檔案管理防控措施模板(10篇)

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048

[中圖分類號]F233 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-01

財務檔案管理工作是企事業單位的一項重要工作，做好財務檔案管理有利于保持企事業單位的穩定發展，并為各項關鍵工作提供重要的信息與材料基礎。然而當前在一些企事業單位財務檔案管理工作中存在信息失真的問題，具有較大的危害性。基于此，本文將針對財務檔案管理中信息失真的預防與控制措施展開探討。

1 造成財務檔案管理信息失真問題的原因分析

1.1 管理層認識不足

在部分企事業單位中，由于管理層對財務基礎工作及財務檔案管理工作重視不足、認識片面，將財務工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財務工作和財務信息的重要作用和價值，在財務基礎工作管理與會計人員專業能力培訓方面投入不到位，更不能及時對財會知識與技術進行更新，導致財務工作整體質量得不到提高，財務信息質量得不到保障，造成財務檔案管理信息出現失真問題。

1.2 會計工作人員隊伍建設不完善

許多企事業單位在會計工作隊伍的建設方面缺乏重視，對于隊伍中工作人員的從業資質及專業素質未進行嚴格審核，這導致會計工作人員素質存在一定差異，部分工作人員在專業知識與工作能力方面存在較嚴重的不足，無法滿足各項財務工作的實際需求。同時，財務管理中一些工作人員由于自我提升意識淡薄，不能主動學習現代化的財務管理知識與相關法律法規，甚至存在財務信息造價和違規操作等問題，致使財務信息失真問題發生。

1.3 財務信息蓄意造假問題

部分企業為了逃避國家的相關稅收，竊取國家資產，往往制造企業內部虛假的經營業績，偽造真實賬簿，由此導致企業財務檔案管理信息失真問題。在利益的驅動下，一些企業內部嚴重違反國家相關的會計法律，改建的賬目內容不建全，賬目內容不按相應規定如實記載，單位內部管理混亂，財務收支失控；私設“小金庫”，賬外設賬，單位負責人、等等。

1.4 財會工作缺乏有效監管

我國對會計工作有著十分明確的法律規定與要求，但在一些單位內部，對財會工作卻未進行有效監管，或是缺乏獨立的監管部門，或是監管部門虛設，監管制度落實不到位，對財會工作人員的管理缺乏效力，這也導致財會工作人員缺乏有效約束，工作不規范，不能嚴格按照相關的規定和標準工作。而由于監管力度不足，對財務信息缺乏嚴格的審核，這無法充分保障信息的真實性與可靠性，導致財務信息失真問題得不到解決。

2 財務檔案管理中信息失真的有效預防和控制措施

2.1 強化職業道德教育，構建健康的外部環境

財務檔案管理工作中工作人員的職業道德水平至關重要，因此，要加強財會工作從業人員的職業道德教育，可選取典型正反面案例，并結合我國當前的法律法規，多角度加強財會工作人員的職業道德素養，提升其職業操守與道德水平；同時，還應建立相關人員的信用檔案，采取信用評定機制，結合相應的獎懲機制，誠信有獎、失信必罰，強化法律與道德對財會從業人員的雙重約束作用，從而實現對財務檔案管理信息失真問題的有效控制。

2.2 完善現代財務管理制度，強化內部控制作用

首先，要建立科學的財務管理模式，避免獨斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現假會計信息的可能性。其次，要根據現代財務制度建立內部控制措施。嚴格貫徹執行《會計基礎工作規范》，使會計業務處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協作、相互監督、相互制約的運行機制，其作用在于有效保護單位資產的安全性和完整性，保證會計信息的真實性和合法性，使財務檔案經得起歷史的考驗。

2.3 完善相關立法與法律，發揮法制監督作用

法治型社會的建設是我國新時期的重要發展目標，因此，法制監督也應在財務檔案管理中發揮重要的監管作用，這就需要國家層面上加強相關立法工作，并對現有相關法律法規進行完善，避免因部分單位或個人鉆法律空子，導致財務信息蓄意造假和失真問題。對于財務信息造假等違法行為，應加大處罰力度，一經發現堅決對相關責任人及責任單位予以嚴肅處理，通過提高財會工作違法成本，遏制財務信息失真問題的發生。此外，要確保法制監督與管理作用的良好發揮，還必須要進一步加強嚴格執法，提高相應法律法規制度條例的執行力度，確保各項執法工作落到實處，以警示財務工作從業人員和財務檔案相關的管理者和使用者，截斷信息失真發生的源頭。

2.4 加強現代技術的應用，科學防控信息失真問題

現代財務信息管理工作大都實現了電子化、智能化，計算機數據處理技術得到了較好的應用，在此基礎上可以通過對計算機財務管理系統的強化與完善，來提高財務工作及財務檔案管理工作的水平。如加強財務管理軟件的安全防護功能，強化權限管理，避免人為篡改財務信息所造成的信息失真問題，還可進一步加強對云處理技術的應用，建立財務信息云數據庫，在財會信息生成時自動在云端進行信息記錄與存儲，通過云端原始信息與內部財務信息的比對能夠及時發現信息數據失真的問題，并采取核對與處理措施，保證財務檔案的信息真實性。

3 結 語

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一、疾病預防控制中心檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員的職業素養有待提高。疾病預防控制中心的工作，是與各種惡劣的疾病、傳染病打交道，疾病預防控制中心的檔案管理工作專業性非常強。作為疾病預防控制中心的檔案管理人員，必須具備過硬的專業知識，適應檔案管理工作的要求。如果檔案管理人員的職業素養不達標，會直接影響檔案的管理和使用，直接影響疾病預防控制中心的工作開展，對于疾病預防控制中心的發展產生極其不利的影響。目前，我國對口的疾病預防控制中心檔案管理工作者數量稀缺，一些疾病預防控制中心難以找到合適的人才，只能“將就”或是由其他職位兼職。檔案管理人員的專業素養不達標，水平良莠不齊，檔案管理工作的經驗不足，導致工作效率低下，影響了整個疾病預防控制中心工作的開展。同時，這也是我國目前醫療衛生行業發展中存在的重大問題，是導致行業混亂的關鍵因素。（二）檔案管理的規范性不強。疾病預防控制中心對檔案管理工作沒有做出規范化的要求，沒能建立起完備的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，檔案資料梳理不清晰，歸檔不仔細。在需要調取使用檔案的時候，往往要浪費很長的時間用于尋找檔案，效率低下。另外，檔案的制作規程不夠規范統一，很容易出現前幾年和近幾年的制作標準不一，裝訂規則不一，給檔案的裝訂保存造成困難，降低了檔案管理的工作效率。（三）檔案管理工作的信息化程度低。在計算機信息技術快速發展的今天，科技給我們的工作生活帶來了諸多便利。應當將信息技術引入到疾病預防控制中心檔案管理的工作中來，利用計算機技術進行存檔，梳理檔案條例，方便進行永久保存和隨時調取，這樣不僅減小了檔案管理人員的工作壓力，還能夠提升檔案管理工作的效率。疾病預防控制中心在嘗試建立起自己的檔案管理系統，但是系統適應性差，功能不健全，使用起來束手束腳，一直難以發揮預期作用。所以，提升檔案管理工作的信息化程度，也是迫在眉睫的。（四）疾病預防控制工作方面資金投入不足。在經濟不斷發展的過程中，我國也越來越重視醫療衛生事業的發展，大力建設和發展醫療衛生行業。但是，作為醫療衛生行業重要組成部分的疾病防治工作，卻沒有得到多少資金支持。各疾病預防控制中心的發展和建設一直十分緩慢，而且，在一些小型的疾病預防控制中心，環境十分簡陋，各種基礎設施不達標，開展工作變得十分困難。

