檔案現代化管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案現代化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。“九五”規劃之“金信工程”，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。

二、加快檔案管理工作現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進。

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力。

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4、要加強檔案信息素質教育。

加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。

計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

6、要強化服務意識，拓寬服務領域。

要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。

7、培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。

要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）10-0331-01

雖然檔案管理工作現階段取得了許多新突破，建立完善了檔案管理的各項規章制度，初步建立了檔案目錄計算機檢索功能，提高了工作效率，但仍存在許多問題：

一、開放意識與創新意識不強

檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”等舊觀念。

二、許多基層單位重“藏”輕“用”

一些部門在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發不足，造成大量信息資源閑置。

三、檔案收集工作缺乏力度

收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作處于被動地位，一般是移交什么就接收什么，應該歸檔的材料散失在個人手中，檔案缺失嚴重。

四、檔案管理與服務存在脫節現象

由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產品、基建、設備、人事、文書等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業務有關的資料的收集整理，影響了公司檔案的系統性和完整性；檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現象。

五、檔案管理人員少，專業素質不高、工作積極性不高

檔案專業人員所占比例小，多數為傳統檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長期沿襲下來的工作經驗。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。

通觀檔案工作中諸多問題，不難發現，要想檔案管理工作走上系統化、規范化、標準化、正規化的道路，必須從以下幾方面入手：

（一）要有效地推進檔案的系統化管理

需要建立新的檔案工作機制，進行部門整合，設立檔案中心，加強檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應在傳統的產品、會計、人事等檔案管理職能中增設底圖保管職能和曬圖職能，這樣集中統一管理，藍底不分家，檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數量、流向，全程監控公司技術檔案資料完整與安全，防止失密和泄密，檔案中心具有檔案實體保管和業務監督指導雙重職能。

（二）完善檔案管理制度

要想企業走的更遠、更穩，必須有完善的制度做支撐，要從領導、部門、員工三方面進行努力：

1、要有效地推進檔案的規范化、標準化管理，最關鍵的是領導要有重視檔案的意識。單位領導或主管和分管檔案部門的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、經驗交流會，從而增加對檔案的了解，檔案意識就會進一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度，為員工樹立標桿，這才是推進檔案規范化、標準化管理的重中之重。

2、要有效地推進檔案的規范化管理，必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關部門之間的工作制度。做到有章可循，有法可依。具體有以下兩方面：

（1）內部管理。建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度，使檔案管理的各項工作環節都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定檔案接收標準，以確保進室質量；制定整理、鑒定、檢索、利用等標準，使各項管理工作規范化、統一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。

（2）外部協調。督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行為和歸檔的權利，保證檔案工作的順利進行。同時，建立與相關部門的資源共享制度。每個人的人事檔案是動態的不斷變化的，人事部門隨時會產生任免、調資等歸檔材料需要及時放入個人檔案袋中，面對檔案工作人員少，工作量大的情況，對這些材料進行整理、編號的過程是一個重復費力的環節。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號”項目，使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號，可以大大提高工作效率

3、要有效地推進檔案的正規化管理，必須要加強檔案工作人員的管理和培訓：

（1）檔案工作人員必須要有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，必須忠誠可靠，意志堅定，嚴守公司秘密，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權利，對檔案的前期控制工作進行監督、指導、檢查。

（2）適時舉辦檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到先進單位學習檔案管理先進經驗和操作技能，以促進檔案工作健康、平衡發展。

綜上所述，要想有效的推進檔案工作的系統化、規范化、標準化、正規化管理，需要領導、員工、職能部門三方面的努力，缺一不可。

參考文獻

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在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。應該說，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現代化勢在必行。

一、信息化與檔案的關系

1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。

2．信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。

3．信息資源開發利用要服務于客觀發展需求。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。

4．信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。

二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化

1．從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。

2．文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

3．歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

4．檔案信息化建設與檔案管理現代化還應該堅持以下四項原則。

(1)前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

(2)協作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

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1 檔案管理現代化的定義

檔案管理現代化是指以系統論等現代管理科學為指導，使用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是社會發展和檔案工作發展的必然。

