檔案整理經驗模板(10篇)

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［摘要］隨著我國信息公開化、平臺化改革的逐步深入，政府信息公開成為我國信息化建設的重要組成部分，檔案管理也逐步由傳統化向信息化轉變，筆者結合我國政府信息公開進程，對如何推進我國現行檔案管理制度、充分發揮其公共服務的功能作用進行相關研究。

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關鍵詞 ］政府信息；檔案管理；信息化

［DOI］10.13939/j.cnki.zgsc.2015.35.089

政府信息公開是衡量一個國家民主化進程的重要標桿，也是時展和社會進步的重要舉措。廣義上的政府信息公開主要包括兩個方面的內容，一是政務公開，二是信息公開。狹義上的政府信息公開主指政務公開。政務公開主要是指行政機關公開其行政事務，強調的是行政機關要公開其執法依據、執法程序和執法結果，屬于辦事制度層面的公開。廣義上的政府信息公開的內涵和外延要比政務公開廣闊的多，它不僅要求政府事務公開，而且要求政府公開其所掌握的其他信息。我國的政府信息公開自2008年5月1日實施《中華人民共和國政府信息公開條例》以來，已邁上了有法可依的新臺階。該條例將政府信息公開與檔案工作不可分割地聯系在了一起，為檔案事業的發展提供了更為廣闊的舞臺，同時也對檔案工作提出了更高的要求。在此背景下，如何加快檔案管理工作信息化、公開化建設，對加快我國政府信息公開進程具有重要的意義。

1政府信息公開對檔案管理工作的影響

檔案是通過具有保存價值的文件現行轉化得來的。原生性是其重要特點，檔案也是社會信息系統的重要基石。信息資源已是當今被廣泛認同的重要資源之一，檔案信息作為社會信息資源中最可靠的原生類信息資源之一，是社會信息資源的重要組成部分。而行政機關既是社會信息資源的發生主體，又是產生政府信息類檔案的主要來源。政府信息首先作為現行文件存在，其剩余具有保存價值的那部分就成為檔案。由此可見，政府信息與檔案信息相互銜接交織，與其他類重要信息資源一起，共同組成社會信息資源系統。檔案信息公開化是通過對檔案信息資源進行整合，并通過統一的檔案信息平臺使得檔案信息公開化，進而使用戶迅速方便地利用檔案信息資源的一種方法。檔案信息公開化是檔案信息資源利用最大化的一種理想狀態，是政府信息公開進程的必然要求，也是檔案事業適應社會發展要求的必然趨勢。

現今階段下，我國政府信息公開化進程正不斷深入，因此對促進檔案信息公開化提出了更高的要求。應準確把握檔案信息公開與政府信息公開之間的契合點，在信息公開和信息服務方面，應注重借鑒和學習圖書情報領域的相關探索模式和服務經驗，緊緊抓住當今機遇，積極實現檔案信息公開，努力提高檔案管理的工作水平。

2檔案信息公開工作現狀

文件生命周期理論認為，文件具有雙重價值：第一價值，包括行政管理價值、法律價值、財務價值和科研價值；第二價值，包括其他機關和個人利用者的從屬價值，如證據價值和情報價值。文件向檔案的轉化，就是文件最終實現第一價值向第二價值的轉化。所以，檔案多不具有現行價值，而更多體現為歷史性的價值和文化性的價值。由此可知，政府信息的最終命運是檔案，在從政府信息到檔案的轉化過程中，需要經過歸檔、確定密級、保管期限、從業務部門移交機關檔案室、移交檔案館的過程。而政府信息公開的過程，從很大程度上來講也就是檔案信息公開的過程。

我國的檔案信息公開工作仍處于改革進程當中，因此如何更好地利用現有資源，為社會提供有效信息，進一步體現檔案管理工作的價值，是所有檔案工作者應思考的問題，從現階段來看，檔案信息公開工作存在以下特點：

第一，檔案信息服務工作發展尚不完善。首先，檔案資源利用率低，許多檔案機構目前服務對象僅局限在黨政領導和機關公務員，對專家、學者、社會公眾提供服務的比例較小；其次，檔案管理服務滯后，服務手段仍處于傳統、煩瑣的手工操作層面，基本處于被動式服務階段；最后，館藏資源信息覆蓋面不足。目前檔案館接收的多是黨政機關、人民團體的文書檔案，范圍較窄，門類單一，且以紙質檔案為主，對電子及多媒體等其他載體形式檔案的收集較少，在一定程度上限制了社會大眾的使用范圍。

第二，檔案信息時效性不強。這在一定程度上影響了檔案信息公開工作的開展。根據我國《檔案法》相關規定，立檔單位保存十年左右的永久、長期檔案才向政府檔案部門移交。但從需求情況看，社會和群眾利用較多的同樣也是形成時間在十年以內的檔案，這就使檔案館的信息工作經常處于期限錯配的狀態，無法滿足檔案信息收集者的需求。

第三，檔案管理制度的分段管理機制對信息公開的制約。在機關文件向檔案館轉移的過程中，在先行檔案管理體制下，存在機關檔案室這樣一個銜接環節。總的來說，文件首先由機關內部業務部門產生，經過整理立卷后，向機關內部的檔案機構歸檔。機關內部的檔案機構保存了相當大的一部分最具利用價值的由現行文件形成的檔案，而且保存的時間長，對于檔案的是否公開具有相當大的決定權。這對檔案信息公開工作的進展形成一種制約。

3政府信息公開下的檔案管理工作建議

首先，全面開展檔案信息公開化工作。在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務平臺。檔案館內部建立局域網，檔案部門通過在此基礎上建立檔案網，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好更便捷的服務。與此同時，檔案館應以政府檔案部門的目錄中心為中心，將各單位暫未進館檔案的目錄集中整理到檔案館的目錄中心，據此建立檔案目錄信息咨詢平臺，提供檔案資源共享。需求者只需要到檔案館查詢目錄，摘抄相關目錄資料后到文件所在單位查閱即可。一方面能拓展檔案館的服務范圍；另一方面也提高了服務的能力和效率。

