進專業的信息軟件，通過軟件的應用提升整個檔案管理的效率。在這一過程中，必須加強對企業檔案管理人員的培訓，確保信息化順利開展。

參考文獻：

[1]趙九軒. 論建筑施工企業工程檔案管理對策[J].山西建筑， 2010（4）.

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隨著各項制度改革的不斷深入，人事制度改革也正在如火如荼地展開，人事檔案如何順應時展的需求，滿足社會的要求，必須不斷地調整人事檔案管理的方式，范圍等，確定人事檔案服務的對象，本文就來分析我國人事檔案的現狀以及存在的問題，提出具有針對性的措施。

1.轉型期的醫院人事檔案現狀存在的問題

1.1 交接手續不嚴，重視程度不足：從目前的醫院人事檔案管理現狀中我們可以發現，我國的醫院人事檔案人員往往身兼數職，造成在調動或離崗時交接手續不全，常常出現混亂，從根本上說是對其重視不夠，部分人員認為其就是一份鑰匙的交接，對自身的職責認識不清，導致工作脫節。醫院管理的重點是如何實現醫療水平、醫療管理水平的改善，為病人提供優質的服務，其中人事檔案發揮了重要的作用，但是從目前的現狀來看，卻存在硬件設施不齊全，人員管理不到位等現象。

1.2 對檔案的處理速度不及時：從我國目前醫院的檔案管理現狀來看，存在著信息更新速度不及時，無法及時歸檔，及時補充，對部分材料的歸檔不夠準確，導致檔案資料無法真實的反應工作情況，無法保證檔案的完整。

1.3 宣傳措施不到位：醫院檔案管理人員對人事檔案管理工作的重要性宣傳不及時，對相關的檔案材料沒有及時地進行補充、更新、宣傳；在很多醫院中還存在著檔案管理者存在著身兼多職，沒有專業的知識技能。受到多種因素的限制，檔案管理人員無法及時地掌握最新的知識與技術。

1.4 對重要性的認識不足：很多人對檔案的重要性認識不足，認為其屬于可有可無的工作，對個人檔案的重要性認識不清，很多人對檔案的認識存在著一定的誤區，很多材料無法及時歸檔，這些錯誤的思想觀念導致檔案信息不全，工作無法開展。

1.5 管理手段落后：在大部分醫院的檔案都是由人事部門管理，導致工作中出現了很多的問題，缺乏專業的管理技巧，管理手段，主要仍采用手工查找的方式進行檔案管理，管理手段的落后大大阻礙了檔案工作的開展。

2.提升管理手段的對策及思考

檔案是對個人信息的詳細記載和真實反映，因此，加強醫院的人事檔案管理對整個工作的開展具有重要的意義，充分利用檔案的信息加強管理，針對以上的問題，主要可以從以下幾個方面進行思考，采取有針對性的對策：

2.1 按照程序進行交接：人事檔案的交接是一項非常細致認真的工作，其有嚴格的程序，必須按照程序進行，尤其是在進行檔案交接過程中，首先要對所負責的檔案進行一次徹底且全面的清查，保證相符性；對出借的檔案要及時的收回，對無法收回的檔案要標明原因以及催還情況；對一些零散的材料要進行細致的整理，及時存檔；最后進行移交，標明移交的時間，地點等詳細信息，完成交接工作。

2.2 檔案管理意識的提高：檔案管理是管理的重要組成部分，必須嚴格按照檔案的管理程序進行管理，加強醫院相關管理人員的檔案意識，增加檔案管理的軟硬件設施，引進先進的管理技術，采取最新的管理手段，醫院檔案是醫院管理的重要組成部分，其與醫院的各項工作直接相關，這就需要不斷地提高醫院檔案管理人員的綜合素質，激發工作的熱情，從根本上保障檔案資料的準確，確保及時歸檔。不斷地完善檔案管理制度，確保檔案資料齊全，內容真實可靠。

2.3 建立健全規章制度：我國醫院的檔案管理制度仍存在著一定的不足，必須不斷地完善規章，維持工作的良好秩序，指導工作人員按照制度進行操作。建立完善的管理秩序，檔案的任何改動都要明確入檔，都要做好登記工作。由于不可抗因素造成的檔案資料無法完成收集或者記錄的情況，一定要進行明確的解釋，便于后期查找。除了技術到位，還要身體力行，為人事管理提供有效的依據。