2 檔案管理現代化進程中的問題

2.1 檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程，造成大量低水平的重復建設，令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

2.2 缺乏高級管理專業人員

現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現代管理技術，精通檔案業務，能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃，有較強的組織協調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

2.3 檔案管理投入不足

經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙，而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求，投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。

3 實現檔案管理現代化的對策

3.1 加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

3.2 實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.3 加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。

3.4 強化管理意識，加大投入力度

首先要關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。

參考文獻

[1]李喜梅.淺談檔案管理現代化[J].中州煤炭，2007（5）.

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0 引言

所謂檔案管理的現代化，是指在科學的思想指導下，運用合理有效的方法和手段，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理，使之獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是新時期檔案事業發展的必然趨勢。現代化的檔案管理從信息化、虛擬化、標準化等多個方面對傳統的檔案管理進行了糾正，對檔案管理提出了更高的要求。

1 檔案管理現代化的內容

1.1 檔案管理的信息化

檔案管理信息化是指在檔案管理中運用信息技術來提高檔案工作現代化水平，它是新時期檔案管理的核心內容，主要包括檔案信息資源建設和檔案基礎平臺建設兩個方面，通過信息化的渠道和方式，加強對于檔案資源的利用與開發，提高檔案信息資源的共享程度。

1.2 檔案管理的虛擬化

傳統的檔案管理主要是以紙張為載體，實行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環節，在耗費大量的時間和人力的同時，工作效率也不高。檔案管理的現代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計算機為檔案的載體，運用智能化的計算機管理模式對檔案進行管理。這種管理模式在很大程度上節約了時間，節省了人力，提高了工作效率。

1.3 檔案管理的標準化

檔案管理的現代化很重要的一點在于檔案管理的標準化。檔案現代化管理依賴于網絡這種載體。而網絡具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應的管理標準，對檔案數據的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進行詳細的規定，使得檔案管理有據可循。只有在統一的標準規范之下進行檔案管理的工作，才能取得好的成效。

2 檔案管理現代化的必要性

2.1 自身發展的需要

隨著我國經濟和科技的快速發展，信息化程度的提高，我國的檔案事業也面臨著挑戰。傳統的檔案管理模式已越來越不能適應社會發展的需要。計算機、網絡等新技術的應用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運用新手段新方法，實施檔案管理的現代化，能夠適應新的發展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業的更好發展。

2.2 加強保護的需要

另外，由于傳統的紙質載體自身質量的缺陷以及保護手段的落后，很多檔案已經出現了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強對這些檔案的保護，則要求我們運用現代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因為紙張的損壞導致檔案信息丟失的問題。

2.3 充分利用的必要

傳統的檔案管理還具有“獨占性”的特點，一旦某段時間有人使用，其它人就不能再利用。實施現代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強檔案的共享性。需要的人可以在網絡這個平臺上同時進行使用。

3 檔案管理現代化中存在的問題

盡管檔案管理現代化已經是大勢所趨，但就目前的形勢看來，檔案管理現代化的進程中依然存在著各種各樣的問題。

3.1 缺乏專門的管理人才

檔案管理現代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長時間以來，我們的檔案管理運用的都是傳統的管理模式，所以在很大程度上忽視了對現代化管理人才的培養。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時掌握先進的科學技術和管理技能。他們并不能適應現代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統的管理階段，既沒有掌握現代化的管理知識，也缺少對現代化設備的操作技能。

3.2 缺乏先進的管理設備

另外，由于檔案管理意識的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進的檔案管理設備，軟硬件設施都嚴重滯后于檔案管理現代化的需要。至于檔案管理中至關重要的檔案管理自動化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現代化管理，但由于其開發技術的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節以至于管理變得極為分散，從而使系統中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴重影響了檔案管理現代化的進程。