其次，轉變服務理念，優化服務方式。政府信息公開意味著公眾可以獲取原本大量優質的信息資源，檔案館應在原有檔案開放利用的基礎上建立起現行文件服務中心，作為政府信息查閱的指定場所，為人們獲取政府信息提供方便。由于政府信息和檔案之間的密切關系，將為國家節省大量的資源，特別在公眾無法分辨其屬于政府信息還是檔案信息的情況下，方便利用者結合查閱檔案，獲取比較系統的信息，對于切實保障公民的知情權具有重要的現實意義，在實際工作中受到公眾的好評，取得了良好的社會效果。

最后，拓寬檔案信息公開宣傳渠道。如果檔案館里的豐富資源沒有被妥善利用，將造成巨大的資源浪費。因此亟須拓寬檔案信息公開的宣傳渠道：一是宣傳檔案館的功能、館藏資源等；二是宣傳檔案的使用方法，提高大眾的檔案意識等；三是提高大眾對檔案信息查找的客戶體驗。這不但能夠提高檔案館的社會影響，而且能夠提高大眾的檔案使用意識，進一步提升檔案管理工作的效率。

參考文獻:

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創新與安全的矛盾

由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰。

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。

檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統的設計復雜化。采取管理創新和合理技術是檔案管理與其它信息系統整合的可行的解決方案。

標準化、法制化的挑戰

在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:

一是管理體制、管理方式不同，難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

二是在具體管理細節上，各級政府和政府各機構間，缺少必要的協調機制，使本來能夠實現標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協共用的、相對統一的檔案分類主題詞表都很難提出。

三是信息技術飛速發展造成的應用技術體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經數字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數據的兩難境地。

四是關于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據等方面都還是空白。標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發展進程，造成大量低水平的重復建設；相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

電子政務的更高要求

當前，我國正在加緊實施電子政務建設。值得注意的是，電子政務并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應用早已有之，亦發揮了很大的作用。但電子政務的鮮明時代特征表現在兩個方面。

一方面電子政務系統構建在國際互聯網平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務，履行政府職能。這改變了以往的OA系統，由于建立在政府專用網絡上，只能為自身業務服務的應用目標，使政府實現了直接通過計算機網絡為社會、公眾服務的更高層應用目標。

另一方面應用于互聯網上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術得到廣泛應用。這構建了在互聯網上的最基本的電子信任體系，在網上進行有關社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務成為政府管理領域里不可避免的一場深刻的革命。

推進電子政務必將邁向電子政府。從這個意義出發，今后開展政府檔案管理信息化建設應更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設上確實需要創新。

從跨國企業人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經實現了信息網絡化。美國9.11事件發生后，不少大公司的資料、檔案信息系統雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數據備份系統和災難恢復系統的支持下，業務全面恢復。說明當前檔案管理系統已經發展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰地建設，不從中總結經驗，接受教訓，就不可能加速這項建設的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。

電子政務建設中的檔案管理系統必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發，構建檔案管理系統。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統建設至少需要考慮增加以下任務并及時部署。一是應用信息安全基礎設施——PKI/CA，建立可信任和可授權的應用系統。在互聯網條件下，電子檔案的應用和管理需要電子證書以規范權限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數據備份、事故應急響應和災難恢復系統的建立。電子文檔和數據是所有信息化建設投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數據資源。我們應該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學的方法，從建設之初就構建電子檔案堅固的安全屏障。

新形勢下的基本策略

必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發點和目標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現只有各種電子政務建設共同發展才能真正實現電子政務的情況。所以，新形勢下搞好電子政務建設需要采取一系列重要策絡。實踐經驗表明以下策略十分重要。

1、積極納入國家信息化領導、協調機制。所有電子政務建設都應當自覺納入國家信息化領導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務成敗的關鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應在國家的統一領導、協調下構建和應用。

2、與時俱進，觀念創新。在推進電子政務建設中，采用信息技術引發的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創新才能解決這些問題。例如政府文檔數據備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構信息系統中還幾乎沒有符合嚴格意義的數據備份系統，數據安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構都建立復雜、昂貴的數據備份系統是不可能的。采用市場的方法可以解決企業和相當一部分機構的問題。但是黨政等重要機構如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關機構必須結合國情，從實際出發，轉變觀念，從管理理念、管理制度、機構職能等方面全面創新。

信息化產生的一些問題，可能現行各有關部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創新。在電子政務建設中，我們的許多機構有可能通過分析、研究，從拓展業務工作的范圍出發，主動承擔起新職能。或者在國家有關主管部門協調下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數據備份中心，在電子政務建設中發揮重大作用。

3、遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關，采用僅憑經驗管理檔案的方法，連續數十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。

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科研項目檔案使企業在進行項目的實施中對初期申請、研發、實踐等過程的信息保存，是企業檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項目檔案管理與企業競爭能力日趨密切的現狀，有必要通過對檔案深化管理，實現企業綜合競爭及可持續發展能力的提升。

1 建立牢固的企業檔案工作基礎，打造一流的項目檔案工作可持續發展環境

1、完善領導與規劃，優化宏觀檔案工作環境及土壤

企業在進行項目檔案的管理中，不僅應完善業務與技術水平，還應該做好企業發展戰略規劃的政策調整。在進行檔案的管理中要進行檔案的分管，設立專門的領導進行管理；然后積極制定企業檔案總體發展戰略規劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關工作的開展，從而為企業科研項目檔案管理工作的開展優化環境及土壤。

2、完善企業軟硬件建設，優化項目檔案圍觀發展環境

企業在進行科研項目檔案的管理中應該完善庫房、辦公室場所等硬件設施的建設工作，并對各個工作場所進行合理的物理隔離，保證檔案庫房等場地能夠適應企業科研生產的發展要求。另一方面，要積極的在企業科研項目檔案管理工作中開展信息化建設，提高企業檔案管理的信息化水平。通過將檔案信息化與企業整體信息化進行整合、優化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業對答案信息內部交流、使用、管理、控制的目的。