2.4 積極宣傳，提高管理人員的責任感：宣傳是工作開展的基礎，必須加大宣傳，加強管理人員的事業心，責任感，對收集的資料要進行認真的核實，確保入檔的資料完整、真實、確保質量。在進行檔案鑒定的過程中，檔案負責人員必須要認真負責，確保檔案的真實完整，認識到人事檔案管理工作的重要性，改進工作方式，創新工作模式，提高工作效率，增強工作人員的業務素質。在鑒別的過程中，一定要確保資料的真實，確保檔案的可靠、真實、完整，便于后期工作的開展。

2.5 增強職工對檔案資料的重要性認識：針對目前我國醫院檔案管理人員對其重要性認識不足的現狀，主要可以采取加大宣傳力度，增強對其重要性的認識，使其充分認識到人事檔案的中啊喲性；加強對人事檔案的規范化管理，保證每個環節工作科學規范；加強檔案的收集和完善，及時的補充材料，增強其利用價值。

2.6 加快信息化進程，提高工作效率：隨著科技的發展，現代技術在檔案管理中發揮了重要的作用，必須加大現代技術的投入，實現網絡化管理，這就需要盡快的建立人事檔案數據庫，實現管理的現代化，科學化，在一定的范圍內實行信息公開化，透明化。這在一定程度上加強了檔案管理一時的提升，增加了檔案管理的透明性，同時也為人才的培養奠定了基礎。從目前的管理現狀來看，我國的醫院人事檔案管理現代化水平較高，檔案信息化、數據化的水平有了較大的提高。

綜上所述，我們可以發現，加強醫院人事檔案管理對醫院的人事管理具有重要的意義，在醫院的人力資源配置上具有不可替代的重要意義。總之，要想實現檔案管理水平的提升，必須加大管理人員的素質，加大改革的力度和體制的創新，突破傳統的管理模式，建立新型的管理理念，適應時代的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

參考文獻

[1] 閆華,吳桂宏,張美蓮. 要重視和加強社保檔案的管理[J]. 中國水電醫學, 2007, (03) .

[2] 李華. 試論檔案價值鑒定的標準和原則[J]. 檔案管理, 1990, (01) [3] 賈麗麗, 陰宏光. 淺談檔案價值鑒定存在的問題和對策[J]. 黑龍江檔案, 2007, (03)

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中圖分類號：F27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）09-071-01

事業單位檔案管理是一項隱性工作，它默默支持著事業單位日常工作的順利、有序開展，為事業單位的正常運行和健康發展發揮著重要的作用，是事業單位管理工作的重要組成部分。事業單位檔案管理信息化建設是對檔案文件保存方式、管理模式的創新和改進，是促進檔案資源信息化轉換的重要途徑，對促進事業單位檔案管理工作成效的提高有著重要的意義。

一、事業單位檔案管理信息化建設的必要性分析

事業單位是我國經濟發展、社會和諧的重要支撐體系，也是公共服務的重要載體，而事業單位檔案資源記錄著事業單位的起源、發展歷程及其為人民群眾服務的各種信息，檔案管理是事業單位管理工作的核心之一，做好檔案管理的信息化建設，對于促進事業單位辦事效率的不斷提升和提升事業單位的為人民群眾服務的質量有著重要的意義。新時期下，事業單位的業務范圍有所變化，服務職能進一步提升，檔案資料的數量不斷增多，種類日趨豐富，信息化技術的運用使得事業單位檔案信息的采集、檔案資料的保存、管理和調用更為方面、快捷、準確。隨著市場經濟體制的不斷完善，事業單位檔案管理工作的重要性不斷提升，對事業單位檔案管理工作人員提出了越來越高的要求，而信息化技術的應用，使得事業單位檔案資料的完整性、真實性、準確性進一步提高，同時也更有利于檔案資源的開發和利用，對于促進檔案管理工作的規范化發展意義重大。