二、提升疾病預防控制中心檔案管理水平的對策

（一）優先聘用高素質的檔案管理人才。首先，疾病預防控制中心要提高對于檔案管理工作的重視程度，設立專門的部門，招聘專業人才進行管理。同時要注重檔案管理人員職業素養的提升，定期開展技能培訓，在業務技能提升的同時，讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，全面提升職業素養和職業道德。疾病預防控制中心的檔案管理工作具有專業性、復雜性、保密性等多重特點，所以在招聘專門的檔案管理人員時，一定要嚴格把關，重視人員的職業道德的培養，一旦發現合適的人才，不要吝惜，給出較好的待遇，讓檔案管理人員能夠無后顧之憂，將精力集中在檔案管理工作上，減少檔案管理人員的離職幾率，加強檔案管理工作的連續性。（二）建立嚴格的檔案管理工作制度。要提高檔案管理工作的工作效率，就必須建立起嚴格的檔案管理工作制度。以我國的《檔案法》為核心，根據疾病預防控制中心的工作性質和工作特點，制定完備的檔案管理制度，規范檔案的制作和歸檔工作，制定統一的檢索條例，方便檔案的檢索和調取使用。保障檔案的完整性和保密性，定期對檔案書里情況進行檢查，用嚴格的檔案管理制度，來提高檔案管理工作的工作效率。（三）提高檔案管理工作的信息化水平。檔案管理工作人員要有意識地提升自己的計算機水平，適應當今信息化發展的潮流。檔案管理部門要定期開展信息技術培訓，提升疾病預防控制中心整體的信息化水平，培養專門的電子檔案信息管理人員，建設完整的電子檔案信息庫。檔案管理部門還要對疾病預防控制中心檔案管理工作的過程進行梳理，積極與檔案管理系統的編制人員進行溝通，使得系統功能更加完備，更加切合檔案管理工作的實際。根據各種查詢需要，完善檔案管理系統的查詢功能，提高查詢效率，從而提高檔案的利用效率。（四）加大對疾病防控工作的支持。疾病預防控制中心的工作是醫療事業中不可缺少的一部分，國家相關部門應當加大對于疾病預防控制中心的支持力度，增加在此方面的資金投入，進一步完善疾病預防控制中心的基礎設施，為疾病預防控制中心各項工作的開展創造一個良好的環境。

三、結語

檔案管理工作是疾病預防控制中心整體工作中不可缺少的一部分，良好的檔案管理可以為疾病、傳染病的防治工作提供充足的依據，為我國醫療事業的發展奠定堅實的基礎。不斷提高檔案管理工作的質量，提高檔案使用的效率，對于保障老百姓的健康，對于提升疾病預防控制中心的整體水平，都有著至關重要的作用。

作者:余惠紅 單位:湖北省疾病預防控制中心

【參考文獻】

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手足口病是由多種腸道病毒引起的常見病、傳染病。以嬰幼兒發病為主，主要為腸道病毒coxA16及EV71，傳染性強，易引起暴發和流行。中國衛生部于2008年5月2日明確將手足口病納入《傳染病防治法》規定的丙類傳染病管理，

―、醫院手足口病檔案管理的重要性

傳染病的檔案同人事、財務、病歷檔案一樣至關重要，同時也是檔案管理工作的重要組成部分。手足口病屬丙類傳染疾病，建立健全其檔案是預防公共衛生突發事件及醫院科研發展不可缺少的一環，醫療機構管理好.利用好這一資料，不僅有助于預防傳染性疾病的發生與流行，減少疾病對人民群眾健康的危害，同時還能為醫療系統廣泛開展應對傳染性疾病的科技攻關活動提供第一手資料。

二、手足口病檔案管理

從平頂山市疾病防控中心檔案管理的實踐來看，手足口病檔案管理主要包括以下幾各方面：

（一）手足口病檔案管理主要的內容

手足口病屬丙類傳染性疾病，其檔案內容從該病的病原學、流行病學、診斷標準、住院出院指征，疫情報告、流行病學調查、預防控制措施，會議記錄，上級批示、宣傳材料等全過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖樣和聲像記錄等不同的材料。手足口病患者的檔案應包括患者姓名、家長姓名、性別、出生日期、居住環境、聯系方式、診斷依據、治療措施、疫情報告及轉歸情況。

（二）手足口病檔案資料的收集

手足口病四季均可發生，并可暴發和流行，因此其檔案收集歸檔范圍也較廣，據其有傳染性、流行性、暴發性，可造成集體感染和家庭聚集發病，可以從醫院、社區、學校來收集資料。

1.醫院手足口病的檔案收集

（1）醫院按上級部門的統一布署成立手足口病領導組成員及分管領導的職責和相關科室人員的職責和任務。

（2）手足口病預防控制、治療工作的標準、指導原則、方法及上級有關部門與本單位形成的具有保存價值的收發文件、內部會議文件、記錄、簡報、統計報表、重要的電話記錄、宣傳材料、照片、錄像帶、錄音帶、電子文件等。

（3）手足口病流行病學調查、預防控制方案、工作總結、傳染源、傳播途徑以及疫情報告、隔離、消毒、護理、治療等資料。

（4）對門診就診病人、住院病人及其家屬進行篩查、確診、隔離、消毒處理、治療形成的材料，其中住院病人形成的病歷由病案室保管，門診病歷則由患者本人保管，以便復查時查閱，但醫院應有詳細的登記記錄，包括姓名、性別、家長姓名、聯系方式、住址、治療、隔離措施等、對疑似病人、接觸者要進行跟蹤觀察，并有相應記錄。