3、加大人才引進及培訓力度，改善企業檔案工作人文環境

第一，企業檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹立科研項目檔案管理為科研人員服務的工作理念，本著“用戶第一，服務至上”的工作態度，改進服務方式，拓寬服務領域，優化服務流程。針對科研項目檔案專業性強、內容復雜、載體類型多樣等特點，加強學習，了解多學科的知識，全面掌握并學會運用檔案的現代業務操作技能與管理方式，確保科研項目檔案管理工作負荷企業與社會發展的需求，在進行檔案工作的開展中要經常的思考、分析、總結、歸納，通過分析企業及項目的特點發掘規律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實現企業檔案管理能力、效果等的提升，提高企業的綜合競爭實力。第二，企業要改善當前的檔案工作人文環境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級領導要充分理解、尊重檔案員工，堅持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進修、學習、培訓的機會，從而優化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質，從而完成改善企業檔案工作人文環境的目的，實現企業的科研項目檔案管理工作的可持續發展。

4、通過科學的管控實現檔案工作的正常運轉

企業在進行科研項目檔案的管理中，要完善運轉系統的優化工作，堅持推進“職業化、專業化”的發展方針，強化對文件資料與信息傳遞過程的管理控制，并積極的優化自身的管理運轉系統及結構，從而讓檔案信息資源滿足企業可持續發展的需求。

2 通過對企業檔案工作流程的規范，實現項目檔案管理水平的提升

1、建立健全現有管理制度

建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開展。因此企業檔案部門要基于企業實際發展情況及檔案管理狀況有針對性的建立健全科研項目檔案管理制度體系。在進行制度建設中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細的進行設計，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項制度要求之間的關聯性與互補性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項目檔案管理中發生的問題。

2、做好流程規范

首先要建立歸檔范圍表與簽署規定。企業項目在立項前期，主管部門及負責人應基于項目研發領域及要求制定項目歸檔范圍與簽署規定，并對其中設計的研制形式、過程、要求進行詳細闡述。簽署規定一般由擬制、校對、審核等步驟組成，該項目的主要負責人要基于程序要求確定簽署角色與職責范圍。確保簽署流程符合簽署規定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進行使用。企業科研項目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機構，進行項目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請專業檔案員，由他們進行項目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負責實時跟蹤、歸檔。若相關檔案沒有在檔案部門歸檔、備案，則沒有任何效力。通常第二中方法存在三項優點：①有效地維護了企業的知識產權，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項目檔案歸檔的及時性、完整性，從資料審查的角度，為項目順利通過驗收和結題打下了良好的基礎；③檔案員通過全程實時跟蹤項目進度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項目部提供有價值、實效性高的信息。

3、提高監督效果

受到先進管理理念的影響，企業檔案管理工作已經由被動服務方式轉向主動服務方式、由后端保管方式轉向全程管控。因此，檔案工作應與企業運營的各個環節相融合，要積極的主動的介入到文件生產源頭、流轉過程、歸檔管理的工作中，通過全程實時跟蹤監控的方式，在源頭上對檔案質量進行管控，從而保證歸檔信息的真實性、有效性與可靠性。

3 通過對企業科研項目檔案潛在價值的發掘，幫助企業提高綜合競爭能力

1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發揮

通過完善檔案信息化建設工作，提高企業科研項目檔案的管理能力。企業要根據“檔案數據庫建設”、“檔案信息資源開發”等政府提出的檔案信息化要求進行建設。要基于企業宏觀發展狀況，切實的結合科研生產工作情況，制定有助于企業檔案工作可持續開展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項目檔案管理工作提供科學、可靠、實效性高的信息服務，從而使檔案工作的科研保障職能得以發揮。

2、建設知識資源，提高企業競爭實力

知識資源是企業之間競爭的核心元素之一。檔案信息資源是企業知識資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業，科研項目檔案更是企業的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業的資金流、物流一起，構成企業競爭和發展的三大推動力。企業檔案信息資源是企業資產的組成部門，對企業的發展具有積極的影響作用。因此企業要深度發掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實現科研項目投入的節約、加快研發速度、強化企業競爭實力。

3、通過完善企業文化建設為企業發展引擎提供動力

企業文化是企業發展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設則是企業文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務并重，歷史和科技共同存在的多元企業文化。而企業科研項目檔案恰巧反應了企業科技。文化、管理思路的發展、變革的歷史。通過對科研項目檔案的深化管理，將正確的對歷史經驗進行總結，從而增加企業文化資源儲量，提高企業的科技研發能力與員工對企業發展的認同感、文化的歸屬感、責任的使命感。因此，企業要基于歷史、技術、管理層面出發，完善企業科研項目檔案的深化管理工作，積極推進企業文化改革發展，增強企業的向心力與凝聚力，從而為企業發展的引擎提供強勁動力。

4 結束語

綜上所述，基于企業自身現狀及項目要求完善科研項目檔案管理工作，將有助于企業綜合競爭能力的提升。因此，在未來發展中要積極的完善檔案管理制度、流程規范等，從而完善科研項目檔案的深化管理工作，促M企業健康發展。