二、事業單位檔案管理信息化建設的有效策略

事業單位檔案管理信息化建設是一項長期性、系統性的工作，為充分發揮信息化技術在事業單位檔案管理工作中的價值，應從以下幾方面做出改進：

（一）明確事業單位檔案管理信息化建設目標

事業單位檔案管理信息化建設是促進事業單位檔案管理工作向著現代化、規范化、科學化方向發展的重要基礎，在信息時代背景下，信息化技術已經成為檔案管理工作中不可或缺的工具，明確事業檔案檔案管理的信息化建設目標勢在必行。事業單位檔案管理信息化建設目標的定位，應當是：通過應用信息化技術，對事業單位檔案管理工作進行徹底的改造和創新，將信息化技術真正融入檔案管理工作的各個環節，促進事業黨委檔案管理工作效率與質量的不斷提高，同時減輕檔案管理人員的工作負擔，是檔案管理工作變得更加準確、快捷和方便，從而更好的實現事業單位為人民群眾服務的工作目標。

（二）強化事業單位檔案管理隊伍建設

人員素質決定著事業單位檔案管理的發展潛力和發展方向，在信息化建設背景下，應強化事業單位檔案管理工作人員的素質建設，使其充分適應信息化檔案管理的需要。對此，事業單位檔案部門應有意識地強化對本部門人員的專業理論與技能培訓，鼓勵檔案人員積極學習，不斷創新，以適應時展的需要和信息化檔案管理工作的要求，用信息化技術武裝自己，并將其大膽應用到實際工作中去。事業單位應定期對檔案管理人員進行規范化的培訓，根據工作的需要對工作人員定崗定位，使其在自己的崗位上發揮獨特的優勢，為事業單位檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎。

（三）強化事業單位檔案管理信息化平臺建設

首先，應強化檔案管理信息化硬件建設，計算機、數據庫、網絡設備等是事業單位檔案管理信息化建設的必要物質基礎，硬件建設的開展離不開資金的投入，對此事業單位應結合實際情況申請政府撥款或自行解決籌資問題，不斷完善和優化信息化硬件系統，為檔案管理工作的信息化發展奠定堅實的基礎。

其次，應強事業單位檔案管理信息化平臺的安全維護。信息化的檔案管理較之普通的檔案管理來說具有效率高、耗費時間短、且準確率高等特點。但信息化的檔案管理卻存在一個問題，那便是其安全意識不強，安全意識的薄弱將會造成信息數據的丟失和泄漏認真研究事業單位檔案管理的相關政策，根據信息資料的重要性對檔案進行加密處理，積極的做好檔案資料的保密和利用工作。對此，事業單位檔案部門應強化對電子檔案的管理與控制，強化對殺毒軟件、防火墻等的有效運用，做好防病毒、防黑客工作，同時應不斷完善檔案管理信息化工作制度，提升相關工作人員操作的規范性，減少安全漏洞的產生，從而更好地維護檔案資源的安全性。

三、總結

綜上所述，事業單位檔案管理工作是事業單位的核心性管理工作之一，對于提升事業單位決策的科學性，維護事業單位正常工作秩序和促進事業單位的健康發展有著重要的意義，因此應對事業單位檔案管理工作的創新與改革給予高度的重視。信息化技術在事業單位檔案管理工作中的應用，能夠使檔案管理工作效率和質量顯著提高，促進事業單位檔案管理的規范化、科學化發展。對此，事業單位檔案管理部門應結合實際情況，從明確信息化建設目標、強化檔案管理隊伍建設和強化信息化平臺建設三大方面入手，不斷推進事業單位檔案管理信息化建設。

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檔案是一種歷史文獻，它能夠真實地還原出歷史從而為現實活動提供參考依據。醫院檔案則是指醫院在過往的發展歷程中，各部門以及各工作環節中所形成的具有一定價值的文件、圖表、簿冊、影像以及其他各類載體的檔案，它們是全體醫院工作人員集體勞動的產物，不僅承載了醫院的歷史與變遷，還對醫院日后的發展有著豐富的借鑒意義。醫院檔案大致可以分為兩大類，業務檔案與非業務檔案，業務檔案指與醫院醫療衛生事業相掛鉤的檔案，如科研材料、病人病歷、醫療器械使用記錄等，這對醫院業務水平的提升有著重要意義；而非業務檔案則是醫院發展中的一般性檔案，如基建工程合同等，記錄了醫院的發展歷程。檔案管理就是醫院對現有的實體檔案以及信息檔案進行管理并提供利用服務而形成的各項業務工作總和，是醫院管理中不可或缺的一部分。