（5）對醫務人員進行相關知識培訓情況，考核的記錄，及預防和治療手足口病醫院各項經費的開支，相關設備的利用，如呼吸機、監護儀等。

2.學校和幼托機構的手足口病的檔案收集

（1）嬰幼兒每日的體溫監測記錄，對玩具、用具、餐具清洗、消毒登記。

（2）對孩子可觸及的進行消毒，專人負責記錄。

（3）流行期間教室、宿舍進行通風、清掃的記錄。

（4）發現患兒及時就診的時間，并對其所有用品消毒記錄。

（5）患兒增多時采取的措施、報告、上級指示的記錄。

3.社區手足口病的檔案收集

（1）社區居委對手足口病的宣傳材料、以及相互間交流的材料。

（2）對預防傳染病發生所采取的措施的記錄。

（3）社區患兒的就診、治療及轉歸，以及接觸者的預防消毒情況。

（4）對手足口病患兒的報告記錄以及接觸者家長的心理反應。

（三）手足口病檔案的歸檔

1.手足口病確診病例需住院治療的形成的住院病歷則由病案室歸檔保存，保存30年。

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1.疾病預防檔案管理中的問題

1.1檔案管理人員的職業道德有所欠缺

檔案管理人員的職業道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時所應遵循的行為規范和必備的品德的總和，是調節檔案管理人員與他人、社會等關系時所必須遵守的基本道德規范和行為準則，以及在此基礎上所表現出來的道德觀念、情操和品質。它是一般社會道德在檔案管理職業中的特殊體現。

第一，檔案管理人員職業道德對檔案管理人員工作有促進作用，檔案管理人員的職業道德能夠通過激發動力、評價優劣、調節行為來處理和調節各種利益關系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業道德對檔案管理人員的素養有調節和引導作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業素養。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業務能力和道德水平，加強自身修養是檔案管理人員職業道德品質的重要內容和應有要求。在檔案人員自身的修養過程中，職業道德具有調節和引導作用。在此認識下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識、工作行為方面，思想意識方面主要包括對檔案管理工作的認同度不高，職業成就感不強，工作態度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴謹，檔案存儲過程中的分類有欠妥當等等。這些問題的存在不僅會危害檔案管理人員自身的事業發展，而且不利于疾病預防控制中心的長遠發展，更不利于國家單位的形象建設。

1.2檔案管理信息化水平過低

21世紀是一個信息化的世紀，全社會都處在信息化發展之中，信息化不僅遍布整個國家的發展全局，而且與每個人的日常生活息息相關。當然，疾病預防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲雖然應該繼續存在，但是信息化的檔案管理也應該獲得快速發展，疾病預防檔案管理應該建立一個龐大的數據庫，這個管理數據庫不僅可以為疾病預防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發展之中，導致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識還有些薄弱。管理人員的意識薄弱一方面是信息化自身的發展水平決定的，一方面是傳統的檔案管理模式對現今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時地轉變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預防控制中心檔案管理現階段的發展，而且對未來的可持續發展也有阻礙作用。

1.3缺乏完善的檔案管理制度

沒有規矩不能成方圓，制度是一個組織內大家共同遵守的行為規范，它不僅可以保證組織的有效運轉，還是達成組織目標的可靠保證，也是實現公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規范，它可以保障疾病預防控制中心的與檔案管理的正常運行，還可以保證檔案管理人員一起達成工作目標，更可以實現檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關鍵在于執行，得不到很好執行的制度是沒有價值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。

2.疾病預防檔案管理中的應對措施

2.1加強檔案管理人員職業道德的提升

針對上文提出的檔案管理人員的職業道德有所欠缺的問題，應該加強檔案管理人員職業道德的提升，可以從思想教育方面著手進行，內容包括對檔案管理工作的認同、熱情與事業感、檔案管理所必備的服務意識、對檔案管理制度自覺地遵循、轉變檔案管理模式的意識等等，方式包括系統的培訓、邀請相關的專家進行講座、檔案管理知識競賽等等。從哲學意義上來說，意識對實踐具有雙重作用，一方面積極的意識對事物的發展有促進作用；另一方面消極的意識對事物的發展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養成積極的工作意識有利于促進其工作積極性與工作實踐。除了思想教育層面，還可以從實際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對優秀工作者進行物質獎勵或表彰表揚、組織一些與檔案管理相關的集體活動促進管理人員的事業認同感與成就感等等。兩者的結合可以更加全面地促進檔案管理人員職業道德的提升。

2.2提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平，首先需要轉變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統的檔案管理理念進行快速而正確的轉變，只有檔案管理人員成功轉變了信息化管理理念，后續的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預防控制中心需要引進一批專業的科技人才，或者長期性的服務于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學而系統的培訓。引進專業的科技人才不僅可以將科學技術成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預防控制中心其他的信息化發展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設備進行系統化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

2.3加強完善檔案管理制度

一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預防控制中心加強對檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調查工作，調查對象不僅要包括高層領導與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會被真正的遵守與執行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預防控制中心本著長期的發展理念不斷地對檔案管理制度進行更新與“新陳代謝”，及時的淘汰不符合實際情況與時展要求的制度條例。

檔案管理制度的執行，要進一步完善監督體系，促進檔案管理制度的執行，提高職工工作的積極性。

2.4自覺提高業務技能

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疾病預防控制中心作為承擔疾病預防與控制、檢測檢驗與評價、健康教育與促進、應用研究與指導、技術管理與服務等專業技術機構，在疾病防控和研究方面有著舉足輕重的地位。隨著疾病控制機構承擔的職能不斷細化，工作留存的檔案資料數量龐大，疾病預防控制中心的檔案管理工作需緊跟時展步伐，加強與現代信息技術的整合，結合疾控中心檔案特點，加速檔案信息化建設，以實現檔案管理作用價值的充分發揮。

一、疾控中心檔案信息化管理的重要意義

1.提高檔案管理效率

提高檔案管理效率是疾控中心檔案管理工作開展的重要目標，在檔案管理工作中，信息化管理模式憑借便捷、高效等優勢特征，逐步取代了傳統的人工檔案管理方式，加強檔案管理工作與信息技術的整合，可顯著提升檔案管理效率，滿足檔案管理的實際需求。

2.提高檔案安全性

從疾控中心的傳統檔案管理模式入手分析，檔案資源通常以紙質檔案管理模式為主，紙質檔案易受各種因素的影響出現損壞，因此安全性較差。在檔案信息化管理中，利用電子文件與信息數據逐步取代以往的紙質化檔案，并在數據庫中存儲，可有效避免外界環境因素的影響，安全性能逐步提升，更符合檔案管理要求，從而推動檔案管理工作的轉型升級。