3.3 缺乏有效的管理方法

檔案的現代化管理中存在的另一個重要的問題是管理方法的問題。由于現代化檔案管理實施的時間較短，大多數部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態。管理人員只能根據自身的理論知識和實踐經驗進行摸索。在這種情況下，盡管有關部門對檔案文件的格式和標準做出了相應的規定，但在實際操作過程中由于缺乏有效的方法指導，依然會出現各種各樣的問題，對檔案的管理造成了不良的影響。

4 實施檔案管理現代化的方式

4.1 人才的培養

實施檔案管理的現代化，首先在于加強對人才的培養。現代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平。與此同時，最好還能具備較強的開拓創新意識，從而加快檔案管理的現代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業素養。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應對現代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現代化管理的質量，確保檔案管理現代化建設的順利進行。

4.2 設施的引進

另外，實施檔案管理的現代化，還在于要引進先進的管理設備。現代化的檔案管理與傳統的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創造出一定的經濟效益。

5 結語

綜上所述，在新的經濟和科技形式下，推進檔案管理的現代化已經是大勢所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強對檔案的保護和利用。但與此同時，由于現代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運行過程中還存在著各種各樣的問題，例如缺乏管理人才、管理設備、管理方法等。在此情況下，要運用合理的方法，通過人才的培養、設備的引進等方式，加強檔案管理的現代化水平。

參考文獻

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[2]宋寶英.檔案管理現代化的幾點思考[J].世紀橋，2009（03）

篇6

（一）檔案管理的現代化是以現代管理科學為指導，應用現代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化，定量化，信息化，智力化。

（二）檔案現代化管理系統的工作流程如下：1、檔案數據的收集，2、檔案數據的前處理；3、檔案數據的錄入；4、檔案數據的存儲管理；5、檔案數據的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。

二、檔案管理的現代化要求

（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。

（二）檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。

（三）檔案管理的現代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。

三、加快數據準備，促進檔案現代化管理邁向新臺階

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

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中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0163-01

一、檔案管理現代化的意義

檔案管理工作時組織發展中一項必不可少的工作內容，傳統的檔案管理工作方法已經陳舊，不適合企業的發展，隨著社會的發展，檔案管理工作也有了新的發展和進步，檔案管理工作的現代化的實現，一個主要的內容就是要實現檔案管理工作的信息化。實現檔案管理的現代化，對于組織發展而言有著重要意義。

做好檔案管理的現代化，首要的一點內容，就是要提高檔案管理的信息化水平，這有利于充分利用組織內的信息管理系統，實現檔案信息的保存，發揮現有的微機潛能，實現組織的信息系統的充分利用。另外，從檔案管理工作的角度來講，做好檔案管理工作的現代化，實現信息化的檔案管理工作方式，對于檔案信息的檢索，查詢等也是非常有幫助的。傳統的檔案管理方法多是使用紙質記錄的方式，紙質文字記錄的檔案不僅要占據一定的空間對檔案信息進行保存，同時，從另一個角度來講，這種檔案管理方法還不利于管理工作中對于信息的檢索和查詢。如果要檢索一些具體的檔案信息，耗費的時間會比較長，影響檔案管理工作的效率。除此之外，傳統的檔案管理工作方法采用紙質管理，這種管理方法在檔案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的檔案內容有可能被泄露出去，信息的外泄就會影響到組織發展的安全，因此，這種檔案管理工作方法有可能帶來安全管理工作方面的疏漏，影響到組織的發展。

所以，在檔案管理工作中，實現檔案管理工作的組織化和現代化，是推進檔案管理工作順利發展的重要要求，能夠保證檔案管理工作的順利實施，提高檔案管理工作的效率，保證檔案的安全性。

二、未來檔案管理現代化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是 檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、當前檔案管理信息化發展的現狀

