檔案管理優化模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理優化，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

關鍵詞：檔案管理；優化方式；提升管理質量

檔案管理的初步概念是拓展管理人員自身的工作素質和知識結構領域，其概念的形成主要基于檔案管理人員的綜合業務素質。現階段檔案中包含多元化的信息內容和個人資料，其管理模式主要建立計算機等智能設備的應用。其管理對象也隨著時代的快速發展而逐步改變，當下系統性的掌握管理知識已無法滿足現在的檔案管理要求。

1 認清蛻化，準確把握知識結構方面存在的問題

1.1 管理對象發生蛻化

隨著時代的快速發展，檔案的管理模式也隨之發生改變，尤其是對檔案管理對象出現的轉變尤為明顯。其變化形式主要是由于檔案介質變化之快，已逐步突破文件印刷的傳統格局，這種突破主要體現在檔案形式的變更。檔案介質眾多其中主要有磁帶、膠片及電介質檔案。現階段伴隨著計算機應用的普及化，全新形式的檔案走進了人們的視野，其記錄方式相較傳統檔案更為詳細、高效，且資源信息的搜索范圍也更為廣闊，采集內容也更為全面。其中的檔案信息門類齊全，我國著名雜志編輯家比爾曼曾經f過：“當下的檔案管理形式僅是一時之需，在未來其形式將會延伸至多樣化，且以虛擬檔案為中心，虛擬檔案會隨著時間逐步替代傳統檔案的管理方式。”

1.2 管理目標發生蛻化

管理目標的蛻化主要體現在管理范圍的變更，現階段虛擬檔案的管理目標搜索目標廣，應用范圍大，其管理形式剛好符合我國當下的發展需求。而傳統檔案的管理方式則是注重對檔案信息的內容搜集，其缺陷主要是索引引擎應用范圍較小，且不符合現階段發展趨勢。檔案具備了一定程度的經濟性價值，這份價值在市場價值中逐步體現。彼時，檔案的審批進程瑣碎不堪，并且針對材料的記錄手段也非常欠缺，自立檔起便造成材料相關單位和工作人員情緒上的畏難，令工作人員逐漸產生拖延和逃避心理，且逐漸疏忽檔案資料之重要。

1.3 管理類別發生蛻化

經濟的飛速進展導致檔案類別增多，其管理措施也隨著現代化經濟建設的發展逐步規范，其審查程序也逐漸標準化。其目標形式出現的轉變致使人們重新審視起檔案的地位，檔案也從新回歸其原本面貌。其蛻化主要體現在員檔案管理者從原本保管檔案人員的身份逐漸轉變為服務員，針對這一轉變，其原有工作規劃也發生了變動，全新的規劃要求檔案業務的從業人員要在全新的管理環境下樹建樹新的服務概念，這項概念要求工作人員深入檔案材料的探究、調查。第一時間了解用戶對信息的需求以及導向，且遵從“服務至上”理念開展工作內容。

1.4 管理實踐發生蛻化

現階段人們逐漸加深依法辦事的基本概念，這項概念令人們重新審視檔案的重要性。我國法治程序主要依靠審批的性質實施行政綱領，并且依據規范化管理模式展開對信息資料盤查與獲取的操作，其核心操作項主要基于服務類別的信息和資料。國際交流日帶動了現代化經濟建設的發展，其交流核心在于對“知產權維系”下檔案管理的重視，其目的在于規范現階段的管理秩序。由此可見，檔案管理人員熟練掌握法律常識不僅有助于日常工作，同時更可充分提升自身權法意識。加深探究權法可全面提升管理人員的產權素質，管理人員應在保密規定的約束下，依法為公眾提供服務。

2 理論先行，合理構建管檔人員業務能力標準體系

2.1 業務素質要系統

做一個合格的檔案管理人員，要系統學習檔案管理的基礎理淪和專業知識，掌握檔案管理的各個環節的技能，熟悉檔案工作的政策、法規、標準、范圍及職能，還要具備一定的統籌管理能力，同時為做好檔案材料的開發和利用，還應有廣博的科學和文史知識。

2.2 法律意識要確立

檔案管理是一項法規性很強的工作，《檔案法》對檔案管理各個方面都做出了明確規定，相關的法律、法規對檔案查詢、使用的范圍、方式，涉及到個人隱私和商業秘密也做出界定。相關人員要增強檔案法律意識，堅持依法行政，推進依法治檔是否具有牢固依法管檔的意識，應該成為考評管檔人員能力素質的標準之一。

2.3 服務水平要跟上

管理人員應根據公眾的意見逐步改善自身的管理基準，這項基準主要建立在工人人員的服務形式，惟有提升檔案服務質量，建立全新的特色服務模式，才能提升檔案部的整體服務水準，也僅有服務概念逐漸賦予現代化要求，才能充分提升檔案的服務水平，致使檔案部得以延續發展。傳統服務模式缺乏主動性的特征，只有改進此問題，檔案管理人員的綜合素質才能符合服務標準。

3 學用結合，切實做到管理隊伍緣合素質的提高

3.1 繼續教育是提高的根本途徑

做好現有人員繼續教育，通過專業學歷教育、在職教育、崗位技能培訓和資格認證培訓等方法，是提高整體能力素質最根本的途徑學歷教育目標明確，課程設置系統，有利于全面提高受教育者的水平。崗位技能培訓側重于崗位所需理淪和技能訓練，為理淪更好地運用于實踐提供了可能。資格認證培訓，另一方面學到相關的業務知識。

3.2 引進高素質人才是提高的有效手段

知識經濟時代是學習的時代，在這個學習的時代里終身教育成為永恒的主題。根據需要培養人才和讓人才在實踐中成長，是提高管理隊伍綜合素質的有效方法對檔案管理人員的培訓要做到對癥下藥，避免盲目性、隨意性高素質人才的引進是提高綜合素質的最快捷、最有效的手段，也符合我國現有的人才發展戰略。

4 結論

管理人員在工作中應正視檔案管理層次的劃分，此結構正確的排序方式應依次展開排列模式，其層次劃分反映出當下管理人員知識結構導向。結構分層劃分代表了檔案管理者的全新工作態度，積極向上的工作態度可引領檔案管理工作在未來向著更好的方向發展。現階段，幾乎在各行各業之中都能看到檔案管理者的身影，這意味著我國檔案管理模式逐漸賦予規范化。

篇2

公司領導：

現有檔案管理工作已遠超公司現有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業務處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業務目標，風險控制部對公司現有檔案管理情況進行了梳理，并提出相應的優化方案。