3.提高檔案利用價值

實現檔案資源的整合優化與高效利用，是疾控中心檔案管理的重要目標。在傳統的檔案管理中，紙質檔案信息的查詢檢索等工作的難度較大，需耗費大量時間與精力，不利于檔案資源內在價值的深入挖掘。在檔案信息化管理模式下，可通過關鍵詞快速完成檔案資源的搜索與提取，更利于實現檔案資源的高效利用。

二、疾控中心檔案信息化管理中的問題

1.基礎設施建設不完善

在疾控中心檔案信息化管理工作中，為確保信息化管理成效，需加強對基礎設施的完善。但實際上，檔案信息化管理中的基礎設施建設不合理，究其原因與疾控中心對檔案信息化管理工作不重視有關。另外，在投入方面嚴重缺乏，忽視對信息化管理設備及設施的建設配置，導致檔案信息化管理工作展開缺乏基礎支持，不利于達到理想的信息化管理效果。

2.管理體系不健全

在大部分疾控中心的檔案信息化管理工作中，存在信息化管理體系不完善的問題，導致信息化管理工作形式化。檔案信息化管理制度不健全，相關的管理制度規范尚未制訂，導致檔案管理工作展開缺乏制度化保障，檔案管理主觀隨意，無法確保檔案管理工作的有序展開。檔案信息化管理中的信息化技術應用，普遍存在應用不合理或功能淺顯等問題。大部分檔案工作人員缺乏信息素養，無法熟練應用信息技術，導致檔案管理工作的信息化建設進程緩慢。

3.檔案信息安全問題

受網絡的開放性等特征影響，疾病預防控制中心檔案信息系統易受到網絡惡意攻擊，出現檔案信息被篡改或丟失等安全隱患。尤其是網絡病毒侵入，會造成網絡信息系統癱瘓，給疾病預防控制中心帶來不同程度的損失，因此加強安全隱患規避顯得尤為重要。

4.檔案管理員工素質水平參差不齊

檔案管理工作人員的職業素養與業務能力，直接影響疾控中心的檔案信息化管理成效。大部分檔案管理人員的綜合素質水平參差不齊，直接影響檔案信息化管理工作的開展。檔案管理人員的信息素養低，無法靈活應用信息技術進行檔案管理，直接影響檔案信息化建設的進程。大部分檔案管理人員的責任意識與工作主觀能動性薄弱，專業知識技能更新緩慢，不利于推動檔案管理質量的持續改進。

三、疾控中心檔案信息化管理的實現策略

1.加強基礎設施建設

在疾控中心檔案管理工作中，加強基礎設施建設，是實現檔案信息化管理的重要前提。疾控中心的領導應當加強對檔案管理工作的重視，轉變思想觀念，增大對檔案信息化管理方面的資金投入，根據檔案工作的特征與管理要求，合理構建信息化設備，夯實檔案信息化管理基礎。除引進硬件設施外，還需加強對軟件設施的配置，合理開發利用信息化管理系統，加速檔案信息化管理的轉型升級進程，切實滿足檔案管理需求。檔案信息化建設進程中，需遵循“存量數字化，增量電子化”的發展戰略，豐富建設內容體系，涵蓋傳統載體的數字化建設與增量電子文件的管理等內容。建設內容的落實，還需完善的基礎設施作保障，信息化基礎設施體現在檔案信息管理系統、檔案數字化裝置、檔案信息化管理硬件設施等方面。比如，檔案智能庫房是實現檔案管理的基礎數字設備，涉及檔案溫濕度控制系統與檔案智能密集架等功能模塊。除此之外，還包括計算機網絡與數據庫、檔案管理系統等軟件系統。推動疾控中心檔案信息化建設，離不開軟硬件設施的配置，但基礎設施的配置不能一蹴而就，更不能照搬照用，需根據疾控中心的檔案工作實際情況，本著引進來與走出去的原則，引進先進的檔案管理經驗及設備，從整體上進行基礎設施建設的部署，以推動疾控中心檔案管理水平持續提升。檔案資源建設是信息化建設的核心內容，但檔案信息資源建設的過程復雜煩瑣，通常從以下幾方面入手：一是強化傳統紙質檔案的數字化。傳統紙質載體檔案的作用價值不能忽視，但隨著信息化時代的深入推進，檔案數字化與紙質檔案共同存儲，或是單獨存儲電子檔案文件成為主流。疾控中心還需根據檔案工作實際情況，加速檔案數字化建設，掃描紙質檔案，技術處理形成的圖像文件，提高文件的可識別性。還可以利用光學字符識別軟件將圖像文件轉化為可檢索的文字，以提高檔案的檢索便利度。尤其是檔案全文檢索的實現，更利于挖掘檔案的利用價值；二是電子文件。在辦公自動化工作進程中，電子文件的重要性逐步突出，同時電子文件的數量與類型逐步增多，加強對電子文件的管理，成為檔案信息化建設的核心工作。疾控中心需根據實際情況，合理設計或購買檔案信息管理系統，通過對接各業務系統，實現電子文件的及時歸檔。

2.完善檔案信息化管理體系

要想實現疾控中心檔案信息化管理，還需加強完善信息化管理體系，為信息化建設提供保障。首先，根據實際情況，合理制訂疾控中心檔案信息化管理制度，明確管理標準與規范，使檔案管理工作開展有章可循。在制訂信息化管理制度時，需依據疾控中心的實際情況與檔案資源特征，確保檔案信息化管理制度更貼合檔案管理要求，以充分發揮檔案管理制度的作用價值，促使檔案管理工作順利展開。合理運用現代信息技術，為檔案信息化管理提供技術支持。完善檔案信息化管理系統，合理分類整理與安全存儲檔案信息，實現檔案管理水平不斷提升，以實現檔案資源的高效利用。在檔案行業信息化建設與發展過程中，國家頒布了《中華人民共和國檔案法》等法律規定與建設標準。但各地疾控中心檔案管理工作存在明顯差異。在制訂疾控中心檔案信息化管理制度時，首先，應從參照檔案行業現行的法律法規與建設標準，合法開展檔案信息化建設，使檔案工作緊跟行業發展步伐。其次，根據疾控中心檔案管理工作需要，遵循現行的建設標準，適應疾控中心的長足發展需要，合理規范制訂檔案信息化建設制度。疾病預防控制中心應當加強對檔案數字化管理工作的重視，根據本地疾控中心的工作特征與實際情況，加強對可行性資料數據的管理，完善檔案數字化管理的規章、制度及績效考核機制，確保管理體系的可操作性、完整性及有效性，實現檔案數字化管理質量的持續改進。