實現檔案管理工作的現代化，一個主要的途徑就是實現檔案管理工作的信息化，當前，在組織的檔案管理工作中，還存在一些問題，影響著檔案管理工作的順利發展。

在檔案管理中，信息化的電子處理設備在檔案信息的管理方面功能還不健全，在組織內部的信息系統中，這種檔案管理工作的具體模式還沒有完全運作起來，為了更好地實現檔案管理，推進檔案管理工作的規范化和現代化，這種檔案管理模式必須要改變。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

另外，從檔案管理工作人員的角度來講，在檔案管理工作中，工作人員的具體能力素質存在很多不足的地方，現代化的檔案管理工作要求工作人員要具備一定的計算機操作能力和基本辦公軟件的使用能力，這對于檔案管理工作人員來說是一種壓力，過去的檔案管理工作中，主要的管理方法就是紙質管理，管理人員主要進行一些紙質檔案的保存和檢索工作，一旦實現信息化的管理，就需要逐步實現檔案管理工作的無紙化辦公，一些檔案管理工作人員的計算機操作能力和辦公軟件的掌握水平低，也是一個重要問題。

四、實現檔案現代化管理工作的對策

未來，在檔案管理工作中，要想更好的推進檔案管理工作的現代化，就要努力實現檔案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好檔案管理工作，實現檔案管理的現代化，主要可以從以下方面入手。

首先，要加強在組織內部的檔案管理信息化系統的建設，配套的軟件和硬件設施要建設全面，把檔案管理工作納入到一個系統化的軌道上來，配套的計算機設備要安排到位，同時，引進一些高水平的電子軟件，服務于檔案的管理工作。同時，在檔案管理工作中，信息系統的建設還要實現組織內各部門的聯合，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一，所以，在信息化系統的建設中，還要注重做好聯合目錄的建設，增加檔案信息的全面性。

其次，對于檔案管理工作中的工人員，在檔案管理過程中還要加強對工作人員的能力培養，要加強對工作人員的信息化技術的培訓，提高他們對計算機信息系統的操作能力，提升他們的軟件使用能力，加強對他們的具體技能的培訓，提升他們信息化管理工作水平。

結束語

綜上所述，檔案管理工作對于組織的發展具有重要意義，傳統的檔案管理工作發展中，無論是管理方法還是管理思想都比較陳舊，未來，檔案管理工作要向著現代化的管理目標發展，在這個管理目標的指導下，檔案管理工作要提高信息化的管理水平，強化現代信息技術對檔案管理工作的支持力度，提高檔案管理人員的工作技能，更好的服務于現代化的檔案管理工作。

參考文獻

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二、現代化建設在檔案管理中的應用

1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結構包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網絡，具有操作系統的現代管理應用軟件、數據管理系統、信息安全系統等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網絡結構，包括數據輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數據庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數字化轉換，以網絡數據形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術對這些數字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數據庫[2]。3.通過建立標準規范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當的安排，因此通過網絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規范的建立是一系列制度規范，包括管理規范，業務規范和技術規范[3]，以確保檔案管理的快速有序發展。因此，又降低了由于系統缺陷導致的管理失敗等風險因素。

三、檔案管理現代化進程中存在的問題

1.檔案管理現代化意識不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經驗，工作非常熟練。他們認為傳統的管理方法已經非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們缺乏相關的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現代化知識了解甚少，所以文件管理的現代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數據并不完美和準確，最重要的一點是數據資源無法真正共享。這對于實現文件管理的現代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業單位的檔案管理人員對現代管理基礎知識掌握不夠，對現代設備操作技術的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區的歷史發展過程，為區域經濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業文件的構建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進檔案管理現代化的舉措