參考文獻

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關鍵詞

建構主義；高職文秘；檔案管理；課程內容設計

檔案管理課程是高職文秘專業的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內容的改革上。在課程內容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養專職檔案管理人員的學科知識體系，而建立符合高職文秘專業培養企業行政辦公文員的檔案管理知識體系，強調必須圍繞基層企事業單位對檔案管理人員的要求，重點培養學生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養學生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統計能力只做一般性訓[1]66。在課程內容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內容要緊貼檔案管理的工作過程。樓淑君認為課程內容應根據企事業單位檔案管理工作任務來組織課程內容，每個任務作為一個學習項目，從而構建起以工作任務項目為主體的課程內容，即以工作任務來組織課程內容[2]21。林蘇則將檔案管理整個流程劃分為幾個工作環節，然后為每個工作環節歸納或創設出典型工作任務，最后通過“序化”來組織課程內容，即以工作過程來組織課程內容[3]10。以上對課程內容的改革無疑對高職檔案管理課程發展起到積極作用，打開了建構符合文秘專業培養目標的檔案管理課程內容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學生”的問題，即當前的檔案管理課程內容改革只注意了依據企事業單位的檔案管理工作內容與流程來設計內容，而沒有考慮課程的學習主體—學生這一重要變量。學習心理學認為，學生的學習過程是一個心理變化的過程，要讓學生進行有效的學習必須讓學習對象、學習過程和學習方法符合學生的學習心理。因此檔案管理課程內容的改革除了要依據檔案管理的工作任務與工作過程外，還要考慮學生學習心理規律。建構主義學習理論是21世紀教育改革的重要指導理論，被譽為“當代教學心理學的一場革命”。在職業課程領域，建構主義學習理論多次被列入教育部組織精品課程評審指標當中，尤其是在2008年精品課程評審指標中，明確提出，職業課程要基于專業人才培養目標，以典型工作任務來展開，要求對課程內容進行宏觀、中觀和微觀設計。其中微觀設計就是指課程內容的組織與教學要符合學生認知建構特點，教學設計要以行動導向展開。下列以建構主義學習理論為基礎闡述檔案管理課程的內容重構與設計。

一、建構主義學習理論與課程內容的篩

建構主義學習理論認為學生不是憑空進入學習活動，學生在進入學習時，他已經獲得的知識與經驗會參與到新知識的學習過程中，即使有些問題他以前從來沒有遇到過，或者沒有現成的經驗，當問題呈現在他們面前時，他們也會用已有的知識與經驗，依靠推理與判斷，對其做出某種解釋。所以建構主義學習理論認為教師教學時不能無視學生已有的經驗，簡單地從外部將知識灌輸給學生，而是要把學生原有的經驗和知識作為新知識的生長點。依據這個理論，我們在篩選課程的內容時要與學生已有的經驗保持一定的聯系。當前文秘專業的學生普遍認為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對課程內容的選擇，沒有考慮到學生已有的經驗。高職學生多數是從高中直接升學而來的，對檔案管理工作多是一無所知。再者，很多教師開發課程時，直接搬用或創設工作項目作為學生學習與訓練的任務。這些項目對于一個沒有工作經驗的學生來說，肯定無法產生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內容不宜一開始就采用企業真實任務。高職教育要求課程內容與企業的工作任務相匹配，而建構主義學習理論要求學生的學習建立在他已有的經驗與知識基礎上，我們可以通過以下兩條路徑將兩者協調起來。一是在學習之初讓學生獲得某些檔案管理工作經驗，一是利用學生已有的與檔案管理相關的生活經驗。對于前者，可以讓學生參觀校內檔案室或企業的檔案資料室；對于后者，充分挖掘學生與檔案管理核心工作能力相似的生活經驗。比如學生對自己電子文件的整理、學生對自己照片的歸類和利用、學生對自己作業的收集、整理和利用等生活經歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實的檔案管理相比顯得不夠規范、不夠科學罷了，但是這些經驗可以作為學生學習新知識的基礎。因此我們在篩選檔案管理課程內容時，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質文件檔案管理作為課程的主要學習內容。有人會擔心，學生只學這些內容，無法“接軌”文秘職業崗位。其實這種提心是多余的，一方面，學生掌握了這些檔案管理知識與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業崗位在各行各業都有，學生畢業后負責的檔案管理任務也不盡相同，要在有限的教學時間內（多是周課時2—4節或全學期70學時），學習所有類型檔案任務，是不現實的，也沒有必要。

二、建構主義學習理論與課程內容的組

建構主義認為個體對世界的理解是基于個體學習者自身經驗背景建構起來的，建構主義提出學習應與情境化社會實踐活動結合起來，學習者通過參與社會實踐來掌握社會規則、工具和活動程序，即所學必須與所從事活動結合起來。職業教育理論專業斯克萊本納對牛奶加工廠300名雇員關于知識的工作結構表征研究也印證這個觀點[4]232。依此，檔案管理課程學習應是讓學生置于檔案管理工作情境中，引導學生建構知識與工作任務的聯系，通過完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識和技能。建構主義學習理論代表人物皮亞杰認為，學習過程是學習者通過同化與順應來達到與周圍環境平衡的過程。當學習者能用現有認知結構去同化新信息時，他處于一種平衡的認知狀態；而當現有認知結構不能同化新信息時，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創造新圖式（順應）。學習者的認知結構就是通過同化—順應—同化—順應……循環往復，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發展起來的，并且每一種已經達到相對平衡狀態認知結構都會為新的不平衡創造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內容排列應按照從易到難，從簡單到復雜順序來排列。

三、一種基于建構主義學習理論的課程內容設計

1.課程內容設計。

依據上述建構主義學習理論，結合高職教育的特點以及文秘專業的培養目標，檔案管理課程的內容安排如下：

2.課程內容安排說明。

（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環節作為學習重點。高職文秘專業主要培養企事業單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內容設計中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環節來訓練。（2）本課程依據建構主義學習理論，強調已有經驗對新學內容的“支架”作用。項目一安排學生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學生對檔案管理工作有初步認識，為學習后面的檔案管理內容“儲備”前知識。項目二沒有直接使用企業的紙質文書檔案而是讓學生整理個人相片，其主要原因是90后的學生喜歡拍照，在電腦和手機中有大量沒有整理或整理不規范的照片，讓學生收集整理照片一方面可以激發他們興趣，另一方面可以充分利用學生已有的經驗。在項目三中，選擇“整理工學結合材料”這一訓練載體，也是考慮這些材料有相當一部分就是出自學生本人（如實訓總結、實訓成果等）。學生在完成這些任務時不會感到完全陌生。（3）本課程內容設計強調在“做中學”。整個課程內容以工作任務作為學習載體，將知識的學習安排在訓練過程中。其用意是為學生創設一個良好的學習環境，以便于學生進行“情境學習”，另外讓學生在“做中學”，容易調動學習的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓練。職業技能是職業教育的發展核心之一，技能需要通過多次反復訓練才能獲得。因此本課程內容通過完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務，來訓練學生職業能力，讓學生在反復訓練中獲得檔案管理的職業能力。（5）本課程安排了40學時課內學習，比較符合當前大多數文秘專業檔案管理課程周時2學時的現實，另外安排一周獨立生產性實訓，也體現了檔案管理課程作為文秘專業核心課程的地位。