3.加強安全管理

在疾控中心檔案信息化管理工作中，需加強對大數據等現代科技的整合，為檔案信息化管理工作的開展提供技術支持。檔案管理工作人員靈活利用現代信息技術收集、整理疾病信息，利用大數據技術分析數據信息，建立疾病信息數據庫，整合相關的疾病信息與防控知識，建立完善的檔案，進行安全存儲，切實提高信息化管理的效率與質量。完善疾控中心檔案信息化建設中的安全方案，規避檔案工作的安全隱患，以確保信息安全與實體安全。在檔案實體安全管理中，加強對檔案庫房的科學管理，規范落實檔案“八防”措施，在檔案管理各流程中，做到檔案真實完整，尤其是在檔案信息化建設進程或檔案利用中，應當加強對檔案的保護，以加速檔案數字化建設進程。在檔案信息安全管理中，應完善檔案信息安全管理制度，落實保密規定，檔案信息存儲計算機與公共信息網絡連接時，需經過安全保密審查。還要加強檔案信息網絡傳輸的管理，確保網絡與使用過程的信息安全，同時加強計算機系統管理，及時更新殺毒軟件版本。計算機外送修理時，需做好計算機修理情況登記與數據內容清空處理，做到數據復制與異地保存。磁性載體定期抽樣，機讀檢驗，發現問題及時處理。在電子檔案的信息技術管理中，可采取數據簽名技術、加密技術、身份認證和防火墻等技術。利用各種先進的技術管理措施，規避各種影響檔案信息安全的因素，以盡快實現網絡傳送與信息共享等目標。本著真實性、共享性、保密性的原則，進行電子檔案的信息安全管理，切實維護檔案網絡安全。加強對電子檔案信息安全的管理，包括存儲環境、管理制度與技術管理等。在電子檔案信息安全管理中，一是明確電子檔案信息安全管理的責任，尤其是在電子檔案的制作中，提高工作人員的責任心，要求其明確自身的責任范圍，通過只讀模式調閱檔案信息，避免出現隨意篡改信息等不良情況。二是及時保存電子檔案信息，尤其是公文性電子檔案，在確立后需減少變動，需要調整的檔案應在部門審批后再進行改動，不斷提高電子檔案的信息安全指數。三是完善保管制度，電子檔案歸檔后，設置相應的保護程序，使電子檔案處于只讀狀態。定期檢查檔案信息的實效性與準確性，發現數據庫出現問題，需將信息拷貝后再進行全面修復，使電子檔案恢復如初。四是加強對電子檔案活動的管理，采取訪問用戶的身份驗證方式，避免非法訪問用戶的入侵。

4.提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作有專業性強、涉及環節多等特征，尤其是處于信息化時代，需根據用戶的習慣不斷提高檔案利用的便捷性，這也對檔案管理人員的職業素養提出了更高要求。疾病預防控制中心的檔案工作人員普遍存在專業檔案管理人員少、檔案管理人員不被重視等問題，不利于檔案人員綜合素質的提升。一是應當引進優秀的檔案管理人才，加強檔案管理隊伍建設，夯實檔案信息化建設的組織基礎。同時，建立競爭上崗與職務績效掛鉤機制，對責任意識不強與應付了事的人員施行降級或調崗等處理。唯有完善人才引進機制與加強制度管理，才能實現檔案管理工作質量不斷提升。二是加強思想教育，提高人才的道德水平。加強對檔案管理人員正確價值觀的教育，提高其思想道德水平與職業道德素質，確保檔案信息的安全，提高其工作積極性，同時利用職業道德準則，避免其做出違反法律制度的違法行為。三是加強業務能力培訓。對檔案管理人員加強培訓教育，使其掌握先進的理論與方法，了解國家政策法規，明確檔案數字化管理的基本流程，并能夠得心應手地管理各類別與各載體的檔案。還應要求其掌握行業發展的新要求、新技術和新方法，以適應不斷變化的需求。四是加強思想轉變，培育創新精神。注重檔案管理人員的創新能力提升，拓展其知識面與眼界，多學習先進的檔案管理經驗，掌握先進的檔案管理方法，加速檔案管理工作的轉型升級。還要求其積極學習與掌握基本的信息技能，緊跟檔案信息化發展步伐，不斷提高自身的信息素養，熟練運用常用辦公軟件與檔案管理系統，以快速檢索到所需的檔案信息。通過掌握先進的信息技術，根據工作需要不斷拓展軟件與系統功能，以加速檔案的數字化建設進程。

四、總結

在現代科技的發展帶動下，我國檔案信息化管理水平不斷提升。利用數字化系統進行檔案數據的精準、便捷查閱，實現檔案管理質量持續改進，更利于提高疾控中心的社會服務水平。疾病防控中心檔案管理需向著信息化、網絡化與數字化的趨勢發展，加強常規檔案管理工作的改進，挖掘檔案資料的利用價值。在檔案信息安全、人才培養、管理體系完善等方面加強創新，充分發揮疾病檔案信息的優勢。

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篇6

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.108

[中圖分類號]G271；R197.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02

0 引 言

疾病預防控制檔案是指疾病預防控制機構在疾病預防控制、公共衛生監測、公共衛生服務、衛生學評價、科研培訓等活動以及各項工作改革發展中形成的具有重要價值的文字、圖片及其他不同形式的記載載體。它是人類社會一種巨大的信息資源，既是疾病預防控制機構長期積累下的財富，也是疾病預防控制事業的重要信息資源。近幾年，隨著現代醫療改革工作的發展，我國的疾病預防控制事業有了突飛猛進的發展，檔案資料在疾病預防控制機構的各項工作部署、實行以及突發事件的處理過程中發揮了舉足輕重的作用，顯然疾病預防控制檔案管理與利用工作已經成為疾病預防控制工作的重要組成部分。

1 疾病預防控制檔案管理和利用現狀

隨著現代信息科學技術的不斷發展，疾病預防控制管理工作也在不斷進步，疾病預防控制檔案逐漸從紙質檔案轉變為電子檔案，方便了疾病預防控制檔案的管理，其中一些非絕密文件也開始在網絡上公開。隨著社會的發展，對疾病預防控制檔案的需求也越來越多，不但本行業需要，一些政府決策機構也需要用到，疾病預防控制檔案的利用也變得多樣性。但是，疾病預防控制檔案的管理和利用上仍舊存在著一些問題，主要表現在以下幾個方面。一是有些領導對檔案管理的重視程度不夠，檔案信息化管理工作人員的素質不高。目前有相當一部分人依然認為檔案管理工作可做可不做，從思想上就沒有重視檔案管理工作。殊不知，疾病預防控制檔案是特定時間、特定地點、特定事件的現場記錄，是各種疾病的歷史見證，也是查驗真偽的第一手重要資料。二是疾病預防控制檔案的管理制度依舊有不完善的地方。多數疾病預防控制機構還在沿用落后的衛生防疫機構的檔案管理模式，檔案沒有集中統一管理，檔案的管理也缺乏科學性，建檔、歸檔也不明確。三是硬件設施條件難以滿足檔案利用管理的需求。傳統紙質檔案有自己一套完整的管理模式，但這套模式已無法滿足現代電子檔案管理利用工作的需求，而且疾病預防控制機構的配套設施不完善，檔案存儲環境過于簡陋、潮濕，計算機老化現象都會影響檔案的壽命。