二、檔案管理在醫院發展中的作用

檔案管理工作對醫院的發展有著非常重要的作用，它不僅能夠記錄醫院的發展歷程、傳承醫院的精神文化，還能有效地提升醫院自身的業務水平以及決策管理的科學性。

1.記錄醫院的發展歷程

醫院在發展的過程中會產生大量檔案，這些檔案無一例外地從各個層面記錄了醫院的發展歷程，鑒古可以知今，醫院的這些檔案對于醫院的未來發展也有著多重意義。首先，檔案以原始性、真實性而著稱，檔案管理工作可以為日后醫院發展中所出現的問題提供憑證，比如在醫院的基礎設施建設、醫療實踐或其他環節中出現問題時，可以通過檔案查詢來推動問題的解決；其次，檔案管理將不同類型的檔案整理歸類，如醫生個人檔案、病案、醫療設備更新檔案等，從不同角度展示了醫院的發展風貌，對醫院的長足發展意義重大。

2.提升醫院的業務水平

業務水平是衡量醫院優良與否的重要指標，它主要包括科研與醫療兩大組成部分，而檔案管理中的科技檔案管理以及病案管理就對醫院業務水平的提升有著非常重要的價值。首先，對科技檔案而言，它記載了醫院科研、醫療以及教學過程中的發展歷程，整體上體現了醫院的醫療水平，是醫院業務水平提升的重要基礎。尤其是現在檔案管理信息化以來，科技檔案的重要性日漸突出，不少醫院就將本院的科研成果諸如醫生發表的醫學論文等整理歸類，并將之作為信息資源上傳到醫院網站之上，從而形成一種信息資源庫。這對于年輕醫師的自我學習以及醫院核心業務能力的形成都有著非常重要的作用；其次，病案作為醫院檔案中的重要類型，對于醫院業務水平的提升以及醫院的整體性發展都有著不可或缺的作用。病案是醫務人員在病人就診過程中所及時、客觀記錄下來的文件記錄，它不僅體現了醫院醫療活動的過程以及最終醫療效果，有助于醫院不斷地更新自身的醫療技術，提升醫療質量。不僅如此，病案還有著更為廣泛地教學科研價值以及應用價值，比如病案可以用作醫學教學中的資料與案例，也可以充當醫院考核醫師業務能力的依據。

3.傳承醫院的精神文化

檔案管理不僅有助于醫院業務水平的提升，同時也有有助于醫院文化精神的傳承與建設。醫院文化是醫院在長期的辦院實踐中所積累出來的無形財富，對醫院醫德、醫風的形成與發展有著很好的激勵和促進作用。醫院檔案中有不少和醫院救死扶傷、造福社會相掛鉤的內容，對這些檔案的整理與發掘，對醫院的文化傳承而言，意義深遠。首先，醫院檔案中有不少醫生治病救人、公而忘私的經典案例，這些案例反映了醫生以病人為重、以社會為先的從業道德和職業素養，這些檔案對于其他醫務人員尤其是剛入行的年輕醫師的醫德建設有著重要的參考借鑒價值，（轉42頁）（接92頁）有助于提升醫院全體人員的精神素養；其次，醫院的文化不僅僅體現在某位醫務人員個人修養之上，它還體現在整體的院風之上，院風是一個醫院在發展中所呈現出來的精神風貌，優良的院風是推動醫院長遠發展所必不可少的內容。檔案管理能將醫院院風建設中所需要的素材系統化，從而為院風建設提供源源不斷的鮮活案例，提升院風建設的水平；最后，醫院的文化傳承還有賴于社會大眾的口碑，檔案管理可以方便醫院更好的服務社會，從而在社會層面上來推動醫院精神文化的傳承與發展。

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醫院檔案主要是醫院在從事醫療、科研、教學及其他業務活動過程中形成的有價值的歷史記錄。［1］傳統檔案管理無法使檔案資源被最大限度的大限度開發和利用，同時檔案使用效率，不能滿足當前現代化醫院對檔案資料的使用需求。因此實施規范性、科學化的檔案管理，對減少醫療資源浪費，提高醫院管理工作效率和推動醫院事業的蓬勃有重要意義。本文就醫院檔案管理工作的現狀與應對策略予以綜述，具體如下。