作者：焦名海 單位：深圳信息職業技術學院

參考文獻

[1]王曉紅等《.文書檔案管理》課程教學模式構建研究[J].蘭臺世界，2013（6）.

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隨著時間的推移，檔案資本文由收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學的方法保管，以便最大限度地延長其“壽命”，這對于農業檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個重要任務。

一、檔案損壞的原因。隨著科學技術的發展，檔案的載體形式多種多樣，現就紙質制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復雜的，但主要是兩個因素：一是紙質制成材料的質量、紙質好壞、印刷工藝、寫字墨水質量等都會影響檔案“壽命”，是紙質檔案遭到損壞的內在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農業和農村檔案管理規范化的必要性

農業是我國國民經濟的基礎產業，農業為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農村經濟，不僅要引進先進技術，而且還要推廣先進經驗，在這些活動中產生和形成了許許多多重要的農業和農村檔案，記載了我國農業發展歷程，記錄了農村各項工作和農民生產、生活的真實情況，為農業科學研究提供了依據，為維護廣大農民權益提供了重要憑證。

近年來，村級檔案雖然實現百分之百的建檔，但是還有待進一步完善，使村級檔案管理達到標準化規范化。從目前來看，農業科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴重問題，比起其他門類或專業檔案差距太大，我們發現農業方面的檔案大多數是經驗式管理，自討方便，談不上立卷標準、管理規范。個別的檔案還存放在各業務部門個人手中，雖然鄉（鎮）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數是文書、會計、村民檔案，要使農業檔案真正為“三農”建設中發揮作用，非常有必要對農業、農村檔案進行標準化管理。

三、農業和農村檔案規范化管理的內容

農業和農村檔案建立后，加強規范化管理，是一個重要的問題，規范的內容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質等。

1、建立農業和農村檔案管理制度

農業和農村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統地管理好農業和農村檔案就必須從上到下建立健全嚴格的規章制度和崗位責任制，既有檔案工作領導小組，又要有檔案室機構和檔案人員，還要有業務基礎設施完備的檔案用房和用柜，使農業技術推廣、良種繁育供應、農業氣象、農業機械、農作物新品種等項工作中形成的檔案都能進行集中統一管理，而且對農業檔案形成的時間、歸檔內容、歸檔份數都要進行嚴格要求，并由專人負責立卷、歸檔、保管、利用、做到

制度健全、標準一致、管理規范。

2、農業和農村檔案基礎材料的收集、整理

農業檔案要圍繞農村“三農”、基層民主選舉、村務公開、科技興農、農村精神文明建設、農業產業結構調整、鄉（鎮）企業經營、糧棉購銷、體制改革減輕農業社會化服務體系和農產品市場體系等各項重點工作中形成的有保存價值的各種門類和各種載體檔案材料進行廣泛的收集，對這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機關業務建設規范進行嚴格要求，在業務指導工作中作到基礎業務建設要起點高、一步完善到位。

3、農業和農村檔案材料的保管條件

為確保檔案安全和便于社會各方面利用，對各單位、個部門、各專業戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

四、農業和農村檔案管理規范化的好處

農業和農村檔案經過系統地、規范化整理后，為開發利用打下了堅實原基礎。直接為各經濟技術部門的領導和科技人員提供服務上有三大好處。

一是查找方便。經過集中系統的收本文由收集整理集、整理、分類、組卷、編目后，有規律的存放在盒、箱、庫內，只要利用者前來查詢有關檔案材料，檔案人員就會很順利地將檔案材料提供利用者，不再會為查找一份材料而四處奔波既浪費時間、又浪費人力，結果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。

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專項工作的檔案是在社會大發展中衍生出來的新種類檔案，因為社會進步快了，每天發生發展的事物也隨之增多，這些事情的發生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動，不可能只辦一次，每次進行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動有著部分經驗的作用，所以專項工作的檔案整理工作存在著必要性。

1 專項工作檔案整理的必要性

應時代的新發展，社會中的各項工作進展也如日中天，同時開展的一些特殊會議、活動也不斷增加，其中一些活動中的記錄，召開會議時下發的文件，都是非常重要的社會資源，對于突發的疾病和社會事件進行詳細記載，歸入檔案，如果以后發生同樣的情況，調出相關檔案進行整合即可，專項檔案要做到，分門別類的將專項工作檔案做到條理清楚，借調查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經驗，在問題之初得出最優的處理辦法，為了今后社會的發展進步起到前車之鑒的作用。

2 專項檔案整理存在的問題

2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題

在某一些專項工作整理成為檔案之后，隨著時間的推移，科技發展，人們進步，已經不是比較特別的案例，或者已經被沖破，成為日常可以解決的范圍，比如曾經爆發的禽流感，已經國家編輯傳染病的檔案進行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應該從專項檔案中轉移到醫學中的傳染病檔案中，還沒有明確的規定。

2.2 專項檔案有名無實

在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。

3 專項檔案管理問題的解決對策

3.1 適當的壓力激勵

目前，許多人都認為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業的壓力對其構不成多大威脅，在檔案館崗位設置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業、踏實肯干館員的工作積極性。只有壓力才會產生動力，適當的壓力會產生意想不到的效果，所以，應該讓其領悟到工作懈怠就會而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局而，同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值，產生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。