一、紙質檔案管理現狀

目前，公司的業務檔案仍是以紙質為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質檔案需逐筆進行歸檔。

（一）人員問題。區域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業務、糧食收購貸業務等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業檔案管理設備、系統及人員，未來即便相應檔案全部歸檔到位，后續查閱單筆項目的紙質檔案也無異于大海撈針。

（二）存儲空間問題。

（三）未來業務量壓力

二、電子檔案進展情況

2017年10月1日，公司擔保業務系統正式啟用，所有業務基本實現了線上處理。但紙質檔案向電子檔案轉變的現實條件尚不具備，主要受限于四個方面：

（一）擔保業務系統電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統打印紙質資料、加蓋印章，并保留紙質檔案；

（二）擔保業務系統中的檔案管理模塊尚未開發，無法實現審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；

三、業務檔案管理優化建議

（一）盡快在業務系統中開發檔案管理模塊，實現電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔保業務系統中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務器中，無法在系統中查閱，僅當前任務處理人員可見，一旦任務處理完畢，經辦人員無法查閱已出具文件；

（二）配備專業的存儲設備，提升擔保業務系統運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業務發展速度，擔保業務系統很快就將出現超負荷運轉的情況，擔保業務系統不時也會出現卡頓情況，運行效率有待進一步提高；

（三）適時逐步啟用擔保業務系統的電子印章。1.優先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業務處理效率的同時，減輕審批類紙質檔案的存儲壓力；2.為各區域辦事處配備專業掃描設備，提升電子檔案的成像質量，減輕相關人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環節的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質檔案存儲為輔，以解決區域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質檔案的存儲壓力；

篇3

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。

二、提升文書處理規范性，優化檔案管理

良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。

三、科學制發公文，優化文書處理

公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標

現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。

五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。

六、結語

總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。

篇4

一、基本情況

我局于年組建了專門的檔案室，自成立以來，局領導非常重視檔案管理工作，配備了5名專職檔案員，并且均為大專以上文化。房產檔案庫房面積1300多平方米，庫存案卷40余萬卷(其中產權檔案30余萬卷；抵押檔案約5萬卷；按揭檔案4萬余卷)；文書檔案2840件，其中，永久104件，30年1065件，10年1670件。檔案資料歸檔采用電子歸檔和物理紙卷兩套辦法進行。

二、工作情況

（一）加強組織領導，落實工作責任

我局為了更好地做好檔案工作，成立了由局長任組長，分管領導為副組長，各相關科室負責人為成員的房產檔案數據清理整合工作領導小組，檔案管理人員加班加點，各職能科室積極配合，局領導實時跟蹤工作進展，為早日完成此項工作提供了強有力的組織保證。工作中不管遇到什么情況、什么困難，確保做到領導力量不減、工作勁頭不松。為全面理順檔案管理，落實了工作責任，將檔案管理工作納入全局總體工作計劃，制定了檔案工作管理目標，把檔案管理工作與年度工作計劃掛鉤，納入年終目標考核，明確工作責任，嚴格獎懲制度。為適應新形勢下檔案管理工作的新要求，我們加強了對檔案人員的職業道德教育及業務培訓，要求努力鉆研檔案管理業務、愛崗敬業、不斷進取，基本建立了一支思想政治素質高、業務技術能力強、較為穩定的房產檔案管理工作隊伍。

（二）加大資金投入，保障基礎設施設備

在—年期間，我局共投入300余萬元資金，專門用于房產權屬檔案數字化網絡建設和硬件設施配套，新增密集架160組，檔案庫房配備了空調機、溫濕度計、滅火器、消毒柜等設施設備，進一步優化了房產檔案室的環境。在電子信息化建設上，配備了8臺電腦以及打印機、復印傳真一體機等現代化設備。根據市政府辦公廳《關于加快個人住房信息系統建設的通知》和市局《關于開展地房籍檔案數據的清理整合及個人住房信息系統建設的通知》要求，為了更好更快的完成這項工作，我局又投入了100萬余元資金。現該工作正在進行中，力爭在今年6月底前完成這項工作。

（三）對照規范要求，加快電子檔案建設步伐

為進一步加快電子檔案建設步伐，更好的有一套嚴格檔案管理制度和科學的業務操作程序，使檔案能更好的管理。一是制定了檔案查閱、檔案接收移交、安全保障、年度統計、庫房管理等一系列管理制度。二是規范了檔案移交、審核、整理、分類、歸檔、入庫等業務操作程序，明確各個環節所要做的工作及要達到的要求，建立了檔案的電子和物理兩套統計臺帳以及檔案借閱登記薄、檔案移交登記薄、檔案庫房檢查記錄薄、檔案收進移出登記薄等，做到臺帳清晰規范。三是對檔案管理人員進行明確分工，做到職責分明、各司其責。四是建立了檔案管理系統局域網絡，對現存30余萬卷房地產產權檔案進行掃描數字化處理，努力實現數字網絡化和檔案資源的信息共享，從而進一步加快辦證一體化步伐。五是開展檔案信息咨詢，編制了索引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，將收集到的檔案信息資料重新組合匯編，為用戶提供高效、快捷的服務。

（四）做好日常管理工作

1、接收檔案。接收工作主要是負責核對檔案的數量、檔案資料是否齊全、票據（稅票、購房發票）的粘貼等。2、歸檔管理。對每天產生的檔案根據移交清冊核對一致后及時進行微機歸檔，歸檔完畢后將檔案信息入庫。3、整理檔案。按照要求對檔案進行規范化整理、數字化加工，建立影像檔案，并入庫上架，建立了存放索引表等；對預售抵押檔案進行清理，并對其做好整理、入庫、上架工作，同時配合交易所做好入庫、調出完善的登記工作。4、辦理注銷登記。包括房屋滅失注銷、抵押注銷等。5、接待查檔。房地產檔案日常查詢并出具證明，司法協助辦理查封、解除查封、復印檔案資料等工作。6、檔案庫房日常維護。定期打掃庫房衛生，保持檔案整潔，下班前關好電、門窗，確保檔案安全，按期投放鼠藥，滅害靈，做好防鼠防蟲工作。

三、存在問題

近幾年來，我局房產檔案規范化管理工作雖然取得了一些成績，但在實際工作中，還存在一定的差距。主要有兩個方面的問題。一是房產檔案管理人員專業知識的培訓有待于進一步加強。二是檔案庫房規范化建設有待進一步完善。