2 疾病預防控制檔案管理和利用對策分析

2.1 健全檔案管理與利用機制

疾病預防控制檔案如果想要得到高效的管理和有效的利用，首先要建立健全檔案管理與利用制度，包括各項規章制度和一套行之有效的、科學的管理體系，這是檔案管理與利用工作的關鍵。由于疾病預防控制檔案的種類比較多，形式也各不相同，因此，檔案管理制度的完善要符合實際情況。同時檔案管理制度要不斷進行更新和完善，保證與時俱進，制定出一套標準的、規范的、統一的檔案收集標準，并明確檔案材料收集的范圍與收集的重點內容。在制定檔案管理與利用制度時，檔案管理人員應深入了解各科室的主要業務及其活動，在國家制定的相關規范制度的基礎上，與各科室進行協商，制定出科學有效的檔案管理與利用制度。

2.2 提高信息收集的全面性和實時性

檔案管理的本質是提高檔案的應用性，且將以往的檔案資料加以整理和存儲，在之后的工作中如果需要歷史資料的支持，所存儲的檔案資料便能夠發揮作用，更好地指導工作。因此，要使檔案具有價值，必須嚴格把握好檔案收集、整理等基礎環節的質量，案卷材料是否收集全面、完整、及時對檔案的價值有著重要的影響。另一方面，疾病預防控制中心在社會生活中起著重要的作用，尤其是對于突發公共衛生事件的應急處理。當發生此類事件時，疾控中心檔案室將在極短的時間內迅速為突發公共衛生事件提供檔案信息服務，包括數據資料、防病知識等，與醫院相配合，減輕突發衛生事件給社會造成的惡劣影響。

2.3 檔案信息資源合理利用

檔案工作要辦得好，就要將局面進行創新，檔案信息資源合理利用是一個重要的環節。首先，要將原有的被動服務變成主動服務，這就要求檔案管理人員要積極主動地預測上級和其他部門對檔案信息資源的需求，改變以往“坐等需求”的做法，這能夠在傳染病爆發時，讓疾病預防控制業務人員快速調取檔案，節約大量的時間。其次，要實現局域網上檔案的信息交流和資源共享，并且要能夠及時地更新疾病信息，讓人們能夠了解到最新的消息，這樣才能減輕民眾對疾病的恐慌。最后，在進行檔案信息化建設的同時，也要充分做好檔案信息資源的合理利用工作，做到邊建檔邊利用，不斷完善檔案，編纂人員要多方面、多角度地編纂專題檔案，整合相似的疾病預防控制檔案，將檔案信息資源能夠被充分合理的利用，進而使疾病預防控制部門檔案信息化工作早日得到普及。

2.4 檔案管理信息化建設

隨著科學技術的進步，檔案管理手段越來越豐富。在檔案管理的發展過程中，檔案資料的數量越來越多，尤其是信息化發展以來，檔案數量急劇增長，也為檔案管理和利用工作帶來了巨大的挑戰，如，存在檔案利用率較低、檔案保存環境較差、檔案資料不共享等問題，要想使這些問題得到根本性的解決，就要對n案實現管理信息化。所謂檔案管理信息化，指的是借助計算機技術、現代信息技術等高科技技術對檔案信息資源進行保存、管理、處置、利用等工作，使疾病預防控制檔案能夠發揮出其最大價值，為疾病預防控制工作做出貢獻。檔案管理信息化建設主要包括以下幾方面的內容。

（1）實現檔案信息資源高度共享。疾控中心應將檔案管理納入辦公自動化的總體架構中，實現檔案管理與辦公自動化的一體化，其中要包括人事、行政、財務、傳染病、調查報告、監控數據、方案措施和疫情統計等數據資料。要將檔案信息進行數字化和網絡化建設，實現檔案的收集、存儲、管理、利用的一體化建設，使檔案資源高度共享，實現檔案信息資源最大程度的利用。

（2）加強基礎設施建設。基礎設施建設是疾控中心檔案信息化建設中十分重要的一環，是實現檔案信息化水平的前提條件。這些基礎設施主要包括存儲設備、網絡設備、操作系統、數據庫系統以及信息安全系統等，且硬件和軟件應當以滿足使用需求為目標，避免財力浪費，要將資源用在信息化建設的關鍵地方。

（3）利用大數據等分析手段對信息進行有效利用。檔案信息化建設的最終目標是使檔案管理工作更加方便，提高檔案管理的效率，提高檔案信息的利用程度。在對疾控檔案信息加以利用時，由于存儲的檔案資料數據量大、數據結構復雜，直接進行統計工作可能比較困難。因此，利用大數據分析等手段對檔案數據進行建模分析與統計工作能夠有效地解決這些問題，并能夠挖掘出隱含的信息，發揮出檔案信息的價值，更好地為疾控工作服務。

3 結 語

疾病預防控制檔案的管理與利用工作是公共衛生事業的一個重要組成部分，如果能夠提高檔案管理的有效性，發揮出檔案信息的最大價值，對當前我國公共衛生事業的發展有著十分重要的促進作用。因此，相關人員應當從實際出發，探析目前我國疾病預防控制檔案管理與利用工作的現狀以及所存在的問題，并找出合理的解決方案，切實提高我國疾病預防控制檔案管理與利用工作的有效性。

主要參考文獻

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最近幾年以來，隨著互聯網的不斷普及，信息化建設已經成為各行各業主流的發展趨勢，檔案管理事業自然也不例外。對疾控中心來說，其本身的工作量極為龐大，尤其是對檔案管理工作而言，面對海量的信息數據，需要針對患者的個人情況實施整理，單純依靠人工整理往往難以有效保障精確性與工作效率。而通過信息化技術的應用，則能夠有效避免上述問題，能夠進一步簡化相關流程，使得工作量顯著降低，進一步提升檔案管理工作的效率。在相關部門的引導下，我國疾控中心檔案管理信息化建設通過多年的發展已經取得了一定的成績，與此同時，也暴露出一些不足，如何有效解決這些不足，進一步提升疾控中心檔案管理工作就成為社會各界共同關注的課題。