3.2 環境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。

3.3 建立情感激勵機制

磧幸恢О崗敬業的檔案人員隊伍是高校發展的根本保證，學校管理者應該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關心、互相支持融洽的氛圍，以激發檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實現自己的人生目標，積極主動地工作。

3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗

站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體。“如果文件數量龐大、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。

3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔

一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件；二要特別注重原始調查表、登記表、統計表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規則》執行。

3.6 文件的分類

在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。

結束語

專項檔案的產生是順應時展，具有一定的必然性，它可以結合社會的需求，幫助社會更好的發展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關活動開展提供了經驗。同時也因為專項檔案的系統性管理為檔案管理的整體帶來更加系統性的升級，在社會發展中，專項檔案的整理與群眾息息相關，做好專項檔案的整理，提高檔案整理人員的素質與工作勁頭，認真的對待每一件專項檔案，保證檔案的完整性和準確性，才能讓社會發展更加和諧，更加有條理，為國家的發展盡一份力。

參考文獻

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1.符合擴大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產生，梢案室不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢已越來越明顯。

2.符合利用檔案信息的需求。現今提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物卡當案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這種檔案信息需求的大潮，已經開始沖擊檔案傳統的服務方式。

3.從服務方式上看，除要求提供檔案原件進行摘抄外.還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。而且這種需求已形成較高的呼聲，在這樣的情況下，一味因循守舊，必然會被知識經濟社會淘汰。

以上這些說明，新時代要求檔案工作必須打破常規，創新管理和服務機制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要存思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，才能使檔案工作跟上形勢的發展，實現其應有的價值，發揮其應有的作用。

二、檔案工作創新的主要內容

1.思想觀念上要創新。任何工作的跨越和創新，都必須有一個嶄新的有創意的思想觀念作前導。要充分認識創新是檔案工作發展的動力，檔案工作的建立、發展、壯大離不開創新。在當今社會，檔案事業發展的諸多問題。沒有現成的答案，也沒有任何經驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創新中發展。

2.基礎管理上要創新。基礎管理包括了檔案的收集.整理、鑒定、保管到開發利用。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯的工作流程，每一程序的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發展，檔案載體已呈現出多樣性的趨勢。如電子計算機自動控制的電子檔案，同紙質檔案相比，具有更方便，準確、高效的優勢，但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面，又出現了一些值得探索研究的新課題。如從我國機關檔案工作的實際出發，為適應檔案管理現代化的需要，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》，這個規則的貫徹實施，改變了機關傳統的檔案管理的基礎工作方式，兼顧了計算機和手工管理兩種方式，這實際上也是檔案管理手段的一種創新。

3.服務機制和手段要創新。在服務機制和手段上的創新，主要是服務的觀念要更新，服務的范圍和內容要創新，服務方式要創新，并且要有一定的機制作保證。

三、檔案工作創新需要堅持的原則

1.堅持推動檔案整理原則。檔案創新是檔案基礎工作的組成部分，檔案整理工作則是便于檔案的保管和利用。一方面，檔案創新能夠反映檔案整理狀況，人們通過具體地利用檔案的活動集中反映出檔案創新工作和檔案整理工作的整體水平；另一方面，檔案創新要以檔案整理有序為基礎，把便于檢索方便利用作為確保提供檔案信息服務的前提與條件。檔案創新，客觀上要求檔案整理工作必須創新。因而檔案創新與卡當案整理有著密切相關的內徑聯系，兩者具有相互聯系的內在關系

2.堅持推動檔案利用原則。檔案利用是檔案創新的基本立足點，檔案創新與檔案利用的目的是，滿足黨和網家各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享。即創新工作要為檔案利用的順利開展提供條件，發展檔案事業。可見，檔案創新是為檔案利用服務的。

我們必須處理好檔案創新與檔案整理、檔案利用之間的關系，通過兩者的互補互促，形成檔案工作的良性循環，實現檔案創新與檔案整理、利用工作的共同提高。

四、檔案工作創新推進措施

1.在工作重點上創新。檔案工作要創新。必須圍繞重點工作，抓住難點、熱點、重點問題，尋找工作的突破口，找準主攻方向.大膽實踐.創造性地開展工作。通過工作重點的創新，帶動、提高其他工作的創新和提高水平。

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煤礦建設尤其是井工型煤礦建設項目，不同于地面工程建設，都是在地下幾百米深處作業，危險性大，設計變更多，自然條件復雜，受水文、地質、瓦斯、煤塵等影響大，專業性強，相對于其他建設項目來講，煤礦工程建設具有高風險、投資大、規模大、工期長、單位工程多、參建單位多、人員結構復雜、沒有礦建檔案歸檔標準等特點，這些客觀存在的問題給梅花井煤礦建設項目檔案管理帶來了巨大的困難和挑戰。梅花井煤礦籌建處在沒有前人經驗可借鑒的情況下，面對困難迎難而上，大膽創新，結合煤礦建設工程實際，探索出一條較為成功的煤礦建設項目檔案規范化管理的方法，為國家在煤礦建設領域重大建設項目檔案規范化管理積累了一定的經驗。

優化項目檔案管理組織形式，為煤礦建設項目檔案規范化管理提供組織保障

煤礦建設項目檔案涉及各個部門和環節，需要多個部門的共同協作，因此，在管理上存在著一定的困難，梅花井煤礦項目開工建設初期，就成立了項目檔案管理領導小組，將煤礦辦公室、計劃部、動力部、工程部等形成項目檔案的部門負責人全部納入領導小組成員中，煤礦建設籌建處負責人擔任領導小組組長，選派了一名懂工程專業的責任心強的人擔當專職檔案員。在與各參建方簽訂項目施工合同時，將項目檔案收集、整理、歸擋等要求納入了合同管理中，堅持項目檔案集中統一管理、分工負責的原則，建立了以建設單位為檔案管理核心，以設計、施工單位為檔案管理主體，以監理單位控制為手段的三級檔案管理網絡，一級對一級負責，層層抓落實，真正將項目檔案工作貫穿于項目建設的各單位、各部門、各領域，做到全員參與、全程管理。