四、下一步打算

在今后的工作中，我們將不斷增添措施、加大力度、克服困難，力爭把房產檔案建設推向新的高度。下一步將著重抓好以下六個方面的工作：

一是進一步加強學習、提高認識，增強全員檔案意識，把檔案管理工作作為我局工作的一項重要內容抓好抓實。加強對《物權法》、《檔案法》和《房屋登記辦法》等法律法規和業務知識的學習，以學習促提高，以學習促發展。

二是進一步完善管理制度，加大制度落實的力度，做到有章可依、有章必依、違章必究。

三是按照市局要求，力爭在今年6月底前完成我區個人住房信息系統及檔案數據清理整合工作并通過市局驗收。

篇5

中圖分類號： F407.61 文獻標識碼：A 文章編號：

電力工程檔案管理，由于受工程項目投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜等因素的影響，雖然投入大量人力、物力，卻往往不能滿足檔案管理的及時性、完整性和準確性“三性”要求。通過對供電系統有關單位工程檔案管理現狀的調研，發現并分析存在的問題，提出改進措施，不斷提高電力檔案管理水平。

一、電力建設工程檔案管理的重要價值

隨著科技化與信息化的發展，對于大規模的電力建設項目來說，加強其檔案管理工作非常必要，它可為施工建設過程中的各種工作流程提供極為方便的指導，也可為今后的工程項目的預決算提供可靠資料保存，有很重要的參考價值。把電力工程項目管理作為重點對象，為其中的多種專業性、技術性、服務性工作程序提供了有效保障，使電力建設逐步趨向科學化管理發展目標。做好電力工程建筑的檔案管理也是一項不可或缺的重要內容，由于零星的存在工期長短不統一、施工項目有差別，施工地點較分散等特點，為確保有效的集中管理，根據實時記載和反映工程建設詳細情況的檔案，必須重點關注，及時整理材料，對有問題的地方及時提出應對策略。對于較大的電力基本建設項目，則因為工程建設周期長，參與的施工單位多，技術性要求高和專業性強等特點，導致管理的精細和繁雜，更離不開實時有效的檔案管理。

二、電力工程檔案管理中存在的問題及其原因

1、主要問題。(1)工程檔案不能及時歸檔。按工程項目管理要求，檔案應隨工程項目竣工而及時歸檔，但在實際工作中，由于檔案管理人員不能及時整理，往往造成工程檔案遲遲不能建賬立冊。特別是基建與技改項目的竣工圖紙，電力部門通常要求在三個月內完成，更加劇了檔案歸檔及時性不能滿足要求。(2)檔案資料經常缺失。工程檔案涉及面廣、數量巨大，任何一個環節疏忽都有可能造成資料丟失，且經過多層環節傳遞、移交，最終到達檔案人員手上就已缺乏。特別是對于工程中的一些細節資料，普遍不被人們重視，所以在實際工作中的遺失幾率較高。(3)歸檔信息與實際不相符。該類問題主要體現在設計與實際產品的不一致或替代性信息資料方面。一些設計單位不了解設備廠家產品信息，而設備廠家定型產品沒能按典型設計生產產品; 一些集成廠商只提供設備總裝資料，而沒能提供單元設備資料或提供的是通用替代性資料。

2、原因探究。

(1) 各級人員對工程檔案重要性的認識不足。不少工程項目建設與施工單位有“重工程建設、輕檔案管理”的現象，尤其是工程檔案資料的收集、報送、利用的意識比較淡薄。有的認為工程檔案是單位檔案主管部門的事，與已無關; 有的認為建設工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，沒有必要搞得太復雜; 還有的甚至把檔案作為“私人財產”，不愿移交歸檔。顯而易見，認識不到位是造成工程檔案不到位的首要原因。

(2) 工程檔案管理責任制落實不力。電力工程檔案缺乏有效的管理制度，部門責任未明確，造成“推諉扯皮”的現象。工程檔案往往全部由檔案室人員一抓到底，沒有落實專人具體負責，即使有也只是兼職。檔案網絡沒有延伸到各個具體工程，未能形成一個覆蓋設計、施工、監理等各個方面的立體化的檔案工作網絡。檔案主管部門下現場少，對下監督指導不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。

(3) 工作量加大而各類工作人員匱乏。基層供電企業每年都有大量的工程建設與改造項目，而隨著企業定編、定員工作的推進，各環節的人力資源都在優化減少。設計人員不足影響設計質量，極易造成準確性偏差; 施工人員不足直接影響了檔案收集中的完整性要求; 建設單位檔案專業人員不足致使大量完工檔案遲遲不能整理歸檔。

（4）對檔案管理的創新意識不夠。在信息化迅猛發展的今天，很多電力企業還沒有使用數字化檔案管理，導致電力工程的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。

三、改進電力工程檔案管理的主要措施

1、提高各級人員對工程檔案重要性認識

電力工程檔案是電力工程建設的真實記錄，也是整個電力檔案的重要組成部分，要切實提高各級領導的認識。無論是規劃、設計還是施工、建設單位的領導，都應從推動電力經濟可持續發展的高度對待電力工程檔案管理工作。提高工程全過程參與人員的認識。電力工程檔案涉及規劃、設計、施工、監理、建設等多個單位多個環節，工程項目管理過程形成不同的過程管理檔案資料，這要靠工程參與者精心收集與整理，否則極易發生檔案資料流失。

2、建立健全工程檔案管理與考核制度

(1) 建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。實行標準化、規范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。

（2）全面做好檔案管理人員教育與培訓。加強檔案管理人員職業道德教育，培養檔案人員吃苦耐勞、樂于為基層服務的精神，增強其工作責任感和使命感。加強各級檔案工作的相關法律、法規學習，以及電力系統內關于檔案工作的文件規定學習，增強檔案管理人員法律意識，提高其遵守國家法律、法規和行業規定的能力，做到規范管理，依法治檔。

（3）進一步加強電力建設工程檔案信息化管理。當前，很多企業已經完成了檔案工作的數字化管理，也就是在檔案管理中應用數字化技術和網絡技術，實現紙質載體向數字栽體的轉化，并能夠在網絡中傳輸，完成檔案的信息化建設與管理。但是在實施檔案工作數字化的同時，應該對檔案進行好類別規整，進一步完善檔案數字化管理中的各類體系索引，使檔案的數字化實現質的飛躍。