1.提升檔案管理的現代化意識。檔案管理的現代化主要體現在數據庫的建設上。組織檔案資源并將其輸入數據庫是一項非常困難的任務，這不僅是因為檔案資源的數量很大和復雜性很高，而且也是沒有科學合理的方法。因此，有必要根據原始文件管理進行層次分類：對于具有單個內容和低使用價值的文件，請提交案例文件，對于相同內容，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復雜內容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數據庫構建的速度，并節省大量的財務、人力和物力[4]。2.加大對現代人才的培養和引進力度，提高管理者的素質。建立完善的人才引進機制。在現代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平。充分運用各種現代科學知識和技術進行檔案管理。加強對現有管理人員的培訓，努力提高整體素質。通過各種培訓方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關的知識，并獲得更多有用的現代管理知識和技能。努力培養具有現代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。

五、實行檔案管理現代化的意義

1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現代化的幫助下，檔案資源以信息和數據的形式存在，并通過網絡進行數據共享、數據檢索、數據查詢等，實現了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機等現代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發和利用信息資源，實現自身價值。通過現代手段，信息資源的存在已經從傳統的文字和圖表轉變為電子數據，實現了內容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務質量。文件管理的最終目標是為各行各業提供信息資源，現代化為實現這一目標提供了極大的便利。比如：現代化建設下的文件管理是以數據庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調用和引用數據，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發。

參考文獻

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[3]吳后瓊.實現檔案管理現代化的對策探討[J].學理論，2011（4）.

篇9

（一）檔案管理標準化程度低。就目前形勢來看，現階段我國的檔案管理還處于一個比較混亂的局面。由于檔案管理的管理體系比較復雜，管理比較分散，所以使得整個管理水平比較低。此外，在管理過程中部分管理人員重視人員信息的管理，而忽視了其他方面的管理，導致很多資料管理不齊全，很多有價值的檔案沒有得到真正的利用。再加上缺乏統一的管理標準，導致檔案管理過程中問題不斷出現，檔案管理現代化水平提升緩慢。

（二）檔案管理人員綜合素質低。目前我國很多的檔案管理人員沒有接受過專業的培訓和學習，缺少管理方面的專業知識，同時對檔案管理工作的概念也沒有明確認識。在管理過程中，由于沒有現代化的管理理念，導致很多管理資料不能及時整理造成缺失甚至損壞。還有的檔案管理人員雖然有專業的技能，但是缺乏應有的責任心，沒有嚴謹的工作態度，使檔案在一定程度上混亂沒有規律性，為后期的查閱及使用造成困擾。雖然部分石油企業已經采用了現代化的檔案系統，如數據庫 E6系統，但是管理人員的專業技能并不能對此進行熟練操作。

（三）檔案管理方式落后。當前我國的檔案管理工作人員在進行檔案管理的過程中往往采取傳統的檔案管理方式，無論是在知識上還是方式上都存在著明顯的落后。首先，傳統的紙質文件方式，給檔案信息的建立和查閱都造成了一定的麻煩，這樣會使很多重要的檔案難以被發現。其次，在管理的手段和方式上也存在著問題，很難實現資源共享，比如業務交叉時，相同內容的電子檔案對接困難。不能共享，也不能覆蓋或者替換。所有工作都要手動檢查、添加，增大了工作量，無法適應現代化的檔案管理操作需要。

二、實現檔案管理現代化的措施

（一）加強檔案管理人員的綜合素質。要想提升檔案管理的現代化水平，首要目標就是提升檔案管理人員的綜合素質，只有提高了人員的綜合素質，才能使檔案管理得到進一步地發展。首先，從理論與技能方面加強對管理人員的培訓，提升檔案管理人員的基本技能。同時也要提升管理人員的計算機技能，熟練的操作計算機能夠運用科學化的手段進行檔案管理；其次，提升檔案管理人員的職業道德素養。要定期的開展政治理論和職業道德理論的相關培訓，在潛移默化中提升他們的自身素質；最后，要結合檔案管理人員的實際工作水平和部門特點，適時對相關的培訓內容進行調整，為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業務知識進行教育培訓，以科學化、現代化為目標，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。

篇10

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。

二、檔案信息電子化安全管理的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。