部門、參建單位總動員，分工到位、互相配合，形成合力、齊抓共管

建設單位充分發揮檔案管理核心地位作用，在項目建設開始，就制定了《梅花井煤礦工程資料管理規定》、《梅花井煤礦工程資料整理標準》、《國家重大建設項目檔案管理辦法》、《科學技術案卷構成一般格式要求》、《梅花井煤礦工程資料檔案分類大綱》、《梅花井煤礦工程資料檔案管理辦法》等規章制度，明確參建單位在項目建設過程中對項目文件收集、整理、排序、字跡、裝訂、裝具的標準和職責，并下發到各參建單位執行。施工單位采取逐級包干管理責任制，即對于總承包單位，所轄分包單位其形成的項目文件材料由各分包單位負責收集整理編目，在單位工程竣工驗收前，提交總承包單位審核、驗收、簽字，按照單位工程檔案的系統性進行排列，再向建設方移交。監理單位針對礦建工程和設備安裝工程沒有國家和行業檔案管理標準的情況，通過與建設單位、參建單位及參加過大型煤礦建設有豐富管理和實踐經驗的管理、監理、施工等部門人員進行座談、討論、征求意見等形式和方法，結合自身在礦建資料管理方面積累的經驗，依據《煤礦井巷工程質量檢驗評定標準》、《煤炭安裝工程質量檢驗評定標準》、《國家重大建設項目檔案管理辦法》和《科學技術案卷構成一般格式要求》等標準的要求，編制了《煤礦礦建單位工程資料管理規程》、《煤礦機電安裝單位工程資料管理規程》，這兩個規程對監理方、施工方的項目資料收集的范圍、格式、字號、電子格式、份數、簽字等，特別是對礦建施工中形成的工程安全、功能檢驗、測量、水文地質、通風安全設施、設備試運行記錄等文件材料的內容、格式作了詳細、明確的要求，其中，《煤礦礦建單位工程資料管理規程》監理資料有三大項54條內容，施工資料有九大項217條內容；《煤礦機電安裝單位工程資料管理規程》監理資料有三大項54條內容，施工資料有十三大項270條內容；這兩個規程的編制在一定_程度上填補了國家在煤礦工程建設和設備安裝領域資料收集范圍的空白，為系統地收集、整理煤礦工程建設形成的文件材料提供了一定的參考依據。

創新檔案培訓模式，強化檔案人員實際操作能力

有了檔案管理的規章制度，有了煤礦建設文件資料的歸檔范圍，但檔案管理方面的主體一各參建單位的資料員檔案管理水平、資質等參差不齊，為了快速適應、進入項目檔案管理的角色，提高實際工作能力，礦領導決定采取“集中培訓――實踐――再現場答疑、點評”的檔案管理培訓模式，即工程項目一開工，礦領導就組織建設方及所有參建單位項目負責人、檔案員、資料員等相關人員，請其業務主管部門――神華寧煤集團和自治區檔案局專家進行授課，結合煤礦建設工程實際，著重講解《國家重大建設項目檔案管理辦法》、《科學技術案卷構成一般格式要求》、會計、聲像檔案管理辦法等內容，具有很強的針對性和操作性。各參建單位將項目資料整理一個階段后，建設單位組織各參建單位把已整理好的資料帶來，請檔案專家到現場進行檢查、點評，對提出的問題進行耐心、細致地解答。待工程建設進入收尾階段，建設單位再請檔案專家進行把關預驗。經過這種快速、實際、有效的學習，大大提高了檔案人員的實際操作水平，使項目檔案收集整理的質量有了顯著的提高。

強化項目檔案過程監管機制，從源頭把好收集關，確保項目檔案的完整齊全

項目檔案管理是項目控制的重點之一，對項目管理起著支撐和保障作用，煤礦建設是高危行業，其礦建前期的論證階段不同于其他基本建設項目，涉及政府部門多，有規劃、國土資源、消防、安全評價、水利、征地移民、地震、衛生、地質勘查、測繪等，論證時間長，其形成的文件材料多，為了便于管控項目前期形成的文件材料，按照項目檔案集中統一管理、分工負責的原則，梅花井煤礦計劃部負責項目前期文件材料的收集整理，動力部負責設備的采購和開箱驗收整理工作，工程部負責項目的招投標文件的收集整理和工程管理工作，并將項目檔案管理納人到部門的工作崗位考核中，實行獎罰制度，三級巡回檢查和考核制度。一是每月、每旬由建設單位牽頭，組織計劃部、工程部、動力部、監理單位的有關人員對項目檔案形成的參建單位及責任部門進行檢查和考核。二是監理方對土建和安裝工程實行周檢，對礦建工程實行旬檢，對工程質量、安全、進度及項目檔案進行全面檢查，對項目檔案整理存在問題的參建單位在工地例會和旬檢通報會上進行通報，下發會議紀要給各個參建單位，并要求限期整改，由監理方再組織專人進行復查，整改完后，由監理人員在檔案移交清單上簽字確認。如項目檔案整理不合格，監理方拒絕組織工程初步驗收，在項目檔案整理合格后才同意施工單位向建設單位提交竣工驗收報告。三是每個季度由神華寧煤集團相關部門再組織建設方、施工方、監理方人員共同對工程質量和檔案整理進行檢查，真正將項目檔案管理與工程管理同布置、同檢查、同考核。與此同時，對項目檔案整理的質量還采取三級審核的控制措施，即監理單位首先對各參建單位的檔案整理質量進行審核、簽字，然后交建設方工程部審核土建、礦建工程形成的檔案整理的質量；動力部審核設備安裝形成的檔案整理質量，最后交檔案部門進行全面審定后，再正式接收進入檔案室。