（4）建立良性的檔案人員激勵機制。目前，在縣級的各級部門檔案工作中，由于檔案工作的嚴謹性和保密性，通常是一人負責，工作比較繁重，同時又不能出現差錯。因此，在各級企事業單位應該推行完善的激勵機制，對檔案工作人員的繁重工作予以肯定，并對工作優秀的檔案人員進行適當獎勵，實現檔案工作的良性運轉。

四、結語

電力工程檔案管理是一項長期性與復雜性共存的工作，需要以工程建設單位為主導、電力系統各相關單位通力配合才能達到滿意效果。有效的、科學化、信息化完備的工程檔案是一個工程全過程的真實反映，是一種能夠長久利用的信息化與科技化完美結合的寶貴財富，是建筑工程史上的重要參考資料與文化資源。相信在今后不斷實踐的基礎上，針對電力工程檔案管理中不斷出現的新問題，不斷改進管理的方式方法，從而使電力工程檔案管理水平邁上一個新臺階。

參考文獻:

篇6

在“互聯網+”時代下，包括互聯網技術在內的各類信息技術皆取得了翻天覆地的進步，在其巨大進步幅度的影響下，各行各業均與互聯網技術等信息技術產生了一定程度的結合，事業單位內的檔案管理工作亦不例外。這恰好為事業單位內檔案管理工作的優化提供了優化思路，通過“互聯網+”與傳統檔案管理的結合能夠令事業單位的檔案管理的工作效率與質量得到有效提升，同時也能夠增強檔案的利用率與利用效果，最終可使事業單位更好地服務于人民與社會。

1“互聯網+”時代事業單位檔案管理的現狀分析

1．1事業單位的檔案管理缺乏現代元素

在“互聯網+”時代下，與互聯網技術等高新技術的融合程度直接決定了行業繁榮昌盛與否，融入了“互聯網+”進行發展已然成為“大勢所趨”，為了迎合此趨勢，事業單位的檔案管理雖然也相應地融入了部分現代信息化元素，但信息化建設的落實度并不算高，較之其余行業仍然較為滯后，無法在檔案管理工作中真正發揮出信息化技術的真正優勢，在實際對檔案進行管理時未能真正應用到現代化管理元素，同時一些先進的設備與技術皆未能得到真正應用，檔案管理手段更不盡科學，舉例而言，在我國目前的許多事業單位中，信息化技術的應用仍然僅僅限于檔案的借閱登記，這種情況足以說明目前我國事業單位檔案管理的現代化狀況，如此現狀已然無法滿足當代社會的需求［1］。

1．2檔案管理創新不受重視

目前我國的事業單位在檔案意識方面仍然有所匱乏，大多事業單位受意識影響，無法意識到檔案管理的重要性，久而久之檔案的利用效率與利用效果也自然受到了影響，雖然我國于近幾年中亦曾推動事業單位中檔案管理工作的發展，但大多事業單位的檔案管理模式仍沿用了以往的紙質檔案管理模板，兼之對其進行創新需要投入大量人力物力，故此檔案管理的創新也一度停滯。就目前而言，我國大多事業單位在檔案管理方面缺乏有效的重視，領導在此方面的監管力度不足，檔案管理中比較重要的信息錄入、整合等工作內容不盡及時等狀況時有發生，檔案管理方式相對落后，最終致使檔案信息于完整性方面難以得到有效保證，這也為事業單位的檔案管理帶來了嚴重阻礙。

1．3事業單位內檔案管理人員的整體素質不足

由于過去我國事業單位對檔案管理的認知性不足，單位缺乏檔案意識，因此在傳統檔案管理過程中檔案管理人員一般由其余辦公室的職工兼任，單位內并不存在專門的檔案管理人員，負責兼職檔案管理的職工一來可能在專業性方面有所匱乏，二來精力有限，在完成其本職工作之余難以真正投入至檔案管理工作中，一般只能夠做一些簡單的檔案收集、統計工作，這也是大部分事業單位目前的現狀。除了這些未設置專門的檔案管理人員的事業單位外，也有部分事業單位設置了專門的檔案管理人員，但這些檔案管理人員雖然任職于此，早先卻并未接受過與檔案管理相關的知識學習。這些檔案管理人員在業務水平方面各有差異，但大多難以開展一些深層次的檔案信息管理、處理工作，且放眼我國的事業單位，檔案管理人員多存在年紀較大狀況，幾乎無法適應“互聯網+”時代下的新設備或新技術，無法真正跟上時代的步伐，這也在一定程度上制約了事業單位檔案管理工作的發展與進步［2］。

2“互聯網+”時代下事業單位檔案管理的優化對策

2．1構建信息化檔案管理平臺，建立檔案數據庫

檔案管理的根本目的在于對檔案信息進行利用，換句話說，檔案管理的本質便是對檔案信息進行資源開發、提高檔案的利用效率與效果。在傳統的檔案管理中，紙質版的檔案提升了檔案管理的難度，也令檔案管理與利用的效率達到了瓶頸，難以再進一步，而“互聯網+”時代的到來則又為事業單位檔案管理注入了新的活力，事業單位應當抓住“互聯網+”這一歷史機遇，不斷加深自身對“互聯網+”的理解，增大人力、資金及技術方面的投入，將人力、資金與技術投入至檔案管理人才培訓培養、軟件硬件設施建設、技術革新之中，繼而對各類信息資源進行有效整合，真正將互聯網融入至檔案管理中，在高端化、科學化的軟件、硬件基礎上搭建完善的信息化檔案管理平臺，實現檔案管理信息化。除了構建信息化檔案管理平臺外，檔案信息數據庫的建立亦是對信息資源進行整合的有效方式，事業單位在構建檔案信息數據庫后應當技術更新數據庫，保證檔案信息的動態更新與實時錄入，以事業單位的實際狀況為根本依據推動單位內檔案的數字化建設，實現檔案信息的科學分類，對檔案信息服務渠道進行積極、有效拓展，為檔案使用者提供便利的檢索、查閱服務，提高檔案利用效率與效果［3］。

2．2提高歸檔質量，優化網絡數據

在當下的“互聯網+”時代下，先進技術爭相涌現，這些先進技術已或多或少地融入了事業單位的檔案管理工作中，同樣隨著信息化建設在事業單位內的落實，日后檔案管理工作的復雜度將會日益提升，專業能力再非從事檔案管理工作的唯一門檻，在這種情況下，事業單位內的檔案管理人員需緊緊跟隨“互聯網+”時代的步伐，對網絡數據進行優化，盡可能地確保網絡數據的歸檔質量。在此過程中，事業單位的檔案管理人員可嘗試與新媒體運營商合作，通過對網絡數據用戶特征進行掌握進行網絡數據的收集及分析，從根源上提升事業單位內檔案的歸檔質量。