一、疾控中心檔案信息化管理存在的不足

（一）信息化基礎設施薄弱。檔案本身所具有的性質決定檔案信息化建設必然需要一定的軟硬件基礎，比如局域網、性能良好的電腦、檔案數據庫以及大容量服務器等等，同時還需要開發檔案管理專用軟件，加強檔案網絡日常維護管理工作等。然而，疾控中心檔案管理部門資金主要依靠財政撥付，資金撥付通常無法滿足檔案信息化管理方面的需求，使得信息化技術設施相對較為薄弱。

（二）管理制度存在滯后性。隨著檔案管理信息化建設的不斷深入，大部分疾控中心都在嘗試主動引入現金的管理方法與技術。然而，受到檔案管理傳統理念的制約，檔案信息化管理仍舊是沿用傳統的管理制度，沒有形成一套完善的管理體系，導致數據庫、資料以及信息管理方面都存在不同程度的滯后性。

（三）檔案管理隊伍綜合素質參差不齊。由于部分疾控中心對檔案信息化管理人才的重視程度不足，相關人才的培養與引進工作存在較大的滯后性，部分檔案管理人員往往身兼數職，并且沒有接受過系統的專業知識培訓教育，檔案管理隊伍綜合素質參差不齊，嚴重影響了檔案信息化管理工作的效率。

二、檔案管理信息化建設的措施與建議

（一）加強各項基礎設施的資金投入。1.硬件系統建設。疾控中心應當意識到硬件系統建設對檔案信息化管理的重要作用，為檔案管理部門爭取更多的資金投入，主動購入打印機、復印機、掃描以及高性能計算機等硬件設施。與此同時，針對疾控中心檔案管理工作龐大的信息資料，還應當購置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的作用。2.數據庫建設。對于之前保存的紙質檔案，疾控中心應當進一步強化檔案管理數據庫建設，主動針對各種分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，提升疾控中心檔案管理工作的質量與精度。

（二）建立健全檔案信息化管理體系。檔案信息化管理與傳統的檔案管理工作存在巨大的差異性，倘若仍舊沿用傳統檔案管理制度，顯然會導致檔案信息化管理工作的效率下降。這就需要各個疾控中心綜合參考自身實際發展情況與檔案資料庫大小，建立一套完善的信息管理規章制度，進一步明確檔案管理的數量、人員以及檔案室進入要求等，將責任進行細化，并落實到具體崗位，通過明確實際工作的操作章程，保障有關工作人員均能夠按照相關規章制度來開展工作，進一步提升檔案信息化管理工作的規范性。除此之外，疾控中心還應當積極制定一套與管理制度完全適應的獎懲方案與監管方式，獎罰分明，進一步提升檔案管理人員的服務意識與自覺性，通過一套完善的檔案信息化管理體系，促使檔案信息化管理工作質量的穩步提升。

（三）加強檔案管理隊伍培訓教育。首先，疾控中心檔案管理部門應當加強檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業務考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學習中。其次，疾控中心應當綜合參考檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬的檔案管理專業人才，以此來充實檔案管理隊伍，以此來帶動整個檔案管理隊伍綜合素質的提升。最后，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業知識、信息化專業知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業水平、信息化水平。

三、結語

綜上所述，作為政府疾病防控的重要單位，疾控中心檔案信息化建設不僅關系到疾控中心工作的質量，同時還關系到我國疾病防控事業的發展。這就需要疾控中心高度重視檔案信息化管理工作，針對當前檔案信息化管理工作中存在的不足進行系統的分析，同時制定針對性的解決對策，通過多方面舉措全面提升檔案管理工作質量，促進我國疾病防控事業健康、有序的發展。

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篇8

疾病預防控制中心對人們的健康有很大的意義，疾病預防控制中心的檔案是疾控中心非常重要的組成部分，疾控中心很多工作都是根據檔案上的資料進行的，對疾病的詳細記錄，可以幫助醫務人員更好的研究這項疾病，研發出治療這項疾病的有效藥物，當這項疾病再次爆發的時候，可以通過藥物治療，有效的減少死亡人數。疾控檔案中記錄了疾病的傳播方式，可以幫助人們更好的遠離傳播源，從關注自身的健康做起，可以有意識的對疾病進行預防，疾控中心檔案的信息化管理，可以幫助醫務人員、衛生組織更好的對檔案進行利用，可以為他們節省更多的時間，為人們的生命健康打下堅實的基礎。另外，醫學是處于一個不斷發展的過程，同樣疾控中心的工作者應該要不斷學習，通過對檔案中信息進行不斷的研究，對檔案中的信息及時進行更新，可以促進疾控中心的總體發展。

二、疾病預防控制中心檔案信息化管理的現狀

雖然信息化管理已經在疾控中心檔案管理中被應用，但是就目前的實際情況來分析，在對疾控中心檔案進行信息化管理的過程中，還是存在一些問題。第一，管理不夠規范。疾控中心的檔案有很多類，例如：人事檔案、疾病案例檔案等，而且檔案數量也十分龐大，所以疾控中心的檔案管理工作非常繁忙，在使用信息化管理對檔案進行管理時，往往不夠規范，對不同類型的檔案沒有做到分門別類，有時還會出現檔案丟失的現象，當需要使用某份檔案的時候，由于不規范管理，造成尋找檔案時間過長，為疾控研究人員的工作帶來麻煩；第二，檔案信息化程度過低。在檔案信息化管理過程中，工作人員應該積極的使用信息技術，但是很多地區的疾控中心在信息化管理中，由于軟件或者硬件設施等原因，檔案信息化程度過低，缺乏完善的信息化管理系統，對信息技術的使用不夠成熟，造成檔案管理出現漏洞；第三，缺乏檔案信息化管理人才。疾控中心信息化管理雖然要借助信息技術完成，但歸根究底，完成這些工作的還是工作人員，所以在管理中就需要管理人才，但是目前很多疾控中心都缺乏這類人才，現有的管理人員缺乏專業知識，對信息技術掌握也不夠熟練，這些都不利于疾控中心檔案的信息化管理。