1醫院檔案管理工作現狀分析

1．1醫院檔案管理人員專業能力不強、綜合素質不高

檔案管理人員的文化程度、專業能力和綜合素質良莠不齊，外出進修機會少，對現代檔案管理知識的認識不足，掌握匱乏，這就增加了檔案管理的難度。同時醫院安排非專業人員參與檔案管理，導致其對檔案的收集、歸檔、裝訂等流程掌握不熟練，責任心不強，易導致資料丟失，影響檔案歸檔質量。此外醫院管理中未能將檔案管理人員納入管理考核中，導致其整體水平不高，這就阻礙了檔案管理事業的發展。

1．2檔案管理制度不健全

目前，在我國仍未形成醫院檔案管理評審制度相關標準，主要是靠各醫院在實際工作中逐漸摸索出檔案管理制度，這就導致了檔案管理制度相對陳舊落后且不健全。此外，在檔案管理過程中，對于檔案資料的納入、收檔及裝訂工作均缺乏統一的管理標準，這導致在實際工作中工作人員不能受到嚴格的約束力，在工作中出現檔案資料的收集不全，歸檔隨意，查找困難等問題。

1．3對檔案管理的重視度不高

多數醫院的工作重心傾向于臨床一線，對檔案管理工作在醫院發展建設中的重要性認識不夠，同時缺乏對檔案管理工作的足夠的重視，硬件和軟件投入不足，不能合理利用檔案資料。在醫院工作的大部分人員多為醫護人員，他們一般會單純的認為檔案工作屬于檔案專職人員的工作，缺乏資料歸檔的責任心，因此不能在臨床工作中形成完成、準確的檔案記錄和保存，在檔案管理工作中易出現工作疏忽，從而忽視了檔案資源在醫教研和醫院發展建設中的重要作用。

1．4檔案信息化管理程度普遍較低

隨著現代經濟的不斷發展，信息化的發展已經成為當今社會發展的趨勢。而在現代多數醫院的檔案室中，仍然缺乏現代化的檔案信息管理系統。對檔案資料的管理仍然采用原始的紙質儲存方法，未能進行數字化的處理與加工，易出現丟失、損毀事件，降低了檔案資源的利用度和使用效率。另外大量的紙質資源也占據了大量的空間，這就要求增加硬件設施的投入，導致了資源的浪費。

2醫院檔案管理的對應策略

2．1提高醫院檔案管理人員的專業素養

醫院對檔案管理工作人員加強相關管理知識培訓，組織其積極參加會議、講座，并進行繼續教育，以提高其責任意識。同時糾正“重管輕用”的陳舊管理方式，以便充分調動工作人員的積極性和能動性，從而使檔案信息資源的功能得到最大化的利用。此外讓檔案工作人員樹立檔案教育屬于終生教育的觀念，增強服務意識，以滿足醫院的檔案使用需求，實現醫院檔案的現代化管理。

2．2完善健全的檔案管理制度

醫院檔案管理工作能夠積極開展的前提在于具備完善的管理制度和體系。［2］因此醫院相關部門應在實際工作的基礎上結合政府部門檔案管理制度規范，積極改進和完善原有的檔案管理規范，制動一套完善的檔案管理系統，內容主要既包括檔案工作人員的工作管理規范檔案，也包括檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等規定。明確各自的任務和職責使各項工作均有法可依，有章可循，以提高檔案工作效率，確保檔案管理工作能夠高效完成。

2．3加強對檔案工作重要性的重視

首先應該加強領導干部對檔案管理重要性的認識，讓其認識到檔案管理工作是醫院管理工作中不可分割的重要組成部分，通過檔案工作反饋的信息能夠指導醫院的工作配合，對醫院的改革和進步有著長促的推動意義。同時應該加強對檔案管理工作人員相關專業知識的培訓，使其認識到檔案工作的重要性，提高其自覺性和責任心，使各項工作均實行統一領導和分級管理，以確保檔案資源物盡其用。此外，在全院范圍內擴大利用面，向廣大醫務人員提供檔案的有效信息，以便更好的為臨床醫療、科研等進行服務。

2．4提高檔案管理的現代信息化管理水平

檔案管理的最終目的在于檔案資源的最大化利用，而檔案資源的信息化水平高低對其利用效率起著決定性作用。檔案管理的現代化水平主要兩點，一方面在于檔案資源存儲的數字化，這就要求醫院需要引進完善的檔案信息管理系統，對對檔案進行科學的收集、分類和保存;另一方面在于檔案利用的網絡化，將檔案管理系納入到整個醫院信息系統中，使檔案子系統能夠被最大化使用，更好的為醫院綜合系統服務。