2．3打造綜合素質過硬的檔案管理團隊

在“互聯網+”時代下信息資源的獲取已不能成為制約各行各業發展的桎梏，行業、單位間的差距多存在于人力資源的差距，在這種情況下打造高質量工作團隊的重要性可見一斑。對于事業單位而言，要對檔案管理工作進行優化不僅僅需要強大的技術、資金支持，人力支持亦是其中關鍵點，因此在“互聯網+”時代下打造綜合素質過硬的檔案管理團隊應當作為優化檔案管理工作的首要任務對待。在實際實施時，事業單位一來需要對檔案管理人員進行專業能力進行培養與培訓，令檔案管理人員的“專業性”得到有效彌補，二來也需加強檔案管理人員道德素養的培訓，提升事業單位內檔案管理人員的榮譽感與使命感，令其以棲身于檔案管理崗位為榮。除了專業能力、道德素養方面的培訓外，現代信息技術的培養亦需作為培訓的重點內容進行，可采取新老職工分組配合的方式進行工作，令老職工的“經驗”與新職工的“創新”進行結合，通過相互學習保證所有檔案管理人員能夠靈活運用現代信息技術。另外，事業單位也應在單位內部設立檔案管理考核制度，通過定期考核調動職工的工作積極性，同時也可在考核制度的基礎上設置激勵制度，對年度、月度考核及日常績效成績較高的職工予以職稱等方面的獎勵［4］。

2．4對信息化環境進行優化，提升檔案信息的安全水準

對于信息化檔案管理而言，安全性是保證其得以長久持續與運作的根本保障，通過對我國目前事業單位的信息化檔案管理進行分析發現，目前事業單位檔案管理內的安全隱患多來源于軟件、硬件、人員、信息、社會環境、內容環境等多種方面，在這多方面的內容中，最重要的核心內容便是信息的安全保密，實現信息的安全保密正是提升檔案信息安全水準的要旨所在。為了實現這一目的，事業單位可以自規章制度、運行環境進行落實，舉例而言，在“互聯網+”時代下信息共享與傳播皆具有開放性特征，這無疑給檔案管理的保密工作帶來了巨大的難題，針對這一點，事業單位需要做好信息系統的安全工作，及時對系統進行更新、對漏洞進行修復，定期、不定期地關注計算機病毒的新變化并預先制定好應急措施，以此提升信息化檔案管理的安全;而除了“線上”保密工作外，“線下”保密工作亦是保密工作中的重要內容，針對這一點事業單位應當對單位內部管理制度的建設進行落實，對工作人員進行嚴格管理，以此提升檔案管理安全水平。

3結語

隨著社會的發展與社會的進步，互聯網已經成為人類生命中的一個重要的組成部分，“互聯網+”時代的到來更為各行各業帶來了新的發展契機，而對于事業單位的檔案管理而言，“互聯網+”時代的到來正如“及時雨”，能夠令事業單位的檔案管理工作突破以往的桎梏，以更加科學化、高效化的姿態向未來邁進。而為了實現這一目標，事業單位首先要做的便是意識到自身現狀，意識到目前單位內檔案管理所存在的“缺乏現代元素”“檔案管理創新不受重視”及“單位內檔案管理人員素質不足”等弊病，并通過構建信息化檔案管理平臺、建立檔案數據庫以完成檔案管理工作的創新與檔案信息資源的整合，通過提高歸檔質量、優化網絡數據提升檔案管理工作的質量，通過打造綜合素質過硬的檔案管理團隊來解決事業單位內檔案管理人員素質不足的弊病，通過對信息化環境進行優化、提升檔案信息的安全水準保證檔案信息的安全，全面提升事業單位檔案管理的水平與質量，有效發揮出檔案信息資源的重要作用，以檔案管理為基點為事業單位其余各項工作的開展提供“堅實有力”的信息支持。

參考文獻:

［1］辛克盛．探討“互聯網+”時代高校人力資源檔案管理的工作時效性提升研究［J］．辦公自動化，2020，25(7):27-29．

［2］劉爽，王靜．“互聯網+服務”下醫院因公出國(境)檔案管理信息系統的建設與利用［J］．蘭臺世界，2020(1):62-64．

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1當前人事檔案管理工作的現狀和不足

隨著科技的不斷發展和管理理念的不斷更新，目前很多事業單位的人事檔案管理的意識、管理方式、服務意識等方面存在不足。

1.1在人事檔案管理工作方面的意識淡薄

很多事業單位對人事檔案管理工作意識淡薄，在人事檔案信息的管理、開發和利用等方面的重視度不夠，認為人事檔案管理工作不必要那么復雜和耗費財力物力。因此，對于人事檔案管理抱以應付的管理觀念。這直接影響了人事檔案管理工作的開展和優化。導致不能及時對人員信息進行歸檔、存檔，部分人事檔案長期得不到更新，導致人事檔案信息的全面性得不到保障。

1.2采用的人事檔案管理方式比較落后

人事檔案管理是一項專業性很強，同時具備政治性，注意其檔案的保密性的工作。隨著我國it技術的發展，計算機軟件行業的崛起和在各本文由收集整理個方面的充分運用，人事檔案的管理工作已經向電子化、數字化的方向邁進。通過it技術的結合，使得人事檔案管理效率和水平得到大大提高。然而部分事業單位在人事檔案管理設備方面的投資不足，導致人事檔案管理在電子化和數字化方面的進度緩慢，甚至滯后的現象發生。許多事業單位仍以紙質文檔作為人事檔案信息的存儲介質，實施一人一卷的存放方式，對于檔案的整理、檢索等管理工作仍然以手工操作的方式來完成，這導致人事檔案管理工作更為繁重，影響檔案的檢索速度和利用程度的提高。這樣傳統的人事檔案管理方式既不利于人簡化人事檔案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得檔案存在的價值得不到及時充分地利用。

1.3從事人事檔案管理相關工作者缺乏主動服務的意識

很多事業單位對人事檔案的管理存在重檔案管理，輕檔案利用的工作理念，因此對于人事檔案的收集和利用缺乏主動性和積極性，做不到及時采集加工信息。在進行人事檔案管理工作時處于被動的狀態，因此捕捉不到人事檔案其動態規律性，忽視對員工真是技術水平和綜合素質等方面的展現，也就缺少主動開發利用人事檔案信息的意識，導致人事檔案的管理工作難以被統一和規范化。