三、加強疾病預防控制中心檔案信息化管理的措施

第一，建立完善的信息化管理系統。檔案的信息化管理中，完善的管理系統是管理工作正常進行的前提，有了完善的管理系統，工作人員可以及時的對檔案信息進行分類，按照明確的流程將檔案輸入到網絡中，根據檔案的類型、來源、時間等分別進行收集與整理，當疾控工作人員需要檔案時，可以快而準的將檔案從電腦中調出來；第二，加強信息化建設。信息化過低是阻礙檔案信息化管理的原因之一，隨著信息技術的進步，很多工作都離不開信息技術，由于檔案管理工作的性質，加強信息化建設尤其重要，疾控中心要增加軟件、硬件等設施的建設，為檔案的信息化管理提供強有力的基礎，要注意信息技術的發展，及時更新管理系統，定期派人檢查計算機的使用情況，要保障工作時設備可以正常運行，促進檔案的信息化管理；第三，建設一支強有力的管理隊伍。在疾控中心信息化管理中，管理人才是提高信息化管理質量的關鍵，信息技術再強大，也有出錯的時候，工作人員要對熟練掌握好信息技術，當出現問題的時候，能及時的發現，并且運用專業知識將問題解決好。在建設管理隊伍時，要加強對管理人員專業技能的培訓，還要培養他們的責任意識，因為疾控中心的檔案管理工作與人們的健康是息息相關的，工作人員要意識到檔案信息化管理的重要性，有較高的職業素養，才能更好的落實疾控中心檔案的信息化管理工作，促進疾病中心的全面發展。

篇9

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）13-0237-01

疾控中心對檔案的管理和利用，直接關系到業務的開展以及過程中對于疾病預防的進展工作，這些檔案都是經過無數次的實踐證明所匯聚而成的結果。對疾病預防有很強的利用價值。同樣的，對于這些檔案的管理方式各不相同，檔案的管理包含了數據資料的收集、分析、整理、歸檔到保存利用的過程，需要有專業人員對其進行，分工要明確，這樣才能將檔案發揮出最大的價值，為衛生防疫提供便捷有利的條件。

一、疾控中心

疾控中心全稱疾病預防控制中心，是一個事業型的公益單位。為了預防和控制疾病與公共衛生，我國已成立疾病預防控制中心，并且在各省、市、自治區等建立了相關的分支機構。

（1）為疾病預防和公共衛生提供相關的政策，規章和科學依據等。

（2）建立公共衛生監測系統，實施相關的疾病預防控制和公共衛生的工作計劃。對影響人們生命健康的疾病因素進行監測。對傳染病、慢性非傳染性疾病、寄生蟲病等重大疾病的發生、生長、進行病學檢測。

（3）參與和處理地方重大疫情、突發疫情事件。建立應急反應系統。研究開發且推廣先進的技術，以便促進公共衛生監測工作系統化、規范化。組織實施全國性重大疾病專題訪問。

（4）著重研究影響國民經濟和生命健康的疾病和公共衛生安全問題，對疾病的控制提供科學依據。

（5）組織和承擔疾病預防的控制等相關的科學研究，負責對下級部門人員的培訓；國際方面，與國外精湛先進的技術進行交流，引進先進的技術。

二、檔案管理

檔案的管理是預防疾病工作機構一項非常重要的工作。是一種歷史文獻，可以為以后疾控工作的開展提供咨詢、發展、決策的科學依據。若想疾控工作開展得順利，就必須夯實檔案工作基A，必須不斷豐富檔案管理的資源。確保檔案齊全完整，為疾病預防事業提供更好的服務。加強規范檔案管理的具體措施，促進疾控事業穩定地發展。檔案規范化管理可以有效地提高工作人員的檔案法律意識。規范化的管理有利于領導對檔案工作的重視，成立工作領導小組，加大人力、財力和物力的投入。為檔案管理提供硬性條件。規范化的管理可以確保檔案的收集和利用。可以進一步完善檔案管理工作的制度，相比之前的工作更加的規范化、制度化。

疾控中心檔案管理必須分工明確，否則，到了用的地方就會自亂陣腳。應分兩級管理。中心統籌，下級各部門進行細致化管理。下級部門要聽中心的統一安排。

疾控檔案的管理要著力解決檔案服務中存在的問題，要創新發展檔案服務的方式，更新新型的服務觀念、深化服務內容、提高服務能力。善于交流，接受新信息，達到資源共享。作為一個疾控檔案管理的工作人員，要不斷總結自己的工作經驗，結合本單位的特點，創新歸檔方法。要樹立職業意識、培養自己的職業操守。擴大自己的知識視野，提高自己的工作能力。

三、結語

疾病預防是和諧社會的基礎。它與人民密切相關，更關系到國家的穩定。“SARS”等重大傳染性疾病的流行，不斷警示人們要提高疾病預防的工作。重大疾病的流行時刻威脅人民群眾的生命安全，這就要求疾病預防中心要時刻關注民生民態，以人民生命安全為首位。同樣，也要求每位疾控中心的檔案管理工作人員對檔案的分類，做到“一類一整”不能害怕麻煩，為今后工作的開展做好足夠的材料準備。只有做好疾病預防事業的檔案管理工作，才能更好地保障人民的生命安全。

參考文獻：

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疾病預防控制業務檔案兩級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會的統一領導下，將疾病預防控制業務形成的技術檔案實行分為中心級、科級兩級管理。其內容有以下四個方面：

1.1 將疾病預防控制業務檔案納入中心檔案工作管理體系

同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受中心檔案工作管理委員會的統一領導，由中心檔案室負責具體組織實施。

1.2 將業務檔案分為中心、科兩級

對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監測檔案分別為中心級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。

1.3 中心級業務檔案管理

凡劃歸的中心級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收納、整理、立卷，定期向中心檔案室歸檔，交由中心檔案室統一保管和提供利用。

1.4 科級業務檔案管理

凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼職檔案員負責收納、整理、立卷，并負責保管和提供利用。

2 中心、科兩級檔案范圍的確定

2.1 中心級業務檔案的劃分及范圍

在確定中心級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，中心級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

2.1.1 業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2.1.2 年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。

2.1.3 重大事故、疫情暴發、中毒調查處理等有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

2.1.4 各項業務工作的統計月報、年報。

2.1.5 省市級以上刊物上發表的業務論文。

2.2 科級業務檔案的劃分及范圍

我國各級疾病預防控制中心在日常業務活動中更大量地、且直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本中心管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，疾病預防控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監測材料的積累。這些常規性監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管。

3 實行兩級管理的意義

3.1 中心級管理有利于疾控業務工作整體水平的提高

首先，中心級業務檔案管理可使中心檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于中心領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于中心級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交中心歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，中心檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全中心科研防病工作服務，有利于疾控機構科研工作的開展。第四，中心級檔案管理便于開展中心疾病防控信息的交流，為全市甚至全國的疾控工作提供利用。

3.2 科級管理是有利于滿足疾控業務工作日常的需要

疾控業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。因此科級管理就可以及時滿足疾病預防控制的日常需要。

4 兩級管理的實施

4.1 建立切合實際的業務檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，中心檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國疾病預防控制工作規范”關于業務活動形成材料范圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科中心級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同中心級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。

4.2 加強對兼職檔案員的培訓和指導