3小結

綜上所述，通過綜合分析醫院檔案管理工作中出現的問題并提出對應策略，有利于提高檔案管理工作效率，促進醫院的長足發展。而在在實際工作中，這要求醫院檔案管理人員提高對檔案管理重要性的認識，不斷提升自身專業水平，掌握檔案資源的現代化信息管理系統的應用，從而提高醫院檔案管理工作水平，進一步促進醫院的改革和發展。

篇9

（Pingquan County Human Resources and Social Security Bureau，Chengde 067500，China）

摘要： 社保檔案管理做為社會保障體系建設的一個重要方面，在記錄信息、改進社保政策、創新社保體系等方面有著重要的參考意義。但是在實際工作中，社保檔案管理存在著許多問題。本文在分析社保檔案特點的基礎上，對這些問題進行探析，并提出了相應的改進對策。

Abstract: As an important aspect of social security system construction, the social security file management has important reference value in the aspects of recording information, improving the social security policy and innovation of social security system. But in practice, there are many problems in the social security file management. Based on the analysis on the characteristics of social security files, this paper analyzes these problems, and puts forward the corresponding improvement countermeasures.

關鍵詞 ： 社會保障；檔案管理；問題對策

Key words: social security；file management；problems and countermeasures

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A

文章編號：1006-4311（2015）02-0164-02

0 引言

在我國建設大力推進和諧社會建設的今天，社會保障作為維護社會穩定、促進社會和諧發展等方面有著十分重要的意義。社會保障檔案管理作為社會保障體系建設的基礎性工作是建設規范化、制度化社會保障體系的重要內容，對實現我國社會保障體系的整體化、共享化、信息化發展有著重要的推動作用。要對當前社會保障檔案管理中存在的問題進行深刻的分析，采取措施優化社保檔案管理工作，使其更好地發揮基礎性作用和參考性作用。

1 我國社保檔案管理的主要特點

1.1 高度的社會性 社會保障的核心內容就是為人民、為社會提供更好地保障和服務，關系到全社會公民的利益，因此社會保障檔案具有高度的社會性。隨著相關制度的不斷完善，參加社會保障的人越來越多，社會保障項目日益豐富，社保檔案的類型和內容也日益增加，社保檔案的社會性內涵和水平也隨之不斷提高。

1.2 檔案數量多 雖然目前我國的社會保障體系還不甚完善，但是現有的保障業務范圍也幾乎涵蓋了人們生活的方方面面，如常見的醫療、養老、生育、意外傷害、工傷保障等等，每一個社會保障項目都包含很多的業務環節，如保障申請、保障等級、繳費等等，這些都讓社保檔案的數量不斷增加。另外，參加社保的公民在相關業務的開展過程中，還要提供大量的相關證明、憑證，這些也增加了社保檔案管理的工作量。并且隨著人們參保意識的增強，社保檔案的數量持續不斷的增加。

2 目前我國社保檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 對社保檔案管理工作的重要性缺乏認識 在思想意識方面，對社保檔案管理工作對于社會發展、人民利益等方面的重要性認識不足，導致社保檔案管理工作無法為社會保障工作的進一步發展提供有利的支持。首先，政府相關部門沒有認識到社保檔案管理工作的重要性，政府的業務開展大都圍繞著提高參保量的工作上，長期忽視社保檔案管理，大部分情況下，只有在迎接上級檢查或者是出現問題時會對社保檔案管理工作給予一點認識。其次，社保檔案管理工作人員沒有認識到自身工作的重要性，工作不認真、糊弄了事，檔案管理理論知識不足，也不注重提高自身的業務水平，社保檔案管理的總體水平和質量不高。

2.2 缺乏相應的社保檔案管理制度 社保檔案管理制度不健全主要表現在兩個方面。一個方面就是缺乏統一的社會保障檔案管理標準，每個省市的標準雖然大同小異，但是在歸檔的范圍、管理的形式和檔案交接流轉等方面存在脫節現象。另一個方面就是社保檔案管理的借閱、保管等制度不健全，在歸檔文件的時效性、完整性等方面存在較大缺陷，并且經常出現借閱忘記歸還、檔案嚴重損壞、信息丟失等問題，并且當問題出現后，由于相關工作人員工作不認真、不負責，后續的補救措施沒有跟上，導致社保檔案的參考價值大大折扣。最后，由于社會保障工作涉及到各個方面的內容，形成了當前社保檔案管理工作存在多頭管理的現象，各個相關部門之間的信息不對稱，并且管理制度和管理辦法不統一，導致社保檔案管理機制混亂的問題出現。