建立了檔案安全設施設備投入保障機制

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一是加強人員學習培訓。挑選認真負責、有工作經驗的同志專職負責檔案整理，并派人多次到縣檔案局請教學習，就檔案收集、整理、期限劃分、裝訂、目錄錄入、保管等相關內容進行了系統規范的培訓。

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1 建筑工程資料管理與工程質量的關系分析

1.1 建筑工程資料管理的作用

《建設工程質量管理條例》于2000 年由國務院頒布施行，把建設項目文件資料的管理納入到建設工程質量管理的范圍，明確規定建設單位應嚴格按照國家有關檔案管理規定，及時收集和整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門移交建設項目檔案。將建設工程竣工檔案的管理提升到建設工程質量管理的同等高度，賦予建設工程竣工檔案質量以新的內涵。

工程資料是工程建設的一個縮影，工程建設期間各個環節都會形成大量的文件、圖紙和資料，它們是工程建設的真實記錄和重要組成部分；是展示工程項目管理水平和體現規范標準的載體；是項目成果的重要展示形式；是工程建設及檢查驗收的主要內容和依據，也是對工程進行竣工驗收、交接、維護、管理、使用、改擴建、項目后評價和質量事故調查的重要原始憑證。

由于檔案具有完整性、一致性、有效性以及可追溯性的本質屬性和職能，同步收集積累和整理編制好建設全過程產生的圖紙、文件資料，對工程建設有著重要的歷史價值和現實意義。

1.2 工程資料管理與工程質量的關系

工程資料是工程質量的依據，工程質量離不開工程資料，二者相互依存。工程質量管理包含工程資料管理，工程質量監督管理是對包含工程資料在內的監督管理。工程記錄、竣工圖等經過整理、立卷、歸檔、形成建設工程資料，工程資料是反映工程內在質量的重要依據，所以工程資料質量與工程施工質量同等重要。

2 建筑工程資料管理的現狀分析

2.1 工程管理人員對工程資料作用認識不夠

隨著建筑業的迅猛發展，建設工程資料發揮著越來越重要的作用。但工程管理人員特別是施工單位項目管理人員對工程資料在工程建設中的重要作用還沒有十分清楚的認識，并存在職責不明、分工不清、管理混亂等現象。

2.2 工程質量管理人員業務素質還有待提高

建筑工程基層施工組織中的資料員肩負著重要的職責，資料員的工作在很大程度上制約著工程項目施工現場能否有序、高效、高質量的按期完成任務。資料員對現行標準規范的了解程度不夠，缺乏必要的工程資料管理經驗；對種類繁多、數量巨大、來源廣泛、用途不一的工程資料無法科學的分類整理等，使施工技術資料的檢索和利用增加了難度。

2.3 地方性工程資料管理制度缺失

雖然國家有關建設工程技術資料管理的規范和標準不斷推陳出新，但結合建設工程中施工資料整理的標準或規范目前尚屬空白，許多建設單位或施工、監理單位都只能按照對國家規范規程的個人理解來開展工作。施工現場容易造成施工資料收集不全、歸類不清的現象，難以保證施工資料的規范完整。工程竣工驗收時，對竣工資料整理進行重復性、繁瑣性的拆卷、組卷工作，資料返工不僅造成大量的人力、物力和精力的浪費，也破壞了施工過程的原始性并降低了工程資料的真實性和有效性，不利于將來的檢索使用，也不利于保證工程檔案質量。

3 某建設工程資料管理經驗分析

某特大工程建設項目，該工程分部、分項和專業工程較為齊全，工程資料種類齊全，檔案、資料管理規范。

該工程資料管理工作情況如下：

1）根據國家重點工程建設項目檔案的分類標準，該項目檔案共分為：設備檔案、會計檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案和工程檔案。

2）項目建設指揮部領導高度重視工程檔案資料管理工作，自指揮部成立以來，將工程檔案資料管理工作納入工程建設的管理范疇，力求工程資料的形成和歸檔與工程建設同步進行。

3）全員參與，建設單位、監理單位、勘察設計單位、施工單位均有專人參與工程檔案資料管理工作，使工程檔案資料管理工作有序進行，確保工程檔案資料全面、完整。

4）工程項目檔案資料實施規范化、標準化和數字化管理，工程建設伊始便制定了工程檔案資料管理規定和實施細則。撥付專款，組織經驗豐富的施工、監理單位和技術力量過硬的軟件企業編制工程檔案資料管理系統。

5）檔案行政管理部門加強監管，同步參與督促檢查、指導培訓和參與竣工驗收，保證了工程檔案資料質量。按照工程資料形成、收集整理、編目移交等階段進行操作，實現了從“三同步”到“全過程”嚴格管理。

4 加強工程資料管理的具體方法分析

4.1 提高認識，加強前端控制

提高工程管理人員對工程資料管理重要作用的認識，明確工程建設中形成的工程資料內容，掌握工程資料分類標準。從建設前期就對施工資料整理，分類設置歸類，保障將來收集施工資料的完整性，按照“三同步”的管理原則，保證施工資料管理與工程建設“同步收集、同步整理，同步竣工”，提高各參建單位資料員的工作效率和竣工資料整理的進度，避免因竣工資料整理不及時而影響工程竣工的現象。

4.2 實現“工程項目文檔一體化”的工程資料管理模式

這是近年來國際先進工程公司普遍采用的項目文件控制理念。其核心思想是加強項目工程資料管理的前端控制，通過“資料形成、收集整理、編目歸檔”的三個階段管理，從“三同步”到“全過程”，加強資料員的工程技術知識和檔案管理知識，通過各種層次的檢查整改后，最后達到竣工資料直接歸檔入庫的標準。這樣，可以實現對工程質量的實時控制，提高了工作效率。