2人事檔案管理的優化措施

雖然各事業單位的人事檔案管理工作有著諸多的不足之處，但是，通過充分分析和認識這些不足，抓住問題的本質，從而提出一些優化的措施，對提高人事檔案管理的優化性具有重要意義。

2.1 提高人事檔案管理的重要性認識

當今激烈的市場競爭的資源是人才，人才是我國經濟和社會發展的動力。各事業單位應提高對人事檔案管理重要性的認識，須明確人事檔案是該單位人才資源的一個專業的信息庫，是該單位開發使用人才的重要依據。因此，各事業單位應注意轉變管理的觀念，及時對人事檔案管理工作予以重視。

2.2 規范人事檔案管理工作

各單位應嚴格按照標準對人事檔案進行鑒別，嚴格按照相關的人事檔案管理制度對人事檔案進行收集和分類歸檔，施行定期和不定期的時間段進行集中收集工作和檔案更新工作。做到及時補充缺少的人事檔案，和人事檔案的更新和合理快速傳遞。

2.3 豐富人事檔案所包含的內容，充分利用檔案價值

人事檔案不能僅僅包括員工的基本信息，應該真實的記錄和反映員工的道德素質、工作能力、工作業績等全面的信息。豐富人事檔案的內容是事業單位充分利用檔案價值的基礎。以充分做好事業單位專業技術類的人員管理，技術職稱的考評，單位干部選拔等方面的工作，以充分利用檔案的價值。

2.4 實施信息化管理

實施人事檔案管理的信息化管理，須加大管理的投入，增加和更新相應的設備和軟件，建立起計算機互聯管理網絡，提高檢索速度和工作的效率，及時收錄和傳遞人事檔案信息，發揮其人事檔案信息的功能。

2.5 加強相關工作人員的業務素質

事業單位可以通過開設培訓班、參觀學習以及進行實踐等方式，從多個層面和多種形式來開展業務素質提升工作。這些方式能有效使工作人員熟悉單位人事檔案管理工作，拓寬相關工作人員的知識面以及轉變其陳舊管理理念，進而優化人事檔案管理工作。

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1 事業單位檔案管理優化的必要性

機關檔案工作是檔案事業的基礎，我國的機關檔案管理工作是以機關檔案室為主要模式開展的。當前的機關檔案管理工作始建于上世紀50年代，主要是依據1983年頒布的《機關檔案管理工作條例》（以下簡稱《條例》）建立起來的。隨著我國國民經濟、民主政治、社會文化快速發展，檔案事業也得到長足發展。但從現實來看，檔案管理水平還遠遠落后于經濟發展水平，這是因為固有的管理方式自身存在著難以適應時展的局限性，使檔案管理水平難以持續提高。事實也證明，時代快速發展的今天，《條例》在指導機關檔案工作方面已顯示出一定的局限性。當前，事業單位的改革在不斷深入進行，事業單位通過轉型、重組、重構及轉制等獲得了新的發展。在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。因此，進一步規范事業單位檔案管理對當前事業單位的建設發展具有重要意義。

2 當前事業單位檔案管理存在的問題分析

（1）檔案工作的重視程度不平衡

行政事業單位檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。

（2）檔案管理模式有待提高

多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

（3）檔案人員業務素質還相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。

（4）檔案管理基礎設施建設滯后

當前，我國的現代化的辦公設備相對落后，檔案管理的硬件設備并沒有隨經濟的增長而有及時的更新。事業單位不能充分發揮檔案的作用，且不談利用高科技設備進行檔案的科學化和規范化。既不重視信息資源的開發，也忽視對現代檔案資源的利用與管理，不善加利用當代的網絡與計算機技術。總之，事業單位傳統的檔案管理方式和管理設備對檔案的信息保護作用甚微，收效甚小。

（5）檔案資源的開發利用工作不夠完善

許多事業單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責任，而忽視了對檔案資源的開發利用。檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案部門應該想方設法的開發利用這些資源，最大限度地發揮檔案應有的作用。

3 優化途徑探討

（1）加強人事檔案管理宣傳工作

提高人們對人事檔案管理整體，加快人事檔案管理制度改革的速度，首先就要結合人事檔案管理工作實際，通過各種途徑擴大對人事檔案管理重要性的宣傳工作。通過教育和宣傳工作的開展，使大眾清晰地認識到，在市場競爭日益激烈的大背景下，無論是區域之間還是企業之間的競爭，從根本上來說都是圍繞人才進行的競爭。

（2）促進事業單位檔案管理的深化發展

對于我國而言，現階段各類型事業單位均需要借助于規范的組織學習以及定期的思想宣傳方式強化有關單位內部檔案管理的重要性認知。從這一角度上來說，要想在事業單位經營管理過程當中落實檔案管理的重要地位，其前期在于構建一支優秀的領導團隊，發揮領導團隊的引導及榜樣職能，以定期或是不定期的方式針對事業單位檔案管理工作的執行情況進行嚴格的監督與檢查。在此基礎之上，各類型事業單位還應當結合自身經營管理的實際情況，構建一套與本單位經營管理實際情況相結合的檔案管理工作考核達標機制，以事業單位檔案管理工作的落實程度作為考核達標機制的關鍵衡量指標，通過級別或是薪資升降的方式實現對整個檔案管理工作考核達標機制的動態化管理。更為關鍵的一點在于：事業單位還應當依托于單位自身發展使勁，構建有關檔案管理工作質量的評價標準，通過評價標準的落實明確事業單位檔案管理在工作過程中存在的問題與應采取應對措施，從而規范檔案管理發展。

（3）事業單位檔案管理應當著眼于對檔案管理工作人員綜合素質的提升

在知識經濟時展進程不斷推進的背景作用之下，檔案管理工作人員作為檔案管理的工作主體，其自身素質狀況直接關系著檔案管理工作質量的高低，這對于事業單位檔案管理而言同樣如此。考慮到事業單位檔案管理工作有著較強的實踐性與專業性，若從事檔案管理作業的工作人員缺乏豐富的工作經驗，勢必會導致檔案管理工作無法有效開展，事業單位有關檔案管理的收集與整合需求也就無法得到充分實現。從這一角度上來說，事業單位一方面需要強化對職業道德的完善，引導檔案管理工作人員明確與樹立科學化的職業道德基本觀念，一方面需要借助于對現代化信息技術的綜合應用，重點關注對事業單位檔案管理工作人員文字駕馭能力以及綜合分析能力等專業水平的有效提升，通過對復合型事業單位檔案管理人才的培養確保現代化事業單位檔案管理工作綜合需求能夠得到有效滿足。