2.3 社保檔案管理的手段落后 隨著信息化時代的到來和辦公信息化水平的提高，各個地區的社保檔案管理工作也應當向信息化、電子化方向發展，但是由于受到地區發展水平、負責人員對社保檔案管理的重視程度、相關工作人員的能力水平不同等因素的影響，在我國仍然有許多地區的仍然采取傳統的紙質檔案管理模式，人工手寫、人工管理、人工目錄檢索仍然是社保檔案管理工作的主要手段，社保檔案管理手段較為落后，無法很好的滿足日益增長的社保項目管理和參保人員檔案管理要求，影響了社保檔案管理的工作效率和檔案管理的有效性。

2.4 社保檔案的利用率較低 從目前社保檔案的利用主體來看，主要是相關機構的工作人員、參加社會保障的公民以及第三方只能機構等等，社保檔案服務對象的范圍較小，檔案利用的人員也相對較少，這與社保檔案日益劇增的數量存在較大的反差。大部分的社保檔案都是放在檔案柜里的或者是存在電腦里，利用率非常低，導致了社會保障工作的信息交流頻率較低、針對性不強、服務能力和服務功能缺乏等問題的出現，這對我國社會保障事業的進一步發展是極為不利的。

3 改進社保檔案管理工作的建議和措施

3.1 加強社保檔案管理工作重要性的思想意識建設

加強社保檔案管理工作重要性的思想意識建設是改進社保檔案管理工作的重要基礎。首先，要在決策者和管理層方面加強對社保檔案管理的重要性認識，要成立專門的工作小組、派專人負責，并將社保檔案管理工作納入到決策者績效考核的指標體系中，提升社保檔案管理工作的地位。其次，要提高社保檔案管理工作人員對自身工作重要性的認識，讓他們認識到自身工作對社會發展、人民生活的重要保障性，促使他們積極的投入到工作中，注重自身能力水平的提高，創新工作方法，為社保檔案管理工作奠定良好的人力基礎。

3.2 健全社保檔案管理標準和管理制度 由于不同地區的經濟發展水平、社會文化氛圍等存在較大的差距，因此在社保檔案管理標準方面存在許多不同，但是在社會保障工作的一般性業務方面，還是可以做到統一標準的。統一標準能夠為檔案的流動交接工作提供良好的制度支持，這在當前人員流動性巨大的今天具有十分重要的意義。因此，需要在國家層面、省級部門層面就社保檔案管理的規范性、制度性等內容建立標準，進行統一，為檔案的流動交接和社保工作的進一步發展提供良好的制度支持。其次，在社保檔案具體管理制度方面，要根據實際工作情況，對檔案資料的收集、鑒定、歸檔、借閱、銷毀等業務內容制定明確的規定，保障社保檔案的科學性和社會性。

3.3 提高社保檔案管理工作的信息化水平 通過上文分析可知，與其他檔案管理工作相比，社保檔案管理具有數量大、工作量大的特點，并且隨著辦公信息化水平的普及，社保檔案管理工作需要對傳統的工作方式進行創新，將計算機技術、數據庫技術、統計技術等運用到社保檔案管理工作中，提高社保檔案管理工作的信息化水平，這樣不僅能夠節省檔案管理成本，保證社保檔案管理工作的科學性、有效性，而且能夠提高社保檔案的利用率，讓社保檔案管理工作為改進社保保障工作提供更好的支持。

4 結束語

社會保障工作促進社會安定和諧的重要舉措，而社保檔案管理作為社會保障工作的重要組成部分，對保障人民利益、改進社保工作有著重要的意義。長期以來，我國的社保檔案管理工作存在著重視程度不高、相關制度不健全、管理手段落后以及資源利用率低等問題，需要采取措施對這些問題進行改進，促使社保檔案管理工作朝著科學化、規范化的方向發展，為我國社會保障工作的進一步發展提供有利的支持。

參考文獻：

[1]姚麗，李晰彬.社會保障檔案管理的思考[J].辦公室業務，2014（1）：239.

[2]高麗華.淺談社會保障檔案管理工作[J].辦公室業務，2014（9）：95.

篇10

一、檔案管理方式創新背景

檔案管理方式的創新發展是有一定的背景，主要表現在以下兩個方面。

（一）傳統檔案管理方式已經不能滿足日益增多的檔案資源

我國傳統的檔案管理一般是以立卷、歸檔、轉遞、借閱為主要方式，對所有的檔案資料進行統計、管理。隨著我國高校擴招的不斷發展，高校畢業生以及就業人數的不斷擴大，我國檔案資源越來越多。而傳統意義上的檔案管理不能滿足這些日益增多的檔案資源，在這種情況下，檔案管理方式的創新極為重要。

（二）我國信息技術的發展

我國信息技術的發展為我國檔案管理方式的創新提供了必要的科技條件。目前我國很多企業普遍都應用網絡檔案管理軟件進行檔案管理，這種網絡化管理提高了我國檔案管理的管理水平和管理效率，因此面對網絡技術的發展，傳統的檔案管理方式也要做相應的改進、創新。

二、檔案管理方式創新途徑

檔案管理方式的創新是社會發展的要求。檔案管理方式的創新途徑也是多種多樣的，具體表現如下：

（一）利用網絡技術來管理檔案

“ 把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。”因此，面對繁多的檔案資料，面對冗雜的檔案內容，如何通過有效的管理方式來進行檔案管理是檔案管理人員需要思考的重要問題。而網絡技術管理資源是進行檔案管理的重要的創新方式。利用網絡技術的系統性和人文性，通過計算機來整合相關的資源，繼而得出檔案管理的結果，提高檔案管理工作者的工作水平和效率。

（二）簡化檔案管理程序

傳統的檔案管理程序比較復雜，通過人工將所有的檔案進行歸檔、分類以及審核、轉遞甚至借閱，每個程序都有每個不同人在辦，需要各個部分的簽字。這種檔案管理程序比較復雜，在每個程序上都需要主要負責人進行簽字。因此，在今后檔案管理發展上，我們可以簡化檔案管理程序，可以采用“誰的責任誰擔負”的方式讓管理員進行檔案管理上更簡便，提高工作效率和水平。同時簡化了檔案管理程序可以讓檔案管理工作者有一定的自主性，有利于開展檔案管理工作。

（三）檔案管理人員管理水平與素質的提升

檔案管理員是檔案管理工作的主要操作者，檔案管理人員管理水平與素質是關系到檔案管理工作質量的重要因素。因此注重檔案管理人員的管理水平與素質也是當前檔案管理方式創新的重要內容。要讓檔案管理人員進一步認清檔案管理工作的重要性，將傳統意義上的慵懶的工作作風摒棄，以一種認真負責的心態對待檔案管理工作，同時積極參加各項培訓學習，以提升檔案管理人員的管理水平與素質。

（四）檔案管理范圍的創新

就目前而言，我國檔案管理的使用一般是局限在公務員或者大型的國有企業，外資企業以及我國中小私營企業用到檔案的地方不是很多。而實際上隨著我國市場經濟的發展，外資企業以及我國中小企業對我國市場經濟的發展起著越來越重要的作用，已經逐漸成為市場經濟發展的主要組成部分。“越來越多的人加入到外企和私企的建設發展中去，這些企業的員工的檔案管理也顯得極為重要。”一個人的檔案伴隨人走一生，所以檔案管理的范圍進行創新可以使得檔案資源成為一個人經歷的有效見證。

三、檔案管理方式創新意義

檔案管理方式的創新對我國檔案管理的發展具有極為重要的意義，主要表現在以下幾個方面。

（一）提高了檔案管理的效率

檔案管理方式的創新有利于提升檔案管理的效率。通過對檔案管理人員素質以及水平的培訓，使得他們認識到檔案管理工作的重要性，這樣在日常的工作中，積極性更高，同時因為受到專業培訓的緣故，他們掌握了更多的檔案管理方面的技巧，在履行自己工作職責的過程中，在很大程度上可以提高檔案管理的效率。

（二）提高了檔案管理水平

檔案管理方式的創新有利于提升檔案管理的水平。通過網絡檔案管理工具的應用，能夠使得檔案管理更加系統化、網絡化，通過計算機系統對檔案資源的分析獲得具體詳細的數據，這樣可以有效提高檔案管理的水平，提高檔案管理在日常工作中的利用率，能夠保證檔案管理員檔案管理工作的順利開展。