（4）引進先進設備，加快其現代化進程

伴隨信息時代的來到，加快檔案管理的現代化刻不容緩，目前事業單位檔案管理引進計算機，充分利用信息技術的優越性，結合檔案管理和信息技術對檔案進行統一的管理。從而極大地提高檔案的利用水平與管理水平。同時，引進先進的管理方式，利用高科技加強管理效率與其現代化進程。

（5）提高檔案作為信息資源的服務能力

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人事檔案是合理配置人力資源的重要依據，伴隨醫院體制改革，提高人事檔案的利用效率至關重要。然而，人事檔案管理并不能帶來直接的經濟效益，部分醫院對人事檔案管理重視程度仍不足，現代化的人事檔案管理發展滯后，嚴重阻礙了人才的開發與利用。筆者經過數月的調查，發現諸多綜合醫院現階段的人事檔案管理存在較多的不足，現加以概述。

1醫院人事檔案管理于現階段表現出的不足

1.1管理方式落后

現階段，我國較多的大型醫院在人事檔案管理方面仍沿用傳統的方式，重在利用人工進行檔案的記錄與整理歸類，嚴重與新時期的信息化建設脫節。沿用傳統的人工管理方式，醫院不僅需要增加管理費用，且嚴重降低了管理質量，檔案丟失、受損等情況時常發生，不利于檔案的開發與利用。與此同時，人工保管人事檔案，工作人員面臨的工作繁雜、任務量重，工作失誤也難以避免，嚴重阻礙了檔案利用效率的提升。

1.2基礎設備投入不足

基于醫院的行業特點，醫院基礎設施建設，更多的集中在病房環境的改善及醫療器械的購置上，對人事檔案的信息化、現代化建設等重視不足。目前，很多的綜合醫院，其人事檔案管理部門辦公環境較差，網絡設備缺少，難以采用電子檔案的形式進行管理。此外，檔案儲存室的基礎設施落后，缺少隔熱、防潮等設備系統，內部儲存的紙質檔案受到環境侵蝕，多出現變黃、霉變、蟲蛀等損傷，造成檔案信息的缺失。

1.3管理制度不完善

制度缺失在醫院人事檔案管理中一直是較為嚴重的問題，雖然國家在近幾年相繼出臺相關的政策制度，但是具體推行與落實的少之又少。與此同時，諸多醫院沒有針對檔案管理的細節問題進行制度規范，檔案管理的隨意性較強，不利于檔案的規范化管理與合理利用。比如：保管存放規范操作，檢索、查閱等具體要求等沒有詳細的規定，管理人員往往依據自身的實踐經驗進行。

1.4管理人員綜合素質普遍較低

人事檔案管理具有復雜性、專業性等特點，醫院應設立相關的部門，由專業的管理人員負責。但是，現階段部分醫院對人事檔案管理工作的重視程度不夠，多數由院內行政人員兼任管理工作，管理人員的實際管理能力低，尤其在面臨醫務人員轉崗、考核、晉升等情況時，因管理人員專業素質低，往往降低了人事檔案的利用率，管理問題也屢見不鮮。

2醫院人事檔案管理的優化策略

2.1充分運用信息化管理手段

新時期，信息技術日漸完善，并逐漸滲透到社會各行業之中，基于人事檔案管理的復雜性，醫院應積極引進先進的信息設備，運用信息化管理手段開展檔案管理工作。加強對信息技術的運用，首先應引進信息設備，為電子檔案的形成構建基礎條件，通過對計算機技術的應用，實現檔案信息的收集與整理，促進人事檔案信息的綜合利用。運用信息化管理手段，有效避免了人事檔案的壞損，且更利于檢索與查閱，利用效率將大幅提升。

2.2完善基礎設施建設

要想有效提高醫院人事檔案管理質量，就要完善基礎設施建設。人事檔案管理的基礎環境，以及軟硬件設備的完善情況，是進行人事檔案管理的前提與基礎，只有不斷對基礎設施進行更新，才可為檔案管理效率的提升奠定基礎。基于此，醫院應給予足夠的資金支持，通過申請撥款、設立專項資金等方式，為基礎設施的改善提供資金保障。此外，醫院應緊跟時展，充分利用新時期的先進技術，加強對檔案儲存室的防潮、隔熱處理，避免紙質檔案出現損壞。

2.3完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作需要相關制度的約束，醫院應針對當前的制度建設情況加以完善，根據當前管理中存在的問題進行探討，制定規范條例，為檔案管理工作各環節提供制度保障，以全面規范檔案的管理工作。首先，針對檔案管理人員，應制定明確的責任制度，對管理人員的職能加以定位，將具體的管理責任落實到個人；其次，要全面梳理檔案管理的各項工作，對檔案的收集、查閱、銷毀、轉遞及保存等各項工作制定詳細的規范，提高管理質量與效率。

2.4提升檔案管理人員的整體素質

當前社會人才競爭愈加激烈，對人事檔案管理工作提出的要求也越來越高，這無疑要求檔案管理人員具備更高的綜合素質。第一，管理人員要具備專業的技能知識，掌握先進的檔案管理技術；第二，應加強對復合型人才的應用，在滿足基本業務需求的基礎上，聘用具備信息處理技術的管理人才；第三，重視管理人員的職業道德培養，加強對人員的思想政治教育，提高責任意識。

3結語

當前醫院人事檔案管理工作中存在的問題頗多，醫院需不斷增強檔案管理意識，積極順應時展，創新人事檔案管理方式，完善基礎設施建設與制度建設，并提升檔案管理人員的技能、責任意識，對醫院人事檔案管理工作加以優化。

主要參考文獻

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1.當前就業形勢分析

我國是一個人口大國，曾有專家統計過，每年我國各大高校的畢業生高達700多萬；博士、碩士畢業生也有50多萬，并且這一數據還將逐步增長；而每年國家提供的就業崗位只有300多萬個。由此可見，我國的畢業生就業情況不容樂觀，并且還大量存在著供大于求的過剩情況。在這樣的社會條件下，如何讓廣大畢業生實現就業，降低他們的就業壓力呢？有人曾說過，是金子就總會發光。當今社會更加需要高素質多方面發展的創新型人才，因此首先就需要讓學生們樹立好努力學習的終生學習觀念，加強科學文化的學習，提高自身科學文化素質，提高自身的??際本領和能力，從而實現更好的就業。

在畢業生的就業形勢中，也存在著大量專業不對口和用人單位對畢業生要求過高的就業情況。許多學生在大學里學了四年的專業知識，在就業時卻常常不能將其發揮到實處，而從事了另一與所學專業無關的職業。要想大學生畢業后實現專業對口的就業，首先就需要大學生們在學校時努力學好自己的專業知識，提高自身的專業技能，為以后從事所學專業方面的工作打下良好的基礎。其次，畢業生也要積極地樹立自主創業的理念，不把自己的就業路線局限于所學專業，從而開闊自己的就業前景，實現畢業后更好的就業。再者，在學習的過程中，學生們還不能單一將側重點放在知識文化水平的提高上，而應努力做到多方位、全方面的發展。在學習過程中多參與社會實踐活動，積累社會經驗；在與人交往的過程中提高自身的本領，提高與人溝通的能力；同時還可以提前準備好自己的簡歷，對自己所存在的不足之處進行改進，逐步完善自己的檔案，使自己能在畢業后的就業中脫穎而出，找到合適的工作。

2.畢業生檔案管理優化策略

每年大量學生畢業走入社會，不僅使就業形勢更加嚴峻，同時也給畢業生的檔案管理帶來了困難。隨著互聯網和多媒體技術的不斷發展，逐步帶動了計算機技術的飛速發展，進一步實現了辦公自動化、文檔一體化的擴展和深化。在網絡化的時代潮流下，傳統的檔案管理面臨著新挑戰。電子檔案方便快捷的使用，逐漸成了畢業生檔案管理的首選。就目前來看，電子檔案與傳統文件在載體、使用方法和保存方式上有著極大的不同之處，電子檔案具有傳遞速度快、易于復制等特點，極有可能成為未來檔案的主體。在新時展的形勢下，如何對大量畢業生的檔案進行更加優化地管理呢？

2.1轉變管理方式

與原有的紙質文書檔案相比，檔案的電子化具有更便捷的信息采集方式、信息存儲方式、操作方式和訪問方式。因此在信息化、網絡化高度發達的當今社會里，要實現畢業生檔案的優化管理，就需要管理者們及時轉變傳統的檔案管理方式，應積極地利用現代互聯網技術以電子檔案的方式來對大學生的檔案進行管理。運用電子檔案的方式來進行管理，可以有效提高檔案管理人員的工作效率，方便相關人員的查找，有效節省工作時間，降低工作人員的壓力。其次，在實現優化管理的過程中，還要求管理者能積極地吸收他人有效的管理方式，引進先進的管理設備，讓畢業生的檔案得到更高效的管理，從而實行檔案管理優化的目標。

2.2做好電子文件的保存及保護

在互聯網技術的應用下，目前畢業生的檔案幾乎都是以電子文件的形式存在著。學生們在畢業后面臨就業的過程中，幾乎都離不開他們的人事檔案。要想實現畢業生檔案管理的優化，首先就需要做好、解決好大學生電子檔案的保存問題。電子文件是以化學磁性材料為載體的，這些材料具有強大的產生靜電的能力，易使其在靜電影響下因吸收塵埃而導致易于卷曲、易于磁粉脫離、伸長后不易恢復等不良情況，從而降低數據的有效保存時間。同時，在信息化發達的網絡時代，電子文件還容易受到計算機病毒、電腦黑客等的襲擊，造成數據的丟失或損害，給電子檔案的安全帶來了隱患。因此，在優化畢業生檔案管理的過程中，要努力解決好電子文件的保存問題，要建立專用庫房、檔案柜存放電子檔案；積極與需求相適應，配備專業電子檔案機房和安全性能較高的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代辦公設備；要避免存儲介質受磁場、溫度、濕度、細菌等因素的影響以及防范機械磨損和強烈震動等，對存儲的數據造成影響。其次，在優化畢業生檔案管理的過程中，還要努力做好殺毒掃毒工作，要及時將對檔案產生安全隱患的因素排除在外，以確保檔案保存的完整性。

2.3做好電子檔案數據備份及恢復工作

電子文件是一種利用網絡來進行資料存儲的設備，自身的特性決定了其存在不穩定性和易于損害的風險。為避免重要數據的遺失或丟失，進行檔案的有效管理還需要對大學生檔案的電子文件進行備份，以避免在數據遭受損害時能夠得到及時的恢復。在備份檔案的過程中，可以實行雙備份制度，一份封存好，實現檔案的優化管理和保存；另一份則用來提供借閱，讓有需要的人能夠及時獲取到所需要的檔案，以方便人們的生活。由于網絡的不安全性，在進行檔案管理的過程中，還需要建立數據異地備份和恢復系統，以確保畢業生的檔案內容能在計算機或網絡發生災難性故障后得以及時恢復。

2.4加強網絡安全

在當前的網絡化時代，由于畢業生檔案的數量龐大，電子檔案成了首選的管理方式。但由于網絡存在著許多電腦黑客、病毒等外界因素的影響，常常會對畢業生的檔案進行破壞，導致數據丟失，給檔案的管理帶來不便和諸多安全隱患。要實現畢業生檔案的優化管理，還需要有關部門強化安全職責，加強對網絡安全的管理，對惡意侵害數據庫的黑客進行嚴懲；推廣文明用網的理念，讓網民能提高自身素質，不故意對他人的東西進行毀壞。在加強網絡化管理的過程中，光有外界的安全措施也還不夠，還需要管理人員在工作的過程中積極地運用目前比較成熟的網絡安全技術，如訪問控制技術、防火墻技術、防御病毒技術、數據加密等技術，以及密匙管理、數字式簽名等先進技術，及時地對電腦進行殺毒，確保電子檔案網絡的正常運行，從而實現優化管理的目標。

2.5制定相關的法律法規，加強管理的規范化

畢業生的檔案以電子文檔的方式進行管理，可以更加方便工作人員的管理。相比傳統的管理方式，能夠更加節省人力物力。為實現檔案的優化管理，防止在電子檔案管理的過程中出現無章可循、無法可依，重復、繁雜的混亂局面，確保電子文件管理的高效性和科學性，還需要制定與電子檔案網絡安全相關的法律法規和各種標準來支持，以實現檔案管理的規范化。例如，在管理的過程中，可以對檔案查閱的人員進行限定，提高檔案管理人員的素質，實行全程監控利用電子檔案的人員并自動記錄，以防止畢業生檔案被篡改而造成重大損失。

2.6加強專業人才的培養